Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

1. Для спрощення обміну електронними документами між установами, де впроваджені різні ІАС, та забезпечення тривалого збереження електронних документів усі електронні документи створюються у форматах, що визначаються Переліком форматів.

2. Для однозначної ідентифікації електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

3. Усі реквізити електронного документа, що створені після його підписання, оформлюються окремими інформаційними об’єктами та зберігаються в РМК документа.

4 Одному електронному документу в ІАС установи відповідає одна РМК (один запис у відповідній базі даних установи).

5. Для управління документаційними процесами, пов’язаними з електронними документами, в РМК електронних документів додають метадані, визначені у Форматі електронного повідомлення.

6. Для надсилання вихідних електронних документів створюється XML-документ. Цей документ створюється за еталонною XML-схемою, що відповідає Формату електронного повідомлення.

Відмітки про внутрішнє погодження проєкту електронного документа разом з їх кваліфікованими електронними підписами не включаються до вихідного XML-документа.

7. Для однозначної ідентифікації в електронному документообігу XML-документа, що відповідає Формату електронного повідомлення, як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

8. Еталонна XML-схема Формату електронного повідомлення реалізується в ІАС установи для надсилання вихідних електронних документів і витягування вхідних електронних документів із XML-документа, що надходить до установи.

9. Для оперативного зберігання електронного документа використовується еталонна XML-схема архівного електронного документа, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства з урахуванням Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

10. XML-документ, призначений для оперативного зберігання електронного документа, створюється з відповідних елементів XML-схеми архівного електронного документа, що визначені Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

11. XML-документ для оперативного зберігання електронного документа призначений для об’єднання в одному файлі усіх файлів, з яких складається електронний документ (він може складатися з різних електронних документів), файлів конвертованих копій електронного документа, реквізитів, що були створені після підписання, затвердження (отримання) електронного документа, та метаданих.

12. Для однозначної ідентифікації XML-документа для оперативного зберігання електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

Якщо такий XML-документ створений в установі, то ім’я його файлу збігається з ім’ям файлу того електронного документа, що міститься в XML-документі.

Якщо такий XML-документ створений з вхідного електронного документа, то ім’я його файлу створюється заново з використанням дати та реєстраційного індексу, що були надані цьому електронному документу в установі.

13. Для підготовки електронного документа до архівного зберігання створюється архівний електронний XML-документ за відповідною йому еталонною XML-схемою, що визначається Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів. Елементи цього XML-документа, що були створені в XML-документі для оперативного зберігання електронного документа, не створюються, а додаються до архівного електронного XML-документа із XML-документа для оперативного зберігання електронного документа.

14. Для забезпечення можливості однозначної ідентифікації архівного електронного XML-документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 (далі - Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів).

15. Для забезпечення відтворення електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у часі їх конвертують у новий формат при зміні Переліку форматів.

1. Доставка електронних документів до установи відбувається відповідно до вимог, визначених законодавством щодо обміну електронними документами (даними) між установами. ІАС установи забезпечує приймання вхідних та передавання вихідних електронних документів відповідно до таких вимог.

У разі відсутності законодавчого врегулювання цього питання доставка електронних документів до установи відбувається за домовленістю відправника-отримувача з використанням будь-яких носіїв інформації, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації.

2. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано службою діловодства.

Якщо електронні документи надходять з носіями, видалення інформації з яких без знищення носія неможливе (CD-R, DVD-R, BD-R тощо), то після збереження електронного документа в централізованому сховищі установи такий носій підлягає знищенню методом, що не дозволяє його відновлення, не пізніше ніж через 30 календарних днів після його отримання.

3. Для забезпечення безпеки ІАС установи приймання та технічна перевірка електронних документів здійснюються за допомогою відокремленої від основної ІАС автоматизованої системи зі створеною в її складі комплексною системою захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.

1. Служба діловодства забезпечує технічну перевірку вхідного XML-документа, який містить файли електронного документа, додаткові реквізити електронного документа та метадані життєвого циклу електронного документа.

2. Технічну перевірку електронного документа здійснює працівник служби діловодства установи, на якого покладено функцію приймання вхідних електронних документів.

