Про затвердження Інструкції про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів

Відповідно до статей 58, 87, 89, 91, 100, 101, 147, 153, 154 Кримінально-виконавчого кодексу України, з метою приведення нормативно-правових актів у сфері виконання кримінальних покарань у відповідність до вимог законодавства

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів, що додається.

2. Державній пенітенціарній службі (далі - ДПтС) (Лісіцков О. В.) довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів, керівників територіальних органів управління ДПтС та забезпечити його виконання.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного департаменту України з питань виконання покарань від 11 січня 2008 року № 1 "Про затвердження Інструкції про роботу відділів (груп, старших інспекторів) установ виконання покарань та слідчих ізоляторів по контролю за виконанням судових рішень", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08 лютого 2008 року за № 109/14800.

4. Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України (Зеркаль О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови ДПтС генерал-майора внутрішньої служби Сидоренка С. М. та начальників територіальних органів управління ДПтС.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

 

 

1. Ця Інструкція регламентує діяльність відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів Державної кримінально-виконавчої служби України з питань приймання до цих установ засуджених та осіб, взятих під варту, їх обліку, переміщення під вартою (конвоювання), звільнення з установ виконання покарань та слідчих ізоляторів Державної кримінально-виконавчої служби України, а також з інших питань, пов'язаних з виконанням вироків судів, інших рішень суду.

Під час дії воєнного стану в Україні ця Інструкція регламентує діяльність відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень виправних колоній мінімального рівня безпеки із загальними умовами тримання, середнього та максимального рівня безпеки, а також слідчих ізоляторів Державної кримінально-виконавчої служби України з питань приймання військовополонених до дільниць для тримання військовополонених, утворених у цих установах, обліку цих осіб, переміщення під вартою (конвоювання), та вибуття.

2. У цій Інструкції вживаються такі скорочення:

ДКВС України - Державна кримінально-виконавча служба України;

КВК України - Кримінально-виконавчий кодекс України;

КК України - Кримінальний кодекс України;

КПК України - Кримінальний процесуальний кодекс України;

СІЗО - слідчий ізолятор Державної кримінально-виконавчої служби України;

ЧПНСІ - черговий помічник начальника слідчого ізолятора;

ЧПНУ - черговий помічник начальника установи виконання покарань.

3. У цій Інструкції терміни вживаються у таких значеннях:

адміністрація установи (СІЗО) - начальник установи виконання покарань (СІЗО), його перший заступник, заступники або особи, які виконують їх обов'язки;

близькі родичі та члени сім'ї - чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, рідний брат, рідна сестра, дід, баба, прадід, прабаба, внук, внучка, правнук, правнучка, усиновлювач чи усиновлений, опікун чи піклувальник, особа, яка перебуває під опікою або піклуванням, а також особи, які спільно проживають, пов'язані спільним побутом і мають взаємні права та обов'язки, у тому числі особи, які спільно проживають, але не перебувають у шлюбі;

військовополонені - особи, які мають право на цей статус відповідно до статті 4 Женевської конвенції про поводження з військовополоненими від 12 серпня 1949 р. та статті 44 Додаткового протоколу до Женевських конвенцій від 12 серпня 1949 р., що стосується захисту жертв міжнародних збройних конфліктів (Протокол I), від 08 червня 1977 р.;

Департамент - Департамент з питань виконання кримінальних покарань;

дільниця для тримання військовополонених - окреме ізольоване приміщення у виправній колонії мінімального рівня безпеки із загальними умовами тримання, середнього та максимального рівня безпеки, а також у СІЗО, призначене для тимчасового перебування військовополонених;

заклад охорони здоров'я - заклад охорони здоров'я, не віднесений до відання центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері виконання кримінальних покарань та пробації;

засуджені - обвинувачені, обвинувальні вироки суду щодо яких набрали законної сили, особи, вперше засуджені до позбавлення волі за нетяжкі чи тяжкі кримінальні правопорушення, які на підставі статті 89 КВК України залишені у СІЗО для роботи з господарського обслуговування; особи, засуджені до обмеження волі, які на підставі статті 57 КВК України підлягають направленню до місця відбування покарання; особи, засуджені до позбавлення волі, довічного позбавлення волі, вироки щодо яких набрали законної сили і які на підставі статті 87 КВК України підлягають відправленню до установ виконання покарань; засуджені, вироки щодо яких набрали законної сили, які на підставі статті 90 КВК України тимчасово залишені в СІЗО або переведені до СІЗО з виправного центру, дисциплінарного батальйону або виправної колонії; особи, вироки щодо яких набрали законної сили, які відповідно до статті 88 КВК України переміщуються під вартою з однієї установи до іншої;

міжрегіональна комісія - колегіальний орган, що утворюється в міжрегіональному управлінні з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції України, який в межах компетенції визначає засудженим до позбавлення волі вид установи виконання покарань, місце відбування покарання особам, засудженим до позбавлення волі на певний строк, довічного позбавлення волі, обмеження волі, здійснює направлення і переведення для відбування покарання засуджених до позбавлення волі на певний строк, довічного позбавлення волі в межах зони діяльності міжрегіонального управління;

міжрегіональне управління - міжрегіональне управління з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції України;

медична частина (фельдшерський пункт, лікарняний заклад) - заклад охорони здоров'я Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України", який здійснює медичне обслуговування засуджених (осіб, взятих під варту);

медичний працівник - лікар, фельдшер, медична сестра закладу охорони здоров'я Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України", розташованого на території установи виконання покарань (СІЗО);

особи, взяті під варту - особи, які тримаються під вартою відповідно до вмотивованого рішення суду про обрання як запобіжного заходу тримання під вартою або про застосування тимчасового чи екстрадиційного арешту, винесеного відповідно до КК України та КПК України, та/або рішення компетентного органу іноземної держави у випадках, передбачених законом, а також постанови прокурора, прийнятої у випадках та порядку, передбачених статтею 615 КПК; особи, щодо яких вироком суду передбачено тримання під вартою до набрання ним законної сили;

педагогічна рада - постійно діючий колегіальний орган виховної колонії, який розглядає матеріали та приймає рішення про переведення засуджених, які досягли вісімнадцятирічного віку, з виховної колонії до виправної колонії та залишення таких засуджених для подальшого відбування покарання у виховній колонії у порядку, встановленому статтями 147, 148 КВК України;

південний регіон - Кіровоградська, Миколаївська, Одеська та Херсонська області;

підрозділ - структурний підрозділ Департаменту, міжрегіонального управління, установи виконання покарань (СІЗО), який здійснює контроль за виконанням вироків судів та інших рішень суду;

прокурор - прокурор, який здійснює на відповідній території нагляд за додержанням законів при виконанні судових рішень у кримінальних справах, а також при застосуванні інших заходів примусового характеру, пов'язаних з обмеженням особистої свободи громадян;

спостережна комісія - орган, діяльність якого здійснюється відповідно до Положення про спостережні комісії, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 квітня 2004 року № 429 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2022 року № 1314);

установа - кримінально-виконавча установа (виправний центр, виправна колонія), спеціальна виховна установа (виховна колонія);

центральна комісія - колегіальний орган, що утворюється в Департаменті, який в межах компетенції розглядає скарги на рішення міжрегіональних комісій, центральних комісій щодо установ центрального та південного регіонів, визначає засудженим до позбавлення волі вид установи, місце відбування покарання особам, засудженим до позбавлення волі на певний строк, довічного позбавлення волі, обмеження волі, здійснює їх направлення і переведення для відбування покарання до установ, коли вирішення таких питань виходить за межі повноважень міжрегіональної комісії, центральних комісій щодо установ центрального та південного регіонів;

центральні комісії щодо установ центрального та південного регіонів - колегіальні органи, що утворюються в Департаменті, які в межах компетенції визначають засудженим до позбавлення волі вид установи, місце відбування покарання особам, засудженим до позбавлення волі на певний строк, довічного позбавлення волі, обмеження волі, здійснюють направлення і переведення для відбування покарання засуджених до позбавлення волі на певний строк, довічного позбавлення волі в межах зони діяльності центрального та південного регіонів;

центральний регіон - Житомирська, Київська, Черкаська та Чернігівська області.

4. Підрозділи установ (СІЗО) виконують такі завдання:

1) перевіряють правильність оформлення документів на засуджених (осіб, взятих під варту) та військовополонених при їх прийманні до установи (СІЗО), дільниці для тримання військовополонених);

2) здійснюють персональний та кількісний облік засуджених (осіб, взятих під варту), готують звіти про їх чисельність, склад та переміщення;

3) контролюють дотримання строків тримання під вартою, передбачених КПК України, стосовно осіб, взятих під варту;

4) ведуть облік, формують та зберігають особові справи засуджених (осіб, взятих під варту), які тримаються в установі (СІЗО);

5) виконують функції реєстратора Єдиного реєстру засуджених та осіб, взятих під варту;

6) беруть участь в оформленні на засуджених матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 КК України), заміни покарання у виді довічного позбавлення волі на покарання у виді позбавлення волі на певний строк, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 КК України), встановлення адміністративного нагляду згідно із Законом України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі", переведення засуджених згідно із статтями 10, 57, 90, 93, 147, 151-1 КВК України, на підставі оцінки ризиків вчинення повторного кримінального правопорушення, визначеної з використанням підсистеми "КАСАНДРА" Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту;

7) спільно з медичними працівниками медичної частини (фельдшерського пункту, лікарняного закладу) беруть участь у підготовці матеріалів щодо припинення примусового лікування, застосованого судом відповідно до статті 96 КК України, та звільнення від покарання за хворобою на підставах, передбачених статтею 84 КК України;

8) формують матеріали за клопотаннями про помилування засуджених та здійснюють контроль за їх своєчасним направленням до Офісу Президента України згідно з переліком, визначеним Порядком подання до Офісу Президента України матеріалів за клопотаннями про помилування засуджених та виконання указів Президента України про помилування, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 26 травня 2021 року № 1848/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26 травня 2021 року за № 700/36322;

9) виконують акти помилування та амністії, рішення суду стосовно засуджених (осіб, взятих під варту), які тримаються в установі (СІЗО);

10) здійснюють моніторинг рішень, прийнятих центральною комісією, центральними комісіями щодо установ центрального та південного регіонів, а також міжрегіональною комісією щодо визначення засудженому до позбавлення волі виду установи, місця відбування покарання особам, засудженим до позбавлення волі на певний строк, довічного позбавлення волі, обмеження волі;

11) здійснюють контроль за своєчасним звільненням засуджених (осіб, взятих під варту), за вирахуванням строків розгляду питання стосовно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 КК України), заміни покарання у виді довічного позбавлення волі на покарання у виді позбавлення волі на певний строк, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 КК України), переведення засуджених до дільниці соціальної реабілітації (соціальної адаптації) або подання до Департаменту матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених абзацами першим та другим частини першої статті 101 КВК України, зміни умов тримання засуджених до довічного позбавлення волі на підставах, встановлених частинами другою та третьою статті 151-1 КВК України;

12) розглядають скарги, заяви та листи з питань, віднесених до компетенції підрозділу, визначених цією Інструкцією та законодавством;

13) оформлюють на засуджених (осіб, взятих під варту) обліково-реєстраційні матеріали відповідно до Інструкції про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України, Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 09 вересня 2002 року за № 738/7026 (далі - Інструкція з оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку);

14) надають допомогу засудженим (особам, взятим під варту) в оформленні документів про одруження та розірвання шлюбу;

15) формують матеріали, передбачені статтею 6 Конвенції про передачу засуджених осіб 1983 року, за запитами центральних органів для вирішення питання про передачу засуджених осіб для подальшого відбування покарання в країну громадянства згідно з Інструкцією про порядок здійснення міжнародного співробітництва з питань взаємної правової допомоги, видачі правопорушників (екстрадиції), передачі (прийняття) засуджених осіб, виконання вироків та інших питань міжнародного судового співробітництва у кримінальному провадженні під час судового провадження, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 19 серпня 2019 року № 2599/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 22 серпня 2019 року за № 956/33927;

16) інформують дипломатичні представництва та (або) консульські установи іноземних держав в Україні, Міністерство закордонних справ стосовно іноземців, узятих під варту, або засуджених, або до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, відповідно до Порядку інформування установами виконання покарань та слідчими ізоляторами Державної кримінально-виконавчої служби України дипломатичних представництв та (або) консульських установ іноземних держав в Україні стосовно іноземців, узятих під варту, або засуджених, або до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 грудня 2014 року № 2024/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 03 грудня 2014 року за № 1560/26337;

17) забезпечують негайне інформування органів Служби безпеки України, прокуратури та Національної поліції України про прийняття військовополонених до дільниць для тримання військовополонених;

18) здійснюють ведення персонального та статистичного обліку військовополонених, спеціального обліку офіцерського складу та інших прирівняних до них категорій, а також оформлення їх вибуття з дільниці для тримання військовополонених;

19) виконують інші завдання, передбачені цією Інструкцією та законодавством.

5. Не дозволяється покладати на підрозділи завдання, не передбачені для них цією Інструкцією та законодавством.

