Вимоги щодо найменування файлів електронних документів

1. Структура імені файла електронного документа складається з таких елементів:

ідентифікатор країни походження;

ідентифікатор установи;

дата електронного документа;

реєстраційний індекс електронного документа;

версія конвертування;

розширення імені файла.

2. В імені файла використовують тільки арабські цифри та знаки "." (крапка), "–" (дефіс), які відокремлюють групи елементів імені файла.

3. Ідентифікатор країни походження - тризначний цифровий код країни за ДСТУ ISO 3166-1-2009 "Коди назв країн світу", затвердженим наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 23 грудня 2009 року № 471 (позиції 1-3 в імені файла).

Приклад: 804 (код України).

4. Ідентифікатор установи - код установи за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі - ЄДРПОУ), що визначається Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" . Записують 10-значний цифровий код установи за ЄДРПОУ, або реєстраційний номер облікової картки платника податків, або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) (позиції 5-14 в імені файла).

Приклади:

для коду установи 00032684 записується: 0000032684. Відсутні дві цифри записують зліва нулями;

для фізичної особи - реєстраційний номер облікової картки платника податків записують повністю: 2501910441.

5. Дата електронного документа складається з восьми арабських цифр (позиції 16-23 в імені файла).

Приклад: 20120229 (29 лютого 2012 р.).

6. Реєстраційний індекс електронного документа, створеного в установі, складається відповідно до положень, визначених Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (позиції 25-40 в імені файла).

Правобіжна похила риска у реєстраційному індексі замінюється двома дефісами (позиції 31, 32 в імені файла).

У разі якщо порядковий номер реєстраційного індексу складається менше ніж з п’яти цифр, відсутні цифри записують нулями зліва (позиції 33-36 в імені файла).

Крапка в індексі справи за номенклатурою, що відокремлює індекс підпорядкованого відділу, записується завжди, і в тому випадку, коли індекс підпорядкованого відділу в індексі справи відсутній (позиція 27 в імені файла).

У разі якщо індекс справи за номенклатурою не містить індекс підпорядкованого відділу, відсутній номер записують нулем (позиція 28 в імені файла).

У разі якщо у реєстраційному індексі міститься позначення для документів з грифом "Для службового користування" - ДСК, записують 1 (позиція 40 в імені файла).

У разі якщо у реєстраційному індексі міститься позначення для документів, що містять інформацію про факти корупції - КД, записують 2 (позиція 40 в імені файла).

У разі якщо у реєстраційному індексі позначення ДСК і КД відсутні, записують 0 (позиція 40 в імені файла).

Приклад:

реєстраційний індекс електронного документа установи 04.1–07/5 записується: 04.1-07--00005-0. Правобіжну похилу риску записують двома дефісами. Відсутні чотири цифри у порядковому номері електронного документа записують зліва нулями. Відсутні позначення ДСК і КД записують нулем, який відокремлено дефісом.

7. Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа, наприклад 03-14/450/02-11/208. В імені файла електронного документа записують відомості тільки про першого з підписувачів: код країни, код за ЄДРПОУ та перший з реєстраційних індексів.

8. Якщо електронний документ є розпорядчим і його реєстраційний індекс складається тільки з номера (послідовності арабських цифр), тоді цей індекс записується у позиціях 25-38 в імені файла. У разі якщо номер розпорядчого електронного документа складається менше ніж з чотирнадцяти цифр, відсутні цифри записують нулями зліва (позиції 25-37 в імені файла).

Приклад:

реєстраційний індекс розпорядчого електронного документа - 34 записується: 00000000000034. Відсутні дванадцять цифр записують зліва нулями.

9. Версія конвертування.

У позиціях 42, 43 в імені файла зазначають цифрову частину версії конвертування електронного документа.

Приклади:

оригінал електронного документа: 00;

перша конвертована копія електронного документа: 01;

друга конвертована копія електронного документа: 02.

10. Після імені файла необхідно ставити крапку (позиція 44 в імені файла), що розділяє ім’я файла та розширення.

11. Розширення імені файла (позиції 45-48 в імені файла) - код типу файла, що складається з двох-чотирьох літер латинського алфавіту і арабських цифр та визначає формат файла.

12. Зразок імені файла електронного документа.

Створювач: "Національне агентство з питань державної служби України" (код за ЄДРПОУ 00065672), реєстраційний індекс електронного документа - 62-11/3005 ДСК, дата реєстрації електронного документа - 29.04.2011, формат PDF, файл - оригінал.

Позиції 1 - 3: ідентифікатор країни походження - 804.

Позиція 4 - дефіс.

Позиції 5 - 14: ідентифікатор установи - 0000065672.

Позиція 15 - дефіс.

Позиції 16 - 23: дата електронного документа - 20110429.

Позиція 24 - дефіс.

Позиції 25, 26: індекс самостійного відділу - 62.

Позиція 27 - крапка.

Позиція 28 - індекс підпорядкованого відділу відсутній - 0, індекс структурного підрозділу - 62.0.

Позиція 29 - дефіс.

Позиції 30, 31: порядковий номер справи - 11.

Позиції 32, 33: правобіжна похила риска - два дефіси.

Позиції 34 - 38: порядковий номер електронного документа - 03005.

Позиція 39 - дефіс.

Позиція 40: позначення ДСК - 1.

Позиція 41 - дефіс.

Позиції 42, 43: версії конвертування файла електронного документа - 00; оригінал.

Позиція 44 - крапка.

Позиції 45 - 47: розширення імені файла - pdf, записують латинськими літерами залежно від формату файла.

Ім’я файла електронного документа:

804-0000065672-20110429-62.0-11--03005-1-00.pdf