3. Технічне забезпечення перевірки електронних документів в установі покладається на службу інформаційних технологій установи.

4. Технічна перевірка здійснюється у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час або якщо електронний документ надійшов до установи наприкінці робочого дня. У цьому випадку дозволяється розпочати перевірку таких електронних документів з наступного робочого дня.

Робочий час, після якого дозволяється переносити технічну перевірку на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи, виходячи з обсягів вхідних електронних документів та технологічного часу, що в середньому витрачається на їх перевірку.

5. Технічна перевірка XML-документа складається з перевірки файлу XML-документа та всіх електронних документів, що містяться у ньому.

1. Технічна перевірка файлу XML-документа здійснюється в такій послідовності:

перевірка цілісності та автентичності XML-документа;

перевірка імені файлу XML-документа;

перевірка на відсутність шкідливого програмного коду в XML-документі;

перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі;

перевірка на відтворення даних з XML-документа.

2. Перевірка цілісності та автентичності XML-документа проводиться шляхом перевірки накладеного на нього кваліфікованого електронного підпису.

3. Перевірка імені файлу XML-документа на відповідність Вимогам щодо найменування файлів електронних документів та Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів здійснюється шляхом послідовної перевірки правильності заповнення всіх груп елементів імені файлу XML-документа.

4. Перевірка XML-документа на відсутність шкідливого програмного коду проводиться відповідно до вимог законодавства з питань технічного захисту інформації.

5. Перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі, створеній відповідно до вимог, визначених у Форматі електронного повідомлення, або згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів залежно від призначення XML-документа, проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

6. Перевірка на можливість відтворення інформації з XML-документа проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів витягування (декодування) з XML-документа файлів електронних документів, реквізитів, що не містяться у файлах електронних документів, файлах кваліфікованих електронних підписів, та метаданих.

Вимоги до програмних засобів, що використовуються для декодування файлів електронних документів та кваліфікованих електронних підписів, визначаються установою під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Під час цієї перевірки проводиться відтворення метаданих та реквізитів, що не містяться у файлі електронних документів, у формі, придатній для сприймання їх змісту людиною, за допомогою спеціального апаратно-програмного забезпечення, вимоги до якого визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи.

1. Технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, здійснюється в такій самій послідовності, що й перевірка самого XML-документа, яка визначена у пунктах 1-4 глави 5 цього розділу. Далі проводиться перевірка форматів файлів електронних документів на відповідність форматам, визначеним Переліком форматів. Завершується технічна перевірка електронних документів, що містяться в XML-документі, послідовністю дій, визначених у пункті 6 глави 5 цього розділу.

2. При негативних результатах будь-якої із зазначених перевірок перевірка електронного документа припиняється. Подальша послідовність дій визначена у пункті 5 цієї глави.

3. За результатами технічної перевірки електронного документа складається звіт про технічну перевірку електронних документів (додаток 5), який створюється у форматі для текстових електронних документів.

Вимоги до найменування файлу звіту про технічну перевірку електронних документів визначаються відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів, наведених у додатку 4 до цього Порядку, та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.

4. У РМК електронного документа фіксуються відомості про ім’я файлу XML-документа та про підставу для прийняття вхідного електронного документа: дата, індекс звіту про технічну перевірку електронних документів, ім’я файлу з цим документом та посилання на цей файл в ІАС установи.

5. Інформаційні об’єкти, що вважалися електронними документами до початку технічної перевірки, але не є електронними документами за результатами технічної перевірки, як такі, що не відповідають вимогам законодавства України до електронних документів, знищуються на підставі електронного акта про знищення відхиленого вхідного електронного документа (додаток 6) методом, який не дозволяє відновлення інформації.

Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів, визначеному Переліком форматів.

Вимоги до найменування файлу електронного акта про знищення відхилених вхідних електронних документів наведено в ідентифікаторах облікових електронних документів (додаток 4) та у Вимогах щодо найменування файлів електронних облікових документів.

Метод знищення електронних документів визначається при розробленні технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

6. Відомості про відхилені вхідні електронні документи реєструються в електронному журналі реєстрації відхилених вхідних електронних документів (додаток 7), у якому зазначаються дата знищення електронного документа та кваліфікований електронний підпис особи, яка здійснила його знищення.

1. Після технічної перевірки вхідного електронного документа працівником служби діловодства, відповідальним за опрацювання вхідних електронних документів, створюється електронне повідомлення про доставку/отримання/реєстрацію/відмову в реєстрації електронного документа адресатом цього електронного документа, яке надсилається його відправнику (автору).

2. За необхідності електронне повідомлення про доставку/отримання/реєстрацію електронного документа адресатом вхідних електронних документів (додаток 8) та електронне повідомлення про відмову в реєстрації вхідних електронних документів (додаток 9) із зазначенням причин відмову в реєстрації електронних документів створюються на підставі звіту про технічну перевірку електронних документів і підписуються посадовою особою, яка створила електронне повідомлення, або іншою посадовою особою, визначеною інструкцією з діловодства установи.

1. Надіслані не за адресою електронні документи опрацьовуються з урахуванням вимог, визначених у пункті 5 глави 6 цього розділу. Виявлення електронних документів, надісланих не за адресою, встановлюється під час перевірок, зазначених у пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу: найменування установи у метаданих XML-документа та у реквізиті "Адресат" не відповідають найменуванню установи, до якої документ надійшов.

2. Подальші дії при виявленні відсутності додатків, зазначених в електронному документі, або їх окремих аркушів, а також помилок в оформленні електронного документа, встановлених за перевірками, визначеними у пункті 2 глави 5, пунктах 1, 2 глави 6 цього розділу, що унеможливлює його виконання (відсутність кваліфікованого електронного підпису чи печатки, грифа затвердження), визначаються відповідно до вимог, зазначених у пункті 5 глави 6 цього розділу.

3. Попередній розгляд електронних документів проводиться за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.

4. Попередній розгляд електронних документів здійснюється одразу після проведення їх технічної перевірки, порядок якої визначений у пункті 5 глави 4 цього розділу, або не пізніше наступного дня, якщо перевірка електронних документів завершилась наприкінці робочого дня і робочого часу осіб, що проводять попередній розгляд документів, не вистачає для здійснення її впродовж поточного робочого дня. Робочий час, після закінчення якого дозволяється переносити попередній розгляд електронних документів на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням норм перенесення технічної перевірки електронних документів, визначених упункті 4 глави 4 цього розділу.

5. Попередній розгляд вхідного документа з паперовим носієм завершується його реєстрацією відповідно до пункту 6 глави 9 розділу цього розділу та створенням його цифрової копії (сканування, фотографування), що додається до ІАС. Після цього документ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у паперовій формі направляється службою діловодства до відповідного структурного підрозділу установи.

1. Для електронних документів в установах застосовується їх автоматизована наскрізна електронна реєстрація разом з документами з іншими носіями інформації.

2. Під час реєстрації електронних документів використовується форма РМК для відтворення реквізитів та метаданих електронного документа у паперовій формі або іншими засобами, наприклад на екрані комп’ютера.

3. Під час реєстрації електронного документа йому присвоюється реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера електронного документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі.

4. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них кваліфікованого електронного підпису чи печатки. Спочатку забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, за необхідності здійснюється конвертування проєкту електронного документа, якщо формат його проєкту не збігається з форматом, визначеним Переліком форматів, що повинен відповідати типу створюваного документа, а потім виконується накладання кваліфікованого електронного підпису чи печатки відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку.

На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки ІАС повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.

Якщо електронний документ не був підписаний, його реєстрація скасовується, відомості про це фіксуються службою діловодства в РМК електронного документа, а скасований реєстраційний індекс електронного документа використовується для реєстрації наступного документа.

Особливості вилучення/знищення РМК та розміщених у них електронних документів, які помилково зареєстровані або під час створення/реєстрації яких виникли технічні помилки / збої в ІАС, можуть бути встановлені інструкцією з діловодства установи.

5. Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється одразу після його технічної перевірки відповідно до пункту 4 глави 4 цього розділу та попереднього розгляду службою діловодства установи відповідно до пунктів 1-4 глави 8 цього розділу.

