Про затвердження Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні

У разі надання дозволу на зміну імені заявник у тримісячний строк від дня його надання відділом державної реєстрації актів цивільного стану може звернутися особисто для державної реєстрації зміни імені до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким складається актовий запис про зміну імені, або у випадку зміни прізвища у зв'язку з розірванням шлюбу, що не було змінено під час державної реєстрації розірвання шлюбу чи розірвання шлюбу в судовому порядку, - через представника, який діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності. Якщо заявник чи у випадку, передбаченому цим абзацом, його представник без поважних причин у зазначений строк не звернувся до відділу державної реєстрації актів цивільного стану для державної реєстрації зміни імені, дозвіл на зміну імені втрачає силу.

Про особливості проведення державної реєстрації зміни імені за заявою, поданою представником у випадках, передбачених абзацом другим цього пункту, у графі "Для відміток" актового запису про зміну імені робиться відповідна відмітка та зазначаються дані нотаріуса (прізвище, ініціали, нотаріальний округ чи державна нотаріальна контора), дата та реєстраційний номер довіреності, дані представника (прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), реквізити паспорта або паспортного документа, що посвідчує особу представника).

Відмова у наданні дозволу на зміну імені може бути оскаржена в суді в установленому порядку.

12. Державна реєстрація зміни імені не тягне за собою внесення змін до актових записів цивільного стану, складених стосовно особи, яка змінила ім'я, та її малолітніх і неповнолітніх дітей, крім передбачених законом випадків, а також її повнолітніх дітей.

На підставі актового запису про зміну імені відділ державної реєстрації актів цивільного стану змінює прізвище батьків в актовому записі про народження малолітніх дітей заявника у разі зміни прізвища таких дітей з дотриманням вимог статті 148 Сімейного кодексу України.

На підставі актового запису про зміну імені в актовому записі про народження малолітньої дитини заявника змінюються відомості щодо імені батька та по батькові дитини у разі подання батьками відповідної заяви про зміну по батькові дитини.

Після цього надсилаються відповідні повідомлення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації для внесення аналогічних змін до других примірників актових записів цивільного стану.

Відомості про зміну імені підлягають обов'язковому внесенню до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Раніше видані свідоцтва про народження малолітніх дітей заявника вилучаються і знищуються в порядку, передбаченому Порядком обліку, звітності та зберігання бланків свідоцтв.

13. Про державну реєстрацію зміни імені призовника і військовозобов'язаного відділ державної реєстрації актів цивільного стану в семиденний строк після проведення державної реєстрації зміни імені військовозобов'язаних або призовників надсилає повідомлення (додаток 7) районному (міському) військовому комісаріату, у якому він перебуває на обліку, а також повідомлення (додаток 17) до територіального органу Національної поліції України, територіального підрозділу Державної міграційної служби України за місцем проживання заявника.

14. Після державної реєстрації зміни імені відділом державної реєстрації актів цивільного стану у разі звернення заявника особисто на першій сторінці паспорта у формі книжечки робиться відмітка про те, що зазначений документ підлягає обміну в місячний строк у зв'язку зі зміною імені.

1. Підставою для державної реєстрації смерті є:

а) лікарське свідоцтво про смерть (форма № 106/о), форма якого затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 08.08.2006 № 545, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2006 за № 1150/13024 (далі - лікарське свідоцтво про смерть);

б) фельдшерська довідка про смерть (форма № 106-1/о), форма якої затверджена наказом Міністерства охорони здоров'я України від 08.08.2006 № 545, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.10.2006 за № 1150/13024 (далі - фельдшерська довідка про смерть);

в) лікарське свідоцтво про перинатальну смерть;

г) рішення суду про оголошення особи померлою;

ґ) рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час;

д) повідомлення державного архіву або органів Служби безпеки України у разі реєстрації смерті осіб, репресованих за рішенням несудових та судових органів;

е) повідомлення установи виконання покарань або слідчого ізолятора, надіслане разом з лікарським свідоцтвом про смерть.

Ці документи додаються до другого примірника актового запису про смерть.

У випадку проведення державної реєстрації смерті на підставі рішення суду, отриманого у спосіб, передбачений абзацом п'ятим пункту 3 глави 1 розділу II цих Правил, примірник рішення суду в електронній формі роздруковується та додається до другого примірника актового запису про смерть.

