Про затвердження Інструкції про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів

Відповідно до статей 58, 87, 89, 91, 100, 101, 147, 153, 154 Кримінально-виконавчого кодексу України, з метою приведення нормативно-правових актів у сфері виконання кримінальних покарань у відповідність до вимог законодавства

1. Затвердити Інструкцію про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів, що додається.

2. Державній пенітенціарній службі (далі - ДПтС) (Лісіцков О.В.) довести цей наказ до відома керівників структурних підрозділів, керівників територіальних органів управління ДПтС та забезпечити його виконання.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного департаменту України з питань виконання покарань від 11 січня 2008 року № 1 "Про затвердження Інструкції про роботу відділів (груп, старших інспекторів) установ виконання покарань та слідчих ізоляторів по контролю за виконанням судових рішень", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08 лютого 2008 року за № 109/14800.

4. Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови ДПтС генерал-майора внутрішньої служби Сидоренка С.М. та начальників територіальних органів управління ДПтС.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Ця Інструкція регламентує діяльність відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень (далі - підрозділ) установ виконання покарань (далі - установа) та слідчих ізоляторів (далі - СІЗО) з питань приймання до установ (СІЗО), обліку, переміщення під вартою (конвоювання) засуджених (осіб, які тримаються під вартою), звільнення їх з установ (СІЗО) та з інших питань, пов'язаних з виконанням вироків судів та інших судових рішень.

1.2. Підрозділи установ (СІЗО) виконують такі функції:

1.2.1. Перевіряють правильність оформлення документів на засуджених (осіб, які тримаються під вартою) при їх прийманні до установи (СІЗО).

1.2.2. Здійснюють персональний та кількісний облік засуджених (осіб, які тримаються під вартою), готують звіти про їх чисельність, склад та переміщення.

1.2.3. Ведуть облік, формують та зберігають особові справи засуджених (осіб, які тримаються під вартою), які тримаються в установі (СІЗО).

1.2.4. Контролюють дотримання строків тримання під вартою, передбачених Кримінальним процесуальним кодексом України, стосовно осіб, які тримаються під вартою.

1.2.5. Беруть участь в оформленні на засуджених матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни невідбутої частини покарання більш м’яким (стаття 82 Кримінального кодексу України), встановлення адміністративного нагляду згідно із Законом України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі", переведення засуджених на підставах, встановлених частинами першою і третьою статті 101 та статтею 147 Кримінально-виконавчого кодексу України.

1.2.6. Спільно з медичною частиною установи (СІЗО) беруть участь у підготовці матеріалів щодо припинення примусового лікування, призначеного особам відповідно до статті 96 Кримінального кодексу України, та звільнення засуджених від покарання за хворобою на підставах, передбачених статтею 84 Кримінального кодексу України.

1.2.7. Формують матеріали за клопотаннями про помилування засуджених та здійснюють контроль за їх своєчасним направленням.

1.2.8. Виконують акти помилування та амністії, рішення суду стосовно осіб, які тримаються в установі (СІЗО).

1.2.9. Забезпечують контроль за відповідністю встановленого комісією з питань розподілу, направлення та переведення для відбування покарання осіб, засуджених до позбавлення волі, що утворюється в територіальному органі управління ДПтС, рівня безпеки установи.

1.2.10. В установах (СІЗО) здійснюють контроль за своєчасним звільненням засуджених (осіб, які тримаються під вартою) та забезпечують оформлення відповідних документів.

1.2.11. Розглядають скарги, заяви та листи з питань, віднесених до компетенції підрозділів установ (СІЗО), визначених цією Інструкцією.

1.2.12. Готують та направляють до ДПтС відповідні повідомлення.

1.2.13. Оформляють на засуджених (осіб, які тримаються під вартою) обліково-реєстраційні матеріали, які передбачені Інструкцією про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України, затвердженою наказом Міністерства внутрішніх справ України та Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 09 вересня 2002 року за № 738/7026 (далі - Інструкція, затверджена наказом Міністерства внутрішніх справ України та Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188), для направлення їх до Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

1.2.14. Надають допомогу засудженим в оформленні документів про одруження та розірвання шлюбу.

1.2.15. Виконують інші завдання, передбачені цією Інструкцією.

1.3. Адміністрації установ (СІЗО) не дозволяється покладати на посадових осіб підрозділів функції, не передбачені для них цією Інструкцією або іншими нормативно-правовими актами.

1.4. Підрозділи в установах розташовуються у приміщеннях, які розміщуються тільки за межами зон, що охороняються, а в СІЗО - в адміністративному будинку, і в обов'язковому порядку оснащуються охоронною та протипожежною сигналізацією, мають металеві ґрати на вікнах та надійні замки на металевих або оббитих металом вхідних дверях. У неробочий час приміщення опечатуються і здаються під охорону.

1.5. Категорично забороняється залучати засуджених (осіб, які тримаються під вартою) до роботи у приміщеннях підрозділів.

2.1. Посадові особи підрозділу при прийманні засуджених (осіб, які тримаються під вартою) до установи зобов'язані:

2.1.1. Прийняти від представника конвойного підрозділу особові справи та попутний список на засуджених (осіб, які тримаються під вартою), які переміщаються під вартою (конвоюються) (додаток 1) (далі - попутний список), перевірити наявність на попутному списку підпису представника конвойного підрозділу, який здійснював переміщення під вартою (конвоювання) засуджених (осіб, які тримаються під вартою).

2.1.2. Звірити кількість прибулих засуджених (осіб, які тримаються під вартою) з кількістю, зазначеною в попутному списку, та перевірити наявність їх особових справ.

2.1.3. Встановити належність кожної особової справи конкретному засудженому (особі, яка тримається під вартою) шляхом опитування цього засудженого (особи, яка тримається під вартою) та зіставлення його відповідей з анкетними та іншими відомостями, які зазначаються в особовій справі, за фотокарткою, особистими прикметами, а в разі потреби - за дактилоскопічною картою.

Після цього поставити в попутному списку свій підпис про прийняття особових справ засуджених (осіб, які тримаються під вартою).

2.1.4. Відомості про кожного засудженого (особу, яка тримається під вартою), прийнятого до установи, занести до журналу обліку переміщення засуджених (осіб, які тримаються під вартою) та реєстрації їх особових справ (додаток 2).

2.1.5. На засуджених, які згідно з рішеннями судів зобов'язані проходити примусове лікування, призначене відповідно до статті 96 Кримінального кодексу України, скласти список у двох примірниках, один з яких протягом доби передається до медичної частини установи, а другий залишається для контролю у підрозділі.

2.1.6. Протягом трьох діб після прибуття засудженого до установи виконання покарань повідомляти суд, який ухвалив вирок, про приведення його до виконання і про місце відбування покарання засудженим.

2.1.7. На осіб, які прибули для відбування покарання до виправного центру, для зарахування часу тримання під вартою і часу слідування під вартою до виправного центру на підставах статті 58 Кримінально-виконавчого кодексу України у 10-денний строк подати матеріали до суду за місцем розташування виправного центру.

2.2. Приймання осіб до СІЗО здійснює черговий помічник начальника СІЗО або його заступник.

Прізвище кожної особи, яка прибула у СІЗО, вноситься в добову відомість обліку доставлених осіб, що складається черговим на кожну добу (з 8 - ї до 8 - ї години ранку) і здається до підрозділу для формування їх у хронологічному порядку в окрему справу.

Черговий номер за порядком у добовій відомості обліку доставлених осіб, за яким зареєстровано прізвище особи, доставленої в СІЗО, є також номером її особової справи. Якщо особа доставлена в СІЗО з особовою справою, то в цій справі та в інших документах зазначається той номер, за яким проведена реєстрація особи в даному СІЗО.

Без зазначення порядкового номера записуються особи, які раніше переводилися з даного СІЗО з особовими справами в інші установи попереднього ув’язнення, установи, суди або передавались у розпорядження органів досудового розслідування, розташованих в інших містах, зняті з обліку в даному СІЗО, але потім повернені назад, та особи, які тимчасово переведені в даний СІЗО.

Не зазначаються порядкові номери при реєстрації осіб, які переміщаються під вартою (конвоюються) через даний СІЗО. У таких випадках у добових відомостях обліку доставлених осіб замість порядкових номерів пишуться слова "прямує транзитом".

3.1. Підрозділи установ ведуть облік засуджених:

персональний:

за особовою справою засудженого (особи, яка тримається під вартою) (додаток 3);

за обліковою карткою (додаток 4);

кількісний:

за журналом обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ.

3.2. Підрозділи СІЗО ведуть облік засуджених (осіб, які тримаються під вартою):

персональний:

за особовою справою засудженого (особи, яка тримається під вартою);

за алфавітною карткою форми № 1 (додаток 1 до Інструкції, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України та Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188) (далі - форма № 1);

кількісний:

за добовими відомостями обліку доставлених осіб.

3.3. Облікові картки та алфавітні картки форми № 1 заповнюються на підставі документів особових справ засуджених (осіб, які тримаються під вартою), які прибули до установи (СІЗО). З цих карток складається картотека в алфавітному порядку.

Облікові картки та алфавітні картки форми № 1 засуджених (осіб, які тримаються під вартою), знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка із зазначенням підстав для зняття засудженого (особи, яка тримається під вартою) з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку.

У разі якщо засуджений (особа, яка тримається під вартою) змінив(ла) своє прізвище у зв'язку з одруженням, то на нього (на неї) заповнюється сигнальна картка за обраним ним (нею) прізвищем. В обліковій картці або алфавітній картці форми № 1 робиться запис про наявність сигнальної картки на нове прізвище. У разі розірвання шлюбу засудженим (особою, яка тримається під вартою) та відновлення його (її) дошлюбного прізвища сигнальна картка після внесення в неї виправлення поміщається до архівної картотеки.

3.4. На осіб, які відповідно до статті 89 Кримінально-виконавчого кодексу України за наказом начальника СІЗО залишені для виконання роботи з господарського обслуговування у СІЗО, ведуться облікові документи, встановлені для засуджених.

3.5. Усі картки зберігаються в спеціально обладнаних для цих цілей металевих шафах або ящиках.

3.6. При надходженні до установи (СІЗО) рішення органу державної реєстрації актів цивільного стану про зміну імені засудженому (особі, яка тримається під вартою) посадова особа підрозділу сповіщає про це засудженого (особу, яка тримається під вартою) під його (її) особистий підпис, заповнює на нього (неї) нову облікову картку або алфавітну картку форми № 1 і вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Стара облікова картка або алфавітна картка форми № 1 після внесення в неї відповідних записів поміщається в архівну картотеку.

3.7. При надходженні документів про зміну засудженому (особі, яка тримається під вартою) строку покарання (тримання під вартою) в облікових документах робляться відповідні відмітки. На документі, який надійшов, робиться відмітка про дату, посаду та прізвище посадової особи підрозділу, яка внесла зміни в обліково-реєстраційні документи, ставиться її особистий підпис, а сам документ долучається до особової справи засудженого (особи, яка тримається під вартою).

3.8. Відповідно до Інструкції, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України та Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188, повідомлення про засуджених (осіб, які тримаються під вартою) складаються підрозділом установи (СІЗО) та надсилаються до Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

3.9. У разі народження дитини в жінки, яка тримається в установі (СІЗО), реєстрація цієї дитини проводиться в найближчому до установи (СІЗО) органі державної реєстрації актів цивільного стану.

Свідоцтво про народження дитини отримує посадова особа підрозділу, вкладає його в конверт особової справи жінки і видає їй при звільненні з установи (СІЗО).

Якщо жінка відмовилась від дитини або якщо після досягнення дитиною трирічного віку вона передається родичам жінки чи до дитячого будинку, свідоцтво про народження дитини передається разом з дитиною, про що посадовою особою підрозділу робиться відповідний запис на копії цього свідоцтва, яка зберігається в конверті, долученому до особової справи.

3.10. Засуджені (особи, які тримаються під вартою), які вибули в інші місця відбування покарання, померли, звільнені, вчинили втечу з установи (СІЗО), знімаються з персонального та кількісного обліків у підрозділі установи (СІЗО).

Засуджені (особи, які тримаються під вартою), які направляються на лікування до державних та комунальних закладів охорони здоров'я або які одержали дозвіл на короткостроковий виїзд за межі установи (СІЗО), з обліків не знімаються.

3.11. Особливості обліку засуджених в установі.

3.11.1. Для здійснення контролю за своєчасним звільненням засуджених, а також за вирахуванням строків розгляду питання стосовно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни невідбутої частини покарання більш м’яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або подання до ДПтС матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частиною першою статті 101 Кримінально-виконавчого кодексу України, на кожного засудженого, що прибув до установи, заповнюється контрольно-строкова картка засудженого (додаток 5).

З таких карток складається контрольно-строкова картотека. У грудні кожного року з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню в наступному році, і розміщуються за датами закінчення строку покарання (місяцем та днем).

У разі переміщення засудженого в інше місце відбування покарання, звільнення або смерті контрольно-строкова картка засудженого вилучається з картотеки й долучається до його особової справи.

3.11.2. В установі на засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки (додаток 6), які формуються в окрему картотеку на один рік. Контрольні картки розміщуються за датами виповнення засудженим 18 років (місяцем та днем). При переміщенні неповнолітнього засудженого в іншу установу контрольна картка долучається до його особової справи.

