МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.10.2000 № 52/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
18 жовтня 2000 р.
за № 719/4940
Про затвердження Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні
( назва із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 24.12.2010 р. № 3307/5, від 28.08.2019 р. № 2690/5 )( Із змінами і доповненнями, внесеними наказами Міністерства юстиції України від 18 листопада 2003 року № 140/5, від 22 листопада 2007 року № 1154/5, від 24 липня 2008 року № 1269/5, від 1 вересня 2008 року № 1464/5, від 26 грудня 2008 року № 2286/5, від 24 грудня 2010 року № 3307/5, від 17 березня 2011 року № 814/5, від 20 січня 2012 року № 112/5, від 10 травня 2012 року № 709/5, від 24 січня 2013 року № 170/5, від 28 березня 2013 року № 588/5, від 6 червня 2013 року № 1113/5, від 2 серпня 2013 року № 1607/5, від 27 грудня 2013 року № 2784/5, від 12 червня 2014 року № 919/5, від 13 червня 2014 року № 921/5, від 10 вересня 2014 року № 1517/5, від 9 грудня 2014 року № 2079/5, від 24 лютого 2015 року № 247/5, від 9 липня 2015 року № 1189/5, від 25 листопада 2015 року № 2375/5, від 2 грудня 2016 року № 3447/5, від 26 грудня 2016 року № 3773/5, від 21 лютого 2017 року № 616/5, від 25 вересня 2017 року № 3007/5, від 13 листопада 2017 року № 3548/5, від 29 серпня 2018 року № 2825/5, від 28 серпня 2019 року № 2690/5, від 26 вересня 2019 року № 2999/5, від 22 листопада 2019 року № 3606/5, від 26 грудня 2019 року № 4209/5, від 3 лютого 2020 року № 339/5, від 6 травня 2020 року № 1590/5, від 23 липня 2020 року № 2511/5, від 1 жовтня 2020 року № 3431/5, від 28 травня 2021 року № 1900/5, від 28 вересня 2021 року № 3427/5, від 8 лютого 2022 року № 416/5, від 15 лютого 2022 року № 506/5, від 26 лютого 2022 року № 606/5, від 29 квітня 2022 року № 1694/5, від 3 вересня 2022 року № 3734/5, від 13 грудня 2022 року № 5594/5, від 7 червня 2024 року № 1714/5 )
(Зміни до цього наказу, передбачені наказом Міністерства юстиції України від 3 вересня 2002 року № 80/5, не внесені у зв'язку з набранням чинності наказу Міністерства юстиції України від 18 листопада 2003 року № 140/5)
(Зміни, передбачені пунктом 2.1 та абзацом третім пункту 2.2 наказу Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, внесені не будуть у зв'язку з виключенням пункту 2.1 та абзацу третього пункту 2.2 наказу Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 1 вересня 2008 року № 1464/5)
У зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань реєстрації актів громадянського стану" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, що додаються.
( пункт 1 із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 24.12.2010 р. № 3307/5, від 28.08.2019 р. № 2690/5 )
2. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію про порядок реєстрації актів громадянського стану в Україні, затверджену наказом Міністерства юстиції УРСР від 29.12.84 р. № 22/5, зі змінами і доповненнями, затвердженими наказом Міністерства юстиції від 19.04.94 р. № 15/5.
3. Зазначені Правила реєстрації актів громадянського стану ввести в дію з 1 січня 2001 року.
4. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунді В. В. надіслати Правила Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі підвідомчих органів реєстрації актів громадянського стану відповідного регіону.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра юстиції України Стичинського Б. С. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунду В. В.