6. Реєстрація та підписання електронних документів, які є спільними документами двох і більше установ, здійснюються за таким порядком:

установа-ініціатор електронного документа надсилає до установ, що повинні підписати цей документ, остаточну узгоджену версію проєкту цього документа;

якщо всі установи згодні підписати цей електронний документ, вони у робочому порядку повідомляють установу-ініціатора про власний реєстраційний номер спільного електронного документа на день його підписання;

служба діловодства установи-ініціатора створює загальний реєстраційний індекс спільного електронного документа, аналогічний для спільних документів у паперовій формі. Для цього в ІАС установи передбачається інтерфейс для введення цього реєстраційного індексу, який додається до проєкту спільного електронного документа в одному технологічному процесі, разом з конвертацією проєкту, створенням унікального імені його файлу та накладанням кваліфікованого електронного підпису;

накладання першого кваліфікованого електронного підпису на спільний електронний документ в установі-ініціаторі здійснюється відповідно до пунктів 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку;

створений електронний документ надсилається до установи, яка повинна наступною накласти свій кваліфікований електронний підпис на нього;

електронний документ надсилається від установи до установи разом з накладеними на нього кваліфікованими електронними підписами в аналогічному порядку підписання таких документів у паперовій формі;

установа, що остання накладає на спільний електронний документ кваліфікований електронний підпис, створює XML-документ відповідно до положень пунктів 3-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку та надсилає цей документ до всіх установ, що підписали спільний електронний документ;

служби діловодства установ, що затверджують спільний електронний документ, організовують процес його створення від накладання першого кваліфікованого електронного підпису до останнього таким чином, щоб він відбувся протягом одного робочого дня.

1. Для забезпечення роботи з електронними документами та своєчасного їх виконання в установі визначаються (розробляються) та затверджуються схеми проходження електронних документів між підрозділами установи для всіх видів документів. Відповідно до цих схем працівникам надається доступ до електронних документів відповідно до пунктів 1-3 глави 4 розділу IV цього Порядку.

Розробка схем проходження електронних документів здійснюється з урахуванням положення про установу та її структурні підрозділи, згідно з розпорядчими документами про розподіл обов’язків між керівником установи та його заступниками, посадовими інструкціями, класифікаторами питань діяльності установи, номенклатурою справ.

2. Відповідно до схем проходження електронних документів, затверджених керівником установи, визначається та затверджується список посадових осіб, які мають отримати необхідні засоби кваліфікованого електронного підпису чи печатки для накладання кваліфікованого електронного підпису чи печатки установи.

3. Після попереднього розгляду електронного документа та реєстрації електронного документа залежно від схем проходження електронних документів служба діловодства повідомляє керівництво або працівників установи про надходження електронних документів та посилання на їх файли в ІАС установи.

4. Технологія повідомлення працівників установи визначається при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

За організацію системи повідомлення працівників установи відповідає служба інформаційних технологій установи.

5. За результатами розгляду електронного документа керівництво установи або керівник підрозділу установи чи визначена посадова особа створює електронну резолюцію, яка додається до РМК електронного документа та складається з таких елементів:

1) дати резолюції;

2) прізвища, власного імені головного виконавця (розробника), співвиконавця, якому (яким) доручають виконання документа;

3) змісту завдання;

4) строку виконання.

Електронні документи доводяться до виконавців засобами ІАС на підставі накладених на них електронних резолюцій. Для визначення в резолюції головного виконавця документа в ІАС проставляється позначка "Головний виконавець".

Зміна резолюції здійснюється шляхом створення нової резолюції її автором. Для виконання завдання, зазначеного в резолюції, головному виконавцю (розробнику) надається право залучати до співпраці інших співвиконавців та координувати їх роботу.

Для автоматичного додавання резолюції до РМК електронного документа в ІАС установи має бути передбачено відповідний інтерфейс, що забезпечує керівництво установи можливістю вводу тексту резолюції, вибору переліку виконавців та накладання на резолюцію кваліфікованого електронного підпису.

