МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1421/26198
Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів НАКАЗУЮ:
1. Затвердити такі, що додаються:
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання;
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 року № 49 "Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 червня 2005 року за № 627/10907.
3. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державну архівну службу України.
| Міністр | Павло Петренко |
| ПОГОДЖЕНО: Заступник Голови Державної архівної служби України Голова Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України | О.В. Музичук В.П. Звєрєв |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1421/26198
ПОРЯДОК
роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання
( У тексті Порядку: слова "електронний цифровий підпис" у всіх відмінках та числах замінено словами "кваліфікований електронний підпис" у відповідних відмінках та числах; слова "ім’я (ініціали (ініціал)", "ініціали (ініціал)" у всіх відмінках замінено словами "власне ім’я" у відповідних відмінках; слова "інформаційного забезпечення" замінено словами "інформаційних технологій"; абревіатуру "РКК" замінено абревіатурою "РМК"; слова "з паперовим носієм інформації" у всіх числах замінено словами "у паперовій формі" у відповідних числах; слова "отримання/відхилення" замінено словами "доставку/отримання/реєстрацію/відмову в реєстрації електронного документа адресатом"; слово "проект" у всіх відмінках замінено словом "проєкт" у відповідних відмінках; слово "файла" замінено словом "файлу"; слово та цифру "додаток 5" у всіх відмінках замінено словом та цифрою "додаток 4" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
I. Загальні положення
1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису чи печатки, організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності (далі - установа) та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
( Абзац перший пункту 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Установи, в яких впроваджено системи електронного документообігу, застосовують кваліфікований електронний підпис чи печатку відповідно до наказу Міністерства цифрової трансформації України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 30 вересня 2020 року № 140/614 "Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 жовтня 2020 року за № 1039/35322.
( Абзац другий пункту 1 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Удосконалені та інші види електронних підписів в електронному документообігу можуть застосовуватись установами для роботи з документами тимчасових строків зберігання відповідно до вимог статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" з урахуванням загальних принципів роботи з електронними документами, встановлених цим Порядком.
( Пункт 1 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
У разі коли для документа, на який накладено удосконалений чи інший вид електронного підпису, за результатами проведеної експертизи цінності визначено постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, засвідчує його кваліфікованим електронним підписом.
( Пункт 1 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Загальні засади документування управлінської інформації в установах та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначаються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).
( Пункт 1 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Вимоги цього Порядку до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.
( Пункт 1 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:
автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини, інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності архіву установи, державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Автоматизоване робоче місце діє у складі інформаційної автоматизованої системи (далі - ІАС) установи або виконує функції ІАС щодо забезпечення організації роботи з електронними документами у діловодстві, підготовки їх до передавання на архівне зберігання та обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) ІАС по встановлених каналах зв’язку;
( Абзац третій пункту 2 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац четвертий пункту 2 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
еталонна XML-схема - електронний документ, у якому визначено XML-схему для всіх XML-документів, які створюються в електронному документообігу за цією XML-схемою;
інформаційна автоматизована система - організаційно-технічна система, у якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів;
інформаційний об’єкт електронного документообігу - електронні документи, електронні повідомлення, реквізити та документи в електронній формі;
компонент XML-схеми - одиниця описування XML-схеми: XML-контейнер, XML-елемент, XML-атрибут;
конвертування - процес, результатом якого є перетворення даних з поточного формату в інший;
мова XML (eXtensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних;
програмно-апаратний комплекс - сукупність технічних та програмних засобів, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та підготовку їх до передавання на архівне зберігання;
( Абзац десятий пункту 2 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац одинадцятий пункту 2 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац дванадцятий пункту 2 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
спеціалізоване програмне забезпечення - сукупність програм, призначених для виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами у діловодстві, та документації, необхідної для експлуатації цих програм;
технічна перевірка електронного документа - перевірка електронного документа на відповідність технічним вимогам, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та їх підготовку до передавання на архівне зберігання;
Вase64 (rfc-1341) - пронумерований інформаційний документ Інтернету Request for Comments, що належить відкритій організації Спілка Інтернету (Internet SOCiety, ISOC), містить технічну специфікацію (далі - специфікація Base64) кодування двійкових файлів символами A-Z, a-z, цифрами 0-9 та символами "+" і "/" (разом 64 знаки) та використовується у мережі Інтернет для передавання двійкових даних у текстових файлах;
XML-атрибут, XML-елемент - поняття, визначені у наказі Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044;
XML-документ електронного документообігу - документ формату XML, створений відповідно до еталонної XML-схеми;
XML-контейнер - складний XML-елемент, який може мати вкладені XML-елементи і належить до одного іменованого блоку даних;
XML-схема (XMLschema) - опис структури та змісту XML-документа, створеного засобами мови XML.
