Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення

Відповідно до статті 9 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", Положення про Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України, затвердженого Указом Президента України від 08.04.2011 N 410, пункту 16 Порядку надсилання електронною поштою службових документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2009 N 733

1. Затвердити Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення (додаються).

2. Департаменту професійно-технічної освіти Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (Супрун В.В.) забезпечити розміщення цього наказу на офіційному веб-сайті Міністерства.

3. Державному агентству з питань науки, інновацій та інформатизації України (Семиноженко В.П.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію.

4. Цей наказ набирає чинності через 90 днів після його державної реєстрації.

5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Цим нормативно-правовим актом установлюються вимоги до електронного повідомлення і застосовуються під час створення систем електронного документообігу органів державної влади та/або при забезпеченні їх взаємодії.

1.2. Вимоги є обов'язковими при організації електронної взаємодії органів виконавчої влади.

1.3. Програмне забезпечення може бути реалізовано окремим автономним рішенням або інтегровано у внутрішню систему електронного документообігу як його складова частина.

1.4. Електронне повідомлення є XML-документом із встановленою цими Вимогами структурою і складом елементів та їх атрибутів. Електронне повідомлення передається з системи електронного документообігу відправника в систему електронного документообігу одержувача у вигляді файлу.

Електронне повідомлення в цілому та його складові частини можуть бути незалежно підписані електронними цифровими підписами (далі - ЕЦП) та (або) зашифровані.

1.5. У цих Вимогах терміни вживаються в такому значенні:

XML-документ - текстовий документ, складений у повній відповідності до стандарту XML. Складається з прологу, одного кореневого елементу XML, коментарів, декларації типів даних і символів.

Атрибут XML-документа - іменована уточнювальна характеристика елементу XML. Складається з пари "назва" = "значення". Зазначається при визначенні елементу XML у тезі, що відкриває.

Відправник електронного повідомлення - система електронного документообігу (далі - СЕД), ініціатор інформаційної взаємодії, яка формує і надсилає електронне повідомлення до іншої СЕД.

Додаткові матеріали до документа, додаткові документи - документ або сукупність документів, інформація яких роз'яснює, уточнює тощо окремі питання, порушені в основному документі.

Електронне повідомлення (далі - Повідомлення) - XML-файл, у якому відповідно до Вимог вкладаються електронний документ та метадані.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документ в неструктурованому вигляді - файл з документом в електронному вигляді, формат, логічна і фізична структура якого не визначається цими Вимогами.

Електронний документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Елемент XML-документа - іменована структурна одиниця мови XML, обмежена тегом, що відкриває, і тегом, що закриває. Може повторюватися, включати інші елементи XML, коментарі та атрибути XML.

Інформаційна взаємодія систем електронного документообігу - обмін між СЕД електронними повідомленнями заданого виду за правилами та в порядку, визначеними цими Вимогами.

Метадані - дані, що описують контекст, зміст, структуру електронного документа і процес управління ними у часі.

Мова XML (Extensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних. Стандарт на структурований опис даних, орієнтований, зокрема, на обмін інформацією між незалежними учасниками. Запропонований консорціумом World Wide Web.

Обов'язкові реквізити документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не матиме юридичної сили.

Одержувач електронного повідомлення - СЕД, яка під час інформаційної взаємодії отримує електронне повідомлення і забезпечує його обробку.

Реєстрація документа - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Супровідний лист - документ, який містить інформацію про завдання на виконання документа, що надійшов і переданий на виконання.

Файл документа - файл, що забезпечує передачу документа в неструктурованому електронному вигляді.

2.1. Електронне Повідомлення (далі - Повідомлення), що забезпечує інформаційну взаємодію систем електронного документообігу, містить заголовок Повідомлення і одну або декілька зон.

2.2. Кожне Повідомлення оформляється як самостійний документ XML.

2.3. Заголовок Повідомлення є самостійною, обов'язковою зоною Повідомлення. Окрім заголовка, у Повідомленні обов'язково повинна бути хоча б іще одна із зон. Заголовок Повідомлення є кореневим елементом XML-документа.

2.4. Зони Повідомлення оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML першого рівня ієрархії. Тип зони визначається ім'ям цього елементу.

2.5. Використовувані в Повідомленні зони (відповідні XML-елементи) можуть бути тільки таких типів, які визначені у Вимогах. Зона заданого типу в Повідомленні може бути лише одна.