6. За створеною резолюцією ІАС установи повинна забезпечувати автоматичне формування та надсилання повідомлень виконавцям, зазначеним у резолюції, а також службі діловодства. Таке повідомлення повинно містити зміст резолюції, ім’я файлу електронного документа, до якого була створена резолюція, та посилання на цей файл в ІАС установи. Повідомлення виконавцю є підставою для автоматичного надання йому доступу до електронного документа, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації. Якщо доступ надається автоматично, відомості про це автоматично надсилаються до служби діловодства установи.

За надання своєчасного доступу виконавцю до електронного документа відповідає служба інформаційних технологій установи.

7. Надання доступу до електронного документа виконавцю з іншого структурного підрозділу в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства.

8. Доступ до електронних документів, що підлягають контролю, надається іншим структурним підрозділам або іншим виконавцям тільки за узгодженням зі службою діловодства, підрозділом або посадовою особою, відповідальним(ою) за контроль (далі - служба контролю). Для цього виконавець, який ініціює передавання електронного документа, повідомляє про це службу діловодства або службу контролю у спосіб, визначений у пункті 4 цієї глави.

Надання доступу до електронних документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря). Ця особа зобов’язана внести відповідні зміни в РМК електронного документа.

Облік електронних документів, доступ до яких передається з одного структурного підрозділу установи до іншого (в одному підрозділі скасовується, а в іншому надається), забезпечується відповідними відмітками в РМК електронних документів. За своєчасне додавання цих відомостей до РМК електронних документів відповідає служба діловодства установи.

Надання/скасування доступу до електронних документів, що не передбачено затвердженою в установі схемою проходження електронного документа, здійснює служба інформаційних технологій за відповідним повідомленням служби діловодства.

9. Головний виконавець, відповідальний за виконання електронного документа, організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту електронного документа, керуючись відповідними затвердженими установою схемами проходження електронних документів. Якщо проходження електронного документа потребує корегування, головний виконавець узгоджує це із службою діловодства установи.

Разом з проєктом електронного документа в ІАС установи створюється нова РМК до нового електронного документа, файлу проєкту електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів залежно від призначення документа (внутрішній, вихідний), і в новій РМК фіксується посилання на файл проєкту електронного документа в ІАС установи.

Співвиконавцям надається доступ до проєкту електронного документа, що зберігається в ІАС установи, централізовано. ІАС установи повинна забезпечити виконавців можливістю спільного редагування одного і того ж проєкту електронного документа, передавання між собою пропозицій в електронній формі та повідомлень про зміну проєкту електронного документа.

10. Перед поданням проєкту електронного документа на підпис керівникові виконавець зобов’язаний перевірити правильність його складання та оформлення, уточнити вказані дані, посилання на нормативно-правові акти, наявність необхідних віз і додатків. Якщо додатки пояснюють або доповнюють зміст основного документа, виконавець об’єднує їх з основним документом в одному файлі проєкту електронного документа відповідно до пункту 4 глави 2 розділу ІІ цього Порядку.

11. Працівник, відповідальний за виконання електронного документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі відомості про невиконані документи та поінформувати службу контролю про передавання доступу до електронних документів, що контролюються, іншому виконавцеві.

При цьому передавання особистих ключів кваліфікованого електронного підпису працівником на час його відпустки не допускається.

До РМК електронного документа вноситься відповідна відмітка в порядку, визначеному пунктом 8 цієї глави.

12. Після створення остаточної редакції проєкту електронного документа головний виконавець повідомляє про це службу діловодства та надсилає його на підпис за схемою проходження, визначеною в установі для відповідного виду електронного документа. За встановленою послідовністю керівникам установи або структурних підрозділів надається доступ до проєкту електронного документа (електронний документ). Для цього їм надсилається повідомлення, що містить посилання на файл проєкту електронного документа та файли всіх документів, на підставі яких цей проєкт було складено.

13. Накладання на документ першого кваліфікованого електронного підпису відбувається згідно з вимогами, визначеними у пунктах 5-7 глави 2 та пунктах 1-4 глави 4 розділу ІІ цього Порядку. Інші підписи накладаються на ті самі дані, на які було накладено перший підпис.

Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами і наступний підписувач, починаючи з другого, ініціює скасування оформлення поданого йому на підпис документа через поважні причини (виявлено серйозні недоліки або помилки, документ необхідно суттєво доповнити або змінити, створення документа необхідно скасувати тощо), ця посадова особа (керівник) надсилає до служби діловодства та головного виконавця повідомлення, в якому дає розпорядження про доопрацювання електронного документа із зазначенням нового строку виконання.