Інші терміни вживаються в значеннях, що визначені в нормативно-правових актах, наведених у пункті 6 цього розділу.
3. У цьому Порядку застосовується принцип єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми (паперова, електронна) їх створення.
4. Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.
( Абзац другий пункту 4 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.
( Пункт 4 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи.
( Пункт 4 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.
( Пункт 4 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
5. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи) з врахуванням вимог цього Порядку.
Установи можуть розробляти і затверджувати окремі регламенти роботи з електронними документами з врахуванням вимог цього Порядку, а також особливостей організації діяльності установи, характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
( Абзац другий пункту 5 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
6. Центральні та місцеві органи виконавчої влади, підприємства, установи та організації, що належать до сфери їх управління, під час документування управлінської інформації та виконання дій з електронними документами керуються також положеннями Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749, Вимог у сфері електронних довірчих послуг та Порядку перевірки дотримання вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 07 листопада 2018 року № 992.
( Пункт 6 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
7. ІАС установи повинна забезпечувати можливість створення документів у паперовій та електронній формах під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації і реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені.
( Абзац перший пункту 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також рівня їх автоматизації встановлюються інструкцією з діловодства установи.
8. Технічні вимоги до ІАС та окремих технічних і програмних засобів, призначених для організації електронного документообігу, та порядок їх впровадження здійснюються відповідно до чинного законодавства.
Питання вибору технологій та реалізації процесів в ІАС, що забезпечують виконання вимог цього Порядку, вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретної ІАС або її модернізації.
9. Захист інформації в ІАС установи забезпечується відповідно до вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.
10. Організація роботи з електронними документами у діловодстві в установах покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор діловодства (документаційного забезпечення), загальний відділ, канцелярію тощо) або секретаря (далі - служба діловодства).
11. Технічне супроводження електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення покладаються на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) з питань інформаційного забезпечення (інформаційних технологій) або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання завдань і функцій структурного підрозділу з питань інформаційного забезпечення (далі - служба інформаційних технологій).
Контроль за станом захищеності інформації, що обробляється в ІАС установи, покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) з питань захисту інформації або фахівця із захисту інформації, на якого покладається виконання завдань і функцій структурного підрозділу з питань захисту інформації.
( Пункт 11 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
12. Організація роботи з архівними електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання в установі покладається на архівний підрозділ або особу, відповідальну за ведення архіву установи (далі - архів установи).
II. Підготовка та оформлення електронних документів
1. Вимоги до створення електронних документів
1. В установах номенклатурою справ передбачається конкретний комплекс документів, що за правовим статусом установи, компетенцією посадової особи можуть створюватись як оригінали у формі електронних документів відповідно до законодавства.
2. Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа у паперовій формі.
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється електронними засобами документування інформації з урахуванням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163-2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144.
( Абзац другий пункту 2 глави 1 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
3. Створення деяких реквізитів електронного документа, наведених у пунктах 1-10 глави 2 цього розділу, здійснюється за технологією, що відрізняється від створення відповідних реквізитів для документів у паперовій формі.
2. Технологічні особливості оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів
1. Реквізити "Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим", "Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)" додаються до форм електронних документів у форматі, визначеному для фотоелектронних документів Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199 (далі - Перелік форматів).
2. Реквізит електронного документа "Дата" фіксується в реєстраційно-моніторинговій картці (далі - РМК) електронного документа, у метаданих та в імені файлу електронного документа за основною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу), наприклад: 20120229.
( Абзац перший пункту 2 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
У змісті електронного документа або при відтворенні дати реквізиту, що був створений після підписання електронного документа, елементи дати наводять відповідно до вимог, встановлених до реквізитів документів у паперовій формі, наприклад: 29.02.2014 або 29 лютого 2014 року.
3. Реквізити "Резолюція", "Відмітка про виконання документа" створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням кваліфікованого електронного підпису. Ці реквізити зберігаються в РМК електронного документа, що логічно з ним поєднується. При їх оформленні зазначення дати автором резолюції чи виконавцем документа, власного імені, прізвища особи, яка склала ці реквізити, не є обов’язковим.
