Необхідно перевірити правильність виплати добових та законність відшкодування витрат на відрядження, зокрема, наявність підтвердних документів в оригіналі, за якими проведено відшкодування витрат на відрядження, а саме: транспортних квитків, рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо;
приділити увагу оформленню підтверджуючих документів, а саме: перевірити чи наявні в ньому всі необхідні реквізити (дата документа, за необхідності, підпис особи, що його склала, у рахунку за проживання в готелі - наявність інформації щодо реквізитів юридичної особи), що дозволяють визнати його як первинний документ, а також встановити законність включення витрат до відшкодування. У разі відсутності оригіналів підтвердних документів витрати не відшкодовуються (крім добових).
При перевірці правильності виплати добових співставляється строк відрядження, визначений наказом (розпорядженням) керівника, з кількістю днів перебування у відрядженні, вказаних в авансовому звіті, а також з датами відміток про вибуття та прибуття в посвідченні на відрядження. Якщо відмітки про вибуття і прибуття в посвідченні на відрядження відсутні, то добові не виплачуються. З метою підтвердження перебування працівників установи у відрядженні слід вибірково направити запити до місця відрядження, особливо у випадках відсутності печаток про прибуття або вибуття.
Якщо підзвітна особа, що перебувала у відрядженні, користувалася транспортним засобом організації або орендованим, слід звірити відмітки про дату вибуття у відрядження та прибуття з нього з шляховими листами водія, який супроводжував її у відрядженні.
При перевірці транспортних квитків на проїзд повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування необхідно перевіряти відповідність дат вибуття та прибуття.
Під час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.
Відповідно до п. 1.6 Інструкції N 59 підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує фактичні витрати відрядженим працівникам на наймання жилого приміщення з розрахунку вартості одного місця у готельному номері за кожну добу такого проживання з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, телефоном (крім витрат на телефонні переговори) тощо. В квитанціях на проживання в готелі чи інших документах про найм житла необхідно перевіряти відповідність дат та термінів проживання, а також чи не включено до оплати витрати, які не підлягають відшкодуванню, наприклад, за телефонні переговори, послуги бару тощо. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових.
При відшкодуванні витрат на проживання в готелі відшкодування витрат понад встановлені граничні норми для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються установою, здійснюється згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника.
При проведенні перевірки правильності відшкодування витрат необхідно встановити, чи не перевищено норми відшкодування витрат на відрядження.
Примітка. Норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. N 663. Станом на 01.07.2009 р. відповідно до зазначених норм для бюджетних установ верхня межа заявки про компенсацію витрат на проживання на території України для однієї особи складає 250 грн. за добу (в зазначену суму включено також витрати на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні переговори), холодильником, телевізором та інші витрати (крім витрат на побутові послуги), а добові витрати - 30 грн.
По записах меморіального ордера N 8 та оборотної (накопичувальної) відомості перевіряється своєчасність звітування про використання коштів, наданих на відрядження, та правильність виведення та перенесення залишків підзвітних сум з кінця звітного періоду на початок по кожній підзвітній особі та в цілому. Працівник повинен після повернення з відрядження до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало. Подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження.
У разі придбання за готівку матеріальних цінностей необхідно перевірити їх оприбуткування по бухгалтерському обліку. Треба уважно вивчити підтвердні документи і у разі сумніву у достовірності ціни, кількості товару тощо по можливості здійснити зустрічну звірку у продавця товару.
4.3.9. Необхідно звернути увагу на дотримання розрахованого ліміту залишку готівки в касі (граничний розмір готівкових коштів в касі на кінець робочого дня, перевищувати який установа не має права).
При цьому слід врахувати: якщо ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то такий ліміт вважається нульовим, а вся готівка, що знаходиться в касі установи на кінець робочого дня і не здана установою в банк, - зверхлімітною (пп. 5.9 Положення N 637) . Готівкові кошти не вважаються зверхлімітними в день надходження, якщо вони були здані в банк не пізніше наступного робочого дня або використані установою на господарські потреби на наступний день (без їх попередньої здачі в банк і одночасно отримання із каси банка на вказані потреби).
Оскільки контроль за дотриманням ліміту готівки в касі покладено на органи Державної податкової служби, то у разі виявлення порушень щодо перевищення зазначеного ліміту необхідно проінформувати органи ДПА.
4.3.10. Під час проведення ревізії касових операцій та розрахунків з підзвітними особами у разі виявлення порушень необхідно відібрати відповідні пояснення у касира та головного бухгалтера об'єкта контролю. Крім того, у разі відсутності підписів осіб за одержання готівки в видаткових касових ордерах, відомостях, авансових звітах тощо необхідно у цих осіб відібрати пояснення за фактом дійсності отримання ними готівки.
