• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ

Міністерство юстиції України  | Наказ, Структура, Вимоги від 11.11.2014 № 1886/5
Реквізити
  • Видавник: Міністерство юстиції України
  • Тип: Наказ, Структура, Вимоги
  • Дата: 11.11.2014
  • Номер: 1886/5
  • Статус: Документ діє
  • Посилання скопійовано
Реквізити
  • Видавник: Міністерство юстиції України
  • Тип: Наказ, Структура, Вимоги
  • Дата: 11.11.2014
  • Номер: 1886/5
  • Статус: Документ діє
Документ підготовлено в системі iplex
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
11.11.2014 № 1886/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
11 листопада 2014 р.
за № 1429/26206
ВИМОГИ
до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ
I. Загальні положення
1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми обкладинок архівних електронних справ (далі - ОАЕС), дозволяють унормувати створення інформаційних об’єктів, які призначені для приймання-передавання архівних електронних справ до державних архівних установ та архівних відділів міських рад від державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності (далі - установа).
2. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема ОАЕС.
3. Еталонна XML-схема ОАЕС призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.
4. Еталонна XML-схема ОАЕС складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.
5. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі - Порядок роботи з ЕД).
6. Принципи побудови моделі UІО, інформаційної взаємодії систем за допомогою UІО (структура XML-компонентів, їх допустима кількість (кратність) у структурі UІО, типи даних, словник мнемонік англомовної семантики для визначення ідентифікаторів XML-компонентів), а також загальні вимоги до UІО, його структури та змісту відповідають Вимогам до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200.
II. Модель ОАЕС
1. Модель ОАЕС складається із зон описування: "Заголовок", "Створювач", "Користування", "Архів", "Документи", "Зберігання", "Розширення".
2. Зони описування ОАЕС оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона "Заголовок" розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі ОАЕС, інші зони є вкладеними в зону "Заголовок" та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти ОАЕС є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом "знизу вгору", оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі ОАЕС.
3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у цих Вимогах типом даних. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження ОАЕС у діяльність установ та державних архівних установ, архівних відділів міських рад або зміни організації їх роботи.
III. Порядок обробки файлів ОАЕС
1. Деякі зони ОАЕС можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64:
1) у зону "Документ" додаються відомості у форматі XML про всі архівні електронні документи (далі - АЕД), з яких сформовано архівну електронну справу відповідно до друкованої форми архівної електронної справи, визначеної у додатку 16 до Порядку роботи з ЕД. Це забезпечить подальшу автоматизацію роботи з архівними електронними справами в державних архівних установах та архівних відділах міських рад;
2) для ЕЦП визначається формат "ЕЦП з повним набором даних для перевірки" відповідно до Вимог до формату підписаних даних, затверджених наказом від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1401/21713 (із змінами).
2. За потреби в зону "Розширення" UІО можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).
IV. Описання зон UІО
1. Зону "Заголовок" утворює XML-контейнер UIO нульового рівня ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури ОАЕС та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.
2. Зону "Створювач" утворює XML-контейнер AgentAuthor першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної особи, що створила ОАЕС або внесла зміни до нього.
3. Зону "Користування" утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-атрибути якого містять метадані історії користування ОАЕС.
4. Зону "Архів" утворює XML-контейнер AgentAddresseRecord першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих державної архівної установи, архівного відділу міських рад, до яких передаються на зберігання АЕД, зазначені в ОАЕС.
5. Зону "Документи" утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих всіх АЕД, з яких сформовано архівну електронну справу.
6. Зону "Зберігання" утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії ОАЕС, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання архівної електронної справи.
7. Ієрархічну структуру всіх зон ОАЕС разом з допустимими для них XML-компонентами представлено в додатку до цих Вимог.
V. Скорочення у додатку
А - XML-атрибут.
ДСТУ 4145:2002 "Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевірка", затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 грудня 2002 року № 31.