У разі необхідності відтворення таких реквізитів на папері або іншими засобами проставлення дати та власного імені, прізвища особи, яка склала ці реквізити, здійснюється в автоматичному режимі з кваліфікованої електронної позначки часу та даних про підписувача, що містяться в кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа відповідного реквізиту.
При відтворенні цих реквізитів на папері або іншими засобами до них додається образ QR-коду розміром 21 x 21 мм, що містить такі дані:
найменування установи;
дату реєстрації та реєстраційний індекс документа, до якого створено реквізит;
прізвище, ім’я, по батькові підписувача;
офіційна назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який сформував кваліфікований сертифікат відкритого ключа для підписувача;
серійний номер кваліфікованого сертифікату відкритого ключа підписувача;
відомості про початок та закінчення строку дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа;
Для вхідних документів додатково разом з реквізитом повинні відтворюватися дата реєстрації та реєстраційний індекс того ж самого документа в установі, яка його створила, найменування цієї установи.
Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожен реквізит, який оформлюється окремо від електронного документа, створюється в окремому файлі у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів, та містить всю інформацію, визначену в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту.
Під час створення засвідченої паперової копії електронного документа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання кожний реквізит, який оформлюється окремо від цього електронного документа, роздруковується на окремому аркуші разом з усією інформацію, визначеною в цьому пункті, для подальшого відтворення реквізиту, та засвідчується в порядку, визначеному для засвідчення електронного документа.
( Пункт 3 глави 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, об’єднуються з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файлу проєкту електронного документа у тій послідовності, що зазначена у тексті основного документа. Кваліфікований електронний підпис накладається на проєкт основного документа, що містить посилання на додатки, які доповнюють його зміст.
Додатки, що є самостійними електронними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, об’єднуються з електронним документом, що містить супровідний лист, в одному XML-документі. XML-документ засвідчується кваліфікованим електронним підписом особи, на яку у службі діловодства покладена функція щодо створення XML-документів.
Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (інструкції, положення, правила тощо), об’єднуються з електронним розпорядчим документом в єдиному XML-документі, який формується працівником служби діловодства.
XML-документ засвідчується кваліфікованим електронним підписом особи, яка підписала розпорядчий документ.
Якщо додатки оформлено у формі окремих електронних документів, у тексті супровідного листа або розпорядчого документа вказують імена файлів цих електронних документів у круглих дужках наприкінці відповідних посилань на додатки, наприклад:
Додаток: на 7 арк. в 1 прим. (804-0000065672-20120229-00000000000034-00.pdf)
або
1. Затвердити план роботи на ІІ півріччя 2012 року, що додається (804-0000065672-20130522-00000000000124-00.pdf).
5. Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами установи, на нього накладаються необхідні кваліфіковані електронні підписи в послідовності, визначеній для підписання конкретного виду документа у паперовій формі.
6. У разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на електронних документах та відповідності електронних копій документів оригіналам, установа застосовує кваліфіковану електронну печатку.
( Абзац перший пункту 6 глави 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац другий пункту 6 глави 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац третій пункту 6 глави 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Право проставлення кваліфікованої електронної печатки на електронних документах надається працівнику розпорядчим документом установи.
( Абзац другий пункту 6 глави 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
( Абзац третій пункту 6 глави 2 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
7. У разі якщо формат електронного документа відповідає формату, встановленому Переліком форматів, створюється копія файлу електронного документа.
( Абзац перший пункту 7 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Якщо формат електронного документа не відповідає формату, визначеному Переліком форматів, і цей документ було перетворено (конвертовано) у новий формат, до конвертованого електронного документа додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, оформлення яких здійснюється аналогічно документам у паперовій формі. Оформлення електронної копії електронного документа завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку. На вимогу отримувача копії електронного документа установа повинна видавати разом з цією копією копію файлу оригіналу електронного документа.
( Абзац другий пункту 7 глави 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
8. Для оформлення електронної копії оригіналу документа у паперовій формі він оцифровується (сканується, фотографується) та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів.
Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або кваліфікованого електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку.