6. Підрозділи в установах (СІЗО) розташовуються у приміщеннях адміністративних будівель цих установ, які оснащуються охоронною та протипожежною сигналізацією, системами опалення, вентиляції та протипожежного захисту згідно з вимогами Галузевих будівельних норм України, які регламентують проектування виправних колоній і СІЗО, мають металеві ґрати на вікнах та надійні замки на металевих або оббитих металом вхідних дверях. У неробочий час приміщення підрозділів опечатуються і здаються під охорону.

Категорично забороняється залучати засуджених (осіб, взятих під варту) до роботи у приміщеннях підрозділів.

1. Приймання засуджених (осіб, взятих під варту) до установи здійснюється відповідною комісією, до складу якої обов'язково входить працівник підрозділу, під керівництвом начальника установи. Склад комісії щороку затверджується наказом начальника установи.

У разі прибуття засуджених (осіб, взятих під варту) до установи у нічний час їх приймання здійснюється начальником варти та молодшими інспекторами відділу нагляду і безпеки установи під керівництвом ЧПНУ.

2. Працівники підрозділу при прийманні засуджених (осіб, взятих під варту) до установи зобов'язані:

1) прийняти від представника конвойного підрозділу військової частини Національної гвардії України (органу внутрішніх справ Міністерства внутрішніх справ України) особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) (додаток 1) та попутний список на засуджених (осіб, взятих під варту), які переміщаються під вартою (конвоюються) (додаток 2), перевірити наявність на цьому списку підпису представника конвойного підрозділу військової частини Національної гвардії України (органу внутрішніх справ Міністерства внутрішніх справ України), який здійснював переміщення під вартою (конвоювання) засуджених (осіб, взятих під варту);

2) звірити кількість прибулих засуджених (осіб, взятих під варту) з кількістю, зазначеною в попутному списку на засуджених (осіб, взятих під варту), які переміщаються під вартою (конвоюються), та встановити належність кожної особової справи конкретному засудженому (особі, взятій під варту) шляхом опитування цього засудженого (особи, взятої під варту) та зіставлення відповідей з анкетними та іншими відомостями, які зазначаються в особовій справі засудженого (особи, взятої під варту), за фотокарткою, особистими прикметами, а в разі потреби - за дактилоскопічною карткою, форма якої встановлена Інструкцією з оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку.

Після цього поставити в попутному списку на засуджених (осіб, взятих під варту), які переміщаються під вартою (конвоюються), свій підпис про приймання засуджених (осіб, взятих під варту) з їх особовими справами;

3) відомості про кожного прийнятого засудженого (особу, взяту під варту), занести до журналу обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту, військовополонених) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) (додаток 3);

4) на засуджених, які згідно з рішеннями судів зобов'язані проходити примусове лікування, призначене відповідно до статті 96 КК України, скласти список у двох примірниках, один з яких протягом доби передати до медичної частини (фельдшерського пункту, лікарняного закладу), а другий залишити для контролю у підрозділі;

5) протягом трьох діб після прибуття засудженого (особи, взятої під варту) до установи повідомити суд, який постановив вирок, про приведення його до виконання і про місце відбування покарання засудженим, а також одного із членів сім'ї або близьких родичів засудженого (особи, взятої під варту) за його письмовою заявою та вибором, у якому зазначається адреса установи і роз'яснюються права засудженого (особи, взятої під варту);

6) на осіб, які прибули для відбування покарання до виправного центру, для зарахування часу тримання під вартою і часу слідування під вартою до виправного центру на підставах статті 58 КВК України у 10-денний строк подати матеріали до суду за місцем розташування виправного центру.

1. Приймання засуджених (осіб, взятих під варту) до СІЗО здійснює ЧПНСІ або його заступник.

2. Підставами для приймання до СІЗО та тримання засуджених (осіб, взятих під варту) є:

1) ухвала слідчого судді (суду) про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою або про застосування тимчасового чи екстрадиційного арешту та/або рішення компетентного органу іноземної держави у випадках, передбачених законом;

2) вирок суду, що не набрав законної сили, але передбачає тримання особи під вартою;

3) вирок суду, що набрав законної сили, про засудження до покарання у виді позбавлення волі стосовно засудженого, який не перебував під вартою;

4) вирок суду, що набрав законної сили, стосовно осіб, засуджених до позбавлення волі, довічного позбавлення волі, які на підставі статті 87 КВК України підлягають відправленню до установ;

5) ухвала суду про тимчасове залишення засудженого у СІЗО або переведення засудженого з виправного центру, дисциплінарного батальйону або виправної колонії до СІЗО у випадках, передбачених статтею 90 КВК України та статтею 537 КПК України;

6) ухвала суду про скасування звільнення засудженого від відбування покарання з випробуванням та направлення його для призначеного відбування покарання у виді обмеження або позбавлення волі;

7) ухвала суду про направлення засудженого до обмеження волі до місця відбування покарання у порядку, встановленому для осіб, засуджених до позбавлення волі.