2.6. Інформація, що передається в зонах Повідомлення, оформляється як вкладені XML-елементи другого і подальших рівнів ієрархії (елементи змісту відповідної зони/елементу).

2.7. У змісті зони можуть бути використані елементи тільки з переліку елементів, визначених у Вимогах для даної зони, зі встановленою у Вимогах допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у Вимогах складом атрибутів. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура елементів цієї зони визначаються розробником відповідної системи, що передає.

2.8. Дані систем електронного документообігу, що взаємодіють, передаються через значення змісту та атрибутів елементів.

2.9. Посилання, команди, коментарі та/або розділи CDATA (символьні дані) в змісті елементів (зон) цими Вимогами не регламентуються і визначаються розробником відповідної системи, що передає. Вони можуть використовуватися як коментар і/або для передавання інформації, не стандартизованої в межах Вимог та порядку її обробки.

3.1. Перелік зон Повідомлення і загальний опис їх змісту наведено у додатку 1 до цих Вимог.

3.2. Вирішення питання, що і коли є основним документом, що - завданням (супровідним листом, дорученням), а що - додатковими матеріалами до документа (додатками), визначається відповідно до прийнятих інструкцій обробки документів в організаціях, які експлуатують взаємодіючі системи електронного документообігу.

4.1. Допустимий склад зон у Повідомленні залежить від виду Повідомлення (додаток 3).

4.2. Як для елементу, що описує зону, так і для вкладених елементів зазначаються їх тип, зміст і допустимі атрибути. При описуванні вкладених елементів додатково зазначаються атрибути та їх допустима кількість (кратність):

а) 1 - обов'язковий атрибут, може зустрічатися тільки один раз;

б) 1-n - обов'язковий атрибут, може зустрічатися кілька разів;

в) 0-1 - не обов'язковий атрибут, може зустрічатися тільки один раз;

г) 0-n - не обов'язковий атрибут, може зустрічатися кілька разів.

4.3. Для атрибутів елементів кратність може бути встановлена тільки такою:

а) 1 - обов'язковий атрибут;

б) 0 - не обов'язковий атрибут.

4.4. При описуванні атрибутів і змісту елементів використовуються такі типи даних:

а) String - рядок;

б) Date - дата у форматі рррр.мм.дд.;

в) DateTime - дата і час в системі UTC;

г) Num - ціле число;

ґ) Enum - ціле число з переліку допустимих значень.

5.1. Відповідно до розділу III деякі зони Повідомлення можуть містити файли (набори файлів), що забезпечують передачу документів у неструктурованому вигляді.

5.2. Формат даних файлів цими Вимогами не визначаються, їх обробка здійснюється за розсудом розробників систем електронного документообігу. Дані файлу трактуються при передаванні як двійкові.

5.3. Для передачі файлу в Повідомленні визначений спеціальний елемент DocTransfer, він єдиний для всіх зон (елементів) і може бути використаний на будь-якому рівні ієрархії.

5.4. Набір файлів передається як сукупність даних елементів.

5.5. Опис елементу DocTransfer:

Призначення: Представлення файлу передаваного документа.

Зміст: Файл у двійковому вигляді в кодуванні Base64.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути представлені в додатку 4.

6.1. Зону "Заголовок" утворює кореневий елемент XML-документа - Header, що визначає версію Вимог, згідно з якими сформовано Повідомлення, вид передаваного Повідомлення, дату і час його формування, кодування XML-документа (character set) та від кого/кому і коли воно передається.

6.2. Опис елементу Header:

Призначення: Кореневий елемент - заголовок Повідомлення, загальний опис Повідомлення.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути представлені в додатку 5.

7.1. Зону "Документ" утворює елемент Document першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи (додаток 6).

7.2. Зона "Документ" містить значення реквізитів документа, зареєстрованого в системі електронного документообігу.

7.3. Зона "Документ" може використовуватися в Повідомленні для передачі:

а) повної інформації про реквізити і файли передаваного в Повідомленні документа;

б) наданої інформації про раніше переданий документ:

при відправленні Повідомлень виду (додаток 3): доповнення до основного документа, доповнення до документа-відповіді;

при згадуванні передаваного документа в інших зонах Повідомлення, наприклад, при надсиланні додаткових матеріалів до раніше переданого документа у зоні "Додаткові матеріали".

7.4. Склад і вкладеність елементів зони "Документ" при передаванні повної інформації наведено в додатку 6.

7.5. Склад і вкладеність елементів зони "Документ" при передаванні посилальної інформації наведено в додатку 7.

7.6. Опис елементів зони "Документ".

7.6.1. Елемент Address.

Призначення: Опис поштової адреси.

Зміст: Єдиний рядок, що містить усі елементи адреси. Використовується системами електронного документообігу, що не зберігають адресу фрагментарно.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 8.

7.6.2. Елемент Addressee.

Призначення: Опис адресата.

Зміст: "о" - адресат (одержувач) електронного документа, організація, юридична особа;

"ф" - адресат електронного документа, фізична особа;

"п" - адресат (одержувач) електронного документа, посадова особа.

Тип даних - String.

Атрибути: -

7.6.3. Елемент Author.

Призначення: Опис осіб, що підписали документ.

Тип даних: String.

7.6.4. Елемент Writer.

Призначення: Виконавець (складач) документа.

Зміст: "п" - підписант електронного документа, посадова особа, електронна печатка;

"ф" - підписант електронного документа, фізична особа.

Тип даних: String.

Атрибути: -

7.6.5. Елемент Confident.

Призначення: Характеристика обмежень доступу до документа (гриф документа).

Зміст: Назва обмеження (грифа) згідно з прийнятими в організації регламентами.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 9.

7.6.6. Елемент DocNumber.

Призначення: Номер розпорядчого документа.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 10.

7.6.7. Елемент Document.

Призначення: Загальні реквізити передаваного документа.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 11.

7.6.8. Елемент Econtact.

Призначення: Номери (адреси) наявних засобів електрозв'язку.

Зміст: Допускається послідовне перерахування через кому декількох номерів (адрес).

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 12.

7.6.9. Елемент Name.

Призначення: Прізвище, ім'я, по батькові.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 13.

7.6.10. Елемент Official.

Призначення: Опис штатної одиниці (підрозділ, посада), займаної посадовою особою.

Заповнюється в СЕД, які не зберігають опис фрагментарно.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 14.

7.6.11. Елемент OfficialPerson.

Призначення: Опис посадової особи.

Зміст: -

Атрибути: -

7.6.12. Елемент Organization.

Призначення: Опис організації.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 15.

7.6.13. Елемент OutNumber.

Призначення: Вихідний реєстраційний номер документа.

Зміст: -

Атрибути: -

7.6.14. Елемент PrivatePerson

Призначення: Автор електронного документа. Опис фізичної особи.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 16.

7.6.15. Елемент Rank

Призначення: Вчений ступінь, військове звання, духовне ім'я і тому подібне.

Зміст: Дозволяється послідовне зазначення через кому декількох звань або титулів.

Тип даних - String.

Атрибути: Допустимі елементи наведені в додатку 17.

7.6.16. Елемент Referred

Призначення: Реєстраційний номер і дата документа або завдання, на який дається посилання.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 18.

7.6.17. Елемент Reghistory

Призначення: Історія реєстрації документа в різних організаціях.

Вкладені елементи містять всі реєстраційні номери, що надавалися документу, за винятком останнього, занесеного в елемент RegNumber елементу Document.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 19.

7.6.18. Елемент RegNumber

Призначення: Реєстраційний номер і дата реєстрації документа.

Зміст: Реєстраційний номер документа.

Тип даних: String.

Атрибути елементу RegNumber наведені в додатку 20.

7.6.19. Елемент SignDate

Призначення: Зазначення дати підписання.

Зміст: Дата підписання.

Тип даних: Date.

7.6.20. Елемент TaskNumber

Призначення: Номер і дата завдання (доручення) у документі.

Зміст: Номер завдання.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути елементу TaskNumber наведені в додатку 21.

7.6.21. Елемент Validator

Призначення: Особа, яка затвердила або узгодила цей документ.

Зміст:

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути елементу Validator наведені в додатку 22.

8.1. Зону "Завдання" утворює елемент TaskList першого рівня ієрархії та вкладені в нього елементи (додаток 23). Зона містить реквізити завдань з виконання документа.

8.2. Опис елементів зони "Завдання".

8.2.1. Елемент TaskList

Призначення: Реквізити завдань (доручень) з виконання документа.

Зміст: -

Атрибути: -

8.2.2. Елемент Task

Призначення: Реквізити одного завдання (доручення) з виконання документа.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 24.

8.2.3. Елемент Executor

Призначення: Виконавець завдання по документу.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 25.

8.2.4. Опис елементу DocTransfer наведений в главі 5.

Опис інших елементів наведений в описі зони "Документ" в главі 7.

9.1. Зону "Додаткові матеріали" утворює елемент AddDocuments першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи. Склад і вкладеність елементів зони "Додаткові матеріали" наведені у додатку 26.

9.2. У цій зоні можуть передаватися як матеріали, наведені в неструктурованому вигляді (у вигляді файлу, набору файлів; просто тексту), так і посилання на раніше передані документи.

9.3. Опис елементів зони "Додаткові матеріали".

9.3.1. Елемент AddDocuments

Призначення: Додаткові матеріали до документа.

Зміст: -

Атрибути: -

9.3.2. Елемент Folder

Призначення: Представлення групи додаткових матеріалів, об'єднаних за змістом у групу (у теку).

Зміст: Текстовий опис вмісту теки.

Тип даних: String.

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 27.

9.3.3. Елемент Note

Призначення: Передача додаткових матеріалів до документа у вигляді тексту.

Зміст: Текст, що є доповненням до документа (коментар, пояснення, посилання і тому подібне).

Може містити, наприклад, реєстраційні дані документа, яких немає в системі відправника, URL-посилання на необхідну інформацію і тому подібне.

Тип даних: String.

Атрибути: -

10.1. Зону "Розширення" утворює елемент Expansion першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи (додаток 28).

10.2. Склад і структура вкладених елементів зони "Розширення" чинними Вимогами не регламентуються і визначаються розробником відповідної СЕД, що передає.

10.3. Документування (опис) зони "Розширення" і порядку роботи з нею здійснюється розробником.

10.4. У зоні "Розширення" рекомендується використовувати елементи, визначені в цих Вимогах. Це забезпечить надалі за результатами досвіду організацій-розробників розвиток Вимог шляхом "перенесення" ряду елементів цієї зони у "стандартизовану" частину Повідомлення.

10.5. Елемент Expansion.

Призначення: Визначення стандартного шляху розширення Вимог.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 29.

Опис елементу Econtact наведений в описі зони "Документ" у главі 7.

11.1. Зону "Сповіщення" утворює елемент Acknowledgement першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи (додаток 30).

11.2. Сповіщення надсилається у відповідь на Повідомлення, що надійшло. Повідомлення виду "Сповіщення" передається обов'язково, якщо в зоні "Заголовок" переданого Повідомлення встановлена опція про необхідність надсилання Сповіщень (значення атрибуту msg_acknow не дорівнює 0).

11.3. Вимогами передбачаються три види Сповіщень:

а) "Сповіщення про доставку Повідомлення". Інформування відправника Повідомлення про те, що Повідомлення доставлено адресатові. Здійснюється перевірка коректності заголовка;

б) "Сповіщення про приймання Повідомлення". Інформування відправника Повідомлення про те, що відбувся формальний розбір Повідомлення. Здійснюється перевірка відповідності структури Повідомлення Вимогам;

в) "Сповіщення про реєстрацію документа". Інформування відправника Повідомлення про те, що документ, переданий у Повідомленні, прийнятий до роботи (зареєстрований).

11.4. При прийманні та розборі Повідомлення, що надійшло, у разі виявлення помилки формується код помилки за такими правилами:

нульове значення - операція виконана успішно (немає помилки);

більше 0 - помилки з переліку Вимог (додаток 31);

менше 0 - помилки з переліку, встановленого організацією-розробником СЕД приймальною стороною.

11.5. У Сповіщенні, що відсилається, передається код помилки, текстовий опис помилки, а також, за необхідності, не розібране Повідомлення, що надійшло.

11.6. При виявленні помилки (помилок) рішення про прийняття Повідомлення та реєстрацію документів, що надійшли, здійснюється приймаючою стороною.

11.7. Опис елементів зони "Сповіщення"

11.7.1. Елемент Acknowledgement

Призначення: Загальні реквізити Сповіщення.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 32.

11.7.2. Елемент AckResult

Призначення: Змістовна частина Сповіщення.

Зміст: -

Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 33.

Опис інших елементів наведений в описі зони "Документ" у розділі VII.

Зона "Документ" містить лише реквізити раніше надісланого документа, якого стосується інформація, що передається в цьому Повідомленні.