4.4. Операції на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків
4.4.1. При здійсненні ревізії операцій на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків предметом перевірки мають бути наступні документи:
- бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер N 2 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)", форма N 381 (бюджет) чи N 2 (авт) , N 3 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)", форма N 382 (бюджет) чи N 3 (авт) (дані співставляються з даними інших меморіальних ордерів, відомості до меморіальних ордерів, книга "Журнал-головна", Баланс) ;
- первинні документи, які додаються до облікових регістрів: казначейські (банківські) виписки, копії платіжних доручень, доручень-вимог, книжки грошових та розрахункових чеків тощо;
- книги обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань, картки аналітичного обліку касових видатків, картки аналітичного обліку фактичних видатків.
4.4.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об'єкта контролю на предмет:
- достовірності та неперервності банківських операцій; наявності відповідних додатків, що засвідчують здійснення банківських операцій, відповідності оборотів та залишків по виписках банку даним аналітичного обліку;
- дотримання законодавства в ході списання коштів з рахунків, в тому числі цільове спрямування коштів, списаних з рахунків відповідно до затверджених асигнувань, а також наявності документів, які підтверджують відповідні операції;
- повноти зарахування коштів на рахунки;
- дотримання граничних сум витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп'ютерів;
- дотримання законодавства при здійсненні операцій із зарахування коштів на рахунки.
4.4.3. Ревізія банківських (казначейських) операцій проводиться за всіма відкритими установі банківськими та казначейськими рахунками, для чого на початку ревізії необхідно запросити офіційний перелік цих рахунків у керівництва підконтрольного об'єкта (за необхідності - в установах банків, Держказначейства).
Ревізія банківських операцій починається з перевірки наявності усіх казначейських (банківських) виписок за кожним особовим рахунком і відповідності зазначених в них записів даним бухгалтерського обліку, наявності всіх додатків до виписок, що засвідчують здійснення операції. Виписки перевіряються у хронологічному порядку і при цьому звертається увага на відповідність дат виписок та проводиться співставлення відповідності залишків з виписки на кінець попереднього дня залишку, зазначеному у виписці на початок наступного дня.
Необхідно пересвідчитися у правильності відображення в меморіальних ордерах сум оборотів за дебетом та кредитом рахунків та відсутності розбіжностей між залишками коштів і сумами оборотів, наявності штампів і підписів працівників установи банку на документах.
У разі відсутності всіх казначейських (банківських) виписок, наявності у виписках підчисток чи виправлень необхідно шляхом зустрічної звірки перевірити операції по копіях документів в установі держказначейства (банку). Так, відсутність виписки може свідчити про проведення фіктивних операцій, надходження коштів і перерахування їх в рахунок оплати за товар, який в подальшому не оприбутковується та привласнюється, чи за послуги (роботи), які використовуються у приватних цілях.
4.4.4. Слід перевірити обґрунтованість проведення видаткових операцій, зокрема оприбуткування в касу готівки, виданої та списаної з рахунків установи; відповідність умовам договорів, укладених з постачальниками та виконавцями робіт, сплаченої вартості отриманих послуг і товарно-матеріальних цінностей, своєчасність їх оприбуткування і відображення цих операцій в регістрах бухгалтерського обліку.
Перевірка проводиться методом співставлення операцій з надходження та списання коштів з рахунків з документами, які обґрунтовують проведення цих операцій (наприклад: при знятті готівки з рахунка проводиться співставлення з відповідними документами, прикладеними до меморіального ордера N 1, чековою книжкою, касовою книгою; при перерахуванні коштів за отримані матеріальні цінності співставляються документи, прикладені до меморіальних ордерів N 4 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами", форма N 408 (бюджет) , N 6 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами", форма N 409 (бюджет) та N 7 "Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів", форма N 410 (бюджет), а саме товарно-транспортні накладні, рахунки тощо, договори, у разі необхідності - тендерна документація та інше).
Під час проведення ревізії цільового спрямування коштів відповідно до бюджетних асигнувань, які були списані з рахунків, співставленню підлягають дані бюджетних запитів та кошторисів із даними первинних документів по придбанню, переміщенню, використанню придбаних матеріальних цінностей (договори, накладні, довіреності тощо), на підставі яких проведено касові видатки, а також перевіряється правильність віднесення витрат за сутністю платежу до відповідного КЕКВ.
Примітка. Віднесення витрат до відповідного КЕКВ проводиться відповідно до Роз'яснень щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджених наказом Державного казначейства України від 04.11.2004 р. N 194 (далі - Роз'яснення ДКУ N 194).
Проаналізувати, чи не допускалося надання за рахунок бюджетних коштів позичок юридичним та фізичним особам, перерахування коштів на депозитні рахунки, їх спрямування на оплату витрат госпрозрахункової діяльності, здійснення безтоварних операцій тощо.
Необхідно провести порівняння даних платіжних доручень про перерахування заробітної плати на інших виплат на карткові рахунки працівників з підсумковими даними платіжних відомостей на виплату зарплати (завірених на кожній сторінці печатками (штампами) банку) та даними книги "Журнал-головна". При цьому доцільно ініціювати направлення об'єктом контролю запиту до відділення банку, що обслуговує бюджетну установу, щодо надання платіжних відомостей на виплату заробітної плати. Крім того, необхідно провести порівняння даних платіжних доручень про перерахування заробітної плати та інших виплат звільненим працівникам, по яких закриті карткові рахунки, з підсумковими даними платіжних відомостей на виплату зарплати та даними книги "Журнал-головна".
Перевірка проводиться методом співставлення операцій з надходження та списання коштів з рахунків з документами, які обґрунтовують проведення цих операцій (наприклад: при перерахуванні коштів на карткові рахунки проводиться співставлення з відповідними документами, прикладеними до меморіального ордера N 2 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)", форма N 381 (бюджет) , за дебетом субрахунка 661 "Розрахунки із заробітної плати", кредитом субрахунка 321 "Реєстраційні рахунки" з відображенням по аналітичному обліку в особових рахунках звільнених працівників).
Необхідно перевірити повноту перерахування до бюджету відсотків, нарахованих банком на залишки коштів установи. Відповідно до вимог Порядків складання місячної та квартальної фінансової звітності установами та організаціями, які отримують кошти державного або місцевих бюджетів (затверджуються наказами Державного казначейства України на кожен рік), нараховані відсотки відображаються тільки у Балансі установи та у Довідці про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи.
Відсотки, нараховані банком на залишки коштів бюджетних установ на рахунках, відкритих в установах банків, не належать ні до однієї з груп власних надходжень, тому повинні перераховуватися до державного бюджету. Оскільки суми нарахованих банком відсотків не є доходами бюджетної установи, вони не можуть відображатися у формах фінансової звітності про виконання кошторисів.
Примітка. Перелік груп власних надходжень бюджетних установ, вимоги щодо їх утворення та напрями використання, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.05.2002 р. N 659 (далі - постанова N 659).
Статтею 2 Закону України "Про Державний бюджет України на 2009 рік" установлено, що до доходів загального фонду державного бюджету належать надходження від розміщення в установах банків тимчасово вільних бюджетних коштів, які обліковуються на рахунках Державного казначейства України. Зазначена норма діяла і в попередніх бюджетних періодах. Таким чином, отримані бюджетною установою від банківської установи відсотки на залишки коштів підлягають перерахуванню до бюджету.
При цьому слід звернути увагу, що згідно з п. 1.5 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 р. N 492, умовами договору між банківською установою та його клієнтом (бюджетною установою, бенефіціаром проекту) може бути передбачено перерахування цих коштів на рахунки для обліку доходів державного бюджету, відкриті в органах Державного казначейства України, без зарахування на рахунки бюджетної установи.
4.4.5. Для підтвердження достовірності здійснення окремих операцій потрібно провести зустрічні звірки (або надіслати відповідні запити), наприклад, на предмет підтвердження фактів поставки контрагентом товарів в асортименті, кількості та по ціні, тотожній тій, що відображена по бухгалтерському обліку та первинних документах об'єкта контролю, або на предмет достовірності обсягів виконаних робіт, за які проведено оплату, тощо.
4.5. Штатна дисципліна. Оплата праці працівників та нарахування на заробітну плату
4.5.1. При здійсненні ревізії операцій з оплати праці перевіряються наступні документи:
- колективний договір;
- положення про преміювання;
- штатний розпис, трудові книжки, накази, угоди, тарифікації, графіки роботи та інші документи, на підставі яких здійснюються виплати з оплати праці та надаються пільги;
- бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер N 5 "Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій", форма N 405 (бюджет); книга "Журнал-головна";
- первинні документи: табелі обліку робочого часу, особові рахунки, розрахунково-платіжні відомості, реєстри депонованої зарплати, листи тимчасової непрацездатності тощо;
- форми фінансової та статистичної звітності.
4.5.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об'єкта контролю на предмет:
- дотримання порядку складання та затвердження штатного розпису;
- наявності фактів утримання понадштатних чи понаднормативних посад працівників;
- дотримання законодавства при встановленні та нарахуванні посадових окладів і тарифних ставок, надбавок та доплат;
- відповідності сум нарахованої до виплати заробітної плати фактично виплаченій (зазначеній у відомостях на перерахування коштів на карткові рахунки в установах банків);
- наявності фактів оплати праці за невідпрацьований час;
- дотримання законодавства при нарахуванні та виплаті працівникам допомог, премій, інших заохочувальних та компенсаційних виплат;
- дотримання законодавства при нарахуванні та виплаті працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка здійснюється за рахунок коштів установи;
- дотримання законодавства при нарахуванні та здійсненні виплат заробітної плати працівникам за час відпустки;
- дотримання законодавства при здійсненні операцій з оплати праці сумісників та за угодами цивільно-правового характеру;
- наявності фактів несвоєчасних виплат та простроченої заборгованості з оплати праці;
- дотримання законодавства при здійсненні операцій з депонованою заробітною платою;
- дотримання законодавства про індексацію грошових доходів населення;
- дотримання законодавства при використанні коштів на сплату обов'язкових платежів до державних цільових фондів.
