Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів

1. Ці Вимоги визначають структуру та зміст XML-схеми архівного електронного документа (далі - АЕД), що дозволяють унормувати створення інформаційних об'єктів, які призначені для обміну та зберігання електронних документів (далі - ЕД) в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності (далі - установи), а також державних архівах України.

2. АЕД призначений для документування метаданих ЕД в процесі електронного документообігу, об'єднання метаданих ЕД, ЕД та його реквізитів, що оформлені після підписання ЕД, в одному інформаційному об'єкті протягом усього життєвого циклу ЕД.

3. На підставі цих Вимог центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи та діловодства створюється еталонна XML-схема АЕД.

4. Еталонна XML-схема АЕД призначена для впровадження в інформаційних автоматизованих системах (далі - ІАС) установ та державних архівів з метою контролю правильності створення відповідних XML-документів.

5. Еталонна XML-схема складається з таких XML-компонентів: контейнер, елемент, атрибут.

6. Терміни та визначення, що застосовуються у цих Вимогах, відповідають тим, які визначені Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Функції АЕД: забезпечення уніфікації створення, обміну, опрацювання, документування метаданих ЕД та зберігання ЕД разом з його метаданими шляхом приведення структури та змісту ЕД до раціональної однотипності.

Для цього АЕД повинен відповідати таким вимогам:

АЕД має об'єднувати шляхом інкапсуляції ЕД, інші ЕД за їх наявності (окремі додатки або документи, що вводяться в дію розпорядчим документом), що є невід'ємною частиною основного ЕД (листа, розпорядчого документа), реквізити ЕД, які було оформлено після підписання ЕД (разом з їх кваліфікованим електронним підписом (далі - КЕП)), та метадані, що утворюються впродовж життєвого циклу ЕД;

структура та зміст метаданих АЕД мають надавати можливість класифікації ЕД за походженням, видом, часом створення, виконання тощо та дозволяти реалізувати підтримку користування АЕД та ЕД впродовж усього життєвого циклу у разі зміни місця зберігання, носіїв інформації, прав доступу до документної інформації, форматів даних з перевіркою їх цілісності та автентичності;

формат даних АЕД має відноситися до інтероперабельних, тобто прийнятних для міжсистемного обміну з використанням різних платформ програмно-технічних засобів;

АЕД повинен мати здатність до поповнення необхідною інформацією без зміни його структури та тих даних, що він вже містить.

Структура та зміст АЕД відповідають вищезазначеним вимогам, а також вимогам наказу Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5 "Про затвердження Правил роботи архівних установ України", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила роботи архівних установ України), наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044, Національного стандарту України ДСТУ 4423 - 1:2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. (ISO 15489-1:2001, MOD)", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 02 грудня 2005 року № 345, Національного стандарту України "Правила описування архівних документів. ДСТУ 4331:2004", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 17 серпня 2004 року № 181, Нацонального стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163:2020", прийнятого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01 липня 2020 року № 144 (далі - ДСТУ 4163:2020):

формат даних АЕД - розширена мова розмітки XML з кодуванням символів відповідно до стандарту кодування символів усіх письменностей світу та спеціальних символів консорціуму Unicode;

структура та зміст АЕД визначаються у формі еталонної XML-схеми;

словник еталонної XML-схеми - унікальні ідентифікатори XML-компонентів, що створюються шляхом використання мнемоніки їх англомовної семантики відповідно до словника мнемоніки англомовної семантики XML-компонентів, наведеного у додатку 1 до цих Вимог, з найменуванням цих XML-компонентів за принципом відображення їх родового походження. Винятком є мнемоніка нульового рівня, яка не зазначена в ідентифікаторах XML-схеми як така, що відноситься до всіх XML-компонентів. Усі мнемоніки в ідентифікаторах XML-компонентів вказуються без роздільних символів з великої літери, крім першої мнемоніки в ідентифікаторах XML-атрибутів. Ідентифікатори XML-атрибутів починаються з прописної літери.

1. Модель АЕД складається із зон описування документної інформації: "Заголовок", "Доступ", "Створювач", "Користування", "Документ", "Зберігання", "Розширення".

2. Зони описування АЕД оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML. Зона "Заголовок" розміщується на нульовому рівні ієрархії в структурі АЕД, інші зони є вкладеними в зону "Заголовок" та розміщуються на першому рівні цієї ієрархії. Всі інші XML-компоненти АЕД є похідними від визначених зон описування, сумісні з ними за принципом "знизу вгору", оформлюються як вкладені елементи, що розташовані на інших верхніх рівнях ієрархії в структурі АЕД.

3. У змісті зони можуть бути використані XML-компоненти тільки з переліку, визначеного у цих Вимогах для даної зони, зі встановленою у Вимогах допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у Вимогах типом даних. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура XML-компонентів цієї зони визначаються під час впровадження АЕД у діяльність установ та державних архівів або зміни організації їх роботи.

1. При взаємодії ІАС АЕД може бути використаний як самостійний інформаційний об'єкт за потреби такої взаємодії (обмін, зберігання), а також як розширення зони "Документ" електронного повідомлення, визначеного Форматом електронного повідомлення.

2. Для XML-компонентів зазначаються їх рівень у структурі ієрархії елементів АЕД, призначення та тип.

3. При описуванні XML-елементів АЕД зазначається склад їх атрибутів.

4. Для кожного XML-компонента зазначається їх допустима кількість (кратність) у структурі АЕД:

0 - необов'язковий, може зустрічатися тільки один раз;

0-n - необов'язковий, може зустрічатися n разів;

1 - обов'язковий, може зустрічатися тільки один раз;

1-n - обов'язковий, може зустрічатися n разів.

Якщо n не визначено, XML-компонент може зустрічатися необмежену кількість разів.

Атрибути, що мають кратність 0 або 1, можуть зустрічатися тільки один раз.

5. При описуванні змісту атрибутів використовуються такі типи даних:

String - вільна послідовність (рядок) символів - текст;

Date - дата фіксується за розширеною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу) у форматі YYYY-MM-DD, де YYYY - рік, MM - місяць, DD - день (далі - ISO 8601:2004). Наприклад: 2013-12-01;

DateTime - дата і час фіксуються за розширеною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 у форматі YYYY-MM-DDThh:mm:ss, де YYYY - рік, MM - місяць, DD - день, T - роздільник дати та часу - позначка початку відтворення часу, hh - години, mm - хвилини, ss - секунди. Наприклад: 2013-12-01T14:23:45;

Num - ціле число;

Enum - ціле число з переліку допустимих значень;

Base64 - файл бінарного формату в кодуванні Base64.

1. Деякі зони АЕД можуть містити двійкові дані в кодуванні Base64, а саме в зону "Документ" імпортуються документи, що створюються у форматах даних для їх зберігання в АЕД, визначених Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199.

2. За потреби в зону "Розширення" АЕД можна інкапсулювати файли, створені в будь-яких форматах (DOC, RTF, XLS, PPT, ODT, AVI тощо).

1. Зону "Заголовок" утворює XML-контейнер UIO нульового рівня АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення загальної структури АЕД та описання коду мови його змісту, а також стандарту кодування XML-документа.

2. Зону "Доступ" утворює XML-елемент Access першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих доступу до інформації інкапсульованих в АЕД ЕД або їх додатків.

3. Зону "Створювач" утворює XML-контейнер Author першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих юридичної або фізичної особи, що створила АЕД або внесла зміни до нього.

4. Зону "Користування" утворює XML-елемент AccessHistory першого рівня ієрархії АЕД, XML-атрибути якого містять метадані історії користування АЕД.

5. Зону "Документ" утворює XML-контейнер Record першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих ЕД та інкапсуляції його файлів.

6. Зону "Зберігання" утворює XML-контейнер ArchivalPreserv першого рівня ієрархії АЕД, XML-компоненти якого використовуються для визначення структури описання метаданих архівного зберігання ЕД.

7. Зону "Розширення" утворює XML-компонент EXT нульового рівня ієрархії АЕД, призначений для розміщення в АЕД додаткових метаданих, структура і зміст яких не визначені цими Вимогами.

Структура і зміст XML-компонентів зони "Розширення" визначаються розробником ІАС, до якої впроваджується еталонна XML-схема.

Вимоги до описання і документування зони "Розширення", а також порядок роботи з нею визначаються її розробником.

8. Ієрархічну структуру всіх зон АЕД разом з допустимими для них XML-компонентами, а саме структуру та зміст XML-схеми АЕД, наведено в додатку 2 до цих Вимог.

А - XML-атрибут.

Е - XML-елемент.

ЕК - експертна комісія.

ЕПК - експертно-перевірна комісія.

ЄДРПОУ - Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

К - XML-контейнер.

П. І. Б. - прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності).