3. Перед створенням архівного електронного документа проводиться перевірка всіх даних, які будуть додані до архівного електронного документа, відповідно до пунктів 1-5 глави 4 розділу ІІІ та пункту 3 глави 1 розділу V цього Порядку.
4. Порядок створення архівного електронного XML-документа визначається пунктами 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.
5. Ім’я файла архівного електронного XML-документа створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів.
6. Створення архівного електронного документа завершується накладанням електронного цифрового підпису особи, відповідальної за створення архівного електронного документа.
7. Після створення архівного електронного документа ім’я файла, в якому він міститься, та посилання на цей файл в ІАС установи додаються до РКК електронного документа.
3. Створення та оформлення архівних електронних справ
1. Архівні електронні документи групуються у справи (томи) за відповідними електронними справами (томами справ).
2. Порядковий номер архівної електронної справи повинен збігатися з порядковим номером відповідної електронної справи за описом справ установи.
3. Електронна архівна справа - це сукупність архівних електронних документів, кожен з яких має унікальне ім’я файла, створеного відповідно до Вимог щодо найменування файлів архівних електронних документів, та додатковий XML-документ - обкладинка архівної електронної справи, в якому зазначаються всі відомості про справу, архівні електронні документи справи, уміщені до неї, та відповідні їм електронні документи.
4. Створення та оформлення обкладинки архівної електронної справи
1. Обкладинка архівної електронної справи складається архівом установи.
2. За формою обкладинка архівної електронної справи - це окремий електронний XML-документ, який складається за відповідною йому еталонною XML-схемою, що містить відомості про:
код державної архівної установи або архівного відділу міської ради;
код установи;
найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
найменування установи і структурного підрозділу;
номер архівного фонду;
номер опису;
номер електронної справи за описом;
номер тому;
строк зберігання справи;
заголовок справи;
крайні дати електронних документів;
порядкові номери архівних електронних документів у справі;
індекси електронних документів;
дати електронних документів;
заголовки електронних документів;
імена файлів архівних електронних документів.
3. Еталонна XML-схема обкладинки архівної електронної справи (додаток 16) створюється центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства згідно з Вимогами до структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електронних справ , затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1429/26206.
4. Ім’я файла обкладинки архівної електронної справи створюється відповідно до Вимог щодо найменування файлів обкладинок архівних електронних справ, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1430/26207.
5. Створення обкладинки архівної електронної справи завершується накладанням на цю обкладинку документа електронного цифрового підпису керівника архіву або особи, яка відповідає за організацію роботи з архівними документами в установі.
5. Створення та оформлення внутрішніх описів документів справ з паперовими примірниками електронних документів
1. Для кожної справи, що містить примірники електронних документів з паперовим носієм інформації, в обов’язковому порядку складаються внутрішні описи документів цих справ (додаток 17).
2. Внутрішні описи документів справ з примірниками електронних документів з паперовим носієм інформації складаються автоматизовано в архіві установи. Для виконання цієї функції в ІАС установи передбачаються відповідні функціональні можливості, вимоги до яких визначаються під час розроблення технічного завдання на створення ІАС або її модернізацію.
3. Автоматизація створення внутрішнього опису документів справ, що містять примірники електронних документів з паперовим носієм інформації, забезпечується наявністю в РКК електронних документів відомостей про кількість аркушів кожного примірника електронного документа з паперовим носієм інформації. Перед початком створення внутрішнього опису перевіряється наявність таких відомостей.
4. Якщо під час перевірки буде встановлено, що відомості про кількість аркушів примірників електронних документів з паперовим носієм інформації відсутні в РКК електронних документів, особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, де було створено ці примірники електронних документів, зобов’язана усунути виявлені недоліки.
5. Бланк внутрішнього опису документів до справи з примірниками електронних документів з паперовим носієм інформації підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
VIII. Підготовка електронних документів Національного архівного фонду до передавання на постійне зберігання
1. Для передавання архівних електронних справ архівом установи створюються електронні примірники описів справ.
2. Передавання архівних електронних справ на постійне зберігання оформлюється електронним актом про приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, що складається установою-фондоутворювачем (додаток 18).
3. Найменування файлів електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи або архівного відділу міської ради повинні відповідати Вимогам щодо найменування файлів електронних облікових документів.
4. Для зберігання та надсилання електронних актів приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради архівом установи створюється XML-документ за еталонною XML-схемою для архівного електронного документа, вимоги до якої визначені у пункті 9 глави 2 розділу ІІІ цього Порядку, а для зберігання та надсилання електронних примірників описів справ постійного зберігання створюється XML-документ, вимоги до якого визначаються у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ цього Порядку.
5. Порядок приймання-передавання архівних електронних справ до державної архівної установи або архівного відділу міської ради визначається відповідно до чинного законодавства.
6. Архівні електронні справи та справи з паперовими примірниками архівних електронних документів передаються до державних архівних установ або архівного відділу міської ради по завершенні визначених для них законодавством граничних строків зберігання в установах відповідно до вимог законодавства.
IX. Технічні вимоги до автоматизованого робочого місця працівника архіву установи
1. Автоматизоване робоче місце працівника архіву призначено для автоматизації процесів приймання на зберігання електронних документів від структурних підрозділів установи та передавання на постійне зберігання архівних електронних документів до державних архівних установ або архівних відділів міських рад.
2. Питання вибору технологій та реалізації процесів на автоматизованому робочому місці працівника архіву вирішуються під час розроблення технічного завдання на створення конкретного автоматизованого робочого місця архівіста або його модернізації.
3. Захист інформації, яка обробляється на автоматизованому робочому місці працівника архіву, повинен забезпечуватися шляхом створення в її складі комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю у встановленому законодавством України порядку.
4. Основними складовими частинами автоматизованого робочого місця працівника архіву, що визначають його структуру, є:
персональна електронна обчислювальна машина (допускається стаціонарне або портативне виконання);
системне програмне забезпечення та прикладне програмне забезпечення загального призначення;
спеціалізоване прикладне програмне забезпечення, що створене на основі технічного завдання, яке розробляється з урахуванням технічних вимог, зазначених у цьому розділі;
джерело безперебійного електричного живлення.
5. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має бути максимально безпечним і простим в освоєнні й застосуванні та мати інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
6. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати виконання таких функцій:
взаємодію з ІАС установи - для отримання доступу до електронних справ та метаданих електронних документів, що централізовано зберігаються в ІАС установи, та для виконання дій з електронними документами, що передбачені правами працівника архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 4 розділу ІV цього Порядку;
приймання справ до архіву установи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 3 розділу V цього Порядку;
уведення даних за електронними формами облікових документів архіву установи з можливістю автоматичного заповнення елементів форм - для прискорення процесу введення інформації та отримання оперативної довідкової інформації про вимоги до виконання поточної операції;
захист від помилкового видалення даних, можливість скасування помилково виконаної операції;
складання та оформлення річних розділів описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 глави 1 розділу VII цього Порядку;
створення архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених пунктами 1-7 глави 2 розділу VII цього Порядку;
створення та оформлення архівних електронних справ відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-3 глави 3 розділу VII цього Порядку;
створення і оформлення обкладинки архівної електронної справи відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 4 розділу VII цього Порядку;
створення та оформлення внутрішніх описів документів справ з паперовими примірниками електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-5 глави 5 розділу VII цього Порядку;
створення та оформлення акта приймання-передавання архівних електронних справ на постійне зберігання відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-4 розділу VIII цього Порядку;
формування переліку працівників архіву установи із зазначенням їхніх облікових записів, рівня їхніх прав доступу, а також відомостей про їхні електронні цифрові підписи та надсилання такого переліку до державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
пошук та отримання відомостей про державну архівну установу або архівний відділ міської ради, акредитований центр сертифікації ключів з довідникової бази даних автоматизованого робочого місця архівіста, а також оновлення цієї бази даних;
конвертування електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-11 глави 5 розділу ІІ цього Порядку;
передавання архівних електронних справ на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ або архівних відділів міських рад відповідно до вимог, визначених у пунктах 5, 6 розділу VIII цього Порядку;
виконання перевірок обкладинки електронних/архівних електронних справ та електронних документів/архівних електронних документів відповідно до вимог, визначених у пунктах 1-6 глави 5 розділу ІІІ та пункті 3 глави 1 розділу V цього Порядку.