( Пункт 8 глави 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
9. Реквізити "Гриф затвердження документа", "Гриф погодження документа", "Запис про державну реєстрацію" у разі їх наявності є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюється аналогічно цим реквізитам документа у паперовій формі. Кваліфікований електронний підпис під час складання цих реквізитів накладається на всі дані, що містяться в електронному документі, які засвідчувалися раніше накладанням кваліфікованого електронного підпису його автора під час створення електронного документа.
10. Відмітка про наявність примірника електронного документа у паперовій формі містить відомості про кількість примірників таких документів, наприклад: Примірників електронного документа у паперовій формі 2.
Якщо примірник електронного документа у паперовій формі створюється одночасно з електронним документом, то відмітка про його наявність за потреби може проставлятися у центрі нижнього поля першого аркуша тексту електронного документа.
( Абзац другий пункту 10 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
На примірниках електронного документа у паперовій формі в тому самому місці за потреби може проставлятися відмітка про наявність примірника у формі електронного документа.
( Абзац третій пункту 10 глави 2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
3. Зберігання та склад реквізитів електронних документів
1. Служба діловодства установи забезпечує зберігання в ІАС установи разом з електронними документами реквізитів, що виникають у процесі їх створення, проходження та зберігання, та метаданих електронних документів від часу створення електронних документів до їх знищення або передавання на зберігання до архіву установи. До таких реквізитів належать реквізити РМК електронного документа, що застосовується в ІАС, та всі елементи, що потрібні для формування спеціальної структури, яка забезпечує об’єднання електронних документів, що разом складають один документ, з їх додатковими реквізитами та метаданими в одному XML-документі, призначеному для обміну, порядок створення якого визначено пунктом 3 глави 12 розділу ІІІ цього Порядку, та зберігання електронного документа, визначеного у пунктах 9-14 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку.
2. Структура XML-документа, призначеного для обміну електронними документами між установами, тотожна структурі формату електронного повідомлення, визначеному наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044 (далі - Формат електронного повідомлення).
3. Структура XML-документа, призначеного для архівного зберігання електронних документів, формується відповідно до Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200 (далі - Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів).
Крім того, в РМК електронного документа повинні зберігатися відомості:
про імена файлів електронних документів, з яких складається електронний документ, ім’я файлу XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, та посилання на ці файли в ІАС установи;
про ім’я та посилання на файл проєкту електронного документа;
про строк зберігання електронного документа;
про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів та рішення щодо продовження цього строку: дата і номер протоколу засідання експертної комісії (далі - ЕК) установи, що утворюється відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, для організації роботи з експертизи цінності документів, що створюються в діловодстві установи.
Склад обов’язкових реквізитів РМК електронного документа у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.
4. Створення електронного документа
1. Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з використанням будь-яких технологій, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. В органах виконавчої влади підготовка проєкту електронного документа здійснюється з використанням технологій відповідно до Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року № 1433.
Організацію підготовки проєктів електронних документів, у тому числі їх візування, та контроль за їх підготовкою з використанням кваліфікованого електронного підпису для візування визначає керівник установи, враховуючи структуру установи, обсяг документообігу та наявні технічні можливості.
( Абзац другий пункту 1 глави 4 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Вирішальними при обранні технологій створення текстових файлів є поширеність програмного засобу, що не потребує організації додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат, у тому числі з державного бюджету.
2. Найменування файлу електронного документа визначається відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних документів). Файл проєкту електронного документа і файл оригіналу електронного документа повинні мати одне ім’я. Ці файли відрізняються лише своїми розширеннями, що вказують на формат даних цих файлів, якщо проєкт електронного документа створюється у форматі, відмінному від того, у якому створюється оригінал електронного документа.
Якщо проєкт електронного документа створюється у форматі, визначеному Переліком форматів, то для збереження цього проєкту після створення електронного документа в ІАС установи передбачаються різні місця для їх зберігання, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
3. Перед підписанням або затвердженням електронного документа його проєкт, що містить усі обов’язкові реквізити електронного документа, у тому числі дату та реєстраційний індекс, крім кваліфікованого електронного підпису, та інші наявні на той момент реквізити, конвертується відповідно до пункту 1 глави 5 цього розділу у формат, що визначається Переліком форматів, якщо формат проєкту електронного документа відмінний від зазначеного формату.
( Абзац перший пункту 3 глави 4 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Усі складові електронного документа незалежно від його структури розміщуються в одному файлі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу.
Створення електронного документа, який складається двома або більше суб’єктами електронного документообігу, завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису останнім із суб’єктів, що бере участь у створенні електронного документу.
