Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів

1. Структура імені файла електронного облікового документа складається з таких елементів:

ідентифікатор електронного облікового документа;

ідентифікатор установи;

дата електронного акта;

номер електронного акта;

версія конвертування;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "–" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр 00 (позиції 1, 2 в імені файла).

4. Ідентифікатор електронного облікового документа складається з арабських цифр, що беруться із додатка 5 до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання відповідно до того документа, ім’я якого створюється (позиції 4-6 в імені файла).

5. Ідентифікатор установи (позиції 8-17 в імені файла), дата складання акта (позиції 19-26 в імені файла), версія конвертування (позиції 32, 33 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 35-38) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

6. Номер електронного облікового документа - тризначний цифровий код (позиції 28–30 в імені файла), що вказує на номер документа за порядком. У разі якщо номер електронного облікового документа складається менше ніж із 3 цифр, відсутню цифру записують зліва нулем.

Приклад: 005 (Акт № 5).

7. Зразок імені файла електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів.

Державна установа "Національне агентство України з питань державної служби" (код за ЄДРПОУ 00065672), дата акта - 17.03.2012, реєстраційний індекс акта - 7, формат - PDF, оригінал.

Позиції 1, 2: ідентифікатор облікових документів - 00.

Позиція 3 - дефіс.

Позиції 4-6: ідентифікатор електронного акта продовження строків тимчасового зберігання електронних документів - 003.

Позиція 7 - дефіс.

Позиції 8-17: ідентифікатор установи - 0000065672.

Позиція 18 - дефіс.

Позиції 19-26: дата електронного акта - 20120317.

Позиція 27 - дефіс.

Позиції 28-30: номер електронного акта - 007.

Позиція 31 - дефіс.

Позиції 32, 33: версії конвертування файла електронного акта - 00; оригінал.

Позиція 34 - крапка.

Позиції 35-37: розширення імені файла - pdf.

Ім’я файла архівного електронного документа:

00-003-0000065672-20120317-007-00.pdf