Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

2. Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи з часу створення (надходження) цих електронних документів в структурних підрозділах і до їх передавання до архіву установи надається лише керівникам цих структурних підрозділів та особам, відповідальним за організацію діловодства в цих підрозділах.

3. Право на створення нових реквізитів та відомостей про електронні документи після їх передавання до архіву установи надається лише працівникам архіву установи.

4. Надання тимчасових прав доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи або передавання доступу цим працівникам до електронних документів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, який відповідає за оперативне зберігання цих електронних документів в структурному підрозділі установи, або архіву установи відповідно до пунктів 7, 8 глави 10 розділу ІІІ цього Порядку.

5. Надання тимчасових прав доступу до електронних документів стороннім установам (особам) здійснюється з дозволу керівника установи.

6. Права доступу до електронних документів працівникам інших структурних підрозділів установи та стороннім установам обмежуються лише можливістю ознайомлення із змістом документів.

1. Для систематизації документів у електронній та паперовій формі у діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи.

2. До зведеної номенклатури справ установи включаються справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів. Для цього в графі "Примітка" номенклатури справ установи проставляється відмітка "ЕД".

3. Не дозволяється створювати лише документи у паперовій формі, якщо у номенклатурі справ установи для цих видів документів зазначено, що вони створюються у формі електронних документів.

4. Електронні документи з відміткою "ЕД", що зазначена у примітці номенклатури справ установи, можуть створюватись у паперовій формі лише у випадках загальної тривалої неможливості використання комп’ютерної техніки (у випадку настання форс-мажорних обставин), коли доводиться переходити до механічних або власноручних способів документування інформації на інших носіях інформації.

5. Впровадження в ІАС установи автоматизованих засобів для створення й оброблення номенклатур справ структурних підрозділів та зведеної номенклатури справ установи в електронній формі покладається на службу інформаційних технологій установи.

Щороку (не пізніше грудня) служба діловодства проводить уточнення (зміни) зведеної номенклатури справ установи в електронній формі за допомогою автоматизованих засобів, що функціонують в ІАС установи, на підставі підготовлених до того часу в електронній формі номенклатур справ структурних підрозділів.

Підготовлена в електронній формі зведена номенклатура справ установи друкується відповідними засобами ІАС установи для її схвалення експертною комісією установи, погодження експертно-перевірною комісією державного архіву чи схвалення експертною комісією органу вищого рівня (за наявності) та затвердження керівником установи.

6. За зведеною номенклатурою справ, що впроваджена в ІАС установи в електронній формі, відбувається автоматичне створення облікових даних, що додаються до нової РМК вхідного, створюваного в установі електронного документа: назва виду документа, строк зберігання електронного документа. Для архівних електронних документів додаються інші відомості, визначені у пункті 2 глави 2 розділу VII цього Порядку.

Технічне забезпечення процесу автоматичного додавання відомостей із зведеної номенклатури справ до РМК електронного документа покладається на службу інформаційних технологій установи.

Контроль за додаванням відомостей до РМК електронного документа за зведеною номенклатурою справ установи та уточненням цих відомостей за експертизою цінності електронного документа покладається на службу діловодства.

1. Одразу після завершення виконання/проведення експертизи цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються їх засвідчені паперові копії для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання. Переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які здійснюють засвідчення копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи.

2. Порядок дій щодо створення засвідченої копії документа у паперовій формі з електронного документа визначається відповідно до вимог глави 11( z0736-15 ) розділу II Правил.

1. Електроні справи (томи справ) формуються незалежно від формування справ (томів справ) із засвідчених паперових копій цих електронних документів.

2. Електронні справи (томи справ) мають повністю відповідати справам (томам) із засвідченими паперовими копіями цих електронних документів.

3. Електронні документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ установи. Для цього до РМК кожного електронного документа додаються такі відомості:

найменування структурного підрозділу;

індекс електронної справи;

номер тому електронної справи;

заголовок електронної справи (тому, частини).

Введення до РМК більшості реквізитів повинне здійснюватися в автоматизованому режимі. Дані, що не можуть бути введені в автоматизованому режимі, вводяться особою, відповідальною за організацію діловодства в структурному підрозділі установи.

4. Електронні документи, що віднесені до однієї справи, мають бути логічно пов’язані між собою за допомогою відомостей про них в ІАС установи. Крім того, частина цих відомостей дублюється у назвах файлів електронних документів.

5. ІАС установи повинна забезпечувати відтворення облікових даних до справ структурного підрозділу установи та переліку файлів електронних документів справи за будь-якими обліковими відомостями до них.

Методика групування файлів електронних документів, що віднесені до однієї справи, якщо це передбачено архітектурою ІАС, визначається під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи.

1. Експертиза цінності електронних документів проводиться за тими ж принципами, критеріями та у порядку, визначеному законодавством, що й експертиза цінності документів у паперовій формі.

2. Експертиза цінності електронних документів може проводитися без засвідчених паперових копій цих електронних документів.

Якщо на час проведення експертизи цінності електронних документів створення засвідчених паперових копій цих електронних документів завершено, експертиза цінності електронних документів та відповідних документів у паперовій формі проводиться одночасно.

3. Експертиза цінності електронних документів передбачає також проведення за допомогою технічно-програмних засобів таких перевірок:

зведення та відтворення всіх даних із ІАС установи, пов’язаних з електронними документами;

наявності електронних документів та правильності їх оформлення;

відповідності із засвідчених паперових копій електронних документів (електронних справ) документам, що містяться в електронних справах.

4. Усунення виявлених недоліків за результатами перевірки електронних документів проводиться особами, відповідальними за організацію діловодства в структурному підрозділі установи, у робочому порядку.

При виявленні в РМК та розміщених у них електронних документів, які помилково зареєстровані або під час створення/реєстрації яких виникли технічні помилки/збої в ІАС установи, може здійснюватися вилучення/знищення РМК в порядку, визначеному в інструкції з діловодства установи.

5. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

До акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складеного за формою відповідно до чинного законодавства, вносяться також електронні справи. Про наявність електронних справ в акті у графі "Примітка" напроти відповідного заголовка справи проставляється відмітка "ЕД".

1. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) складаються в структурних підрозділах установи відповідно до вимог, визначених законодавством, до документів у паперовій формі.

2. Для організації обліку електронних справ у підсумковому записі встановленої форми описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу установи (додаток 12) зазначаються загальна кількість електронних справ, які містяться в описі, загальна кількість архівних електронних документів, які містяться в цих справах, загальна кількість електронних справ, які були передані до архіву установи.

3. Справи, сформовані із засвідчених паперових копій електронних документів, включаються до опису за загальним порядком справ структурного підрозділу установи згідно з вимогами, визначеними законодавством, до документів у паперовій формі.

4. Для унеможливлення присвоєння різних номерів за порядком в описі справ електронним справам та відповідним їм справам із засвідченими паперовими копіями електронних документів ці справи зазначаються в описі під одним номером. Відомості про наявність електронної справи додаються в графі "Кількість архівних електронних документів" опису (додаток 12) у тому самому рядку, в якому зазначений заголовок відповідної справи із засвідченими паперовими копіями електронних документів.

5. Описи електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу установи можуть укладатися, схвалюватися та затверджуватися, якщо на час їх створення у визначені законодавством строки справи із засвідчених паперових копій відповідних електронних документів не сформовані. Для цього у підсумковому записі додається відповідний запис про те, що в описі наявні лише електронні справи.

В опис справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу установи відомості про справи із засвідченими паперовими копіями відповідних електронних документів додаються після їх формування та виконання перевірки відповідності справ, сформованих із засвідчених паперових копій електронних документів, документам, що містяться в електронних справах.

6. Після затвердження опису структурного підрозділу до РМК кожного електронного документа додаються такі дані: номер опису справ структурного підрозділу; дата складання опису справ структурного підрозділу; номер електронної справи (тому) за описом справ структурного підрозділу.

1. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву установи за описами справ.

Передавання електронних справ до архіву установи відбувається за допомогою ІАС установи, яка забезпечує надання доступу працівникам архіву установи до відповідних електронних документів та всіх їх облікових даних.

Для приймання електронних справ до архіву установи створюється автоматизоване робоче місце працівника архіву установи, технічні вимоги до якого визначені у розділі IX цього Порядку.

Служба діловодства установи складає графік передавання справ на архівне зберігання, на підставі якого особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах, здійснюють передавання електронних справ. Особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах, заздалегідь узгоджують дату приймання-передавання електронних справ до архіву установи зі службою діловодства та архівом установи.

