Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання

1. Структура імені файла електронного примірника описів справ постійного зберігання складається з таких елементів:

ідентифікатор електронних облікових документів;

ідентифікатор електронного примірника описів справ постійного зберігання;

ідентифікатор установи;

ідентифікатор архівної установи;

номер фонду;

номер опису;

дата складання опису;

версія конвертування;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "–" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор електронних облікових документів складається з арабських цифр 00 (позиції 1, 2 в імені файла).

4. Ідентифікатор електронного примірника описів справ постійного зберігання складається з арабських цифр 001 (позиції 4-6 в імені файла).

5. Ідентифікатор установи (позиції 8 - 17 в імені файла), ідентифікатор архівної установи (позиції 19 - 28 в імені файла), дата складання акта (позиції 44 - 51 в імені файла), версія конвертування (позиції 53, 54 в імені файла) та розширення імені файла (позиції 56 - 59 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201.

6. Номер фонду (позиції 30 - 36 в імені файла) та номер опису (позиції 38 - 42 в імені файла) створюються за Вимогами щодо найменування файлів архівних електронних документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 .

7. Зразок імені файла електронного акта приймання-передавання справ на постійне зберігання:

Державна установа "Національне агентство України з питань державної служби" (код за ЄДРПОУ 00065672), державна архівна установа "Центральний державний архів вищих органів влади та управління України" (код за ЄДРПОУ 03494349), фонд 120, опис 2, дата опису - 05.11.2012, формат - XML, оригінал.

Позиції 1, 2: ідентифікатор облікових документів - 00.

Позиція 3 - дефіс.

Позиції 4 - 6: ідентифікатор електронного примірника описів справ постійного зберігання - 001.

Позиція 7 - дефіс.

Позиції 8 - 17: ідентифікатор установи - 0000065672.

Позиція 18 - дефіс.

Позиції 19 - 28: ідентифікатор архівної установи - 0003494349.

Позиція 29 - дефіс.

Позиція 30: літерна частина номера фонду - 0.

Позиції 31 - 36: цифрова частина номера фонду - 000120, номер фонду - 0000120.

Позиція 37 - дефіс.

Позиції 38 - 42: цифрова частина номера опису - 2, літерна частина відсутня - 0, номер опису - 00020.

Позиція 43 - дефіс.

Позиції 44 - 51: дата електронного документа - 20121105.

Позиція 52 - дефіс.

Позиції 53, 54: версії конвертування файла електронного документа - 00; оригінал.

Позиція 55 - крапка.

Позиції 56 - 58: розширення імені файла - xml.

Ім’я файла архівного електронного документа:

00-001-0000065672-0003494349-0000120-00020-20121105-00.xml