3.11.3. Відомості про наявність та пересування засуджених складаються щодня за добу, що минула, на підставі даних про засуджених, які перебувають на обліку, та документів про надходження та вибуття засуджених за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених і відображаються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ за минулу добу.

Дані кількісного обліку засуджених мають збігатися з кількістю документів персонального обліку та фактичною наявністю засуджених в установі.

4.1. Особова справа є основним обліковим документом засудженого (особи, яка тримається під вартою). Вона складається з двох частин, вкладається в обкладинку і комплектується документами, що засвідчують особу та підтверджують законність тримання її в установі (СІЗО), звільнення з неї, а також відображають процес її тримання в установі (СІЗО). Перелік документів, долучених до особової справи, зазначається в описі, який ведеться окремо для першої та другої частин справи.

В одному томі особової справи може бути не більше ніж 250 аркушів. У разі якщо кількість аркушів перевищує встановлену норму, формується наступний том особової справи.

До першої частини особової справи долучаються такі документи:

судові рішення;

розпорядження ДПтС про виконання указів Президента України щодо помилування;

рішення Апеляційної комісії ДПтС з питань розподілу, направлення та переведення для відбування покарання осіб, засуджених до позбавлення волі (далі - Апеляційна комісія), та Регіональної комісії з питань розподілу, направлення та переведення для відбування покарання осіб, засуджених до позбавлення волі (далі - Регіональна комісія);

копія довідки про звільнення;

копія довідки про смерть особи.

До другої частини особової справи долучаються документи, які відображають процес тримання особи в СІЗО та відбування засудженим покарання в установі.

До особової справи долучаються також інші документи, які стосуються конкретної особи.

4.2. В установі особові справи обов'язково реєструються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ, а в СІЗО - в добових відомостях обліку доставлених осіб.

Відлік реєстраційних номерів особових справ осіб, які прибули до установи (СІЗО), починається з першого січня кожного року.

Реєстраційний номер особової справи особи, яка тримається під вартою, складається з порядкового номера та двох останніх цифр року.

Реєстраційний номер особової справи засудженого складається з порядкового номера із зазначенням першої літери прізвища засудженого та двох останніх цифр року.

4.3. Особові справи засуджених (осіб, які тримаються під вартою) зберігаються в охайному вигляді, до них підшиваються всі документи, долучені до особової справи. Дані про долучені до особової справи документи обов'язково заносяться до опису, який складається окремо на першу та другу частини особової справи.

В опис документів, долучених до другої частини особової справи, заносяться також медичні картки, конверт з особистими документами засуджених та копіями процесуальних документів. Цей опис складається на внутрішньому боці другої сторінки обкладинки особової справи. При включенні в опис паспорта необхідно вказати його серію, номер, ким і коли він виданий. Особисті документи видаються особам при їх звільненні з установи під їх особистий підпис в описі.

Обкладинки особових справ, які під час роботи з ними прийшли в не придатний для використання стан, замінюються новими. У цьому разі дані про переміщення засуджених (осіб, які тримаються під вартою) та інші дані переписуються зі старої обкладинки на нову і підписуються начальником підрозділу, після чого стара обкладинка знищується. Усі інші документи, у тому числі описи першої та другої частин, із особових справ не вилучаються.

4.4. Підрозділ стежить за обґрунтованістю тримання в установі (СІЗО) засудженого (особи, яка тримається під вартою), виконанням судових рішень та рішень, прийнятих Регіональною комісією щодо визначення рівня безпеки установи.

4.5. У разі виявлення підрозділом СІЗО невідповідностей у судових рішеннях, перелічених в підпунктах 4.15.1 - 4.15.9 пункту 4.15 цього розділу, до особових справ осіб, які підлягають направленню для відбування покарання до установ, долучаються довідки довільної форми з інформацією про встановлені дефекти.

У разі якщо виявлені помилки або неточності в судових рішеннях впливають на призначений строк відбування покарання, строк якого спливає найближчим часом, підрозділ СІЗО негайно інформує суд, який ухвалив дане рішення, а також прокурора, який здійснює нагляд за СІЗО.

4.6. З особової справи засуджених вилучаються і надсилаються:

4.6.1. Військові квитки - до військкоматів, у яких ці особи перебували на обліку.

4.6.2. Службові посвідчення, перепустки та інші документи - до тих підприємств, установ та організацій, які їх видали.

4.6.3. Посвідчення водія осіб, які позбавлені судом права керування транспортними засобами, - до органів, що видали цей документ, з повідомленням про те, яким судом, за якими статтями Кримінального кодексу України та на який строк засуджений позбавлений права на керування транспортними засобами.

4.7. Інші особисті документи засудженого або особи, яка тримається під вартою (паспорт, трудова книжка, свідоцтва про народження та шлюб, документи про освіту), зберігаються в конверті, долученому до особової справи, а медична картка передається до медичної частини установи (СІЗО).

4.8. Початок строку відбування покарання засудженого вираховується згідно із судовими рішеннями, а коли особу було взято під варту після винесення обвинувального вироку, згідно з документом про тримання під вартою.

Якщо строк покарання визначений у місяцях і днях, вирахування точної дати закінчення строку проводиться в такому порядку: до дати початку строку покарання додається кількість місяців, а потім, починаючи з наступного дня, - відповідна кількість календарних днів.

4.9. Особові справи засуджених (осіб, які тримаються під вартою) зберігаються в сейфах чи металевих шафах в алфавітному порядку. Особові справи різних категорій засуджених (осіб, які тримаються під вартою) зберігаються окремо.

Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти діб) особові справи можуть видаватися персоналу оперативного підрозділу установи (СІЗО), начальнику установи (СІЗО), першому заступнику начальника та заступнику начальника установи (СІЗО) із соціально-виховної та психологічної роботи. Видача та повернення особових справ реєструються в журналі обліку особових справ, виданих у тимчасове користування (додаток 7). Інші посадові особи установи (СІЗО) (начальники відділень соціально-психологічної служби, психологи, вихователі, персонал медичної частини, працівники відділу нагляду та безпеки) ознайомлюються з особовими справами засуджених (осіб, які тримаються під вартою) безпосередньо у приміщенні розташування підрозділу, де для цього обладнується окрема кімната або робочі місця.

4.10. Безпосередньо підрозділ установи (СІЗО) надсилає особові справи засуджених (осіб, які тримаються під вартою) тільки за письмовими запитами суду та органів прокуратури. На письмове прохання інших органів та установ особові справи надсилаються з письмового дозволу начальника територіального органу управління ДПтС або особи, яка виконує його обов’язки.

При направленні особової справи засудженого (особи, яка тримається під вартою), який (яка) тримається в установі (СІЗО), за письмовими запитами суду, органів прокуратури та інших органів і установ з неї вилучаються оригінали судових рішень, на підставі яких засуджений (особа, яка тримається під вартою) відбуває покарання (тримається під вартою), а до особової справи долучаються їх копії.

Особові справи осіб, які вчинили втечу з установ (СІЗО), негайно передаються до оперативних підрозділів цих установ (СІЗО).

4.11. За клопотанням засудженого (особи, яка тримається під вартою) посадова особа підрозділу ознайомлює його (її) зі змістом долучених до його (її) особової справи документів. Ознайомлення засудженого (особи, яка тримається під вартою) з цими документами проводиться шляхом їх зачитування вголос або їх самостійного прочитання у присутності посадової особи підрозділу, про що складається акт, який долучається до особової справи.

4.12. Якщо особову справу засудженого (особи, яка тримається під вартою) було втрачено, вона підлягає терміновому відновленню. Для цього проводиться дактилоскопіювання та виготовляються фотокартки особи, ґрунтовно опитується особа з одночасним порівнянням відповідей із записами, які містяться в облікових документах (картках). Установа (СІЗО) направляє до суду запити для отримання копій судових рішень, які є підставою для тримання засудженого (особи, яка тримається під вартою) в установі (СІЗО).

У разі потреби для встановлення особи та її даних використовуються дактилоскопічний та алфавітний облік Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

На підставі матеріалів опитування та тих матеріалів, що знаходяться в облікових документах, робиться письмовий висновок, який після затвердження начальником територіального органу управління ДПтС є підставою для тримання в установі (СІЗО) особи до одержання копії судових рішень.

На обкладинці відновленої особової справи ставиться напис "Відновлена".

4.13. Якщо засуджений (особа, яка тримається під вартою) заявляє про незгоду з вирахуванням строку покарання, строку закінчення тримання під вартою та датою звільнення, цей факт підлягає негайній перевірці начальником підрозділу, після закінчення якої засуджений (особа, яка тримається під вартою) інформується про її результати.

4.14. Особливості роботи з особовими справами засуджених в установі.

4.15. У разі виявлення невідповідностей у наявних документах підрозділ вживає таких заходів:

4.15.1. Якщо гербова печатка, якою завірена копія вироку, або ухвали суду, викликає сумнів або ці документи завірені печаткою іншого суду (який не ухвалював рішення), запитується нова копія документа з чітким відбитком гербової печатки з суду, який постановив рішення.