4.5.3. Ревізію витрат на оплату праці необхідно починати з перевірки правильності складання штатного розпису та встановлення посадових окладів, наявності наказу на їх встановлення.
При перевірці правильності формування бюджетного запиту установи за КЕКВ 1110 "Оплата праці працівників бюджетних установ" та 1120 "Нарахування на заробітну плату" необхідно звернути увагу на правильність включення витрат відповідно до Роз'яснень ДКУ N 194, а також на правильність встановлення посадових окладів.
Примітка. Умови оплати праці, посадові оклади (ставки заробітної плати та ставки погодинної оплати праці) основних категорій (невійськовослужбовців і тих, що не мають звань рядового і начальницького складу) працівників всіх бюджетних установ, закладів та організацій незалежно від відомчого підпорядкування регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 р. N 1298 "Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери" (далі - постанова N 1298).
Умови оплати праці, схеми посадових окладів державних службовців, осіб місцевого самоврядування визначаються постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 р. N 268 "Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів" (далі - постанова N 268).
Необхідно звернути увагу на дотримання установою вимог законодавства при встановленні працівникам розмірів оплати праці та цільового використання коштів, виділених місцевим органам влади для забезпечення запровадження II та III етапу Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників окремих галузей бюджетної сфери.
Примітка. Єдина тарифна сітка розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників окремих галузей бюджетної сфери затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.2007 р. N 682. Цією постановою запроваджено тарифні коефіцієнти Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери, передбачені за II етапом з 01.06.2007 р. та за III - з 01.11.2008 р.
Під час перевірки правильності встановлення посадових окладів необхідно встановити наявність наказів про прийняття на посаду і підтвердних документів про присвоєння відповідної категорії та відповідність посадового окладу присвоєній категорії. З цією метою перевіряються накази, особові справи, трудові книжки працівників, своєчасність проведення атестації та її результати тощо.
Перевірити, чи не допускається утримання посад, які не передбачені штатним розписом. За наявності затверджених штатних нормативів для певної галузі перевірити відповідність штатних розписів діючим штатним нормативам, з урахуванням відомостей замін штатних посад. Також слід звернути увагу на відповідність штатного розпису установи затвердженим лімітам бюджетних асигнувань, при цьому слід врахувати вимоги законів України про Державний бюджет України на відповідний рік щодо зобов'язання керівників бюджетних установ і організацій утримувати чисельність працівників та здійснювати фактичні видатки на оплату праці в межах затвердженого фонду заробітної плати.
4.5.4. У разі залучення нештатних працівників з'ясувати, чи не залучалися вони для виконання обов'язків, які покладені на штатних працівників та за які їм здійснюється оплата, чи укладено з нештатними працівниками договори цивільно-правового характеру, перевірити фактичне виконання ними роботи та за рахунок яких джерел проведено їм оплату праці. За цивільно-правовим договором оплачується не процес праці, а результати, які визначаються після закінчення роботи й оформляються актами приймання/здавання виконаних робіт (наданих послуг), на підставі яких здійснюється їх оплата.
Слід звернути увагу на випадки, коли фізична особа - непідприємець залучається до виконання тих самих робіт (надання послуг) за цивільно-правовим договором неодноразово. У цьому випадку слід врахувати, що ст. 42 ГКУ передбачено, що самостійна, ініціативна, систематична, на власний ризик господарська діяльність, здійснювана з метою досягнення економічних і соціальних результатів та отримання прибутку, є підприємництвом. Згідно з п. 4 постанови пленуму Верховного Суду України від 25.04.2003 р. N 3 "систематично" означає не менше трьох разів протягом календарного року. Тобто, бюджетна установа не може укладати з однією і тією самою фізичною особою протягом року більше трьох цивільно-правових угод, якщо вона не зареєстрована суб'єктом підприємницької діяльності.
4.5.5. Необхідно перевірити цільове використання асигнувань при здійсненні виплати заробітної плати за трудовим договором та оплаті виконаних робіт за договором цивільно-правового характеру.
Так, заробітна плата працівника за трудовим договором виплачується з фонду оплати праці установи чи організації і проводиться за кодом економічної класифікації видатків бюджету 1111 "Заробітна плата"; це стосується і позаштатних працівників, з якими укладено трудові договори.
Робота за договорами цивільно-правового характеру має разовий характер (наприклад, до договору підряду належать роботи, пов'язані з ремонтом, реконструкцією об'єктів тощо). Оплата робіт, виконаних за договором підряду, проводиться за тими кодами економічної класифікації видатків бюджету, які відповідають економічній сутності платежів (наприклад, роботи з поточного ремонту проводяться за КЕКВ 1137 "Поточний ремонт обладнання, інвентарю та будівель, технічне обслуговування обладнання"; прибирання території - 1165 "Оплата інших комунальних послуг" тощо).
4.5.6. При перевірці законності встановлення виплат надбавок та доплат в першу чергу необхідно з'ясувати, чи є наказ керівника про встановлення надбавки, доплати, чи були підстави для встановлення та чи не суперечить її розмір законодавству.
Так, надбавка за високі досягнення у праці, за виконання важливої роботи (на строк її виконання), за складність і напруженість у роботі для одного працівника (оплата праці яких регулюються постановою N 1298) не повинна перевищувати 50 відсотків посадового окладу (крім працівників національних закладів (установ) та працівників, що безпосередньо займаються розробленням проектів нормативно-правових актів, проводять експертизу проектів таких актів та прокурорам та слідчим органів прокуратури, керівним працівникам і слідчим органів внутрішніх справ, посади яких належать до відповідних категорій посад державних службовців і які займаються розслідуванням кримінальних справ (оплата праці регулюється постановою N 268) , яким передбачено встановлення надбавки за високі досягнення у праці у розмірі до 100 відсотків посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг державного службовця та надбавки (винагороди) за вислугу років).
Примітка. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.05.2009 р. N 504 "Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 р. N 268" сільським, селищним головам, їх заступникам та іншим керівним працівникам і спеціалістам апарату сільських і селищних рад та їх виконавчих органів надбавка за високі досягнення у праці не встановлюється.
Доплати працівникам можуть встановлюватися в розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки) за виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників; за суміщення професій (посад); за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт. При цьому такі доплати не можуть бути встановлені керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їх заступникам. На встановлення доплат за виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників може бути використано не більше 50% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника незалежно від кількості осіб, між якими розподіляються такі доплати (постановление Совета Министров СССР от 04.12.81 г. N 1145 "О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)", яке на теперішній час є чинним).
Особливу увагу при перевірці законності встановлення надбавок, доплат, виплати премій та матеріальної допомоги необхідно звернути на виплати керівникам та їх заступникам, оскільки такі виплати можуть здійснюватися лише за рішенням органу вищого рівня у межах наявних коштів на оплату праці.
При перевірці законності встановлення надбавок, доплат за вислугу років необхідно встановити правильність визначення стажу роботи. Основним документом для визначення стажу роботи є трудова книжка та інші документи, які відповідно до законодавства підтверджують стаж роботи.
При перевірці законності здійснення заохочувальних та компенсаційних виплат треба встановити, чи не завищено розмір матеріальної допомоги, яка може надаватися в сумі не більше ніж один посадовий оклад на рік для працівників всіх бюджетних установ, закладів та організацій, оплата праці яких регулюються постановою N 1298, а для працівників органів влади та місцевого самоврядування, оплата праці яких здійснюється відповідно до постанови N 268, - у розмірі середньомісячної заробітної плати, крім матеріальної допомоги на поховання; чи проведено преміювання працівників відповідно до затвердженого по установі положення про преміювання та в межах коштів на оплату праці, чи не проводилася преміювання працівників у разі наявності у них дисциплінарних стягнень за порушення трудової дисципліни.
4.5.7. По особових рахунках працівників перевіряється правильність проведення обрахунку відпускних, вихідної допомоги, зарплати підчас відряджень, при цьому увагу звернути на правильність визначення середньої заробітної плати, а також перевіряється правильність визначення тривалості надання відпустки.
Примітка. При перевірці правильності обрахунку і виплати відпускних необхідно керуватися Законом України "Про відпустки", яким визначено умови, тривалість і порядок надання відпусток працівникам. Середня заробітна плата обчислюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. N 100.
Типовим порушенням при розрахунку середньої заробітної плати для нарахування відпускних є непроведення коригування заробітної плати на коефіцієнт підвищення посадових окладів, а також включення до розрахунку виплат разового характеру.
Слід звернути увагу на правомірність надання додаткових відпусток.
При перевірці правомірності надання додаткових відпусток слід звернути увагу на те, що відповідно до Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, а також відповідно до Списку виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота в яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в умовах підвищеного ризику для здоров'я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.97 р. N 1290, працівникам бюджетних установ надаються щорічні додаткові відпустки тривалістю 4-25 календарних днів.
Згідно із Законом України "Про відпустки" (ст. 9) до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки, має зараховуватися час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами праці або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади; час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими й важкими умовами праці і за особливий характер праці.
При цьому Порядками застосування вищезазначених Списків, затвердженими наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 30.01.98 р. N 16, визначено, що додаткова відпустка надається пропорційно фактично відпрацьованому часу, у розрахунок якого зараховуються дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах із шкідливими і важкими умовами праці або зі особливим характером праці не менше половини тривалості робочого дня, установленого для працівників цих виробництв, цехів, професій і посад.
Таким чином, слід перевірити правильність визначення тривалості наданих відпусток, а саме чи до відповідного стажу не зараховано час перебування працівників на листках тимчасової непрацездатності, на курсах підвищення кваліфікації, у відрядженнях та інше.
Відповідно до підрозділу 1.2 розділу 1 Правил охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин, затверджених наказом Держнаглядохоронпраці від 10.02.99 р. N 21, до електронно-обчислювальної машини (ЕОМ, ПЕОМ) належить електронно-обчислювальна машина або персональний комп'ютер з необов'язковими додатковими приладами, системними елементами (дисководи, пристрої для друку, сканери, модеми, блоки безперервного живлення та інші спеціальні периферійні пристрої), користувачем якого є працівник, який в процесі виконання дорученої роботи постійно або періодично використовує ЕОМ, або відеотермінал.
Працівники, які працюють на персональному комп'ютері і яким щорічна відпустка надається згідно із Законом України "Про відпустки", мають право на основну відпустку тривалістю 24 календарних дні (ст. 6 цього Закону) і щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці тривалістю до 4 календарних днів за роботу на комп'ютері (ст. 8 Закону) . Тобто щорічна відпустка для даної категорії працівників може бути максимальної тривалості 28 календарних днів.
Державним службовцям щорічна відпустка надається тривалістю 30 календарних днів згідно зі ст. 35 Закону України "Про державну службу". Отже, щорічні додаткові відпустки, у тому числі за особливий характер праці, їм не надаються, оскільки вони вже включені до щорічної відпустки, тривалість якої чітко визначена цим Законом. Виключення становлять лише громадяни, які мають статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, яким відповідно до Закону України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали від наслідків Чорнобильської катастрофи" надається право на додаткову відпустку зі збереженням заробітної плати (I категорії - терміном 14 робочих днів на рік).
При цьому необхідно звернути увагу: якщо витрати, пов'язані з оплатою щорічних відпусток, в установах і організаціях, які утримуються за рахунок бюджетних коштів, здійснюються із бюджетних асигнувань на їх утримання, то фінансування видатків щодо відшкодування витрат на оплату відпусток, що надаються особам, віднесеним до категорій I та II, провадиться відповідно до ст. 1 Закону України "Про формування, порядок надходження і використання коштів Фонду для здійснення заходів щодо ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту населення", за рахунок коштів Фонду. Тобто джерела покриття витрат на ці відпустки є різними.
Державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування, які мають стаж роботи в державних органах понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів (5 календарних днів, а починаючи з 11-го року ця відпустка збільшується на 2 календарні дні за кожний наступний рік).
Примітка. Порядок і умови надання додаткових відпусток за стаж роботи в державних органах встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.94 р. N 250 "Про порядок і умови надання державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування додаткових оплачуваних відпусток".
Також слід звернути увагу на правомірність надання додаткових відпусток за особливий характер праці працівникам з ненормованим робочим днем. Відповідно до ст. 8 Закону України "Про відпустки" їх тривалість установлюється колективним або трудовим договором (на кожний вид посад, робіт, професій), але не може перевищувати 7 календарних днів.
Примітка. Умови надання додаткових відпусток працівникам з ненормованим робочим днем та коло випадків, коли на підприємстві може встановлюватися ненормований робочий день, зазначено в Рекомендаціях щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 10.10.97 р. N 7.
Додаткова відпустка за ненормований робочий день надається пропорційно часу, відпрацьованому на роботі, посаді, що дають право на цю відпустку. Крім того, при неповному робочому дні додаткова відпустка за ненормований робочий день не надається.
При проведенні перевірки правильності проведення розрахунків з працівниками при їх звільненні необхідно звернути увагу на правильність визначення кількості днів невикористаної відпустки, середньої заробітної плати при проведенні розрахунку компенсації за невикористану відпустку.
4.5.8. Особливу увагу необхідно звернути на оплату праці осіб, які працюють за сумісництвом.
Примітка. Умови роботи за сумісництвом регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 р. N 245 "Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій" (далі - постанова N 245) та Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженим наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінфіну від 28.06.93 р. N 43.
Сумісники повинні виконувати роботу за сумісництвом у вільний від основної роботи час, тривалість роботи за сумісництвом не може перевищувати чотирьох годин на день і повного робочого дня у вихідний день, загальна тривалість роботи за сумісництвом протягом місяця не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу.
Керівники державних підприємств, установ і організацій, їхні заступники не мають права працювати за сумісництвом (за винятком наукової, викладацької, медичної і творчої діяльності). Це обмеження поширюється і на працівників, які займають вищезазначені посади на роботі за сумісництвом.
4.5.9. Необхідно перевірити правильність оформлення первинних документів по нарахуванню заробітної плати, табелів обліку робочого часу. Дані табелів обліку робочого часу треба співставити з наказами на відпустки, даними листків непрацездатності, особовими рахунками. Звернути увагу, чи не допускалися випадки нарахування заробітної плати працівникам під час перебування їх у відпустках, на лікарняних, на санаторно-курортному лікуванні.
З метою з'ясування, чи не допускалася виплата заробітної плати на "підставних" осіб ("мертві душі"), необхідно зіставити трудові книжки працівників, штатний розпис, тарифікаційні списки, особисті картки, платіжні чи розрахунково-платіжні відомості, провести опитування працівників установи та провести перевірку відпрацювання робочого часу.
З метою встановлення фактів виплати заробітної плати за невідпрацьований робочий час під час ревізії необхідно провести зустрічні звірки на підприємствах, установах, організаціях за основним місцем роботи сумісників, де встановити, чи не було "накладок" робочого часу за основним місцем роботи і за сумісництвом, перебування у відрядженні, на відпочинку за путівкою, лікарняному, а також для виявлення вигаданих та підставних осіб, зарахованих на роботу за сумісництвом. Відповідно до ст. 102-1 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпПУ) сумісники одержують заробітну плату за фактично виконану роботу.
4.5.10. Також встановлюється реальність заборгованості по заробітній платі та інших соціальних виплатах, чи не створено її штучно, наявність фактів несвоєчасних виплат та простроченої заборгованості з оплати праці.
При цьому перевіряється своєчасність виплати заробітної плати, відпускних та виплат сум при звільненні, строки для виплати яких визначені ст. 115 та 116 КзпПУ.
У разі коли заробітна плата виплачується з порушенням строків її виплати, необхідно перевірити, чи проводиться нарахування компенсації за несвоєчасну виплату заробітної плати у відповідності до ст. 34 Закону України "Про оплату праці". Адже в такому випадку компенсація втрати заробітної плати у зв'язку з порушенням строків її виплати провадиться відповідно до індексу зростання цін на споживчі товари і тарифів на послуги у порядку, встановленому чинним законодавством.
Індексація заробітної плати проводиться лише у випадку, коли величина індексу споживчих цін перевищує поріг індексації 101%. При цьому доходи починають індексувати через місяць після перевищення. Однак, якщо проводиться збільшення доходу (наприклад, через збільшення розміру мінімальної заробітної плати, тощо), то даний місяць приймається за базовий і заробітна плата не індексується (за умови того, що сума збільшення доходу більше суми індексації).
Примітка. Індексація заробітної плати проводиться відповідно до Порядку проведення індексації коштів населення, затвердженого постановою КМ У від 17.07.2003 р. N 1078.
Крім того, необхідно звернути увагу на наявність дебіторської заборгованості із заробітної плати, яка значиться на дату, наступну після виплати заробітної плати. Наявність такої заборгованості свідчить про виплату заробітної плати наперед, тобто за невідпрацьований робочий час (фактичне проведення скритого безвідсоткового кредитування працівників за рахунок бюджетних коштів), чим порушується ст. 94 КзпПУ, в якій зазначено, що заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за викопану ним роботу.
4.5.11. При перевірці правильність проведення виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності звертається увага, чи не проводилася виплата допомоги за рахунок коштів установи більше п'яти днів, чи не проведена виплата заробітної плати за час перебування працівника на лікарняному, а також чи правильно обраховано середню заробітну плату.
Примітка. Середня заробітна плата для визначення розміру відшкодування шкоди, заподіяної працівникові ушкодженням здоров'я, пов'язаним з виконанням ним трудових обов'язків, обчислюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. N 1266 "Про обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням".
При перевірці правильності проведення виплат допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах звернути увагу на правильність проведення виплат застрахованим особам (крім добровільно застрахованих та застрахованих, які знаходилися у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), які сплачують страхові внески менше повних шести календарних місяців протягом останніх 12 місяців перед настанням страхового випадку.
Допомога по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах сплачується виходячи з фактичної заробітної плати, з якої було сплачено страхові внески, але не вище розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку у 2007-2008 роках відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням".
Необхідно перевірити правильність віднесення витрат за сутністю платежу до відповідного КЕКВ. Так, оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, одноразова допомога працівникам, які виходять на пенсію, та суми вихідної допомоги при припиненні трудового договору за своєю сутністю є видатками на оплату праці працівників установ. Тобто видатки на оплату праці та утримання з неї повинні проводитися за КЕКВ 1111 "Заробітна плата" та 1120 "Нарахування на заробітну плату" відповідно.
4.5.12. При перевірці виплат заробітної плати за трудовими угодами звіряється обсяг виконаних робіт із показниками, зазначеними у договорі та в акті приймання робіт, а також проаналізувати, чи не здійснювалася оплата за трудовими угодами тих робіт, які належать до посадових обов'язків штатних працівників.
Компенсація моральної шкоди працівникам за рахунок коштів підприємств, що виплачується за рішенням суду, слід розглядати як поточні трансферти населенню, тому оплата вказаних видатків проводиться за КЕКВ 1343 "Інші поточні трансферти населенню".
4.5.13. По Реєстру депонованих сум (форма N 441 (бюджет) обліку необхідно перевірити достовірність, повноту та правильність віднесення до Реєстру сум своєчасно не отриманих сум заробітної плати та стипендій у встановлений для виплати з каси установи термін та достовірність проведення їх виплат. При цьому дані Реєстру необхідно співставляти з відомостями на виплату заробітної плати, стипендій, видатковими касовими ордерами, платіжними дорученнями та бухгалтерськими довідками про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув.
При цьому необхідно врахувати, що заборгованість по депонованій заробітній платі у випадку, коли строк позовної давності минув (ст. 257 Цивільного кодексу України) , перераховується до бюджету (лист Державного казначейства України від 04.08.2008 р. N 15-04/1729-12544 "Про надання роз'яснень"). Звернути увагу на виплату депонованої заробітної плати перед закінченням терміну позовної давності працівникам, у першу чергу звільненим. Для підтвердження отримання сум депонованої заробітної плати доцільно, по можливості, взяти у них пояснення.
4.5.14. Необхідно звернути увагу на повноту сплати обов'язкових платежів до державних цільових фондів, а саме: на державне соціальне страхування і обов'язкових внесків до Державного фонду зайнятості та Пенсійного фонду України. Звернути увагу на те, чи дотримуються вимоги чинних нормативних актів щодо відрахування відсотків від фонду заробітної плати працюючих інвалідів, що регламентовано законами України "Про збір на обов'язкове соціальне страхування", "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування", "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття".
Слід відмітити, що контроль за сплатою вищезазначених зборів покладено на відповідні фонди, до яких зараховуються кошти, тому в разі виявлення порушень з даного питання до проведення ревізії необхідно залучати представників цих фондів.
4.6. Стан розрахункової дисципліни (обсяги, характер, строки і причини утворення, достовірність дебіторської та кредиторської заборгованості). Стан виконання господарських угод
4.6.1. При здійсненні ревізії стану розрахункової дисципліни та стану виконання господарських угод основними документами, які підлягають перевірці, є:
- бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер N 4 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами", форма N 408 (бюджет) та N 408-авт (бюджет), N 6 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами", форма N 409 (бюджет) чи N 409-авт (бюджет) (дані зазначених ордерів співставляються з даними інших меморіальних ордерів, відомостями до меморіальних ордерів, книгою "Журнал-головна", Балансом);
- первинні документи, які додаються до облікових регістрів (рахунки, накладні, акти виконаних робіт, акти звірок взаєморозрахунків тощо);
- укладені договори, контракти, угоди;
- книги обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань.
4.6.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об'єкта контролю на предмет:
- дотримання строків та порядку проведення інвентаризації розрахунків;
- наявності простроченої дебіторської заборгованості (в межах терміну позовної давності) та стан нарахування можливих санкцій за несвоєчасне погашення такої заборгованості; вжиття об'єктом контролю заходів для стягнення простроченої дебіторської заборгованості;
- наявності простроченої кредиторської заборгованості (в межах терміну позовної давності), причини її виникнення та можливі санкції за непогашення такої заборгованості;
- наявності дебіторської та кредиторської заборгованості, за якими минув термін позовної давності та причини її виникнення;
- достовірності дебіторської та кредиторської заборгованості за наявними на об'єкті контролю документами; результати зустрічних звірок з питань підтвердження заборгованості;
- дотримання законодавства при взятті зобов'язань за рахунок бюджетних асигнувань;
- відповідності сплаченої вартості товарів, робіт та послуг умовам укладених договорів; відповідність кількості та асортименту отриманих товарів, робіт та послуг умовам договорів;
- своєчасності розрахунків з дебіторами та кредиторами;
- дотримання законодавства при списанні з обліку сум заборгованостей.
4.6.3. У першу чергу, необхідно перевірити, чи проведено бюджетною установою обов'язкову інвентаризацію розрахунків, яка повинна проводитися з дотриманням вимог Інструкції N 90.
Перевірці підлягають акти звірки взаєморозрахунків та фактично відображені суми заборгованості за даними бухгалтерського обліку. У разі відсутності актів звірок ревізором проводяться зустрічні звірки на підприємствах за розрахунками, з якими значаться суми заборгованостей, або направляються цим підприємствам відповідні запити щодо підтвердження сум заборгованостей.