( Пункт 3 глави 4 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
4. Створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису.
5. Конвертування електронних документів
1. Конвертуванню підлягають проєкти електронних документів, електронні документи та конвертовані електронні документи, що зберігаються в установі, формати яких не збігаються з форматами за їх призначенням, визначеними Переліком форматів.
2. Контроль за організацією роботи з конвертування проєктів електронних документів, електронних документів та конвертованих електронних документів здійснює служба діловодства установи.
3. Служба діловодства установи організовує, а служба інформаційних технологій установи забезпечує зберігання конвертованих електронних документів разом з їх оригіналами.
Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, що встановлені типовими або галузевими переліками документів зі строками зберігання для аналогічних видів документів у паперовій формі.
Разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його конвертовані версії: остання і передостання.
Починаючи з другого конвертування, здійснюється конвертування не оригіналу електронного документа, а його останньої конвертованої версії.
Починаючи з третього конвертування, здійснюється видалення конвертованих документів, що передували передостанній конвертованій версії.
4. Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
5. Необхідність конвертування електронних документів тимчасового зберігання визначається розпорядчим документом керівника установи.
( Пункт 5 глави 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
6. Конвертуванню підлягають усі дані, що містяться у файлі електронного документа відповідного формату, крім даних кваліфікованого електронного підпису чи печатки. На конвертування передається лише файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без кваліфікованого електронного підпису чи печатки. Якщо дані такого файлу зберігаються у кодованій формі разом з накладеними на них кваліфікованими електронними підписами, попередньо ці дані перетворюються (декодуються) у формат, що підлягає конвертуванню.
( Абзац перший пункту 6 глави 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Визначення технологій конвертування (програмних засобів) для кожного з форматів виявлених електронних документів, що підлягають конвертуванню, у формат відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати), що зазначений у Переліку форматів, та організація конвертування документів покладаються на службу інформаційних технологій установи.
7. Виявлення проєктів електронних документів, що підлягають конвертуванню відповідно до пункту 3 глави 4 цього розділу, покладається на службу діловодства установи.
8. Виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів при зміні форматів, що визначені Переліком форматів, покладається на службу інформаційних технологій установи.
Результати виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів, що підлягають конвертуванню, оформлюються електронним актом про конвертування електронних документів (додаток 1), електронним актом про знищення конвертованих електронних документів (додаток 2), якщо разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його версії конвертування, та електронним актом про внесення змін до XML-документів (додаток 3).
( Абзац другий пункту 8 глави 5 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )
Ці акти створюються у форматі для текстових електронних документів, визначеному у Переліку форматів. Найменування файлів цих облікових електронних документів визначається відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів (додаток 4) та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів).
Зазначені акти подаються на розгляд ЕК установи та після схвалення нею затверджуються керівником установи.
9. На підставі електронного акта про конвертування електронних документів служба інформаційних технологій здійснює конвертування відібраних документів.
Перед конвертуванням попередньому опрацюванню підлягає оригінальний розпорядчий електронний документ разом з додатком у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Ці електронні документи поєднуються в XML-документі, що підписаний кваліфікованим електронним підписом особи, яка засвідчила розпорядчий електронний документ. У такій формі цей документ зберігається в інших XML-документах відповідно до пункту 7 глави 6цього розділу.
Під час першого конвертування такого документа здійснюється конвертування кожного з електронних документів, що містяться в оригінальному XML-документі, а потім поєднуються всі конвертовані файли в одному файлі формату, що визначається Переліком форматів, як у випадку створення електронного документа з додатками, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, за правилами, встановленими пунктом 4 глави 2 цього розділу.
Конвертування здійснюється у присутності особи служби діловодства, на яку покладено контроль за організацією конвертування.
Найменування файлів конвертованих електронних документів відрізняються від найменування файлу оригінального електронного документа тільки ідентифікатором номера версії конвертування.
Завершується конвертування електронного документа накладанням на конвертовані дані кваліфікованих електронних підписів особи, яка здійснювала конвертування, та особи, яка контролювала процес конвертування електронних документів та конвертованих електронних документів.
10. На підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів служба інформаційних технологій здійснює видалення з ІАС установи конвертованих електронних документів, імена файлів яких зазначені в цьому акті.
Видалення конвертованих електронних документів з XML-документів здійснює служба діловодства установи відповідно до пункту 11 цієї глави.