4.15.2. Якщо в особовій справі відсутній повний текст вироку, апеляційної, касаційної ухвали або розпорядження суду про виконання обвинувального вироку, необхідні документи запитуються з суду, який ухвалив дане рішення.

4.15.3. Якщо відомості про засудженого мають розбіжності у вступній, мотивувальній та резолютивній частинах вироку, або ухвали суду, невірно вказане його (її) прізвище, ім’я та по батькові, інші дані або немає відомостей про дату та місце народження, необхідна інформація запитується з суду, який ухвалив вирок чи постановив ухвалу.

4.15.4. Якщо в особовій справі засудженого є декілька вироків, за якими не призначена остаточна міра покарання, до суду, який ухвалив останній вирок, направляється відповідне повідомлення з копіями всіх судових рішень.

4.15.5. Якщо особі, засудженій раніше неодноразово, скорочено строк покарання за попередніми вироками, але не змінено строк покарання, визначений за сукупністю вироків, до відповідного суду направляється запит щодо визначення остаточної міри покарання.

4.15.6. У разі виявлення у тексті судового рішення перевищення або зменшення судом строків покарання, передбачених статтями Кримінального кодексу України, помилок у визначенні початку строку покарання, а також інших помилок про це інформується суд, який виносив це рішення.

4.15.7. За потреби уточнення даних про попередні судимості надсилаються запити до Департаменту інформаційних технологій при МВС України та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ відповідно до порядку, встановленого Інструкцією, затвердженою наказом Міністерства внутрішніх справ України та Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188.

4.15.8. У разі встановлення факту безпідставного прийняття рішення Регіональною комісією про визначення засудженому рівня безпеки установи підрозділом направляються необхідні матеріали начальнику територіального органу управління ДПтС, якому підпорядковується Регіональна комісія, що прийняла це рішення, для його перегляду.

Після отримання витягу з протоколу засідання Регіональної комісії про перегляд рішення засудженому оголошується про це під підпис та запитується наряд у ДПтС для переведення його до іншої установи відповідного рівня безпеки.

4.15.9. У разі встановлення факту тримання в одній установі осіб, які засуджені за злочин, вчинений у співучасті, невідкладно запитується наряд у ДПтС на переведення засудженого, який пізніше прибув до установи.

4.15.10. У випадках, зазначених в підпунктах 4.15.1-4.15.9 цього пункту, особові справи засуджених визнаються дефектними, підлягають обліку в журналі обліку дефектних особових справ засуджених (додаток 8) і зберігаються окремо від інших особових справ. Після внесення до дефектних особових справ необхідних змін і уточнень вони повертаються до картотеки особових справ.

5.1. В установах (СІЗО) з метою забезпечення своєчасності звільнення засуджених один раз на рік, у січні, проводиться звірка даних про строк покарання, що містяться в судових рішеннях, особовій справі, обліковій і контрольно-строкових картках засудженого.

Для проведення звірки наказом начальника установи (СІЗО) або особи, яка виконує його обов’язки, створюється комісія та затверджується її склад.

Про наслідки звірки комісією складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається до територіального органу управління ДПтС, а другий залишається для контролю в підрозділі.

5.2. Звільнення засуджених (осіб, які тримаються під вартою) здійснюється на підставі звірених даних про строк призначеного покарання (строк тримання під вартою), зазначених у рішеннях суду, облікових документах та контрольно-строкових картках засуджених.

Про всі випадки несвоєчасного звільнення засуджених (осіб, які тримаються під вартою) начальник установи (СІЗО) негайно сповіщає територіальний орган управління ДПтС, прокурора, який здійснює нагляд за установою (СІЗО), а також ДПтС з подальшим направленням їм матеріалів службового розслідування.

5.3. Після одержання документа про звільнення засудженого (особи, взятої під варту) або скорочення засудженому строку покарання підрозділ здійснює ретельну перевірку правильності оформлення і тотожності цього документа матеріалам особової справи особи.

У разі отримання документів про звільнення засудженого (особи, взятої під варту) або скорочення засудженому строку покарання, які мають явні ознаки підробки, оформлені неналежним чином, містять невідповідність анкетних даних матеріалам особової справи, вони підлягають додатковій перевірці шляхом запиту до суду, який ухвалив це рішення, телеграфом або іншим способом, який дозволяє виключити сумніви у достовірності даного судового рішення.

Про виявлені порушення повідомляються начальник територіального органу управління ДПтС і прокурор, який здійснює нагляд за установою (СІЗО).

5.4. Документ про звільнення засудженого (особи, взятої під варту) або скорочення засудженому строку покарання, який (яка) вибув(ла) в інше місце тримання, терміново пересилається або передається з посланцем за місцем вибуття цієї особи, про що повідомляється орган, який здійснює контроль за виконанням документа.

5.5. Усі документи про звільнення або скорочення строку покарання оголошуються засудженому (особі, яка тримається під вартою) під особистий підпис.

5.6. Не менше ніж за три місяці до звільнення підрозділ повідомляє відповідні підрозділи установи (СІЗО) з метою своєчасного проведення розрахунку із звільненими, забезпечення їх за рахунок коштів установи (СІЗО) проїзними квитками до місця проживання або роботи в межах України.

5.7. Засудженим (особам, які тримаються під вартою), яких звільняють з установи (СІЗО), видається довідка про звільнення (додаток 9).

Заповнення довідки про звільнення здійснюється розбірливо, чітко, без підчисток та виправлень.

5.8. На довідку про звільнення наклеюється фотокартка розміром 3,5 х 4,5 см.

5.9. Довідку про звільнення підписують начальник установи (СІЗО) та начальник підрозділу установи (СІЗО) або особи, які виконують їх обов’язки. На фотокартку засудженого (особи, яка тримається під вартою) проставляється гербова печатка установи (СІЗО).

5.10. При звільненні проводиться ідентифікація особи за фотокарткою, особливими прикметами або шляхом порівнювання наданих нею відповідей з даними, що знаходяться в її особовій справі. При виникненні підозри в правильності встановлення особи проводиться її дактилоскопіювання, встановлюється дактилоформула, яка звіряється з даними дактилоскопічної карти.

5.11. За отримані особисті документи, речі, коштовності звільнений розписується на внутрішньому боці другого аркуша обкладинки особової справи з обов'язковим особистим записом про те, що він не має (має) претензій (претензії) до адміністрації установи (СІЗО).

5.12. Довідка про звільнення засудженого, у якого строк покарання закінчується під час дозволеного короткострокового виїзду за межі установи (СІЗО), надсилається до органу внутрішніх справ за місцем виїзду цієї особи.

5.13. Довідка про звільнення особи, хворої на психічні розлади, яка направляється після звільнення до психіатричного закладу, передається разом з цією особою та її особистими документами адміністрації психіатричного закладу, а якщо ця особа передається під опіку родичам або опікуну - то цим особам під розписку.

5.14. Якщо довідка про звільнення була втрачена особою, яка прибула до місця постійного проживання, то за запитом органу внутрішніх справ установою (СІЗО) надсилається дублікат цієї довідки.

У разі якщо архівна особова справа засудженого (особи, яка тримається під вартою) знищена після закінчення строку її зберігання, на підставі даних архівної картотеки за запитом органу внутрішніх справ надається довідка довільної форми про перебування особи в установі (СІЗО).

5.15. Частина А довідки про звільнення підшивається до особової справи засудженого (особи, яка тримається під вартою), а частина Б видається засудженому (особі, яка тримається під вартою) під особистий підпис.

5.16. На осіб, яким судом призначено додаткове покарання у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю, невідбута частина покарання замінена на більш м’яке покарання у виді громадських або виправних робіт або яких Указом Президента України про помилування звільнено від подальшого відбування покарання з випробуванням, підрозділ у добовий строк після звільнення направляє до кримінально-виконавчої інспекції за обраним місцем проживання копії вироку або ухвали суду (розпорядження ДПтС про виконання Указу Президента України "Про помилування"), довідку про особу довільної форми, у якій зазначаються її анкетні дані, дата звільнення, прізвища, імена, по батькові родичів та їх місця проживання, а також підписку про явку до підрозділу кримінально-виконавчої інспекції в триденний строк після звільнення.

5.17. У триденний строк після отримання рішення суду про умовно-дострокове звільнення засудженої особи підрозділ направляє до кримінально-виконавчої інспекції за обраним місцем проживання копії вироку або ухвали суду (розпорядження ДПтС про виконання Указу Президента України "Про помилування"), довідку про особу довільної форми, у якій зазначаються її анкетні дані, дата звільнення, прізвища, імена, по батькові родичів та їх місця проживання, а також підписку про явку до підрозділу кримінально-виконавчої інспекції в триденний строк після звільнення.

6.1. Для розгляду питання про подання:

до суду - матеріалів щодо застосування до засуджених умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни невідбутої частини покарання більш м’яким (стаття 82 Кримінального кодексу України), встановлення адміністративного нагляду згідно із Законом України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі";

до Апеляційної комісії - матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частинами першою і третьою статті 101 та статтею 147, абзацом третім частини другої та частиною третьою статті 151-1 Кримінально-виконавчого кодексу України.

