Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади

Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Порядок надсилання електронною поштою службових документів, що додається.

2. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям здійснювати починаючи з 1 вересня 2009 р. надсилання електронною поштою службових документів відповідно до Порядку, затвердженого цією постановою.

1. Цей Порядок визначає механізм надсилання та одержання електронною поштою електронних копій службових документів, підготовлених у паперовому вигляді (далі - службові документи), для їх використання у роботі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - органи виконавчої влади) та Секретаріату Кабінету Міністрів України.

2. Надсилання та одержання службових документів електронною поштою (далі - електронний обмін службовими документами) здійснюється для прискорення:

1) попереднього погодження проектів нормативно-правових актів;

2) доведення інформації про порядок денний засідань Кабінету Міністрів України, урядових комітетів і нарад та відповідних матеріалів;

3) оперативного доведення інформації, що передбачає вжиття невідкладних заходів, а її доставка в паперовому вигляді не може бути своєчасно забезпечена поштою, телеграфом чи службою фельдзв'язку;

4) обміну інформацією між органами виконавчої влади та Секретаріатом Кабінету Міністрів України, яка стосується роботи з документами, надісланими до Кабінету Міністрів України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Міністра Кабінету Міністрів України та Секретаріату Кабінету Міністрів України (крім надання остаточних відповідей на питання, які містяться у службових документах).

3. Для здійснення електронного обміну службовими документами створюються електронні поштові скриньки:

в органах виконавчої влади - kabmin_doc@;

у кожному структурному підрозділі Секретаріату Кабінету Міністрів України - ind**@kmu.gov.ua (де ind** - індекс структурного підрозділу).

4. В органах виконавчої влади визначаються особи, що відповідають за здійснення електронного обміну службовими документами (далі - відповідальні особи), - по два працівники у службах, що забезпечують діяльність керівників органів виконавчої влади, і у структурних підрозділах з питань інформаційних технологій апаратів органів виконавчої влади.

У Секретаріаті Кабінету Міністрів України визначаються по одній відповідальній особі в кожному структурному підрозділі та дві відповідальні особи в структурному підрозділі з питань інформаційних технологій.

5. Відповідальні особи, які працюють у службах, що забезпечують діяльність керівників органів виконавчої влади, та в структурних підрозділах Секретаріату Кабінету Міністрів України, здійснюють електронний обмін службовими документами і доповідають керівникам про надіслані та одержані службові документи.

6. Відповідальні особи, які працюють у структурних підрозділах з питань інформаційних технологій апаратів органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України, забезпечують встановлення на відповідних комп'ютерах програми електронної пошти, антивірусних програмних засобів та пристроїв для сканування документів, підготовлених у паперовому вигляді, а також функціонування електронної пошти, поновлення її адреси.

7. Органи виконавчої влади надсилають до Секретаріату Кабінету Міністрів України електронною поштою переліки відповідальних осіб, в яких зазначаються прізвище, ім'я та по батькові відповідальної особи, її посада, службовий телефон та адреса електронної пошти органу виконавчої влади. Інформація про зміну складу відповідальних осіб надсилається невідкладно.

8. Секретаріат Кабінету Міністрів України формує загальний перелік відповідальних осіб органів виконавчої влади із зазначенням адрес електронної пошти зазначених органів, постійно уточнює такий перелік і забезпечує його надсилання органам виконавчої влади та структурним підрозділам Секретаріату.

9. До Кабінету Міністрів України службові документи надсилаються на адресу електронної пошти відповідного структурного підрозділу Секретаріату Кабінету Міністрів України.

10. Електронною поштою надсилаються службові документи, що скановані і збережені у форматі PDF. У разі необхідності допускається використання інших форматів, узгоджених відповідальними особами із структурними підрозділами з питань інформаційних технологій апаратів органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України.

Тексти службових документів, підготовлених у паперовому вигляді, скануються разом з підписом (або візою) посадової особи та/або штрих-кодом, який містить інформацію про відповідальний підрозділ, виконавця, реєстрацію документа тощо.

На службових документах, підготовлених у паперовому вигляді, у разі здійснення електронного обміну ними, обов'язково робиться позначка про час надсилання та адресатів.

11. Про службові документи, що надійшли електронною поштою до органів виконавчої влади чи структурних підрозділів Секретаріату Кабінету Міністрів України, терміново доповідається їх керівникам.

12. Під час здійснення електронного обміну службовими документами необхідно дотримуватися вимог щодо обов'язкового:

підтвердження факту одержання кожного службового документа;

проведення перевірки антивірусним програмним засобом кожного службового документа, що надійшов;

здійснення обліку службових документів в окремому журналі із зазначенням адреси електронної пошти.

13. Електронний обмін службовими документами, які містять службову інформацію, здійснюється з використанням спеціальної інформаційно-телекомунікаційної системи органів виконавчої влади.

14. Здійснення електронного обміну службовими документами, які містять секретну інформацію, забороняється.

15. Органи виконавчої влади та Секретаріат Кабінету Міністрів України під час здійснення електронного обміну службовими документами дотримуються вимог нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері захисту інформації.

16. Вимоги до форматів даних і тимчасовий регламент електронного документообігу в органах виконавчої влади затверджує Держкомінформнауки.