Абзац одинадцятий пункту 1 глави 5 розділу ІІІ виключено

2. Заява про державну реєстрацію смерті (додаток 17-1) подається не пізніше трьох днів з дня настання смерті чи виявлення трупа, а в разі неможливості одержання лікарського свідоцтва про смерть, фельдшерської довідки про смерть - не пізніше п'яти днів.

3. Державна реєстрація смерті за заявою, поданою у строки, визначені пунктом 2 цієї глави, та до закінчення одного року з дня настання смерті, проводиться в день звернення заявника за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання.

4. У разі настання смерті в дорозі (у поїзді, на судні, в літаку тощо) державна реєстрація смерті може бути проведена в найближчому органі державної реєстрації актів цивільного стану.

5. Державна реєстрація смерті осіб, що померли в слідчих ізоляторах або установах виконання покарань, у яких ці особи трималися або відбували покарання, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану за останнім місцем проживання до взяття під варту або засудження осіб чи за місцезнаходженням установи, про що робиться відмітка в графі "Для відміток". В актовому записі про смерть записується причина смерті, зазначена в лікарському свідоцтві про смерть.

6. Державна реєстрація смерті проводиться за місцем проживання заявника у разі: якщо заява надійшла після закінчення одного року з дня настання смерті; встановлення у судовому порядку факту смерті; звернення для реєстрації смерті особи, оголошеної судом померлою.

7. Державна реєстрація смерті проводиться за заявою родичів померлого, представників органу опіки та піклування, працівників житлово-експлуатаційних організацій, адміністрації закладу охорони здоров'я, де настала смерть, та інших осіб.

Особа, яка звернулася щодо державної реєстрації смерті, повинна пред'явити паспорт або паспортний документ. Відсутність зазначеного документа не є підставою для відмови в державній реєстрації смерті, але про це робиться відповідна відмітка в графі "Для відміток" актового запису про смерть.

8. Якщо заява про державну реєстрацію смерті надійшла після закінчення одного року з дня настання смерті, то державна реєстрація проводиться за наявності лікарського свідоцтва або фельдшерської довідки про смерть установленої форми на загальних підставах за заявою будь-якої особи, зазначеної у пункті 7 цієї глави, без складання висновку, але після перевірки наявності державної реєстрації смерті за місцем настання смерті, за місцем останнього проживання померлого, за місцем поховання чи виявлення трупа або за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Складений актовий запис включається до книги поновлених актових записів цивільного стану за поточний рік.

9. Державна реєстрація смерті особи, оголошеної судом померлою, проводиться за рішенням суду, надісланим судом відділу державної реєстрації актів цивільного стану, після набрання ним законної сили або за заявою осіб, що були заявниками при розгляді судом справи, чи спадкоємців померлого.

Складений актовий запис про смерть включається до книги поновлених актових записів цивільного стану за поточний рік. У цих випадках датою смерті вважається день набрання рішенням суду законної сили, якщо інше не зазначено в рішенні суду.

Державна реєстрація факту смерті, встановленого у судовому порядку, проводиться за заявою осіб, що були заявниками при розгляді судом справи, а також спадкоємців померлого за їх зверненням в день отримання рішення суду у спосіб, передбачений абзацами п'ятим, сьомим пункту 3 глави 1 розділу II цих Правил.

У разі направлення судом рішення про встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення державна реєстрація смерті проводиться в день надходження копії такого рішення без звернення будь-якої особи.

Складений актовий запис про смерть включається до книги державної реєстрації смерті за поточний рік, якщо з часу настання смерті не минуло одного року, або до книги поновлених актових записів цивільного стану за поточний рік, якщо минуло більше року.

10. Державна реєстрація смерті осіб, репресованих за рішенням несудових та судових органів, незалежно від часу її настання проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану шляхом складання актового запису про смерть, який включається до книги поновлених актових записів про смерть за поточний рік. В актовому записі графи "Причина смерті" та "Місце смерті" заповнюються відповідно до повідомлення державного архіву або органів Служби безпеки України. Якщо причина та місце смерті невідомі, у відповідних графах записується "Не встановлено".

11. Державна реєстрація смерті осіб, які загинули в період проходження військової або альтернативної служби в мирний час, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану із зазначенням в актовому записі про те, що смерть настала в період проходження військової служби, якщо відповідний запис є у графі "Причина смерті" лікарського свідоцтва про смерть.

12. При державній реєстрації смерті невпізнаних осіб до актового запису про смерть уносяться тільки ті відомості, які містяться у лікарському свідоцтві про смерть.

При встановленні надалі відомостей про померлого, яких бракувало, зміни і доповнення до актового запису про смерть уносяться згідно із законодавством, яке регулює порядок внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, на підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану за наявності протоколу впізнання трупа.

13. Запис у графі актового запису про смерть "Причина смерті" повинен відповідати підпункту I-г пункту 11 лікарського свідоцтва про смерть, якщо заповнені всі чотири підпункти, підпункту I-в, якщо заповнені три підпункти, або підпункту I-б, якщо заповнені два підпункти, та підпункту I-а, якщо заповнений один підпункт.

14. Паспорт померлого, а також військово-облікові та пільгові документи орган державної реєстрації актів цивільного стану, який реєструє смерть, вилучає для подальшого їх направлення до територіального підрозділу Державної міграційної служби України та районного (міського) військового комісаріату.

На першій сторінці паспорта у вигляді книжечки, військово-облікових та пільгових документів орган державної реєстрації актів цивільного стану робить відмітку: "Власник помер ___ ____________ ____. Актовий запис про смерть № ___ від ___ ____________ ____".

Список паспортів громадян України, зданих у зв'язку з державною реєстрацією смерті (додаток 18), до якого додаються зазначені документи, передається щомісяця, але не пізніше 10 числа місяця, що настає за звітним, до територіального підрозділу Державної міграційної служби України за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Список військово-облікових документів, пільгових посвідчень, зданих у зв'язку з державною реєстрацією смерті, до якого додаються зазначені документи, передається в семиденний строк після проведення державної реєстрації смерті районним (міським) військовим комісаріатам, в яких перебувають на військовому обліку призовники і військовозобов'язані (додаток 7).

Непередача зазначених документів не є перешкодою для державної реєстрації смерті. Орган державної реєстрації актів цивільного стану зобов'язаний повідомити про державну реєстрацію смерті осіб, документи яких не здані, не пізніше 10 числа місяця, що настає за звітним, територіальні підрозділи Державної міграційної служби України за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану (додаток 19) та в семиденний строк після проведення такої реєстрації районні (міські) військові комісаріати за останнім місцем проживання призовників і військовозобов'язаних (додаток 7), про що робиться відмітка у графі "Для відміток" актового запису про смерть. У разі якщо місце проживання померлого призовника або військовозобов'язаного зареєстровано на окупованій території або документально не підтверджено, таке повідомлення надсилається за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Державна реєстрація смерті іноземців та осіб без громадянства проводиться на загальних підставах з дотриманням вимог чинного законодавства України. У цих випадках паспортні документи померлого невідкладно надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації для подальшого направлення їх до Міністерства закордонних справ України або повертаються особі, яка супроводжує тіло померлої особи, про що в графі "Для відміток" актового запису про смерть робиться відповідна відмітка, яка засвідчується підписом цієї особи.

Про державну реєстрацію смерті іноземця відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації на підставі повідомлення відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким зареєстровано смерть, невідкладно інформує Міністерство закордонних справ України. У вказаному повідомленні зазначаються прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) померлого, громадянство, дата складання, номер актового запису про смерть, найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким складено цей актовий запис, дата смерті.

15. Якщо державна реєстрація смерті проводиться на підставі рішення суду про оголошення особи померлою або встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України, надісланого судом, свідоцтво про смерть оформлюється та видається заявнику під час його звернення до органу державної реєстрації актів цивільного стану.

Про особливості проведення такої державної реєстрації смерті проставляється відповідна відмітка у графі "Для відміток" актового запису про смерть.

16. Після державної реєстрації смерті відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання.

У разі державної реєстрації смерті виконавчим органом сільської, селищної, міської ради видається довідка для отримання допомоги на поховання, у якій зазначаються: прізвище, власне ім'я, по батькові померлої особи; дата смерті; місце смерті; номер та дата складання актового запису про смерть; найменування органу, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану.

