Важливі теми

Посилання скопійовано

Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

Міністерство юстиції України | Наказ, Вимоги, Перелік, Опис, Повідомлення, Журнал, Звіт, Форма типового документа, Акт, Порядок від 11.11.2014 № 1886/5

Найменування посади особи, яка здійснила конвертування електронних документів	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

Найменування посади особи, яка контролювала конвертування електронних документів	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 2

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи
	_______ (підпис)	_____________________ (власне ім’я, прізвище)
	Дата _______________

АКТ

___________________ № ________

Про знищення конвертованих електронних документів

Конвертовані електронні документи, відібрані для знищення як такі, що не підлягають обліку та зберіганню

№ з/п	Ім'я файлу знищеного конвертованого електронного документа
1	2

Найменування посади особи, що здійснила знищення конвертованих електронних документів	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

( Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 3

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи
	_______ (підпис)	_____________________ (власне ім’я, прізвище)
	Дата _______________

АКТ

_____________ № ________

Про внесення змін до XML-документів

XML-документи, відібрані для внесення змін до їхнього змісту у зв’язку із створенням нових версій конвертованих електронних документів, що містяться в XML-документах:

№ з/п	Ім'я файлу XML- документа	Імена файлів конвертованих електронних документів, що додаються до XML-документа*	Імена файлів конвертованих електронних документів, що видаляються з XML-документа**
1	2	3	4

__________

*Підстава: акт про конвертування електронних документів від ____________ № _______.

**Підстава: акт про знищення конвертованих електронних документів від ____________ № _______.

Найменування посади особи, що здійснила зміни в XML-документах	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 4

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)

ІДЕНТИФІКАТОРИ

облікових електронних документів

Найменування електронного облікового документа	Ідентифікатор
Електронний примірник описів справ постійного зберігання	001
Електронний акт приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання	002
Електронний акт про конвертування електронних документів	003
Електронний акт про знищення конвертованих електронних документів	004
Електронний акт про внесення змін до XML-документів	005
Електронний звіт про технічну перевірку електронних документів	006
Електронний акт про знищення відхилених вхідних електронних документів	007
Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів	008
Електронний акт про знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду	009

Додаток 5

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 3 глави 6 розділу ІІI)

ЗВІТ

( Див. текст )( Додаток 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 6

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 5 глави 6 розділу ІІI)

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника служби діловодства установи
	_______ (підпис)	_____________________ (власне ім’я, прізвище)
	Дата _______________

АКТ

_______________ № ________

Про знищення відхилених вхідних електронних документів

Електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають реєстрації та зберіганню на підставі звіту про технічну перевірку від ________________№____:

№ з/п	Ім'я файлу електронного документа			Примітка
1	2			3

Найменування посади особи, що здійснила перевірку вхідних електронних документів	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

( Додаток 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 7

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 6 глави 6 розділу ІІI)

ЖУРНАЛ

реєстрації відхилених вхідних електронних документів*

Дата надходження електронного документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного електронного документа	Ім'я файлу електронного документа	Короткий зміст	Дата та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа	Ім’я файлу та місце його зберігання у системі електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа	Дата знищення відхиленого вхідного електронного документа	Підпис особи, яка знищила відхилений вхідний електронний документ	Дата відправлення та індекс електронного повідомлення про відхилення вхідного електронного документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9

__________

* За необхідності журнал може доповнюватись додатковими графами.

( Додаток 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 8

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 2 глави 7 розділу ІІI)

Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ

Адресат

ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № __________

Про отримання вхідних електронних документів

Підтверджуємо одержання електронних документів:

№ з/п	Ім'я файлу електронного документа	Дата та час надходження	Індекс вхідного документа
1	2	3	4

Найменування посади особи, відповідальної за створення електронного повідомлення	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

( Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 9

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 2 глави 7 розділу ІІI)

Найменування установи
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ

Адресат

ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № __________

Про відхилення вхідних електронних документів

Одержані електронні документи відхилені:

№ з/п	Ім'я файлу вхідного електронного документа	Дата та час надходження	Підстава*
1	2	3	4

Найменування посади особи, відповідальної за створення електронного повідомлення	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

__________

*Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файлу XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.

Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.

( Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 10

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 3 глави 13 розділу ІІI)

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника служби діловодства установи
	_______ (підпис)	_____________________ (власне ім’я, прізвище)
	Дата _______________

АКТ

про знищення вихідних електронних документів, яким відмовлено в реєстрації вихідних електронних документів

Вихідні XML-документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню:

№ з/п	Ім'я файлу вихідного XML-документа	Підстава*
1	2	3

Вихідні електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню**:

№ з/п	Ім'я файлу вихідного електронного документа
1	2

Найменування посади особи, яка здійснила технічну перевірку та знищення електронних документів	__________ (підпис)	____________________________ (власне ім’я, прізвище)
___ _____________ 20__ р.