При негативних результатах перевірки будь-якого із зазначених документів працівник архіву установи, що відповідає за перевірку цих документів, у робочому порядку повідомляє про встановлені помилки службу діловодства, яка у робочому порядку організовує усунення виявлених помилок.
Порядок дій для усунення помилок в електронних документах у діловодстві, виявлених під час перевірки цих документів в архіві установи, визначається установою при розробці технічного завдання на створення ІАС установи або її модернізації.
7. Базове системне та прикладне програмне забезпечення повинно відповідати вимогам ліцензування, встановленим чинним законодавством.
8. Автоматизоване робоче місце працівника архіву має забезпечувати міжсистемний обмін електронними документами з автоматизованими інформаційними системами у форматах, що визначені у пунктах 1-10 глави 6 розділу ІІ, пункті 4 глави 1, пунктах 4, 5 глави 2, пункті 3 глави 3, пунктах 2-4 глави 4 розділу VII, пункті 6 розділу VIII цього Порядку.
9. У спеціалізованому прикладному програмному забезпеченні автоматизованого робочого місця працівника архіву має бути передбачено можливість розширення переліку форматів (або заміни одних форматів іншими) обміну електронними документами з автоматизованими інформаційними системами шляхом підключення додаткових програмних модулів. Прикладний програмний інтерфейс та правила розробки таких модулів мають бути відкритими і входити в комплект документації автоматизованого робочого місця архівіста.
10. На автоматизованому робочому місці працівника архіву повинно вестись автоматичне протоколювання роботи системи та користувачів.
| Заступник директора Департаменту взаємодії з органами влади | С.В. Мартиненко |
Додаток 1
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 12 розділу І)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки електронного документа
Додаток 2
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
Дата _______________
АКТ
______________ № ______
Про конвертування електронних документів
Електронні документи, відібрані для конвертування як такі, що не
відповідають Переліку форматів даних електронних документів:
| № з/п | Ім'я файла електронного документа до конвертування | Ім'я файла електронного документа після конвертування | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Найменування посади особи,
яка здійснила конвертування
електронних документів ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Найменування посади особи, яка
контролювала конвертування
електронних документів ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 3
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
Дата _______________
АКТ
___________________ № ________
Про знищення конвертованих електронних документів
Конвертовані електронні документи, відібрані для знищення як такі, що не
підлягають обліку та зберіганню
| № з/п | Ім'я файла знищеного конвертованого електронного документа |
| 1 | 2 |
Найменування посади особи,
що здійснила знищення
конвертованих електронних
документів ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 4
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
Дата _______________
АКТ
_____________ № ________
Про внесення змін до XML-документів
XML-документи, відібрані для внесення змін до їхнього змісту у зв’язку
із створенням нових версій конвертованих електронних документів, що містяться
в XML-документах:
| № з/п | Ім'я файла XML- документа | Імена файлів конвертованих електронних документів, що додаються до XML-документа* | Імена файлів конвертованих електронних документів, що видаляються з XML-документа** |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
__________
*Підстава: акт про конвертування електронних документів від ____________ № _______.
**Підстава: акт про знищення конвертованих електронних документів від ____________ № _______.
Найменування посади особи,
що здійснила зміни в
XML-документах ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 5
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 8 глави 5 розділу ІІ)
ІДЕНТИФІКАТОРИ
облікових електронних документів
Додаток 6
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 6 розділу ІІI)
ЗВІТ
( Див. текст )
Додаток 7
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 5 глави 6 розділу ІІI)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника служби діловодства установи
________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
Дата _______________
АКТ
_______________ № ________
Про знищення відхилених вхідних електронних документів
Електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли
технічну перевірку і не підлягають реєстрації та зберіганню на підставі звіту
про технічну перевірку від ________________№____:
| № з/п | Ім'я файла електронного документа | Примітка |
| 1 | 2 | 3 |
Найменування посади особи,
що здійснила перевірку
вхідних електронних документів ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 8
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 6 глави 6 розділу ІІI)
ЖУРНАЛ
реєстрації відхилених вхідних електронних документів*
__________
* За необхідності журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 9
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 7 розділу ІІI)
Найменування установи Адресат
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ
ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № __________
Про отримання вхіднихелектронних документів
Підтверджуємо одержання електронних документів:
| № з/п | Ім'я файла електронного документа | Дата та час надходження | Індекс вхідного документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Найменування посади особи,
відповідальної за створення
електронного повідомлення ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 10
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 7 розділу ІІI)
Найменування установи Адресат
Довідкові дані про установу
Код установи за ЄДРПОУ
ЕЛЕКТРОННЕ ПОВІДОМЛЕННЯ № __________
Про відхилення вхідних електронних документів
Одержані електронні документи відхилені:
| № з/п | Ім'я файла вхідного електронного документа | Дата та час надходження | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Найменування посади особи,
відповідальної за створення
електронного повідомлення ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
__________
*Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файла XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.
Додаток 11
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу ІІI)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника служби
діловодства установи
________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
Дата _______________
АКТ
______________ № _______
Про знищення відхилених вихідних електронних документів
Вихідні XML-документи, відібрані до знищення як такі, що не пройшли
технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню:
| № з/п | Ім'я файла вихідного XML-документа | Підстава* |
| 1 | 2 | 3 |
Вихідні електронні документи, відібрані до знищення як такі, що не
пройшли технічну перевірку і не підлягають опрацюванню та зберіганню**:
| № з/п | Ім'я файла вихідного електронного документа |
| 1 | 2 |
Найменування посади особи,
яка здійснила технічну
перевірку та знищення
електронних документів ________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені),
прізвище)
___ ____________ 20__ р.
__________
*Зазначити таке: надіслані не за адресою, порушені цілісність та автентичність XML-документа; помилка в імені файла XML-документа; XML-документ містить шкідливий програмний код; XML-документ не відповідає еталонній XML-схемі; порушені цілісність та автентичність структурного елемента XML-документа (електронного документа, реквізиту); електронний документ містить шкідливий програмний код; електронний документ не відповідає вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах виконавчої влади; неможливо відтворити інформацію з електронного документа.
Якщо перевірку не пройшов структурний елемент XML-документа або електронний документ, зазначити ім'я структурного елемента XML-документа або ім'я електронного документа.
**Перелік файлів електронних документів, що вказані у графі "Підстава" для відхилених вихідних XML-документів.
Додаток 12
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 13 розділу ІІI)
ЖУРНАЛ
реєстрації знищення відхилених вихідних електронних документів
Додаток 13
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 2 глави 2 розділу V)
ОПИС
( Див. текст )
Додаток 14
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 1 розділу VI)
АКТ
( Див. текст )
Додаток 15
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 2 глави 1 розділу VII)
ОПИС
( Див. текст )
Додаток 16
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 3 глави 4 розділу VII)
АРХІВНА ЕЛЕКТРОННА СПРАВА
( Див. текст )
Додаток 17
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 1 глави 5 розділу VII)
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи
( Див. текст )
Додаток 18
до Порядку роботи з електронними
документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання
на архівне зберігання
(пункт 2 розділу VIII)
АКТ
( Див. текст )