Про видачу витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання та відповідної довідки в графі "Для відміток" обох примірників актового запису про смерть робиться відповідна відмітка і проставляється підпис заявника.

У разі якщо витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання та відповідна довідка не видані, в графі "Для відміток" актового запису про смерть про це робиться відмітка, яка засвідчується підписом заявника.

17. Щомісяця, але не пізніше 10 числа місяця, що настає за звітним, відділи державної реєстрації актів цивільного стану направляють органам праці та соціального захисту населення - повідомлення про громадян, які померли, для зняття з обліку в Єдиному державному автоматизованому реєстрі осіб, які мають право на пільги (додаток 21).

Абзац другий пункту 17 глави 5 розділу ІІІ виключено

У разі смерті дитини орган державної реєстрації актів цивільного стану протягом 10 днів після державної реєстрації смерті дитини направляє органу праці та соціального захисту населення за місцем державної реєстрації повідомлення про померлих дітей (додаток 22).

18. Якщо при державній реєстрації смерті стане відомо про дітей, які позбавлені батьківського піклування, то орган державної реєстрації актів цивільного стану зобов'язаний у той самий день письмово повідомити про це орган опіки та піклування за місцезнаходженням дітей.

1. Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану та відділами державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації, а також дипломатичними представництвами та консульськими установами України.

2. Якщо оригінал свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, повторна видача свідоцтва здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії.

Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану у такому випадку здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану після безпосередньої перевірки відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану або на підставі підтвердження про це відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану.

Витребування та направлення відповідного підтвердження здійснюються в порядку та строки, встановлені пунктом 3.11 розділу III Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (далі - Інструкція з ведення Реєстру).

Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану видається повторно без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України.

Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану під час повторної видачі свідоцтва або витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян не проводиться, якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором цього Реєстру або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.

3. Повторна видача свідоцтва у разі внесення змін до актового запису цивільного стану здійснюється після внесення відповідних змін до паперового носія актового запису цивільного стану та до його відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

Після поновлення актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території, та проставлення відповідної відмітки у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян видача документів про проведення державної реєстрації актів цивільного стану здійснюється виключно на підставі поновленого актового запису цивільного стану.

4. Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану здійснюється за заявою особи, щодо якої складено запис, батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників, представника закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, органу опіки та піклування. Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану видається представникам зазначених установ за довіреністю установи та при пред'явленні документів, що посвідчують їх особу.

Свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану повторно видається за наявності паспорта (паспортного документа) заявника.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини.

Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, а також дітям, у тому числі й усиновленим, та їх законним представникам, близьким родичам померлого (братам і сестрам, онукам, діду і бабі як з боку батька, так і з боку матері), особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом, представникові органу опіки та піклування у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб, які мають право на отримання такого свідоцтва.

Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються.

Після припинення шлюбу внаслідок його розірвання свідоцтва про шлюб повторно не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища.

Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись представнику особи, яка має право на повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, у разі подання довіреності, посвідченої відповідно до Закону України "Про нотаріат", або документа, що посвідчує повноваження такого представника, відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність". Під час пред'явлення адвокатом ордера до нього обов'язково додається копія договору про надання правової допомоги, засвідчена у встановленому законодавством порядку.

5. На свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану, що повторно видаються, робиться відмітка "Повторно".

У паперовому носії актового запису цивільного стану, на підставі якого повторно видано свідоцтво, проставляються серія, номер та дата його видачі.

6. Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи на підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

7. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану іноземців, осіб без громадянства та громадян України, які проживають за кордоном, витребовуються через дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном, а також через Міністерство закордонних справ України за заявою або анкетою (установленого зразка), підписаною особою, яка витребовує документи.

Якщо договорами про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, установлений інший порядок витребування цих документів від компетентних органів іноземних держав, то діють правила, передбачені відповідним договором.

8. Особам, щодо яких державна реєстрація актів цивільного стану проводилась у дипломатичних представництвах або консульських установах України, видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану, а також відділами державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації, якщо такі записи передано на зберігання Центральному відділу державної реєстрації актів цивільного стану та відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Київській області Управління державної реєстрації Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

9. У заяві (додатки 23 - 27) щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначаються: прізвище, власне ім'я, по батькові та адреса заявника; прізвище, власне ім'я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво; яке необхідне свідоцтво; коли і яким органом державної реєстрації актів цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту цього свідоцтва та проставляється особистий підпис заявника.