3. Прізвища усіх засуджених (осіб, взятих під варту), які прибули до СІЗО, вносяться в добову відомість обліку, доставлених у СІЗО, що передбачена наказом Міністерства юстиції України від 13 грудня 2019 року № 73/5-ДСК, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 грудня 2019 року за № 1262/34233, що складається ЧПНСІ на кожну добу (з 8-ї до 8-ї години ранку) і здається до підрозділу для формування їх у хронологічному порядку в окрему справу.

4. Засуджені, вироки щодо яких набрали законної сили, яких відповідно до статті 88 КВК України переміщують під вартою з однієї установи (СІЗО) до іншої (іншого) через даний СІЗО (далі - особи, які прямують транзитом), приймаються до СІЗО і направляються до місця призначення на підставі довідок-витягів з особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) (додаток 4) і попутних списків на засуджених (осіб, взятих під варту), які переміщаються під вартою (конвоюються).

5. Працівники підрозділу протягом трьох діб після прибуття засудженого (особи, взятої під варту) до СІЗО зобов'язані повідомити суд, який постановив вирок, про приведення його до виконання і про місце відбування покарання засудженим, а також одного із членів сім'ї або близьких родичів засудженого (особи, взятої під варту) за його письмовою заявою та вибором, у якому зазначається адреса СІЗО і роз'яснюються права засудженого (особи, взятої під варту).

1. Приймання військовополонених до установи, де створена дільниця для тримання військовополонених, здійснюється відповідною комісією, до складу якої обов'язково входить працівник підрозділу, під керівництвом начальника установи. Склад комісії щороку затверджується наказом начальника установи.

У разі прибуття військовополонених до установи у нічний час їх приймання здійснюється начальником варти та молодшими інспекторами відділу нагляду і безпеки установи під керівництвом ЧПНУ.

2. Приймання військовополонених до СІЗО, де створена дільниця для тримання військовополонених, здійснює ЧПНСІ або його заступник.

3. Підставами для приймання та тримання військовополонених до дільниці для тримання військовополонених установи (СІЗО) є акт приймання-передачі військовополонених та списки військовополонених, які начальник варти Військової служби правопорядку у Збройних Силах України передає до установи (СІЗО) після прибуття варти.

4. Працівники підрозділу при прийманні військовополонених зобов'язані відомості про кожного прийнятого військовополоненого занести до журналу обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту, військовополонених) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту).

5. Працівники підрозділу забезпечують негайне письмове інформування органів Служби безпеки України, прокуратури та Національної поліції України про прийняття військовополонених до дільниці для тримання військовополонених.

1. Підрозділи установ ведуть облік засуджених (осіб, взятих під варту):

персональний:

за особовою справою засудженого (особи, взятої під варту);

за обліковою карткою (додаток 5);

кількісний:

за журналом обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту).

2. Підрозділи СІЗО ведуть облік засуджених (осіб, взятих під варту):

персональний:

за особовою справою засудженого (особи, взятої під варту);

за алфавітною карткою форми № 1, яка передбачена Інструкцією з оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку;

кількісний:

за добовими відомостями обліку, доставлених у СІЗО;

за журналом обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту).

3. Підрозділи установ (СІЗО) здійснюють в межах компетенції внесення або редагування відомостей про засуджених (осіб, взятих під варту) до Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту, відповідно до Порядку формування та ведення Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 26 червня 2018 року № 2023/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02 липня 2018 року за № 762/32214.

4. Облікові картки та алфавітні картки форми № 1 заповнюються на підставі документів, що містяться в особових справах засуджених (осіб, взятих під варту), які прибули до установи (СІЗО). З цих карток складається картотека в алфавітному порядку.

Облікові картки та алфавітні картки форми № 1 засуджених (осіб, взятих під варту), знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка із зазначенням підстав для зняття засудженого (особи, взятої під варту) з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку.