E - XML-елемент.
ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.
ІД - інструкція з діловодства установи.
К - XML-контейнер.
П.І.Б. - прізвище, ім’я, по батькові.
Постанова від 28 жовтня 2004 року № 1452 - постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності".
ISO 639-1:2002 - ISO 639-1:2002 Codes for the representation of names of languages - Part 1: Alpha-2 code (Коди для представлення назв мов. Частина 1. Двобуквений код).
Заступник директора
Департаменту взаємодії
з органами влади


С.В. Мартиненко
Додаток
до Вимог до структури та змісту
XML-схеми обкладинок архівних
електронних справ
(пункт 7 розділу IV)
СТРУКТУРА
та зміст XML-схеми ОАЕС
Найменування і рівень вкладеності XML-компонентів
Індекс XML-компонентаТип XML-компонентаНульовий рівеньПерший рівеньДругий рівеньТретій рівеньЧетвертий рівеньНазва XML-атрибутаКратністьТип данихОписанняПравила заповнення
123456789101112
1КUIO1StringМістить службову інформацію, необхідну для правильної обробки та інтерпретації всього ОАЕС в ціломуXML
2AformatUIO1StringСтандарт XMLXML
3AversionUIO1StringВерсія XML-схеми1.0
4AcodeLanguageUIO1StringКод мови змістуISO 639-1:2002
5AencodingUIO1StringСтандарт кодування символівUnicode
6КAccess1StringМістить інформацію про обмеження доступу до АЕСXML
7AcodeAccess1EnumКод доступу до інформації ОАЕСВизначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації"
: 0 - відкрита інформація; 1 - інформація з обмеженим доступом
8AnameRequisitesFileRestrictionAccess1StringНазва грифа обмеження доступуВизначається відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації"
та ІД: "Для службового користування", "Конфіденційно", "Таємно"
9AgroundsActionFileRestrictionAccess1StringПосилання на нормативний документ, відповідно до вимог якого здійснюється організація роботи з документною інформацією з обмеженим доступомВідповідно до державної реєстрації нормативних документів України. Наприклад, для опрацювання службової інформації в установі: посилання на Інструкцію установи про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію. Для фізичної особи - лист, договір, угода тощо про співробітництво з установою
10AgroundsPeriodFileRestrictionAccess1StringПосилання на норму у нормативному документі, що визначає строки обмеження доступу до документної інформаціїЗгідно з нормативним документом, що визначає строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи: посилання на пункт із Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації"
. Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою
11AperiodRestrictionAccess1StringСтрок обмеження доступу до документної інформаціїВідповідно до вимог нормативних актів, що визначають строки обмеження доступу до документної інформації. Наприклад, для службової інформації, що міститься в ЕД установи, строк визначається відповідно до затвердженого Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, що створюється в установі. Для фізичної особи відповідно до вимог документа про співробітництво з установою
12EPersFileRestrictionAccess1StringМетадані особи, яка обмежила доступ до інформації, що міститься в інкапсульованих в ОАЕС ЕД або його додаткахXML
13AnamePersFileRestrictionAcces1StringП.І.Б. особи, що обмежила доступ до інформаціїІД
14ArankOffPersFileRestrictionAcces0StringПосада особи, що обмежила доступ до інформаціїВідповідно до штатного розкладу установи. Не зазначається для фізичної особи
15ERemovalFileRestrictionAccess1StringМетадані зняття обмеження доступу до ОАЕСXML
16AdateRecordRemovalFileRestrictionAccess1StringДата протоколу з рішенням ЕК установи, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації. Передчасне зняття обмеження доступу до документної інформації можливо на підставі документа, що фіксує виявлення порушення щодо неправомірного обмеження доступу до цієї інформації. У разі якщо установа, яка створила документ, що містить інформацію з обмеженим доступом, ліквідована без правонаступника, рішення про зняття обмеження доступу до цієї інформації здійснюється на підставі експертного висновку державного експерта в галузі, до якої відноситься установа, що створила ОАЕСІД