Якщо витребовується свідоцтво про народження, то додатково зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові батьків.

При витребовуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначаються прізвища, власні імена, по батькові обох з подружжя.

На заяві (додаток 27) щодо повторної видачі свідоцтва про смерть відділ державної реєстрації актів цивільного стану зазначає дані документів, які підтверджують родинні стосунки заявника з померлим або право на спадкування.

10. Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно видаються того самого дня при пред'явленні ними паспорта або паспортного документа.

За заявою щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, яка надійшла поштою, свідоцтво надсилається в семиденний строк до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем проживання заявника, про що доводиться до його відома.

На заяві зазначаються назва відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого надіслано свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, дата надіслання, а також номер і серія свідоцтва.

Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану пересилаються тільки рекомендованими листами.

11. При повторній видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану на підставі метричних книг дата повинна зазначатися за новим стилем (до числа, указаного в метричній книзі щодо події, яка відбулася у XIX столітті до 1 січня 1901 року, слід додати 12 днів, а до числа, зазначеного в метричній книзі щодо події, яка відбулася після 1 січня 1901 року, - 13 днів).

Назва місцевості у графах "місце народження" та "місце смерті" при повторній видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану зазначається згідно з даними актового запису цивільного стану, на підставі якого видається документ, крім випадку, коли на підставі відповідного актового запису вже повторно за допомогою Державного реєстру актів цивільного стану громадян видавалося свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану із зазначенням назви місцевості відповідно до існуючого адміністративно-територіального устрою на день видачі такого свідоцтва.

12. Якщо окремі графи в актових записах цивільного стану не заповнені або відсутні, то вони в повторно виданих свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану прокреслюються.

Якщо в актовому записі про народження відсутні графи "По батькові" та "Місце народження", що стосуються даних про дитину, або відсутні відомості у цих графах, то одночасно з повторною видачею свідоцтва про народження відомості щодо по батькові та місця народження дитини доповнюються з дотриманням вимог Правил внесення змін у разі особистого звернення заявника до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису. Якщо до відділу державної реєстрації актів цивільного стану звернувся представник особи, яка має правові підстави для отримання свідоцтва про народження, відомості доповнюються у разі документального підтвердження його повноважень на вчинення цих дій.

Якщо заява щодо повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану надійшла до відділу державної реєстрації актів цивільного стану поштою, графи свідоцтва про народження "По батькові" та "Місце народження" прокреслюються. У повідомленні про направлення свідоцтва про народження до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника одночасно роз'яснюються причини незаповнення окремих граф свідоцтва про народження та порядок доповнення відсутніх відомостей відповідно до Правил внесення змін.

13. На підставі заяви щодо повторної видачі свідоцтва або витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян проводиться перевірка наявності актового запису цивільного стану за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Крім випадків, передбачених пунктом 2 цього розділу, на підставі заяви щодо повторної видачі свідоцтва або витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян проводиться перевірка наявності актового запису цивільного стану за даними книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, які зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Якщо актового запису цивільного стану в книгах державної реєстрації актів цивільного стану чи в метричних книгах відповідно до дати реєстрації (запису) акту цивільного стану, зазначеної в заяві щодо повторної видачі відповідного свідоцтва або витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, не виявлено, відділом державної реєстрації актів цивільного стану проводиться перевірка першого та другого примірників актового запису цивільного стану за сім років: за рік, указаний у заяві, а також за три попередні і три наступні роки та за поновленими актовими записами цивільного стану.

Видача витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією з ведення Реєстру.

У разі відсутності актового запису цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану заявникові видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану.

Якщо заявником порушується питання поновлення втраченого актового запису цивільного стану, відділ державної реєстрації актів цивільного стану безпосередньо долучає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану до відповідних матеріалів з поновлення актового запису.