| Міністр | С. Р. Станік |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
18.10.2000 № 52/5
(у редакції наказу Міністерства юстиції України
від 24.12.2010 № 3307/5)
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
18 жовтня 2000 р. за № 719/4940
Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні
( У тексті Правил слова "Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" у всіх відмінках і числах замінено словами "Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" у відповідних відмінках і числах згідно з наказом Міністерства юстиції України від 9 липня 2015 року № 1189/5 ) ( У тексті Правил посилання на додатки 1 - 28 замінено посиланнями відповідно на додатки 2 - 30 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 2 грудня 2016 року № 3447/5 ) ( У тексті Правил слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" у всіх відмінках замінено словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" у відповідних відмінках; у тексті Правил та додатках до них слова "орган внутрішніх справ" у всіх відмінках замінено словами "територіальний орган Національної поліції України" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства юстиції України від 2 грудня 2016 року № 3447/5 ) ( У тексті Правил посилання на додатки 20 - 30 замінено відповідно посиланнями на додатки 19 - 31 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 21 лютого 2017 року № 616/5 )( У тексті Правил посилання на додатки 23 - 31 замінено відповідно посиланнями на додатки 22 - 30 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 13 листопада 2017 року № 3548/5 )( У тексті Правил посилання на додатки 5 - 30 замінено посиланнями відповідно на додатки 4 - 29 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26 грудня 2019 року № 4209/5 )( У тексті Правил слова "головне територіальне управління юстиції" в усіх відмінках і числах замінено словами "міжрегіональне управління Міністерства юстиції України" у відповідних відмінках і числах; слова "головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" в усіх відмінках замінено словами "міжрегіональні управління Міністерства юстиції України" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 2020 року № 339/5 )( У тексті Правил слова "( крім міст обласного значення )" виключено згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15 лютого 2022 року № 506/5 )( У тексті Правил посилання на додатки 2 - 19, 19-1 - 29 замінено посиланнями відповідно на додатки 1 - 17, 17-1 - 27 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15 лютого 2022 року № 506/5 )( У тексті Правил слова "електронних засобів телекомунікації" та слова "засобів телекомунікаційного зв'язку" замінено словами "технічних засобів електронних комунікацій" згідно з наказом Міністерства юстиції України від 3 вересня 2022 року № 3734/5 )( У тексті Правил слова "зареєстроване місце проживання" в усіх відмінках замінено словами "зареєстроване або задеклароване місце проживання ( перебування )" у відповідних відмінках згідно з наказом Міністерства юстиції України від 13 грудня 2022 року № 5594/5 )
I. Загальні положення
1. Державна реєстрація актів цивільного стану проводиться з метою забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті.
Органами державної реєстрації актів цивільного стану, які проводять державну реєстрацію, є відділи державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану), виконавчі органи сільських, селищних, міських рад.
( абзац другий пункту 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 02.08.2013 р. № 1607/5, від 02.12.2016 р. № 3447/5, від 15.02.2022 р. № 506/5 )
Державну реєстрацію актів цивільного стану громадян України, які проживають або тимчасово перебувають за кордоном, проводять дипломатичні представництва та консульські установи України.
2. Державній реєстрації підлягають народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу у випадках, встановлених законом, зміна імені, смерть відповідно до Сімейного кодексу України та Цивільного кодексу України, Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" та інших актів законодавства.
Відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть підлягають обов'язковому внесенню до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064.
3. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану проводять державну реєстрацію народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті, вносять зміни до актових записів цивільного стану, поновлюють та анулюють їх; формують Державний реєстр актів цивільного стану громадян, ведуть його, зберігають архівний фонд; здійснюють відповідно до законодавства інші повноваження.
( пункт 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 02.08.2013 р. № 1607/5, від 25.09.2017 р. № 3007/5, від 15.02.2022 р. № 506/5 )
Абзац другий пункту 3 розділу І виключено
( пункт 3 розділу І доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5, абзац другий пункту 3 розділу І виключено згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5, у зв'язку з цим абзац третій вважати абзацом другим )
За заявами громадян України, які проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї, державну реєстрацію актів цивільного стану, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання здійснюють відділи державної реєстрації актів цивільного стану за місцем звернення заявника.
( пункт 3 розділу І доповнено абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.06.2014 р. № 919/5, абзац другий пункту 3 розділу І із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 10.09.2014 р. № 1517/5, від 02.12.2016 р. № 3447/5 )
4. Виконавчі органи сільських, селищних, міських рад проводять державну реєстрацію народження фізичної особи та її походження, шлюбу, смерті.
5. Дипломатичні представництва і консульські установи України проводять державну реєстрацію народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті щодо громадян України, приймають і розглядають заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання.
Державна реєстрація зміни імені та розірвання шлюбу проводиться дипломатичними представництвами і консульськими установами України лише щодо громадян України, які постійно проживають за кордоном.
6. Про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видаються відповідні свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть на бланках, виготовлених за зразками та їх описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025 "Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану".
( абзац перший пункту 6 розділу І із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 24.01.2013 р. № 170/5 )
Порядок ведення обліку, звітності та зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану встановлюється Порядком ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 29 жовтня 2012 року № 1578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02 листопада 2012 року за № 1845/22157 (далі - Порядок обліку, звітності та зберігання бланків свідоцтв).
( абзац другий пункту 6 розділу І у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.01.2013 р. № 170/5 )
7. Працівники органів державної реєстрації актів цивільного стану у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, а на території Автономної Республіки Крим, крім того, - законодавством Автономної Республіки Крим.
При державній реєстрації актів цивільного стану працівники органів державної реєстрації актів цивільного стану в установленому порядку та в межах компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
Якщо в міжнародному договорі України, укладеному в установленому порядку, містяться інші правила, ніж ті, що встановлені відповідним актом сімейного законодавства, застосовуються правила відповідного міжнародного договору України.
8. Державна реєстрація актів цивільного стану за заявами іноземців, осіб без громадянства проводиться за законодавством України.
Органи державної реєстрації актів цивільного стану повідомляють компетентні органи іноземних держав, з якими Україною укладено договори про правову допомогу і правові відносини у цивільних і сімейних справах, про державну реєстрацію актів цивільного стану громадян таких держав, якщо правилами договорів передбачено надання зазначених відомостей.
9. Працівники органів державної реєстрації актів цивільного стану зобов'язані додержуватись таємниці державної реєстрації актів цивільного стану. Відомості про національність, освіту, сімейний стан, а також адресу, дату і місце народження фізичної особи, які стали відомі працівнику органу державної реєстрації актів цивільного стану у зв'язку з державною реєстрацією акту цивільного стану, є конфіденційними і розголошенню не підлягають.
( абзац перший пункту 9 розділу І із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 р. № 112/5 )
Фізична особа має право на ознайомлення з інформацією, що міститься в актовому записі цивільного стану, яка стосується її особисто, крім випадків, передбачених законом.
( пункт 9 розділу І доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 р. № 112/5 )
Конфіденційна інформація про фізичну особу, яка міститься в актовому записі цивільного стану (дані про національність, освіту, сімейний стан, а також адресу, дату і місце народження фізичної особи), може бути повідомлена працівниками органу державної реєстрації актів цивільного стану запитувачу інформації за бажанням фізичної особи та лише за її згодою на підставі заяви, справжність підпису на якій засвідчена в установленому порядку.
( пункт 9 розділу І доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 р. № 112/5 )
За рішенням суду фізична особа має право на ознайомлення з конфіденційною інформацією в актових записах цивільного стану про інших осіб, якщо це необхідно для реалізації та захисту прав та законних інтересів.
( пункт 9 розділу І доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 р. № 112/5 )
Працівники органів державної реєстрації актів цивільного стану ознайомлюють запитувача інформації з відомостями актових записів цивільного стану, доступ до яких не обмежений.
( пункт 9 розділу І доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 р. № 112/5 )
На вимогу фізичної особи працівниками органів державної реєстрації актів цивільного стану надається письмова інформація про відомості актових записів цивільного стану, з якими вона має право на ознайомлення відповідно до законодавства.
( пункт 9 розділу І доповнено новим абзацом шостим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20.01.2012 р. № 112/5, у зв'язку з цим абзаци другий - сьомий вважати відповідно абзацами сьомим - дванадцятим )
Органи державної реєстрації актів цивільного стану повідомляють органам праці та соціального захисту населення відомості про померлих в установленому законодавством порядку.