Служба діловодства відповідно до отриманого розпорядження керівника установи або іншої посадової особи здійснює контроль за внесенням змін до проєкту електронного документа головним виконавцем електронного документа, його повторним проходженням, підписанням та засвідченням.

Головний виконавець відповідно до отриманого розпорядження посадової особи (керівника) вносить зміни до проєкту електронного документа та повторює процес проходження, підписання та засвідчення електронного документа відповідно до пунктів 1-13 цієї глави.

Службою діловодства вносяться відповідні відмітки до РМК електронного документа: новий строк виконання електронного документа та відомості про зміни строку (дата, зміст, власне ім'я, прізвище) і посада особи, яка видала розпорядження).

Службою діловодства до служби інформаційних технологій надсилається копія повідомлення з розпорядженням керівника, яка на підставі цього повідомлення здійснює видалення із ІАС установи електронного документа, підписаного попередніми підписувачами.

1. Безпосередній контроль за виконанням електронних документів покладається на службу контролю, яка створюється відповідно до інструкції з діловодства установи.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням електронних документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

2. Індивідуальні строки виконання певних видів електронних документів можуть визначатися у розпорядчому документі керівника установи, резолюції керівництва установи, а також інструкцією з діловодства установи. Установа повинна дотримуватися типових строків виконання документів, установлених законодавством.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документів в установі.

3. Контроль за виконанням електронних документів включає: взяття електронних документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку своєчасного доведення електронних документів до виконавців, контроль стану виконання, зняття електронних документів з контролю, направлення виконаного електронного документа до справи, облік, узагальнення й аналіз результатів виконання електронних документів, інформування керівництва про хід та підсумки виконання електронних документів.

Визначення форм і методів контролю в умовах автоматизації роботи здійснюється відповідно до схеми проходження електронного документа.

4. Для здійснення ефективного контролю за виконанням електронних документів виконавець повідомляє службу контролю про всі етапи виконання документів. Для цього в ІАС установи впроваджується підсистема відповідних повідомлень, вимоги до якої визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Служба контролю вносить всі відповідні відмітки до РМК електронного документа.

5. Служба інформаційних технологій відповідає за організацію пошуку відомостей про поточний стан електронних документів і відтворення форм звітності про це на екрані комп’ютера для служби контролю та керівництва установи, наприклад, за формою РМК. Для цього в інтерфейсі ІАС для служби контролю та керівництва установи мають бути передбачені відповідні елементи.

Для здійснення ефективного аналізу результатів виконання електронних документів ІАС установи повинна забезпечувати групування електронних документів за строками їх виконання, виконавцями, кореспондентами або групами електронних документів (розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, доручення вищих державних органів або органу вищого рівня, запити на інформацію тощо).

Якщо встановлено різні строки виконання окремим завданням, зазначеним в електронному документі, ІАС установи дає змогу отримати за запитом служби діловодства, служби контролю, керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення на виконання електронного документа, окрему екранну форму за кожним з цих завдань.

ІАС установи забезпечує виведення окремих екранних форм для кожного з виконавців, якщо вони спільно відповідають за виконання електронного документа.

6. В ІАС установи передбачається автоматичне додавання до РМК електронних документів відомостей про час прочитання повідомлень виконавця, про виконання електронного документа, про надходження пропозицій (зауважень), про зміни в проєкті електронного документа, про час ознайомлення виконавця з електронним документом, з пропозиціями (зауваженнями), проєктом електронного документа.

Склад подібних відомостей, що автоматично фіксуються в РМК електронного документа, у разі потреби може бути доповнений іншими відмітками.

7. Служба контролю забезпечує внесення в РМК електронного документа відміток про нові строки виконання електронного документа та підставу їх продовження за кваліфікованим електронним підписом керівника установи або іншої посадової особи, які надали доручення щодо виконання, якщо їх строки виконання було продовжено за обґрунтованим проханням виконавця. Створення нового реквізиту здійснюється подібно до того, як це визначено при скасуванні засвідчення електронного документа, визначеному в пункті 13 глави 10 цього розділу.