17AnumberRecordRemovalFileRestrictionAccess1StringНомер протоколу з рішенням ЕК установи або ЕПК державного архіву, що відміняє обмеження доступу до документної інформації по завершенні визначеного строку обмеження доступу до цієї інформації, або документа, що знімає обмеження доступу до документної інформації, якщо було встановлено, що обмеження доступу до цієї інформації було встановлено неправомірноІД
18КAgentAuthor1-nStringМетадані установи, яка створила або змінила ОАЕСXML
19AfullNameAgentAuthor1StringНайменування установи, що створила або змінила ОАЕСІД
20AshortNameAgentAuthor0StringСкорочене найменування установи, що створила або змінила ОАЕСІД
21AownershipAgentAuthor0StringАбревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що створила або змінила ОАЕСІД
22AstateCodeAgentAuthor1NumКод за ЄДРПОУ установи, що створила або змінила ОАЕСІД
23AmandateAgentAuthor1StringМетадані про правові повноваження та функції установи, що створила або змінила ОАЕСВідповідно до статуту установи
24EAddrAgentAuthor1StringМетадані адреси установи, яка створила або змінила ОАЕСXML
25ApostAddrAgent1StringПоштова адреса установи, що створила або змінила ОАЕСІД
26AcityAddrAgent1StringНазва населеного пункту установи, що створила або змінила ОАЕСІД
27AareaAddrAgent1StringНазва району установи, що створила або змінила ОАЕСІД
28AregionAddrAgent1StringНазва області установи, що створила або змінила ОАЕСІД
29ApostCodeAddrAgent1StringПоштовий індекс установи, що створила або змінила ОАЕСІД
30AeContactAddrAgent1StringАдреса електронного засобу комунікації установи, що створила або змінила ОАЕСІД
31КDepartmentAgentAuthor1StringМетадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕСXML
32AnameDepartmentAgentAuthor1StringНазва підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСВідповідно до штатного розкладу установи
33AnameProgDepartmentAgentAuthor1StringНазва програмного засобу створення та користування ОАЕС підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСВідповідно до технічної документації
34EAddrDepartmentAgentAuthor1StringМетадані підрозділу установи, в якому було створено або змінено ОАЕСXML
35ApostAddrDepartmentAgent1StringПоштова адреса підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСІД
36AcityAddrDepartmentAgent1StringНазва населеного пункту підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСІД
37AareaAddrDepartmentAgent1StringНазва району підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСІД
38AregionAddrDepartmentAgent1StringНазва області підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСІД
39ApostCodeAddrDepartmentAgent1StringПоштовий індекс підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСІД
40AeContactAddrDepartmentAgent1StringАдреса електронного засобу комунікації підрозділу установи, що створила або змінила ОАЕСІД
41КOffPersDepartmentAgentAuthor1StringМетадані посадової особи установи, яка створила або змінила ОАЕСXML
42AnameOffPersDepartmentAgentAutho1StringП.І.Б. офіційної особи, що створила або змінила ОАЕСІД
43ArankOffPersDepartmentAgentAutho1StringПосада особи, що створила або змінила ОАЕСВідповідно до штатного розкладу установи
44ESignOffPersDepartmentAgentAuthor1StringМетадані ЕЦП посадової особи установи, яка підписала новий або змінений АЕДXML
45AalgorithmSignOffPersDepartmentAgentAuthor1StringСтандарт ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕСДСТУ 4145:2002
46AformatSignOffPersDepartmentAgentAuthor1StringФормат даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕСНаказ від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453
47AencodingSignOffPersDepartmentAgentAuthor1StringКодування даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕСНаказ від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453