5. На осіб, які на підставі статті 89 КВК України залишені у СІЗО для роботи з господарського обслуговування, ведуться облікові документи, встановлені для засуджених.

6. Усі картки зберігаються у приміщенні підрозділу в спеціально обладнаних для цих цілей металевих шафах або ящиках.

7. При надходженні до установи (СІЗО) рішення органу державної реєстрації актів цивільного стану про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності) засудженому (особі, взятій під варту) працівник підрозділу сповіщає про це засудженого (особу, взяту під варту) під його (її) особистий підпис, заповнює на нього (неї) нову облікову картку або алфавітну картку форми № 1 і вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Стара облікова картка або алфавітна картка форми № 1 після внесення в неї відповідних записів поміщається до архівної картотеки.

8. При надходженні до установи (СІЗО) документів про зміну засудженому (особі, взятій під варту) строку покарання (тримання під вартою) в облікових документах робляться відповідні відмітки. На документі, який надійшов, робиться відмітка про дату, посаду, прізвище та ініціали працівника підрозділу, який вніс зміни в обліково-реєстраційні документи, ставиться його особистий підпис, а сам документ з підписом про ознайомлення засудженого (особи, взятої під варту) долучається до особової справи засудженого (особи, взятої під варту).

9. У разі народження дитини у жінки, яка тримається в установі (СІЗО), працівники підрозділу надають допомогу у реєстрації цієї дитини в найближчому до установи (СІЗО) органі державної реєстрації актів цивільного стану або пологовому будинку.

Свідоцтво про народження дитини отримує працівник підрозділу, вкладає його в конверт особової справи жінки, яка тримається в установі (СІЗО), і видає їй при звільненні.

Якщо жінка відмовилась від дитини або якщо дитина за згодою батьків передається їхнім близьким родичам чи за згодою батьків та рішенням органу опіки і піклування - іншим особам або після досягнення трирічного віку дитина передається до відповідних дитячих закладів, свідоцтво про народження дитини передається разом з дитиною, про що працівником підрозділу робиться відповідний запис на копії цього свідоцтва, яка зберігається в конверті, долученому до особової справи засудженої (особи, взятої під варту).

10. Засуджені (особи, взяті під варту), які вибули в інші місця відбування покарання, померли, звільнені, вчинили втечу з установи (СІЗО), самовільно залишили місце обмеження волі, знімаються з персонального та кількісного обліків у підрозділі установи (СІЗО).

Засуджені (особи, взяті під варту), які направляються на лікування до закладів охорони здоров'я, або які одержали дозвіл на короткочасний виїзд за межі установи, з обліків не знімаються.

1. Для здійснення контролю за своєчасним звільненням, а також за вирахуванням строків розгляду питання стосовно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 КК України), заміни покарання у виді довічного позбавлення волі на покарання у виді позбавлення волі на певний строк, заміни невідбутої частини покарання більш м'яким (стаття 82 КК України), переведення засуджених до дільниці соціальної реабілітації (соціальної адаптації) або щодо переведення засуджених на підставах, встановлених абзацами першим та другим частини першої статті 101 КВК України, зміни умов тримання засуджених до довічного позбавлення волі на підставах, встановлених частинами другою та третьою статті 151-1 КВК України на кожного засудженого, що прибув до установи, заповнюється контрольно-строкова картка засудженого (додаток 6).

З таких карток складається контрольно-строкова картотека. У грудні кожного року з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню в наступному році, і розміщуються окремо за датами закінчення строку покарання (місяцем та днем).

У разі переведення засудженого для подальшого відбування покарання до іншої установи, його звільнення або смерті контрольно-строкова картка засудженого вилучається з картотеки і долучається до його особової справи.

2. На засуджених (осіб, взятих під варту), яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки (додаток 7), які формуються в окрему картотеку на один рік. Контрольні картки розміщуються за датами виповнення засудженим (особам, взятим під варту) 18 років (місяцем та днем). При переведенні неповнолітнього засудженого (особи, взятої під варту) до іншої установи (СІЗО) контрольна картка долучається до його особової справи.

3. Відомості про наявність та переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) в установі (СІЗО) складаються щодня за добу, що минула, на підставі даних про засуджених (осіб, взятих під варту), які перебувають на обліку, та документів про їх надходження та вибуття за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених (осіб, взятих під варту) і відображаються в журналі обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) за минулу добу.

Дані кількісного обліку засуджених (осіб, взятих під варту) мають збігатися з кількістю документів персонального обліку та їх фактичною наявністю в установі.

