Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів

1. Структура імені файла архівного електронного документа складається з таких елементів:

ідентифікатор країни походження;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради (далі - архівна установа);

номер фонду;

номер опису;

номер справи;

дата електронного документа;

реєстраційний індекс електронного документа;

версія конвертування;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "–" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор країни походження (позиції 1-3 в імені файла), ідентифікатор установи (позиції 5-14 в імені файла), ідентифікатор архівної установи (позиції 16-25 в імені файла), дата електронного документа (позиції 48-55 в імені файла), реєстраційний індекс електронного документа (позиції 57-72 в імені файла), версія конвертування (позиції 74, 75 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 77-80 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

4. Номер фонду.

Спочатку в позиції 27 в імені файла зазначають літерну частину номера фонду арабською цифрою:

0 - для фондів без літери фонду (Ф);

1 - для фондів радянського періоду (Р);

2 - для підфондів (о.а.ф.).

У позиціях 28-33 в імені файла наводять цифрову частину номера фонду. У разі якщо номер фонду складається менше ніж з 6 цифр, відсутні цифри записують зліва нулями.

Приклади:

фонд 6: 0000006;

фонд Р-128: 1000128;

фонд "о.а.ф." -512: 2000512.

5. Номер опису.

У позиціях 35 - 37 в імені файла зазначають цифрову частину номера опису за аркушем фонду. У разі якщо номер опису складається менше ніж із 3 цифр, відсутні цифри записують зліва нулями.

У позиції 38 в імені файла наводиться 0 для основного опису, 1 - для додаткового, 2 - для інших випадків.

Приклади:

опис 13: 1300;

опис 121 додатковий: 1211.

6. Номер справи.

У позиціях 40 - 44 в імені файла зазначають цифрову частину номера справи з доповненням зліва нулями, в позиціях 45, 46 в імені файла - арабськими цифрами 00 у разі відсутності літерної частини номера справи, дві цифри згідно з таблицею 1 за наявності літерної частини.

Приклади:

справа 36: 0003600;

справа 36а: 0003601.

7. Зразок імені файла архівного електронного документа.

Державна установа "Національне агентство України з питань державної служби" (код за ЄДРПОУ 00065672), державна архівна установа "Центральний державний архів вищих органів влади та управління України" (код за ЄДРПОУ 03494349), фонд 120, опис 2, справа 334а, реєстраційний індекс архівного електронного документа - 04.1-07/5, дата реєстрації архівного електронного документа - 10.10.2009, формат - XML, файл - містить першу конвертовану копію електронного документа.

Позиції 1 - 3: ідентифікатор країни походження - 804.

Позиція 4 - дефіс.

Позиції 5 - 14: ідентифікатор установи - 0000065672.

Позиція 15 - дефіс.

Позиції 16 - 25: ідентифікатор архівної установи - 0003494349.

Позиція 26 - дефіс.

Позиція 27: літерна частина номера фонду - 0.

Позиції 28 - 33: цифрова частина номера фонду - 000120, номер фонду - 0000120.

Позиція 34 - дефіс.

Позиції 35 - 39: цифрова частина номера опису - 2, літерна частина відсутня - 0, номер опису - 00020.

Позиція 40 - дефіс.

Позиції 41 - 47: цифрова частина номера справи - 00334, в номері справи присутня літера "а" - 01, номер справи - 0033401.

Позиція 48 - дефіс.

Позиції 49 - 56: дата електронного документа - 20121010.

Позиція 57 - дефіс.

Позиції 58, 59: індекс самостійного відділу - 40.

Позиція 60 - крапка.

Позиція 61 - індекс підпорядкованого відділу - 1, індекс структурного підрозділу - 40.1.

Позиція 62 - дефіс.

Позиції 63, 64: порядковий номер справи - 07.

Позиції 65, 66: правобіжна похила риска - два дефіси.

Позиції 67 - 71: порядковий номер електронного документа - 00005.

Позиція 72 - дефіс.

Позиція 73: позначення ДСК та КД немає - 0.

Позиція 74 - дефіс.

Позиції 75, 76: версії конвертування файла електронного документа - 01; перша.

Позиція 77 - крапка.

Позиції 78 - 80: розширення імені файла - xml.

Ім’я файла архівного електронного документа:

804-0000065672-0003494349-0000120-00020-0033401-20121010-04.1-07--00005-0-01.xml