48AnameProgSignOffPersDepartmentAgentAuthor1StringНазва програмного засобу ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕСВідповідно до технічної документації
49AnameFileSignOffPersDepartmentAgentAuthor1StringНайменування файла для інкапсуляції підписаних даних та даних ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕСЗбігається з ім’ям файла АЕД, але має інше розширення
50AfileSignOffPersDepartmentAgentAuthor1Base64Файл зовнішнього ЕЦП посадової особи-підписувача ОАЕСBase64
51EGroundsAgentAuthor0StringМетадані підстави для зміни ОАЕС установоюXML
52AdateRecordGroundsAgentAuthor1StringДата документа про внесення змін до ОАЕСІД
53AnumberRecordGroundsAgentAuthor1StringНомер документа про внесення змін до ОАЕСІД
54AdescriptionGroundsAgentAuthor1StringОписання змін, що було внесено до ОАЕСПерелік доданих ідентифікаторів або тих, дані яких було змінено
55КAccessHistory1-nStringМістить інформацію про історію користування ОАЕСXML
56AdateAccessHistory1DateTimeДата і час транзакції з ОАЕСISO 8601:2004
57AloginAccessHistory1StringЛогін користувача ОАЕСВідповідно до призначеного ІАС
58AnameOffPersAccessHistory1StringП.І.Б. користувача ОАЕСІД
59AcodeRightsActionAccessHistory1StringКод прав щодо модифікації ОАЕСЗгідно з Інструкцією установи із захисту інформації
60КAgentAddresseRecord1-nStringМетадані архіву (державної архівної установи, архівного відділу міських рад), до якого передаються архівні електронні справиXML
61AfullNameAgentAddresseRecord1StringНайменування архівуВідповідно до Положення про архів
62AshortNameAgentAuthor0StringСкорочене найменування архівуВідповідно до Положення про архів
63AownershipAgentAuthor0StringАбревіатура, що відображає організаційно-правову форму архівуВідповідно до Положення про архів
64AstateCodeAgentAuthor1NumКод за ЄДРПОУ архівуІД
65AmandateAgentAuthor0StringМетадані про правові повноваження та функції архівуВідповідно до Положення про архів
66EAddrAgentAddresseeRecord1StringМетадані архівуXML
67ApostAddrAgentAddresseRecord1StringПоштова адреса архіву в населеному пунктіІД
68AcityAddrAgentAddresseRecord1StringНазва населеного пункту архіву ЕПОСІД
69AareaAddrAgentAddresseRecord1StringНазва району архівуІД
70AregionAddrAgentAddresseRecord1StringНазва області архівуІД
71ApostCodeAddrAgentAddresseRecord1StringПоштовий індекс архівуІД
72AeContactAddrAgentAddresseRecord1StringАдреса електронного засобу комунікації архівуІД
73КRecord1StringМістить інформацію про АЕД та ЕД, що в них знаходяться, з яких сформовано архівну електронну справуXML
74AnameFileRecord1StringНазва файла АЕДВідповідно до назви файла в ІАС
75AregistrationIndexRecord1StringРеєстраційний індекс ЕД, що міститься в АЕДІД
76AdateRecord1DateДата створення ЕД, що міститься в АЕДISO 8601:2004
77АtitleRecord1StringЗаголовок ЕД, що міститься в АЕДІД
78КArchivalPreserv1StringМістить інформацію про метадані архівної електронної справиXML
79КMetadataArchival Preserv1-nStringМетадані архівного описування ЕДXML
80AnumberFundMetadataArchivalPreserv1StringНомер фондуПравила роботи архівних установ України
81AnumberInventoryMetadataArchivalPreserv1StringНомер опису справ постійного зберіганняПравила роботи архівних установ України
82AnumberFolderMetadataArchivalPreserv1StringНомер справиПравила роботи архівних установ України
83AtitleFolderMetadataArchivalPreserv1StringЗаголовок справиПравила роботи архівних установ України
84AdateFolderMetadataArchivalPreserv1StringКрайні дати створення ЕДПравила роботи архівних установ України
85AperiodFolderMetadataArchivalPreserv1NumСтрок зберігання АЕДПравила роботи архівних установ України
86ELocateHistoryArchivalPreserv1-nStringМетадані історії зберігання ОАЕС в державному архівіXML
87AdateLocateHistoryArchivalPreserv1DateДата надходження ОАЕС до державного архівуISO 8601:2004
88AidenifierMediaLocateHistoryArchivalPreserv1StringІдентифікатор носія та сховищаВідповідно до технічної документації
