Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ

1. Структура імені файла обкладинки архівних електронних справ складається з таких елементів:

ідентифікатор країни походження;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради (далі - архівна установа);

номер фонду;

номер опису;

номер справи;

дата формування справи;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри, знаки "–" (дефіс), "." (крапка), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор країни походження (позиції 1-3 в імені файла), ідентифікатор установи (позиції 5 - 14 в імені файла), ідентифікатор архівної установи (позиції 16 - 25 в імені файла), дати формування справи (позиції 48 - 55 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 57 - 60 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

4. Номер фонду (позиції 27 - 33 в імені файла), номер опису (позиції 35 - 38 в імені файла) та номер справи (позиції 40 - 46 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203.

5. Зразок імені файла заголовка архівної електронної справи:

державна установа "Національне агентство України з питань державної служби" (код за ЄДРПОУ 00065672), державна архівна установа "Центральний державний архів вищих органів влади та управління України" (код за ЄДРПОУ 0003494349), фонд 120, опис 2, справа 334а, дата формування архівної електронної справи - 29.04.2012, формат XML.

Позиції 1 - 3: ідентифікатор країни походження - 804.

Позиція 4 - дефіс.

Позиції 5 - 14: ідентифікатор установи - 0000065672.

Позиція 15 - дефіс.

Позиції 16 - 25: ідентифікатор архівної установи - 0003494349.

Позиція 26 - дефіс.

Позиція 27: літерна частина номера фонду - 0.

Позиції 28 - 33: цифрова частина номера фонду - 000120, номер фонду - 0000120 .

Позиція 34 - дефіс.

Позиції 35 - 38: цифрова частина номера опису - 2, літерна частина відсутня - 0, номер опису - 0020.

Позиція 39 - дефіс.

Позиції 40 - 46: цифрова частина номера справи - 00334, літерна частина відсутня - 00, номер справи - 0033401.

Позиція 47 - дефіс.

Позиції 48 - 55: дата формування архівної електронної справи - 29042012.

Позиція 56 - крапка.

Позиції 57 - 59: розширення імені файла - xml, записують латинськими літерами залежно від формату файла.

Ім’я файла обкладинки архівної електронної справи:

804-0000065672-0003494349-0000120-00020-0033401-20120429.xml