8. Електронний документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти електронний документ з контролю може тільки посадова особа, яка встановила цей контрольний строк у резолюції, або за її дорученням відповідальна особа служби контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання електронного документа і зняття його з контролю фіксуються в РМК електронного документа. Після цього електронний документ знімається з контролю.

9. ІАС установи повинна забезпечувати формування переліків виконаних та невиконаних документів в автоматизованому режимі і створювати екранні форми звітів про це. Доступ до цієї інформації надається керівництву установи, службі діловодства та службі контролю.

1. Вихідні електронні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано службою діловодства в день їх одержання від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

2. Реєстрація вихідних електронних документів, їх конвертування (за необхідності) у формат, що визначається Переліком форматів, та підписання здійснюються відповідно до пункту 3 глави 4 розділу ІІ цього Порядку, пунктів 1-4 глави 9 та пункту 13 глави 10 цього розділу.

3. Після засвідчення вихідного документа служба діловодства створює XML-документ для обміну електронними документами між установами за його еталонною XML-схемою, що відповідає вимогам Формату електронного повідомлення.

Якщо електронний документ надсилається до кількох установ, то створення XML-документа для кожної установи ведеться з урахуванням відомостей про адресата.

Якщо підписаний електронний документ є розпорядчим і вводить в дію інший електронний документ, створення XML-документа здійснюється відповідно до вимог, визначених у пункті 4 глави 2 розділу ІІцього Порядку.

Імена файлів вихідних XML-документів створюються відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

Служба діловодства додає до РМК електронного документа відомості про посилання на всі вихідні XML-документи в ІАС установи.

4. Вихідний електронний документ вважається отриманим адресатом, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення, яким підтверджується час доставки цього електронного документа як вхідного адресату.

1. Отримання установою (автором) електронного повідомлення про відмову в реєстрації вхідних електронних документів є підставою для усунення вказаних у повідомленні причин відмови в реєстрації вхідного електронного документа та повторного надсилання електронного документа.

2. Відомості про вхідне електронне повідомлення про відмову в реєстрації вхідних електронних документів зазначаються у РМК відповідного вихідного документа як підстава для відмови в реєстрації адресатом (установою-одержувачем) отриманого електронного документа.

3. Вихідні електронні документи, щодо яких є підстава для відмови в їх реєстрації адресатом (установою-одержувачем), знищуються за електронним актом про знищення вихідних електронних документів, яким відмовлено в реєстрації (додаток 10) методом, визначеним у пункті 5 глави 6 цього розділу.

Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів відповідно до Переліку форматів.

Найменування файлу електронного акта про знищення відхилених вихідних електронних документів визначається відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів.

Про знищення вихідних електронних документів, яким відмовлено в реєстрації, робиться запис у розділі "Відмовлено в реєстрації" журналу обміну електронними документами, форма якого наведена у додатку 11. Цей запис складається з таких граф: дата електронного документа, реєстраційний індекс електронного документа, кореспондент (отримувач), дата і час доставки, дата відмови, підстава відмови, прізвище, власне ім’я та телефон реєстратора, яким здійснено відмову, дата та номер акта про знищення відхиленого вхідного електронного документа, прізвище, власне ім’я, посада працівника, який знищив відхилений вхідний електронний документ. Підстава про відмову береться із реквізиту "Текст" звіту про технічну перевірку електронних документів.

Електронний акт про знищення відхилених вихідних електронних документів створюється за результатами перевірки помилок, зазначених у вхідних електронних повідомленнях про відхилення електронних документів.

Відповідно до вимог статті 9 Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" установа, що є власником системи, де було виявлено шкідливий програмний код, повідомляє про це спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади з питань організації спеціального зв’язку та захисту інформації або його територіальний орган. Порядок надсилання зазначених повідомлень та їх форму визначає центральний орган виконавчої влади з питань організації спеціального зв’язку та захисту інформації.

Заходи, що проводяться в установі при виявленні в електронному документі шкідливого програмного коду, регламентуються окремими нормативно-правовими актами та нормативними документами системи технічного захисту інформації.