89AtypeMediaLocateHistoryArchivalPreserv1StringТип носіяВідповідно до специфікації вибраного формату
90AlinkFileLocateHistoryArchivalPreserv1StringПосилання на файл ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігаєтьсяВідповідно до організації ІАС архіву
91AlinkFileReservLocateHistoryArchivalPreserv1StringПосилання на резервну копію файла ОАЕС в ІАС державного архіву, де він постійно зберігаєтьсяВідповідно до організації ІАС архіву
92К VerificHistoryArchivalPreserv1-nStringМетадані перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦПXML
93AdateVerificHistoryArchivalPreser1DateДата перевірянняISO 8601:2004
94К AgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringМетадані установи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦПXML
95AfullNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv1DateНайменування установи, що здійснила перевірянняІД
96AshortNameAgentVerificHistoryArchivalPreserv0StringСкорочене найменування установи, що здійснила перевірянняІД
97AownershipAgentVerificHistoryArchivalPreserv0StringАбревіатура, що відображає організаційно-правову форму установи, що здійснила перевірянняІД
98AstateCodeAgentVerificHistoryArchivalPreserv1NumКод за ЄДРПОУ установи, що здійснила перевірянняІД
99AmandateAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringДані про правові повноваження та функції установи, що здійснила перевірянняВідповідно до статуту установи
100E AddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringМетадані адреси установи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦПXML
101ApostAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringПоштова адреса установи, що здійснила перевіряння, в населеному пунктіІД
102AcityAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringНазва населеного пункту установи, що здійснила перевірянняІД
103AareaAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringНазва району установи, що здійснила перевірянняІД
104AregionAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringНазва області установи, що здійснила перевірянняІД
105ApostCodeAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringПоштовий індекс установи, що здійснила перевірянняІД
106AeContactAddrAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringАдреса електронного засобу комунікації установи, що здійснила перевірянняІД
107E OffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringМетадані посадової особи, що здійснила перевіряння ЕЦП ОАЕС та справжності ОАЕС за її ЕЦПXML
108AnameOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringП.І.Б. особи, яка здійснила перевіряння ЕЦПІД
109ArankOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreserv1StringПосада особи, яка здійснила перевіряння ЕЦПІД
110AloginOffPersAgentVerificHistoryArchivalPreser1StringЛогін особи, яка здійснила перевіряння ЕЦПВідповідно до призначеного ІАС
111К ResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv1StringМетадані результатів перевірки справжності ОАЕС за її ЕЦПXML
112AidentifierResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv1StringІдентифікатор ОАЕСВідповідно до визначеного в ІАС
113AvalidResultUIOVerificHistoryArchivalPreserv1EnumРезультат перевіряння справжності ОАЕС за його ЕЦП1 - позитивний; 0 -негативний
114E ResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv1StringМетадані результатів перевіряння ЕЦП ОАЕСXML
115AidentifierResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv1StringІдентифікатор ЕЦП ОАЕСВідповідно до визначеного в ІАС
116AvalidResultSignUIOVerificHistoryArchivalPreserv1EnumРезультат перевіряння ЕЦП ОАЕС1 - позитивний; 0 -негативний
117КEXT0StringПризначений для включення інформації, що не передбачена структурою та змістом ОАЕС, але необхідна для здійснення діяльності, для забезпечення якої використовується ОАЕС, виходячи з особливостей організації цієї діяльностіXML