Служба діловодства установи забезпечує зберігання в РМК електронного документа відомостей про конвертацію електронного документа: ім’я та посилання на файл конвертованого електронного документа, дата його конвертування; дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів; ім’я файлу з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС установи; (власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування, та (власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням; формат файлу до конвертування; формат файлу після конвертування; дата знищення файлу конвертованого електронного документа; дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа; (власне ім'я, прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.
11. На підставі електронного акта про внесення змін до XML-документів, які містять електронні документи, що перебувають на оперативному або архівному зберіганні, служба діловодства або архів установи здійснює додавання до відповідного XML-документа конвертованих електронних документів та метаданих, що описують процес конвертування.
Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, то перед додаванням до нього нової версії конвертованого електронного документа з XML-документа видаляється менша за номером версія конвертованого електронного документа.
Редагування XML-документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису осіб, на яких покладено функції зі створення XML-документа у діловодстві установи та архівного електронного документа в архіві установи.
6. Створення XML-документа
1. Склад XML-документів, що створюються в установі, визначається службою діловодства установи та затверджується розпорядчим документом керівника установи.
2. За організацію створення XML-документів в установі відповідає служба інформаційних технологій.
3. За створення XML-документів у діловодстві установи відповідає служба діловодства, а для архівного зберігання електронних документів - архів установи.
XML-документи створюються за відповідними еталонними XML-схемами в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються відповідно до законодавства.
4. Для створення XML-документів в автоматичному режимі служба діловодства повинна забезпечити зберігання в РМК реквізитів електронних документів та їх метаданих, що визначені пунктом 1 глави 3 цього розділу. Структура РМК електронних документів узгоджується із структурою еталонної XML-схеми та роботою спеціального програмного забезпечення, що використовується для створення XML-документів. Вимоги до цього програмного забезпечення визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
5. Спеціальні програмні засоби, що використовуються для створення XML-документів, забезпечують можливість перевірити відповідальним за створення XML-документа всі необхідні відомості для створення XML-документа, що зберігаються в ІАС установи (РМК електронних документів), шляхом їх відтворення за допомогою технічних засобів.
6. Файли, з яких складається електронний документ і які належать до електронного документа (файл основного електронного документа, електронні документи з додатками, конвертовані електронні документи та файли кваліфікованих електронних підписів, якими підписані електронні документи та реквізити, що були створені після створення електронних документів), перед додаванням до відповідного компонента XML-документа кодуються у символьний формат відповідно до специфікації Base64 в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються іншими нормативно-правовими актами.
7. Кодування електронних документів у символьний формат не здійснюється у таких випадках:
якщо вхідний XML-документ засвідчено кваліфікованим електронним підписом особи, яка підписала розпорядчий документ, що міститься в цьому XML-документі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Такий вхідний електронний документ додається до іншого XML-документа, створюваного в установі, в первинному символьному вигляді разом з накладеним на них кваліфікованим електронним підписом;
якщо створюється архівний електронний XML-документ з XML-документа для оперативного зберігання електронного документа. Елементи XML-документа для оперативного зберігання електронного документа, відповідні аналогічним елементам із структури архівного електронного XML-документа, додаються до останнього у незмінному вигляді;
якщо створюється обліковий електронний XML-документ, структура якого не передбачає попереднього створення електронних документів у форматі, що визначається Переліком форматів.
8. Склад файлів XML-документа визначається у пункті 4 глави 2, пунктах 1-3 глави 3 та пункті 1 глави 5 цього розділу.
9. Створення XML-документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису особи, яка створила цей документ у структурному підрозділі установи або архіві установи залежно від призначення документа.
10. XML-документ, що містить розпорядчий електронний документ (постанова, рішення, наказ, розпорядження), разом з додатком (положення, правила, інструкція тощо) у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу підписує особа, яка засвідчила цей розпорядчий електронний документ.
III. Організація електронного документообігу та виконання документів
1. Вимоги до електронного документообігу
1. Порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.
2. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
3. Організація документообігу в умовах застосування засобів автоматизації діловодства забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого опрацювання документів із можливостями цих засобів.
4. База даних або інша організація зберігання даних в ІАС установи створюється виключно для підвищення ефективності роботи з документами в установі і не може підміняти ті реквізити документа, які повинні створюватися відповідно до чинних правил опрацювання оригіналу документа з відповідним носієм інформації.