Служба діловодства своєчасно надає доступ працівникам архіву установи до вказаних справ та інформує про це зазначених працівників та працівника служби діловодства, який ініціював цей процес. Після цього розпочинається приймання-передавання електронних справ до архіву установи.

Служба інформаційних технологій забезпечує службу діловодства та архів установи автоматизованими засобами в ІАС установи для виконання приймання-передавання електронних справ.

2. Приймання-передавання електронних справ до архіву установи потребує проведення перевірок електронних документів відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу ІІІцього Порядку та пункту 3 глави 1 цього розділу.

3. Перевірки, визначені в пункті 3 глави 1 цього розділу, здійснюються спільно особами, відповідальними за діловодство в структурному підрозділі установи, та працівниками архіву установи.

4. За результатами перевірки проводиться усунення виявлених недоліків щодо формування електронних справ особами, відповідальними за організацію діловодства в структурному підрозділі установи.

1. За актом про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, працівником служби інформаційних технологій установи, який відповідає за технічну перевірку та знищення електронних документів, складається електронний акт про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 13).

2. Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів відповідно до Переліку форматів.

3. Найменування файлу електронного акта про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду, має відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. На підставі електронного акта про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до Національного архівного фонду, проводиться знищення електронних документів методом, який не дозволяє відновлення інформації.

1. Річні розділи зведених описів справ установи складаються згідно з вимогами, встановленими законодавством, для документів у паперовій формі.

2. Для організації обліку архівних електронних справ та архівних електронних документів у підсумковому записі річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 14) зазначаються загальна кількість таких справ, що містяться в описі, і загальна кількість архівних електронних документів, які містяться в цих справах.

3. Відомості про архівні електронні справи та відповідні їм справи із засвідченими паперовими копіями цих архівних електронних документів зазначаються в описах відповідно до пункту 5 глави 2 розділу V цього Порядку.

4. Для забезпечення передавання архівних електронних справ на постійне зберігання створюється додатковий електронний примірник річного розділу описів справ постійного зберігання.

Для надсилання та зберігання електронного примірника описів справ постійного зберігання використовується еталонна XML-схема електронного примірника описів справ постійного зберігання, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства за Вимогами до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1427/26204.

Структура цієї еталонної XML-схеми повинна дозволяти долучати до одного XML-документа електронний примірник описів справ постійного зберігання, його метадані, а також усі реквізити цього електронного документа, що створюються в процесі його подальшого опрацювання, у тому числі конвертовані копії електронного примірника описів справ постійного зберігання у формат для текстових електронних документів, що визначається Переліком форматів.

Найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, їх версій, до яких долучені нові реквізити, версій конвертованих електронних примірників описів та XML-документів для передавання та зберігання цих файлів визначаються Вимогами щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1428/26205.

1. Створення архівних електронних документів здійснює архів установи.

2. Створення архівних електронних документів розпочинається з додавання до РМК електронних документів таких даних: номер фонду; номер опису справ установи; дата створення річного розділу зведених описів справ установи; номер електронної справи (тому справи) установи (за порядком в описі справ установи); код державної архівної установи або архівного відділу міської ради; найменування державної архівної установи або архівного відділу міської ради.

3. Перед створенням архівного електронного документа проводиться перевірка всіх даних, які будуть додані до архівного електронного документа, відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу ІІІ та пункту 3 глави 1 розділу V цього Порядку.

4. Порядок створення архівного електронного XML-документа визначається пунктами 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.

5. Ім’я файлу архівного електронного XML-документа створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів.

6. Створення архівного електронного документа завершується накладанням кваліфікованого електронного підпису особи, відповідальної за створення архівного електронного документа.

7. Після створення архівного електронного документа ім’я файлу, в якому він міститься, та посилання на цей файл в ІАС установи додаються до РМК електронного документа.

1. Архівні електронні документи групуються у справи (томи) за відповідними електронними справами (томами справ).

2. Порядковий номер архівної електронної справи повинен збігатися з порядковим номером відповідної електронної справи за описом справ установи.

3. Електронна архівна справа - це сукупність архівних електронних документів, кожен з яких має унікальне ім’я файлу, створеного відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, та додатковий XML-документ - обкладинка архівної електронної справи, в якому зазначаються всі відомості про справу, архівні електронні документи справи, уміщені до неї, та відповідні їм електронні документи.

1. Обкладинка архівної електронної справи складається архівом установи.