В установі (СІЗО) створюється комісія у такому складі:

голова комісії - начальник установи (СІЗО);

члени комісії - заступники начальника установи (СІЗО), начальник оперативного підрозділу, начальник медичної частини та начальник підрозділу, який є секретарем комісії.

До складу комісії також можуть включатися за їх згодою керівники загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів при установі, представники методично-виховної ради установи (педагогічної ради).

6.2. За три місяці до розгляду матеріалів на засіданні комісії підрозділ складає списки засуджених, які надаються для організації роботи з підготовки матеріалів заступнику начальника установи (СІЗО) із соціально-виховної та психологічної роботи, начальнику оперативного підрозділу, начальнику медичної частини, а щодо засуджених, які підпадають під встановлення адміністративного нагляду, також до відділу нагляду та безпеки установи (СІЗО).

6.3. Засідання комісії відбуваються у визначеному для цього приміщенні установи (СІЗО) в присутності засудженого, стосовно якого розглядається це питання.

6.4. Засідання комісії проводяться не менше двох разів на місяць. Рішення комісії ухвалюється простою більшістю голосів членів комісії, присутніх на її засіданні. У разі рівного розподілу голосів голос голови комісії є вирішальним.

6.5. Засідання комісії оформлюється протоколом, який підписується головою та секретарем комісії. До протоколу комісії вносяться дані про те, які посадові особи були присутні на її засіданні, прізвище, ім'я та по батькові засудженої особи, за якими статтями Кримінального кодексу України вона засуджена, строк покарання та його початок, кількість попередніх судимостей, яка частина строку покарання відбута, дані про поведінку засудженого в період відбування покарання, прізвище та посада особи, яка ці відомості доповіла, результати голосування, а у разі прийняття рішення про відмову у застосуванні до засудженого положень статей 81, 82, 107 Кримінального кодексу України зазначаються підстави відмови. Рішення комісії оголошується засудженому під особистий підпис на витязі з протоколу, який долучається до його особової справи.

6.6. Повторно питання про можливість подання до суду матеріалів щодо застосування до засуджених умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни невідбутої частини покарання більш м’яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або до ДПтС щодо переведення на підставах, встановлених частиною першою статті 101 та абзацом третім частини другої статті 151-1 Кримінально-виконавчого кодексу України, осіб, засуджених за тяжкі і особливо тяжкі злочини до позбавлення волі на строк не менше п’яти років або засуджених до довічного позбавлення волі, може бути розглянуто на засіданні комісії тільки після досягнення засудженим необхідного ступеня виправлення, що відображається в характеристиці на засудженого, не раніше ніж через один рік з дня винесення рішення про відмову, а щодо засуджених за інші злочини та неповнолітніх засуджених - не раніше ніж через шість місяців (стаття 154 Кримінально-виконавчого кодексу України).

6.7. Секретар комісії - начальник підрозділу зобов'язаний:

складати графік роботи комісії на квартал та затверджувати його у начальника установи (СІЗО);

повідомляти членів комісії про час та місце її засідання;

приймати від начальників відділень соціально-психологічної служби та інших посадових осіб установи (СІЗО) необхідні матеріали стосовно засуджених для розгляду комісією, а якщо в них допущені помилки, повертати їх для переоформлення;

готувати матеріали особових справ засуджених для їх розгляду комісією;

про зволікання з підготовкою матеріалів або неможливість їх винесення на розгляд комісії в установлений статтею 154 Кримінально-виконавчого кодексу України строк доповідати начальнику установи (СІЗО) для вжиття необхідних заходів;

один раз на квартал проводити організаційні засідання комісії, на розгляд яких виносити питання щодо усунення недоліків та поліпшення її роботи;

вести протокол засідання комісії.

6.8. На засудженого, стосовно якого прийнято позитивне рішення про подання матеріалів до суду щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни невідбутої частини покарання більш м’яким (стаття 82 Кримінального кодексу України), підрозділ готує до суду подання, яке містить анкетні дані, у тому числі про наявність чи відсутність непогашених та незнятих судимостей, про відбуту частину строку покарання, поведінку, ставлення до праці та навчання за весь час відбування покарання, до якого долучаються висновок комісії установи (СІЗО), характеристика на засудженого, дані про достроково не зняті або не погашені у встановленому законом порядку стягнення, зазначені в абзацах четвертому, шостому - десятому частини першої статті 132 Кримінально-виконавчого кодексу України, протягом строку, визначеного статтею 134 цього Кодексу, та особова справа.