1. Підрозділи установ (СІЗО) ведуть облік військовополонених:

персональний:

за журналом обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту, військовополонених) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту). Облік військовополонених в цьому журналі здійснюється окремо від засуджених (осіб, взятих під варту). При цьому облік військовополонених офіцерського складу та інших прирівняних до них категорій також ведеться окремо;

за обліковою карткою військовополоненого (додаток 8);

за особовою карткою військовополоненого (додаток 9);

статистичний:

звіти про чисельність військовополонених, їх склад та переміщення.

2. Дані персонального обліку військовополонених мають збігатися з даними статистичного обліку та їх фактичною наявністю в дільниці для тримання військовополонених.

1. Особова справа засуджених (осіб, взятих під варту) є основним обліковим документом засудженого (особи, взятої під варту). Вона складається з двох частин, вкладається в обкладинку і комплектується документами, що засвідчують особу, підтверджують законність та процес тримання її в установі (СІЗО), а також звільнення з неї. Перелік документів, долучених до особової справи засудженого (особи, взятої під варту), зазначається в описі, який ведеться окремо для першої та другої частин справи.

В одному томі особової справи засудженого (особи, взятої під варту) може бути не більше ніж 250 аркушів. У разі якщо кількість аркушів перевищує 250 аркушів, формується наступний том.

2. До першої частини особової справи засудженого (особи, взятої під варту) долучаються такі документи:

вирок суду, який набрав законної сили, інші рішення суду;

накази Міністерства юстиції України про виконання указів Президента України щодо помилування;

рішення центральної комісії, центральних комісій щодо установ центрального та південного регіонів, міжрегіональної комісії;

копія довідки про звільнення;

копія довідки про смерть особи.

До другої частини особової справи засудженого (особи, взятої під варту) долучаються документи, які відображають процес їх тримання в СІЗО та відбування покарання в установі.

До особової справи засудженого (особи, взятої під варту) долучаються також інші документи, які стосуються конкретної особи.

3. В установі (СІЗО) особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) обов'язково реєструються в журналі обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту).

Відлік реєстраційних номерів особових справ засуджених (осіб, взятих під варту), які прибули до установи (СІЗО), починається з 01 січня кожного року.

Реєстраційний номер особових справ осіб, взятих під варту, які вперше прибули до СІЗО, складається з порядкового номера в журналі обліку переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) та реєстрації особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) і двох останніх цифр року.

Реєстраційний номер особової справи засудженого складається з порядкового номера із зазначенням першої літери прізвища засудженого та двох останніх цифр року.

Якщо засуджений (особа, взята під варту) доставлений (доставлена) в СІЗО з особовою справою, то в цій справі та в інших документах зазначається той номер, за яким проведена їх реєстрація в даному СІЗО.

Без зазначення порядкового номера записуються особи, які раніше переводилися з даного СІЗО з особовими справами в інші установи попереднього ув'язнення, вибували до суду або передавались у розпорядження органів досудового розслідування, розташованих в інших містах, зняті з обліку в даному СІЗО, але потім повернені назад, та особи, які тимчасово переведені в даний СІЗО.

Не зазначаються порядкові номери при реєстрації осіб, які прямують транзитом. У таких випадках у добових відомостях обліку, доставлених у СІЗО, пишуться слова "прямує транзитом".

4. До опису документів, долучених до другої частини особової справи засудженого (особи, взятої під варту), заносяться також медична карта, у запечатаному медичним працівником конверті, конверт з особистими документами засудженого (особи, взятої під варту) та копіями процесуальних документів. Цей опис складається на внутрішньому боці другої сторінки обкладинки особової справи засудженого (особи, взятої під варту). При включенні в опис паспорта необхідно вказати його серію, номер, ким і коли він виданий. Особисті документи видаються особам при їх звільненні з установи (СІЗО) під їх особистий підпис в описі.

Обкладинки особових справ засуджених (осіб, взятих під варту), які під час роботи з ними прийшли в непридатний для використання стан, замінюються новими. У цьому разі дані про переміщення засуджених (осіб, взятих під варту) та інші дані переписуються зі старої обкладинки на нову і підписуються начальником підрозділу, після чого стара обкладинка знищується. Усі інші документи, у тому числі описи першої та другої частин, з особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) не вилучаються.

5. Підрозділ стежить за законністю тримання в установі (СІЗО) засудженого (особи, взятої під варту), виконанням судових рішень, рішень, прийнятих центральною комісією, центральними комісіями щодо установ центрального та південного регіонів, міжрегіональною комісією.