2. За формою обкладинка архівної електронної справи - це окремий електронний XML-документ, який складається за відповідною йому еталонною XML-схемою, що містить відомості про:

код державної архівної установи або архівного відділу міської ради;

код установи;

найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

найменування установи і структурного підрозділу;

номер архівного фонду;

номер опису;

номер електронної справи за описом;

номер тому;

строк зберігання справи;

заголовок справи;

крайні дати електронних документів;

порядкові номери архівних електронних документів у справі;

індекси електронних документів;

дати електронних документів;

заголовки електронних документів;

імена файлів архівних електронних документів.

3. Еталонна XML-схема обкладинки архівної електронної справи (додаток 15) створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206.

4. Ім’я файлу обкладинки архівної електронної справи створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1430/26207.

5. Створення обкладинки архівної електронної справи завершується накладанням на цю обкладинку документа кваліфікованого електронного підпису керівника архіву або особи, яка відповідає за організацію роботи з архівними документами в установі.

1. Служба діловодства (особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі) формує електронний внутрішній опис документів електронної справи, що повинен відтворюватися разом з індексом справи та заголовком електронної справи у формі, придатній для сприймання людиною, наведеній у додатку 16, та надавати можливість отримувати доступ до електронного документа, що зазначений у цьому опису.

2. Для кожної справи, що містить примірники електронних документів у паперовій формі, в обов’язковому порядку складаються внутрішні описи документів цих справ (додаток 16).

3. Автоматизація створення електронних внутрішніх описів документів електронних справ та відповідних внутрішніх описів документів справ, що містять засвідчені паперові копії електронних документів, забезпечується наявністю в РМК електронних документів відомостей про кількість аркушів кожної паперової копії цих електронних документів. Перед початком створення внутрішнього опису перевіряється наявність таких відомостей.

4. Внутрішні описи документів справ з примірниками електронних документів у паперовій формі оформлюється автоматизовано в архіві установи. Для виконання цієї функції в ІАС установи передбачаються відповідні функціональні можливості, вимоги до яких визначаються під час розроблення технічного завдання на створення ІАС або її модернізацію.

5. Якщо під час перевірки внутрішнього опису буде встановлено, що відомості про кількість аркушів засвідчених паперових копій електронних документів відсутні в РМК електронних документів, особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, де було створено ці засвідчені паперові копії електронних документів, зобов’язана усунути виявлені недоліки.

6. Бланк внутрішнього опису документів до справи з примірниками електронних документів підшивається до справи із засвідченими паперовими копіями електронних документів. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

1. Для передавання архівних електронних справ архівом установи створюються електронні примірники описів справ.

2. Передавання архівних електронних справ на постійне зберігання оформлюється електронним актом про приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, що складається установою-фондоутворювачем (додаток 17).

3. Найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи або архівного відділу міської ради повинні відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. Для зберігання та надсилання електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради архівом установи створюється XML-документ за еталонною XML-схемою для архівного електронного документа, вимоги до якої визначені у пункті 9 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку, а для зберігання та надсилання електронних примірників описів справ постійного зберігання створюється XML-документ, вимоги до якого визначаються у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.

5. Порядок приймання-передавання архівних електронних справ до державної архівної установи або архівного відділу міської ради визначається відповідно до чинного законодавства.

6. Архівні електронні справи та справи із засвідченими паперовими копіями цих архівних електронних документів передаються до державних архівних установ або архівного відділу міської ради по завершенні визначених для них законодавством граничних строків зберігання в установах відповідно до вимог законодавства.

1. Автоматизоване робоче місце працівника архіву призначено для автоматизації процесів приймання на зберігання електронних документів від структурних підрозділів установи та передавання на постійне зберігання архівних електронних документів до державних архівних установ або архівних відділів міських рад.

2. Питання вибору технологій та реалізації процесів на автоматизованому робочому місці працівника архіву вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретного автоматизованого робочого місця архівіста або його модернізації.

3. Захист інформації, яка обробляється на автоматизованому робочому місці працівника архіву, повинен забезпечуватися шляхом створення в її складі комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.

4. Основними складовими частинами автоматизованого робочого місця працівника архіву, що визначають його структуру, є:

персональна електронна обчислювальна машина (допускається стаціонарне або портативне виконання);

системне програмне забезпечення та прикладне програмне забезпечення загального призначення;

спеціалізоване прикладне програмне забезпечення, що створене на основі технічного завдання, яке розробляється з урахуванням технічних вимог, зазначених у цьому розділі;

джерело безперебійного електричного живлення.

5. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має бути максимально безпечним і простим в освоєнні й застосуванні та мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.

6. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати виконання таких функцій:

взаємодію з ІАС установи - для отримання доступу до електронних справ та метаданих електронних документів, що централізовано зберігаються в ІАС установи, та для виконання дій з електронними документами, що передбачені правами працівника архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 4 розділу ІV цього Порядку;

приймання справ до архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 3 розділу V цього Порядку;

уведення даних за електронними формами облікових документів архіву установи з можливістю автоматичного заповнення елементів форм - для прискорення процесу введення інформації та отримання оперативної довідкової інформації про вимоги до виконання поточної операції;

захист від помилкового видалення даних, можливість скасування помилково виконаної операції;

складання та оформлення річних розділів описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 1 розділу VII цього Порядку;

створення архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених пунктами 1-7 глави 2 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення архівних електронних справ відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-3 глави 3 розділу VII цього Порядку;

створення і оформлення обкладинки архівної електронної справи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 4 розділу VII цього Порядку;

створення та оформлення внутрішніх описів документів справ із засвідченими копіями документів в паперовій формі з електронних документів електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 5 розділу VII( z1421-14 ) цього Порядку;

створення та оформлення акта приймання-передавання архівних електронних справ на постійне зберігання відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 розділу VIII цього Порядку;

формування переліку працівників архіву установи із зазначенням їхніх облікових записів, рівня їхніх прав доступу, а також відомостей про їхні кваліфіковані електронні підписи та надсилання такого переліку до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

пошук та отримання відомостей про державну архівну установу або архівний відділ міської ради, акредитований центр сертифікації ключів з довідникової бази даних автоматизованого робочого місця архівіста, а також оновлення цієї бази даних;

конвертування електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-11 глави 5 розділу ІІ цього Порядку;

передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ або архівних відділів міських рад відповідно до вимог, визначених у пунктах 5, 6 розділу VIII цього Порядку;

виконання перевірок обкладинки електронних/архівних електронних справ та електронних документів/архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 5 розділу ІІІ та пункті 3 глави 1 розділу V цього Порядку.

При негативних результатах перевірки будь-якого із зазначених документів працівник архіву установи, що відповідає за перевірку цих документів, у робочому порядку повідомляє про встановлені помилки службу діловодства, яка у робочому порядку організовує усунення виявлених помилок.

Порядок дій для усунення помилок в електронних документах у діловодстві, виявлених під час перевірки цих документів в архіві установи, визначається установою при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

7. Базове системне та прикладне програмне забезпечення повинно відповідати вимогам ліцензування, встановленим чинним законодавством.

8. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати міжсистемний обмін електронними документами з автоматизованими інформаційними системами у форматах, що визначені у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ, пункті 4 глави 1, пунктах 4, 5 глави 2, пункті 3 глави 3, пунктах 2-4 глави 4 розділу VII, пункті 6 розділу VIII цього Порядку.

9. У спеціалізованому прикладному програмному забезпеченні автоматизованого робочого місця працівника архіву має бути передбачено можливість розширення переліку форматів (або заміни одних форматів іншими) обміну електронними документами з автоматизованими інформаційними системами шляхом підключення додаткових програмних модулів. Прикладний програмний інтерфейс та правила розробки таких модулів мають бути відкритими і входити в комплект документації автоматизованого робочого місця архівіста.

10. На автоматизованому робочому місці працівника архіву повинно вестись автоматичне протоколювання роботи системи та користувачів.

Електронні документи, відібрані для конвертування як такі, що не відповідають Переліку форматів даних електронних документів:

Конвертовані електронні документи, відібрані для знищення як такі, що не підлягають обліку та зберіганню

XML-документи, відібрані для внесення змін до їхнього змісту у зв’язку із створенням нових версій конвертованих електронних документів, що містяться в XML-документах:

__________

*Підстава: акт про конвертування електронних документів від ____________ № _______.

**Підстава: акт про знищення конвертованих електронних документів від ____________ № _______.

Електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли технічну перевірку і не підлягають реєстрації та зберіганню на підставі звіту про технічну перевірку від ________________№____: