Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання

Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" та з метою встановлення загальних вимог до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, а також забезпечення передавання на архівне зберігання електронних документів

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання ;

Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;

Вимоги щодо найменування файлів електронних документів;

Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів;

Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;

Вимоги щодо найменування файлів електронних примірників описів справ постійного зберігання;

Вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ;

Вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 25 квітня 2005 року № 49 "Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 червня 2005 року за № 627/10907.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державну архівну службу України.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності (далі - установа) та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.

Установи, в яких впроваджено системи електронного документообігу, застосовують електронний цифровий підпис типу "Електронний цифровий підпис з повним набором даних перевірки", вимоги до якого визначаються наказом Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20 серпня 2012 року № 1236/5/453 "Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за № 1398/21710 (із змінами). Установи застосовують електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису. Організація роботи з електронними документами, що містять службову інформацію, здійснюється в порядку, визначеному чинним законодавством.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини, інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності архіву установи, державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Автоматизоване робоче місце діє у складі інформаційної автоматизованої системи (далі - ІАС) установи або виконує функції ІАС щодо забезпечення організації роботи з електронними документами у діловодстві, підготовки їх до передавання на архівне зберігання та обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) ІАС по встановлених каналах зв’язку;

електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідних електронних документів - електронний документ, що надсилається відправнику (автору) вхідного електронного документа з метою підтвердження отримання/відхилення адресатом цього електронного документа. Створення електронного повідомлення завершується накладанням на його проект електронного цифрового підпису особи, що відповідальна за опрацювання вхідних електронних документів;

електронний цифровий підпис-віза - електронний цифровий підпис, що використовується для візування певних дій (внесення зауважень та пропозицій, редагування та погодження його тексту) під час створення проекту документа;

еталонна XML-схема - електронний документ, у якому визначено XML-схему для всіх XML-документів, які створюються в електронному документообігу за цією XML-схемою;

інформаційна автоматизована система - організаційно-технічна система, у якій реалізується технологія обробки інформації з використанням технічних і програмних засобів;

інформаційний об’єкт електронного документообігу - електронні документи, електронні повідомлення, реквізити та документи в електронній формі;

компонент XML-схеми - одиниця описування XML-схеми: XML-контейнер, XML-елемент, XML-атрибут;

конвертування - процес, результатом якого є перетворення даних з поточного формату в інший;

мова XML (eXtensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних;

програмно-апаратний комплекс - сукупність технічних та програмних засобів, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та підготовку їх до передавання на архівне зберігання;

проект електронного документа - змістова частина електронного документа без електронного цифрового підпису;

реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) електронного документа в ІАС установи - інформаційний об’єкт електронного документообігу, що містить всю інформацію про створення (одержання), проходження та зберігання електронного документа в установі. РКК електронного документа оформлюється із зазначенням обов’язкових реквізитів відповідно до порядку заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа (додаток 1). Форми ведення та відтворення РКК визначаються на стадії розробки проекту ІАС або її модернізації. Наприклад, РКК може оформлюватися у вигляді запису відповідної бази даних ІАС установи, а відтворюватися у формі РКК для документів з паперовим носієм інформації, визначеній нормативно-правовими актами у сфері діловодства;

реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі для його ідентифікації, організації, обігу і (або) надання йому юридичної сили;

спеціалізоване програмне забезпечення - сукупність програм, призначених для виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами у діловодстві, та документації, необхідної для експлуатації цих програм;

технічна перевірка електронного документа - перевірка електронного документа на відповідність технічним вимогам, що забезпечують роботу з електронними документами у діловодстві та їх підготовку до передавання на архівне зберігання;

Вase64 (rfc-1341) - пронумерований інформаційний документ Інтернету Request for Comments, що належить відкритій організації Спілка Інтернету (Internet SOCiety, ISOC), містить технічну специфікацію (далі - специфікація Base64) кодування двійкових файлів символами A-Z, a-z, цифрами 0-9 та символами "+" і "/" (разом 64 знаки) та використовується у мережі Інтернет для передавання двійкових даних у текстових файлах;

XML-атрибут, XML-елемент - поняття, визначені у наказі Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044;

XML-документ електронного документообігу - документ формату XML, створений відповідно до еталонної XML-схеми;

XML-контейнер - складний XML-елемент, який може мати вкладені XML-елементи і належить до одного іменованого блоку даних;

XML-схема (XMLschema) - опис структури та змісту XML-документа, створеного засобами мови XML.

Інші терміни вживаються в значеннях, що визначені в нормативно-правових актах, наведених у пункті 6 цього розділу.

3. У цьому Порядку застосовується принцип єдності підходів щодо роботи з документами незалежно від форми (паперова, електронна) їх створення.

4. Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

5. Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи) з врахуванням вимог цього Порядку.

Установи можуть розробляти і затверджувати окремі регламенти роботи з електронними документами з врахуванням вимог цього Порядку, а також специфіки організації діяльності установи, характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

6. Центральні та місцеві органи виконавчої влади під час документування управлінської інформації та виконання дій з електронними документами керуються також положеннями Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1453, Порядку надсилання електронною поштою службових документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 року № 733, та вимогами цього Порядку.

7. ІАС установи повинна забезпечувати можливість створення документів з електронним та паперовим носіями інформації під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації і реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені.

Вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також рівня їх автоматизації встановлюються інструкцією з діловодства установи.

8. Технічні вимоги до ІАС та окремих технічних і програмних засобів, призначених для організації електронного документообігу, та порядок їх впровадження здійснюються відповідно до чинного законодавства.

Питання вибору технологій та реалізації процесів в ІАС, що забезпечують виконання вимог цього Порядку, вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретної ІАС або її модернізації.

9. Захист інформації в ІАС установи забезпечується відповідно до вимог Закону України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" , інших нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

10. Організація роботи з електронними документами у діловодстві в установах покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор діловодства (документаційного забезпечення), загальний відділ, канцелярію тощо) або секретаря (далі - служба діловодства).

11. Технічне супроводження електронного документообігу в установі та його програмно-апаратне забезпечення покладаються на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) інформаційного забезпечення (інформаційних технологій) або фахівця з інформаційних технологій, на якого покладається виконання функцій структурного підрозділу інформаційного забезпечення (далі - служба інформаційного забезпечення).

Контроль за станом захищеності інформації, що обробляється в ІАС установи, покладається на структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) захисту інформації або фахівця із захисту інформації, на якого покладається виконання функцій структурного підрозділу захисту інформації.

12. Організація роботи з архівними електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання в установі покладається на архівний підрозділ або особу, відповідальну за ведення архіву установи (далі - архів установи).

1. В установах номенклатурою справ передбачається конкретний комплекс документів, що за правовим статусом установи, компетенцією посадової особи можуть створюватись як оригінали у формі електронних документів відповідно до законодавства.

2. Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється електронними засобами документування інформації з урахуванням вимог Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163 - 2003).

3. Створення деяких реквізитів електронного документа, наведених у пунктах 1–10 глави 2 цього розділу, здійснюється за технологією, що відрізняється від створення відповідних реквізитів для документів з паперовим носієм інформації.

1. Реквізити "Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим", "Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)" додаються до форм електронних документів у форматі, визначеному для фотоелектронних документів Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1422/26199 (далі - Перелік форматів).

2. Реквізит електронного документа "Дата" фіксується в РКК електронного документа, у метаданих та в імені файла електронного документа за основною формою повного представлення, визначеною вимогами ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу), наприклад: 20120229.

У змісті електронного документа або при відтворенні дати реквізиту, що був створений після підписання електронного документа, елементи дати наводять відповідно до вимог, встановлених до реквізитів документів з паперовим носієм інформації, наприклад: 29.02.2014 або 29 лютого 2014 року.

3. Реквізити "Резолюція", "Позначка про виконання документа, направлення його до справи" створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням електронного цифрового підпису. Ці реквізити зберігаються в РКК електронного документа, яка логічно з ним поєднується. При їх оформленні зазначення дати автором резолюції чи виконавцем документа, ініціалів (ініціала), прізвища особи, яка склала ці реквізити, не є обов’язковим.

У разі необхідності відтворення таких реквізитів на папері або іншими засобами проставлення дати та ініціалів (ініціала), прізвища здійснюється в автоматичному режимі з позначки часу та даних про підписувача, що містяться в електронному цифровому підписі відповідного реквізиту, за допомогою надійних засобів електронного цифрового підпису.

4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, об’єднуються з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файла проекту електронного документа у тій послідовності, що зазначена у тексті основного документа. Електронний цифровий підпис накладається на проект основного документа, що містить посилання на додатки, які доповнюють його зміст.

Додатки, що є самостійними електронними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, об’єднуються з електронним документом, що містить супровідний лист, в одному XML-документі. XML-документ засвідчується електронним цифровим підписом особи, на яку у службі діловодства покладена функція щодо створення XML-документів.

Додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (інструкції, положення, правила тощо), об’єднуються з електронним розпорядчим документом в єдиному XML-документі, який формується працівником служби діловодства.

XML-документ засвідчується електронним цифровим підписом особи, яка підписала розпорядчий документ.

Якщо додатки оформлено у формі окремих електронних документів, у тексті супровідного листа або розпорядчого документа вказують імена файлів цих електронних документів у круглих дужках наприкінці відповідних посилань на додатки, наприклад:

Додаток: на 7 арк. в 1 прим. (804-0000065672-20120229-00000000000034-00.pdf)

або

1. Затвердити план роботи на ІІ півріччя 2012 року, що додається (804-0000065672-20130522-00000000000124-00.pdf).

5. Якщо електронний документ повинен підписуватися двома або більше посадовими особами установи, на нього накладаються необхідні електронні цифрові підписи в послідовності, визначеній для підписання конкретного виду документа з паперовим носієм інформації.

6. У разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам, установа застосовує спеціально призначений для таких цілей електронний цифровий підпис (далі - електронна печатка).

Установа застосовує електронну печатку лише за наявності у неї відповідної печатки, що застосовується для документів з паперовим носієм інформації.

У посиленому сертифікаті відкритого ключа, що використовується установою для електронної печатки, додатково зазначаються спеціальне призначення електронного цифрового підпису та сфера його застосування, а також відтворюється текстова інформація печатки.

Право проставлення електронної печатки на електронних документах надається працівнику установи, який має повноваження проставляти відповідну печатку на документах з паперовим носієм інформації.

Отримання в акредитованому центрі сертифікації ключів посиленого сертифіката відкритого ключа для забезпечення застосування електронної печатки, а також генерація відповідних ключів здійснюються в тому самому порядку, що й для електронного цифрового підпису.

7. У разі якщо формат електронного документа відповідає формату, встановленому Переліком форматів, створюється копія файла електронного документа (додатковий примірник).

Якщо формат електронного документа не відповідає формату, визначеному Переліком форматів, і цей документ було перетворено (конвертовано) у новий формат, до конвертованого електронного документа додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, оформлення яких здійснюється аналогічно документам з паперовим носієм інформації. Оформлення копії електронного документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, яка її засвідчила. На вимогу отримувача копії електронного документа установа повинна видавати разом з копією примірник оригіналу електронного документа (копію файла оригіналу електронного документа).

8. Для оформлення електронної копії документа з паперовим носієм інформації він сканується та зберігається у форматі для фотоелектронних документів, визначеному в Переліку форматів. До отриманого зображення додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, що застосовуються під час оформлення копій з паперовим носієм інформації. Завершується оформлення копії електронного документа накладанням електронного цифрового підпису особи, яка засвідчує копію.

9. Реквізити "Гриф затвердження документа", "Гриф погодження документа", "Запис про державну реєстрацію" у разі їх наявності є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюється аналогічно цим реквізитам документа з паперовим носієм інформації. Електронний цифровий підпис під час складання цих реквізитів накладається на всі дані, що містяться в електронному документі, які засвідчувалися раніше накладанням електронного цифрового підпису його автора під час створення електронного документа.

10. Відмітка про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації містить відомості про кількість примірників таких документів, наприклад: Примірників електронного документа з паперовим носієм інформації 2.

Якщо примірник електронного документа з паперовим носієм інформації створюється одночасно з електронним документом, то відмітка про його наявність проставляється у центрі нижнього поля першого аркуша тексту електронного документа.

На примірниках електронного документа з паперовим носієм інформації в тому самому місці проставляється відмітка про наявність примірника у формі електронного документа.

1. Служба діловодства установи забезпечує зберігання в ІАС установи разом з електронними документами реквізитів, що виникають у процесі їх створення, проходження та зберігання, та метаданих електронних документів від часу створення електронних документів до їх знищення або передавання на зберігання до архіву установи. До таких реквізитів належать реквізити РКК електронного документа, що застосовується в ІАС, та всі елементи, що потрібні для формування спеціальної структури, яка забезпечує об’єднання електронних документів, що разом складають один документ, з їх додатковими реквізитами та метаданими в одному XML-документі, призначеному для обміну, порядок створення якого визначено пунктом 3 глави 12 розділу ІІІ цього Порядку, та зберігання електронного документа, визначеного у пунктах 9-14 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку.

2. Структура XML-документа, призначеного для обміну електронними документами між установами, тотожна структурі формату електронного повідомлення, визначеному наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20 жовтня 2011 року № 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1306/20044 (далі - Формат електронного повідомлення).

3. Структура XML-документа, призначеного для архівного зберігання електронних документів, формується відповідно до Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1423/26200 (далі - Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів).

Крім того, в РКК електронного документа повинні зберігатися відомості:

про імена файлів електронних документів, з яких складається електронний документ, ім’я файла XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, та посилання на ці файли в ІАС установи;

про ім’я та посилання на файл проекту електронного документа;

про строк зберігання електронного документа;

про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів та рішення щодо продовження цього строку: дата і номер протоколу засідання експертної комісії (далі - ЕК) установи, що утворюється відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, для організації роботи з експертизи цінності документів, що створюються в діловодстві установи.

Склад обов’язкових реквізитів РКК електронного документа у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

1. Підготовка проекту електронного документа здійснюється з використанням будь-яких технологій, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації. В органах виконавчої влади підготовка проекту електронного документа здійснюється з використанням технологій відповідно до Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року № 1433.

Організацію підготовки проектів електронних документів, у тому числі їх візування, та контроль за їх підготовкою з використанням електронного цифрового підпису-візи визначає керівник установи, враховуючи структуру установи, обсяг документообігу та наявні технічні можливості.

Вирішальними при обранні технологій створення текстових файлів є поширеність програмного засобу, що не потребує організації додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат, у тому числі з державного бюджету.

2. Найменування файла електронного документа визначається відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1424/26201 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних документів). Файл проекту електронного документа і файл оригіналу електронного документа повинні мати одне ім’я. Ці файли відрізняються лише своїми розширеннями, що вказують на формат даних цих файлів, якщо проект електронного документа створюється у форматі, відмінному від того, у якому створюється оригінал електронного документа.

Якщо проект електронного документа створюється у форматі, визначеному Переліком форматів, то для збереження цього проекту після створення електронного документа в ІАС установи передбачаються різні місця для їх зберігання, що визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

3. Перед підписанням або затвердженням електронного документа його проект, що містить усі обов’язкові реквізити електронного документа, у тому числі дату та реєстраційний індекс, крім електронного цифрового підпису, та інші наявні на той момент реквізити, конвертується відповідно до пункту 1 глави 5 цього розділу у формат, що визначається Переліком форматів, якщо формат проекту електронного документа відмінний від зазначеного формату.

Усі складові електронного документа незалежно від його структури розміщуються в одному файлі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу.

4. Створення електронного документа завершується накладанням на нього електронного цифрового підпису.

1. Конвертуванню підлягають проекти електронних документів, електронні документи та конвертовані електронні документи, що зберігаються в установі, формати яких не збігаються з форматами за їх призначенням, визначеними Переліком форматів.

2. Контроль за організацією роботи з конвертування проектів електронних документів, електронних документів та конвертованих електронних документів здійснює служба діловодства установи.

3. Служба діловодства установи організовує, а служба інформаційного забезпечення установи забезпечує зберігання конвертованих електронних документів разом з їх оригіналами.

Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, що встановлені типовими або галузевими переліками документів зі строками зберігання для аналогічних видів документів з паперовим носієм інформації.

Разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його конвертовані версії: остання і передостання.

Починаючи з другого конвертування, здійснюється конвертування не оригіналу електронного документа, а його останньої конвертованої версії.

Починаючи з третього конвертування, здійснюється видалення конвертованих документів, що передували передостанній конвертованій версії.

4. Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

5. Необхідність конвертування документів тимчасового зберігання визначається розпорядчим документом керівника установи.

6. Конвертуванню підлягають усі дані, що містяться у файлі електронного документа відповідного формату, крім даних електронного цифрового підпису. На конвертування передається лише файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без ЕЦП. Якщо дані такого файла зберігаються у кодованій формі разом з накладеними на них електронними цифровими підписами, попередньо ці дані перетворюються (декодуються) у формат, що підлягає конвертуванню.

Визначення технологій конвертування (програмних засобів) для кожного з форматів виявлених електронних документів, що підлягають конвертуванню, у формат відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати), що зазначений у Переліку форматів, та організація конвертування документів покладаються на службу інформаційного забезпечення установи.

7. Виявлення проектів електронних документів, що підлягають конвертуванню відповідно до пункту 3 глави 4 цього розділу, покладається на службу діловодства установи.

8. Виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів при зміні форматів, що визначені Переліком форматів, покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

Результати виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів, що підлягають конвертуванню, оформлюються електронним актом про конвертування електронних документів (додаток 2), електронним актом про знищення конвертованих електронних документів (додаток 3), якщо разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його версії конвертування, та електронним актом про внесення змін до XML-документів (додаток 4).

Ці акти створюються у форматі для текстових електронних документів, визначеному у Переліку форматів. Найменування файлів цих облікових електронних документів визначається відповідно до вимог до ідентифікаторів облікових електронних документів (додаток 5) та Вимог щодо найменування файлів електронних облікових документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1425/26202 (далі - Вимоги щодо найменування файлів електронних облікових документів).

Зазначені акти подаються на розгляд ЕК установи та після схвалення нею затверджуються керівником установи.

9. На підставі електронного акта про конвертування електронних документів служба інформаційного забезпечення здійснює конвертування відібраних документів.

Перед конвертуванням попередньому опрацюванню підлягає оригінальний розпорядчий електронний документ разом з додатком у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Ці електронні документи поєднуються в XML-документі, що підписаний електронним цифровим підписом особи, яка засвідчила розпорядчий електронний документ. У такій формі цей документ зберігається в інших XML-документах відповідно до пункту 7 глави 6 цього розділу.

Під час першого конвертування такого документа здійснюється конвертування кожного з електронних документів, що містяться в оригінальному XML-документі, а потім поєднуються всі конвертовані файли в одному файлі формату, що визначається Переліком форматів, як у випадку створення електронного документа з додатками, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, за правилами, встановленими пунктом 4 глави 2 цього розділу.

Конвертування здійснюється у присутності особи служби діловодства, на яку покладено контроль за організацією конвертування.

Найменування файлів конвертованих електронних документів відрізняються від найменування файла оригінального електронного документа тільки ідентифікатором номера версії конвертування.

Завершується конвертування електронного документа накладанням на конвертовані дані електронних цифрових підписів особи, яка здійснювала конвертування, та особи, яка контролювала процес конвертування електронних документів та конвертованих електронних документів.

10. На підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів служба інформаційного забезпечення здійснює видалення з ІАС установи конвертованих електронних документів, імена файлів яких зазначені в цьому акті.

Видалення конвертованих електронних документів з XML-документів здійснює служба діловодства установи відповідно до пункту 11 цієї глави.

Служба діловодства установи забезпечує зберігання в РКК електронного документа відомостей про конвертацію електронного документа: ім’я та посилання на файл конвертованого електронного документа, дата його конвертування; дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів; ім’я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС установи; ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування, та ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням; формат файла до конвертування; формат файла після конвертування; дата знищення файла конвертованого електронного документа; дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа; ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.

11. На підставі електронного акта про внесення змін до XML-документів, які містять електронні документи, що перебувають на оперативному або архівному зберіганні, служба діловодства або архів установи здійснює додавання до відповідного XML-документа конвертованих електронних документів та метаданих, що описують процес конвертування.

Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, то перед додаванням до нього нової версії конвертованого електронного документа з XML-документа видаляється менша за номером версія конвертованого електронного документа.

Редагування XML-документа завершується накладанням електронного цифрового підпису осіб, на яких покладено функції зі створення XML-документа у діловодстві установи та архівного електронного документа в архіві установи.

1. Склад XML-документів, що створюються в установі, визначається службою діловодства установи та затверджується розпорядчим документом керівника установи.

2. За організацію створення XML-документів в установі відповідає служба інформаційного забезпечення.

3. За створення XML-документів у діловодстві установи відповідає служба діловодства, а для архівного зберігання електронних документів - архів установи.

XML-документи створюються за відповідними еталонними XML-схемами в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються відповідно до законодавства.

4. Для створення XML-документів в автоматичному режимі служба діловодства повинна забезпечити зберігання в РКК реквізитів електронних документів та їх метаданих, що визначені пунктом 1 глави 3 цього розділу. Структура РКК електронних документів узгоджується із структурою еталонної XML-схеми та роботою спеціального програмного забезпечення, що використовується для створення XML-документів. Вимоги до цього програмного забезпечення визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

5. Спеціальні програмні засоби, що використовуються для створення XML-документів, забезпечують можливість перевірити відповідальним за створення XML-документа всі необхідні відомості для створення XML-документа, що зберігаються в ІАС установи (РКК електронних документів), шляхом їх відтворення за допомогою технічних засобів.

6. Файли, з яких складається електронний документ і які належать до електронного документа (файл основного електронного документа, електронні документи з додатками, конвертовані електронні документи та файли електронних цифрових підписів, якими підписані електронні документи та реквізити, що були створені після створення електронних документів), перед додаванням до відповідного компонента XML-документа кодуються у символьний формат відповідно до специфікації Base64 в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються іншими нормативно-правовими актами.

7. Кодування електронних документів у символьний формат не здійснюється у таких випадках:

якщо вхідний XML-документ засвідчено електронним цифровим підписом особи, яка підписала розпорядчий документ, що міститься в цьому XML-документі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Такий вхідний електронний документ додається до іншого XML-документа, створюваного в установі, в первинному символьному вигляді разом з накладеним на них електронним цифровим підписом;

якщо створюється архівний електронний XML-документ з XML-документа для оперативного зберігання електронного документа. Елементи XML-документа для оперативного зберігання електронного документа, відповідні аналогічним елементам із структури архівного електронного XML-документа, додаються до останнього у незмінному вигляді;

якщо створюється обліковий електронний XML-документ, структура якого не передбачає попереднього створення електронних документів у форматі, що визначається Переліком форматів.

8. Склад файлів XML-документа визначається у пункті 4 глави 2, пунктах 1-3 глави 3 та пункті 1 глави 5 цього розділу.

9. Створення XML-документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, яка створила цей документ у структурному підрозділі установи або архіві установи залежно від призначення документа.

10. XML-документ, що містить розпорядчий електронний документ (постанова, рішення, наказ, розпорядження), разом з додатком (положення, правила, інструкція тощо) у формі електронного документа, що вводиться в дію цим розпорядчим документом, відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу підписує особа, яка засвідчила цей розпорядчий електронний документ.

1. Порядок організації електронного документообігу визначається інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

2. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

3. Організація документообігу в умовах застосування засобів автоматизації діловодства забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого опрацювання документів із можливостями цих засобів.

4. База даних або інша організація зберігання даних в ІАС установи створюється виключно для підвищення ефективності роботи з документами в установі і не може підміняти ті реквізити документа, які повинні створюватися відповідно до чинних правил опрацювання оригіналу документа з відповідним носієм інформації.

1. Для спрощення обміну електронними документами між установами, де впроваджені різні ІАС, та забезпечення тривалого збереження електронних документів усі електронні документи створюються у форматах, що визначаються Переліком форматів.

2. Для однозначної ідентифікації електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

3. Усі реквізити електронного документа, що створені після його підписання, оформлюються окремими інформаційними об’єктами та зберігаються в РКК документа.

4 Одному електронному документу в ІАС установи відповідає одна РКК (один запис у відповідній базі даних установи).

5. Для управління документаційними процесами, пов’язаними з електронними документами, в РКК електронних документів додають метадані, визначені у Форматі електронного повідомлення.

6. Для надсилання вихідних електронних документів створюється XML-документ. Цей документ створюється за еталонною XML-схемою, що відповідає Формату електронного повідомлення.

Відмітки про внутрішнє погодження проекту електронного документа разом з їх електронними цифровими підписами-візами не включаються до вихідного XML-документа.

7. Для однозначної ідентифікації в електронному документообігу XML-документа, що відповідає Формату електронного повідомлення, як самостійного інформаційного об’єкта йому присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

8. Еталонна XML-схема Формату електронного повідомлення реалізується в ІАС установи для надсилання вихідних електронних документів і витягування вхідних електронних документів із XML-документа, що надходить до установи.

9. Для оперативного зберігання електронного документа використовується еталонна XML-схема архівного електронного документа, що створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства з урахуванням Вимог до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

10. XML-документ, призначений для оперативного зберігання електронного документа, створюється з відповідних елементів XML-схеми архівного електронного документа, що визначені Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

11. XML-документ для оперативного зберігання електронного документа призначений для об’єднання в одному файлі усіх файлів, з яких складається електронний документ (він може складатися з різних електронних документів), файлів конвертованих копій електронного документа, реквізитів, що були створені після підписання, затвердження (отримання) електронного документа, та метаданих.

12. Для однозначної ідентифікації XML-документа для оперативного зберігання електронного документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів електронних документів.

Якщо такий XML-документ створений в установі, то ім’я його файла збігається з ім’ям файла того електронного документа, що міститься в XML-документі.

Якщо такий XML-документ створений з вхідного електронного документа, то ім’я його файла створюється заново з використанням дати та реєстраційного індексу, що були надані цьому електронному документу в установі.

13. Для підготовки електронного документа до архівного зберігання створюється архівний електронний XML-документ за відповідною йому еталонною XML-схемою, що визначається Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів. Елементи цього XML-документа, що були створені в XML-документі для оперативного зберігання електронного документа, не створюються, а додаються до архівного електронного XML-документа із XML-документа для оперативного зберігання електронного документа.

14. Для забезпечення можливості однозначної ідентифікації архівного електронного XML-документа в електронному документообігу як самостійного інформаційного об’єкта його файлу присвоюється унікальне ім’я відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1426/26203 (далі - Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів).

15. Для забезпечення відтворення електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у часі їх конвертують у новий формат при зміні Переліку форматів.

1. Доставка електронних документів до установи відбувається відповідно до вимог, визначених законодавством щодо обміну електронними документами (даними) між установами. ІАС установи забезпечує приймання вхідних та передавання вихідних електронних документів відповідно до таких вимог.

У разі відсутності законодавчого врегулювання цього питання доставка електронних документів до установи відбувається за домовленістю відправника-отримувача з використанням будь-яких носіїв інформації, якщо це не суперечить політиці безпеки в установі та вимогам законодавства з питань технічного захисту інформації.

2. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано службою діловодства.

Якщо електронні документи надходять з носіями, видалення інформації з яких без знищення носія неможливе (CD-R, DVD-R, BD-R тощо), то після збереження електронного документа в централізованому сховищі установи такий носій підлягає знищенню методом, що не дозволяє його відновлення, не пізніше ніж через 30 календарних днів після його отримання.

3. Для забезпечення безпеки ІАС установи приймання та технічна перевірка електронних документів здійснюються за допомогою відокремленої від основної ІАС автоматизованої системи зі створеною в її складі комплексною системою захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.

1. Служба діловодства забезпечує технічну перевірку вхідного XML-документа, який містить файли електронного документа, додаткові реквізити електронного документа та метадані життєвого циклу електронного документа.

2. Технічну перевірку електронного документа здійснює працівник служби діловодства установи, на якого покладено функцію приймання вхідних електронних документів.

3. Технічне забезпечення перевірки електронних документів в установі покладається на службу інформаційного забезпечення установи.

4. Технічна перевірка здійснюється у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час або якщо електронний документ надійшов до установи наприкінці робочого дня. У цьому випадку дозволяється розпочати перевірку таких електронних документів з наступного робочого дня.

Робочий час, після якого дозволяється переносити технічну перевірку на наступний робочий день, визначається розпорядчим документом керівника установи, виходячи з обсягів вхідних електронних документів та технологічного часу, що в середньому витрачається на їх перевірку.

5. Технічна перевірка XML-документа складається з перевірки файла XML-документа та всіх електронних документів, що містяться у ньому.

1. Технічна перевірка файла XML-документа здійснюється в такій послідовності:

перевірка цілісності та автентичності XML-документа;

перевірка імені файла XML-документа;

перевірка на відсутність шкідливого програмного коду в XML-документі;

перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі;

перевірка на відтворення даних з XML-документа.

2. Перевірка цілісності та автентичності XML-документа проводиться шляхом перевірки накладеного на нього електронного цифрового підпису.

3. Перевірка імені файла XML-документа на відповідність Вимогам щодо найменування файлів електронних документів та Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів здійснюється шляхом послідовної перевірки правильності заповнення всіх груп елементів імені файла XML-документа.

4. Перевірка XML-документа на відсутність шкідливого програмного коду проводиться відповідно до вимог законодавства з питань технічного захисту інформації.

5. Перевірка XML-документа на відповідність еталонній XML-схемі, створеній відповідно до вимог, визначених у Форматі електронного повідомлення, або згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів залежно від призначення XML-документа, проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів, вимоги до яких визначаються під час розробки технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.

6. Перевірка на можливість відтворення інформації з XML-документа проводиться в автоматичному режимі за допомогою спеціальних програмних засобів витягування (декодування) з XML-документа файлів електронних документів, реквізитів, що не містяться у файлах електронних документів, файлах електронних цифрових підписів, та метаданих.