4. Для повторного надсилання електронний документ створюється повторно за вимогами опрацювання та надсилання вихідних електронних документів.

1. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних електронних документів і будується на основі автоматизованих банків реєстраційних даних.

2. Пошук конкретного електронного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

3. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи використовуються класифікаційні довідники, розроблені службою діловодства, що впроваджуються в роботу ІАС установи службою інформаційних технологій.

4. ІАС установи надає можливість групувати електронні документи за певними критеріями (вхідні, вихідні, виконані, невиконані, ті, що перебувають на контролі, на оперативному зберіганні, на архівному зберіганні, тощо) або за комбінаціями таких критеріїв (на архівному зберіганні тривалого (понад 10 років) зберігання, вхідні за певний період, документи з тимчасовими строками зберігання, з продовженими строками зберігання тощо) та вести пошук за параметрами, визначеними у пунктах 5, 9 глави 11 цього розділу.

ІАС установи повинна забезпечувати роботу з переліком визначених комбінацій критеріїв та надавати можливість визначати власні комбінації.

Склад визначених комбінацій критеріїв групування електронних документів та впровадження переліку такого групування в ІАС установи визначаються службою діловодства установи.

5. Розроблення класифікаційних довідників, визначених комбінацій критеріїв групування електронних документів та їх впровадження ведуться з урахуванням особливостей роботи кожного із структурних підрозділів установи.

1. В установі здійснюється централізоване зберігання файлів електронних документів.

2. Структура сховища та порядок зберігання даних, зазначених у пунктах 1-3 глави 3 розділу ІІ цього Порядку, визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

Організацію даних в ІАС установи визначає служба діловодства.

Усі відомості про електронні документи зберігаються централізовано у базі даних (банку даних) установи.

Одному документу в базі даних установи повинен відповідати один запис. Новий запис у базі даних створюється з часу надходження документа до установи або початку створення проєкту документа за планом роботи структурного підрозділу установи або спеціальним наказом на його створення.

Для здійснення ефективного керування документаційними процесами в установі в базі даних установи необхідно зберігати відомості про всі документи установи з будь-яким носієм.

3. Вимоги до інформаційно-довідкового апарату електронних документів в ІАС установи визначаються у пунктах 1-5 глави 14 розділу ІІІ цього Порядку.

4. Порядок доступу до електронних документів в установі визначається в пунктах 1-6 глави 4 цього розділу.

1. Вхідний електронний документ надходить до установи у формі XML-документа, у якому знаходяться файли електронних документів, з яких складається вхідний електронний документ, реквізити електронного документа та його метадані. Структура та зміст XML-документа визначені у Форматі електронного повідомлення.

2. Служба інформаційних технологій забезпечує централізоване зберігання в ІАС установи файлів оригінальних вхідних електронних документів, що успішно пройшли перевірку, та посилання на ці файли в ІАС установи.

3. Служба діловодства здійснює витягування з вхідного XML-документа файлів, з яких складається вхідний електронний документ, його реквізитів відповідно до вимог, визначених у пункті 6 глави 5 розділу ІІІ цього Порядку, метаданих та додавання цих даних в РМК електронного документа з метою подальшого їх відтворення, опрацювання та керування наступними документаційними процесами.

4. Служба інформаційних технологій організовує зберігання електронних документів у режимі доступу "тільки для читання" для забезпечення їх незмінності у часі.

1. Після виконання електронних документів (зняття з контролю) служба діловодства забезпечує створення XML-документа.

2. Файлу XML-документа для оперативного зберігання електронного документа надається ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

3. Служба діловодства додає до РМК електронного документа відомості про посилання на файл XML-документа в ІАС установи, призначеного для оперативного зберігання електронного документа.

1. Електронні документи з часу створення (надходження) і до передавання на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради або знищення зберігаються в ІАС установи.

З метою забезпечення збереженості електронних документів служба діловодства установи визначає права доступу працівників установи до проєктів електронних документів (електронних документів) відповідно до пункту 6 глави 10 розділу ІІІ цього Порядку, права на створення реквізитів електронних документів, що виникають під час організації проходження та зберігання електронних документів, та відомостей про електронні документи під час організації цих процесів.