У тих випадках, коли актовий запис цивільного стану або метричний запис передано на зберігання до відповідного Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міста Києва чи Севастополя, відділ державної реєстрації актів цивільного стану витребовує з архіву архівну копію цього запису та архівну довідку, на підставі яких повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Запит щодо витребування архівної копії, архівної довідки та запрошення заявника для отримання свідоцтва або видача документа у разі надходження заяви поштою здійснюються не пізніше наступного робочого дня з дня отримання заяви щодо повторної видачі цього документа та відповідно надходження архівної копії, архівної довідки.

У випадку, коли відомості актового запису цивільного стану, паперовий носій якого передано на зберігання до відповідного Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міста Києва чи Севастополя, внесено до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, відділ державної реєстрації актів цивільного стану здійснює повторну видачу свідоцтва за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян після витребування з державного архіву копії цього запису та архівної довідки і перевірки відомостей Державного реєстру актів цивільного стану громадян даним паперового носія.

У разі виявлення невідповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, отримані архівна копія такого запису, архівна довідка разом із копією заяви надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким було внесено відомості актового запису до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, для внесення відповідних змін.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який отримав такі документи, не пізніше наступного робочого дня з дня їх отримання вносить зміни до відомостей Державного реєстру актів цивільного стану громадян та направляє підтвердження відділу, від якого надійшли документи для запрошення заявника та повторної видачі свідоцтва.

14. Пункт 14 розділу IV виключено

15. Пункт 15 розділу IV виключено

14. З метою обліку виданих відділом витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у кожному відділі ведеться відповідний журнал обліку, у якому зазначаються порядковий номер, дата надходження заяви, прізвище, власне ім'я, по батькові заявника, про видачу якого витягу порушено питання, відомості про актовий запис цивільного стану, який є підставою для видачі витягу, а також номер витягу в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, дата видачі витягу та підпис заявника або вихідний номер та дата надсилання витягу до державних органів, органів місцевого самоврядування або до компетентних органів іноземних держав (для вручення заявникові).

15. Запити, які надходять від державних органів, органів місцевого самоврядування (їх посадових осіб), виконуються на загальних підставах з дотриманням вимог чинного законодавства.

У разі особистого подання заяви посадовою особою державного органу, органу місцевого самоврядування така особа пред'являє службове посвідчення та документ про підставу отримання витягу (із зазначенням відповідних норм закону та реквізитів справи (провадження)).

16. Запити Міністерства закордонних справ України, пов'язані з діяльністю органів державної реєстрації актів цивільного стану, направляються Міністерству юстиції України і спрямовуються для виконання міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції України.

17. Запити іноземних установ щодо надіслання документів, пов'язаних з державною реєстрацією актів цивільного стану, виконуються в порядку, передбаченому міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

18. Запити, які надходять від адвокатів або адвокатських об'єднань, виконуються на загальних підставах з дотриманням вимог чинного законодавства.

Запити, які надходять від банків або інших фінансових установ, що мають ліцензію на надання коштів у позику, в тому числі і на умовах фінансового кредиту, відповідно до Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг", або бюро кредитних історій, виконуються на загальних підставах з дотриманням вимог чинного законодавства.

19. Копії актових записів цивільного стану видаються на підставі ухвали (письмового запиту) суду (судді) у зв'язку зі справами, що перебувають у його провадженні, а також на письмові запити Міністерства юстиції України, відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, дипломатичного представництва та консульської установи України, нотаріуса, органу досудового розслідування, інших державних органів, якщо запит зроблено у зв'язку зі здійсненням ними повноважень, визначених актами законодавства, із зазначенням мети їх витребування.

20. На запит будь-якої фізичної або юридичної особи відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає ксерокопію або фотокопію записів метричних книг, які були складені понад 75 років тому, але включені до об'єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, якщо це не загрожує стану документів.

Якщо на одному аркуші метричної книги знаходиться декілька записів, під час копіювання запитуваного метричного запису інші записи повинні бути закриті.

Засвідчення ксерокопії (фотокопії) метричного запису здійснюється з дотриманням вимог діловодства, пошукові дані (номер фонду, опису, справи) вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальний напис і печатка відділу державної реєстрації актів цивільного стану розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

У тексті засвідчувального напису робиться застереження, що цей документ не може бути розмножений (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражований або включений до інформаційних мереж, баз даних.