6. У разі якщо підрозділом СІЗО у судових рішеннях виявлені помилки або неточності, що впливають на призначений строк покарання, який спливає найближчим часом, підрозділ СІЗО негайно письмово інформує суд, який ухвалив дане рішення, а також прокурора.

7. З особової справи засудженого (особи, взятої під варту) вилучаються і надсилаються:

військові квитки - до відповідних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки, у яких ці особи перебували на обліку;

службові посвідчення, перепустки та інші документи - до тих підприємств, установ та організацій, які їх видали;

посвідчення водія осіб, які позбавлені судом права керування транспортними засобами, - до органів, що видали цей документ, з повідомленням про те, яким судом, за якими статтями КК України та на який строк засуджений позбавлений права на керування транспортними засобами.

8. Інші особисті документи засудженого (особи, взятої під варту) (паспорт, трудова книжка, свідоцтва про народження та шлюб, документи про освіту тощо), зберігаються в конверті, долученому до особової справи, а медична картка у запечатаному конверті передається до медичної частини (фельдшерського пункту, лікарняного закладу).

9. Початок строку відбування покарання засудженого вираховується згідно із судовими рішеннями, а коли особу було взято під варту після винесення обвинувального вироку, згідно з документом про тримання під вартою (затримання).

Якщо строк покарання визначений у місяцях і днях, вирахування точної дати закінчення строку проводиться в такому порядку: до дати початку строку покарання додається кількість місяців, а потім, починаючи з наступного дня, - відповідна кількість календарних днів.

10. Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються у приміщенні підрозділу в сейфах чи металевих шафах, в алфавітному порядку. Особові справи різних категорій засуджених (осіб, взятих під варту), а також осіб, узятих під варту, які під час перебування у місцях попереднього ув'язнення досягли вісімнадцятирічного віку, зберігаються окремо між собою.

Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти діб) особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) можуть видаватися персоналу оперативного підрозділу установи (СІЗО), начальнику установи (СІЗО), його першому заступнику та заступнику начальника установи (СІЗО) із соціально-виховної та психологічної роботи. У разі видачі особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) вказаним посадовим особам, вони зберігаються у службових кабінетах (приміщеннях) цих осіб в сейфі чи металевій шафі.

Видача та повернення особових справ реєструється в журналі обліку особових справ засуджених (осіб, взятих під варту), виданих у тимчасове користування (додаток 10). Інші посадові особи установи (СІЗО) (начальники відділень соціально-психологічної служби, психологи, вихователі, працівники відділу нагляду і безпеки), персонал медичної частини (фельдшерського пункту, лікарняного закладу) та уповноваженого органу з питань пробації ознайомлюються з особовими справами засуджених (осіб, взятих під варту) безпосередньо у приміщенні підрозділу, де для цього обладнується окрема кімната або робочі місця.

11. Підрозділ установи (СІЗО) надсилає особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) тільки за письмовими запитами суду та органів прокуратури. На письмове прохання інших органів та установ відповідно до повноважень, встановлених законодавством, особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) надсилаються з письмового дозволу начальника міжрегіонального управління, начальника Департаменту щодо установ центрального та південного регіонів або осіб, які виконують їх обов'язки.

При направленні особової справи засудженого (особи, взятої під варту), який (яка) тримається в установі (СІЗО), за письмовими запитами суду, органів прокуратури та інших органів і установ з неї вилучаються оригінали судових рішень, на підставі яких засуджений (особа, взята під варту) відбуває покарання (тримається під вартою), а до особової справи долучаються їх копії.

Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту), які вчинили втечу з установ (СІЗО), самовільно залишили місце обмеження волі негайно передаються до оперативних підрозділів цих установ (СІЗО). У разі передачі особових справ засуджених (осіб, взятих під варту) до оперативних підрозділів установ (СІЗО) вони зберігаються у службових кабінетах (приміщеннях) цих підрозділів в сейфі чи металевій шафі.

12. Посадова особа підрозділу за клопотанням засудженого (особи, взятої під варту) ознайомлює з його (її) особовою справою. Ознайомлення засудженого (особи, взятої під варту) з особовою справою проводиться шляхом зачитування документів, що в ній знаходяться, вголос або самостійного прочитання у присутності працівника підрозділу, про що складається відповідний акт, який долучається до особової справи засудженого (особи, взятої під варту) (додаток 11).