__________

**Перелік файлів електронних документів, що вказані у графі "Підстава" для відхилених вихідних XML-документів.

( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 11

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 3 глави 13 розділу ІІI)

ЖУРНАЛ

реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів

Дата та індекс електронного документа	Кореспондент	Імена файлів, що містяться в електронному документі	Короткий зміст	Дата та індекс електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів	Ім’я файлу та місце його зберігання у системі електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів	Дата знищення відхиленого вихідного електронного документа	Підпис особи, яка знищила відхилений вихідний електронний документ
1	2	3	4	5	6	7	8

Додаток 12

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 2 глави 2 розділу V)

ОПИС

( Див. текст )( Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 13

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 1 розділу VI)

АКТ

( Див. текст )( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 14

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 2 глави 1 розділу VII)

ОПИС

( Див. текст )( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 15

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 3 глави 4 розділу VII)

АРХІВНА ЕЛЕКТРОННА СПРАВА

( Див. текст )( Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 16

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 2 глави 5 розділу VII)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи

( Див. текст )( Додаток 16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Додаток 17

до Порядку роботи з електронними

документами у діловодстві

та їх підготовки до передавання

на архівне зберігання

(пункт 2 розділу VIII)

АКТ

( Див. текст )( Додаток 17 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4527/5 від 14.10.2022 )

Поставити запитання

фахівцям редакції «Дебет-Кредит»

Моє запитання

Усі документи

Конституція

Кодекси України

Верховна Рада України

Президент України

Кабінет Міністрів України

Міністерства України

Органи судової влади

Нормативні акти міжнародного характеру

Документи СРСР та УРСР

Cтандарти бух.обліку

Головні новини

Усі головні

Головне за тиждень

від редакції «Дебет-Кредит»

Останні консультації

Податковий кредит за розблокованими ПН у 2026 році: відображення після рішення комісії (аудіоверсія)
Податкові накладні постачальника складені у серпні 2025 року та були зупинені в ЄРПН. 05.05.2026 р. регіональна комісія прийняла рішення про їх розблокування. Чи має підприємство право включити суми ПДВ за такими податковими накладними до податкового кредиту у квітні 2026 року?
Орендна плата за пай неповнолітньої дитини у 2026 році: відображення в об’єднаній звітності (аудіоверсія)
Як у об’єднаній звітності правильно відобразити дохід у вигляді орендної плати за земельний пай, якщо власником паю є неповнолітня дитина, а кошти фактично отримує її мати як законний представник?
Додатковий капітал ТОВ-"єдинника" у 2026 році: ризики оподаткування внеску учасника (аудіоверсія)
ТОВ на ЄП ІІІ групи за ставкою 5% планує отримати від єдиного учасника 2 млн грн як внесок до додаткового капіталу без збільшення статутного капіталу та з попереднім внесенням змін до статуту. Як ДПС на практиці оцінює оподаткування такого внеску єдиним податком, якщо ПКУ прямо звільняє лише внески до статутного капіталу, і які дії допоможуть мінімізувати податкові ризики?
Закупівля люцерни у фізичної особи ФОПом з ПДВ у 2026 році: документи та ризики (аудіоверсія)
ФОП на ІІІ групі єдиного податку зі ставкою 3% та реєстрацією платником ПДВ планує придбати люцерну у фізособи за готівку, за власні кошти, для подальшого продажу юрособі — платнику ПДВ. Чи є така операція правомірною, які первинні документи потрібно оформити, чи виникнуть ризики з реєстрацією ПН без податкового кредиту та які податкові ризики слід врахувати?
Трудова книжка ФОП у 2026 році: чи сканувати сторінки за 2023 рік? (аудіоверсія)
Чи потрібно фізособі — підприємцю, яка є самозайнятою особою, сканувати сторінки трудової книжки за 2023 рік для подання або підтвердження трудового стажу?

Усі консультації

Семінари для бухгалтерів

Зміни у відрядженні по Україні та за кордон! Нові правила оформлення транспортних документів: діють з 1 січня. Нові правила в’їзду до країн Європи з 4 кварталу 2026+плата 20євро+набір документів для оформлення дозволу
Лектор: Мойсеєнко Т.
26 травня, вівторок
Штучний інтелект для бухгалтерів: промпт-інженерія, приклади використання, ризики, правове регулювання та впровадження у роботу компанії
Лектор: Логойда І., Бундз Т.
26 травня, вівторок
Роялті та ПЗ - все про податки. Коригування фін. результату. Використання, створення об’єктів ІВ. Передання прав. Договірні моделі. Ліцензійні платежі. НМА
Лектор: Кравчук А., Остапчук В., Кияшко О., Проскура К., Івасютин Ю.
27 травня, середа
Реформа бронювання і критичності: 15 законів, які змінюють усе! Нова логіка, календар подій, як потрапити до Реєстру критичних для бронювання. Перевірки бронювання, критичності, військового обліку ТЦК, СБУ, НАБУ або Топ 20 найпоширеніших помилок...
Лектор: Мойсеєнко Т.
27 травня, середа

Усі семінари

Перевір свого контрагента:

сервіс надано OpenDataBot