( абзац сьомий пункту 9 розділу І із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5, від 28.08.2019 р. № 2690/5, від 06.05.2020 р. № 1590/5 )
Абзац восьмий пункту 9 розділу І виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5, у зв'язку з цим абзаци дев'ятий - дванадцятий вважати відповідно абзацами восьмим - одинадцятим )
Органи державної реєстрації актів цивільного стану повідомляють районні (міські) військові комісаріати про державну реєстрацію шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені призовників і військовозобов'язаних, їх смерті, вилучення військово-облікових документів, пільгових посвідчень, а також про зміну прізвища, імені, по батькові та інших даних зазначених осіб.
( абзац восьмий пункту 9 розділу І у редакції наказу Міністерства юстиції України від 21.02.2017 р. № 616/5 )
Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також видача витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян здійснюються відділами державної реєстрації актів цивільного стану при підтвердженні права особи на отримання даних документів та, в окремих випадках, родинних відносин між заявником та особою, щодо якої складено актовий запис цивільного стану.
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану повідомляє відомості про державну реєстрацію акту цивільного стану на підставі ухвали (письмового запиту) суду (судді) у зв'язку зі справами, що перебувають у його провадженні, а також письмового запиту органу досудового розслідування, інших державних органів, органів місцевого самоврядування (посадових осіб), якщо запит зроблено у зв'язку зі здійсненням ними повноважень, визначених актами законодавства.
( абзац десятий пункту 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.03.2013 р. № 588/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 02.08.2013 р. № 1607/5, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26.12.2016 р. № 3773/5 )
Відділи державної реєстрації актів цивільного стану розглядають та надають відомості про державну реєстрацію акту цивільного стану з дотриманням строків та порядку, визначених законодавством.
10. Діловодство в органах державної реєстрації актів цивільного стану ведеться державною мовою.
II. Загальні норми державної реєстрації актів цивільного стану
1. Загальний порядок державної реєстрації актів цивільного стану
( розділ ІІ доповнено назвою глави 1 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
1. Державна реєстрація акту цивільного стану проводиться органом державної реєстрації актів цивільного стану шляхом складання актового запису цивільного стану в електронному вигляді у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та на паперових носіях.
( абзац перший пункту 1 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Відомості, зазначені в актових записах про народження фізичної особи та її походження, шлюб, смерть, складених виконавчими органами сільських, селищних та міських рад на паперових носіях та в електронній формі, вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян протягом трьох робочих днів з дня надходження актового запису до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
( абзац другий пункту 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 25.09.2017 р. № 3007/5, від 15.02.2022 р. № 506/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
З метою ведення відділами державної реєстрації актів цивільного стану звітності відповідно до Інструкції про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 січня 2013 року № 169/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 29 січня 2013 року за № 189/22721, складені виконавчими органами сільських, селищних та міських рад актові записи про народження фізичної особи та її походження, шлюб, смерть мають бути передані відповідним відділам державної реєстрації актів цивільного стану не пізніше 3-го числа після закінчення звітного місяця.
( пункт 1 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5, у зв'язку з цим абзаци третій - шостий вважати відповідно абзацами четвертим - сьомим )
Актовий запис цивільного стану складається у присутності заявника, крім випадків, передбачених цими Правилами, та друкується на паперових носіях у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим номером. Нумерація актових записів цивільного стану кожного виду державної реєстрації починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року з 01 січня до 31 грудня включно.
( абзац четвертий пункту 1 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
Орган державної реєстрації актів цивільного стану ознайомлює заявника з даними, унесеними до актового запису цивільного стану, що засвідчується його підписом у відповідній графі паперового носія актового запису, крім випадків, передбачених цими Правилами.
( абзац п'ятий пункту 1 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5 )
Після цього актовий запис засвідчується підписами керівника органу державної реєстрації актів цивільного стану та посадової особи, яка провела державну реєстрацію акту цивільного стану, і скріплюється печаткою. Актовий запис, складений виконавчим органом сільської, селищної та міської ради, може засвідчуватися тільки підписом посадової особи, яка провела державну реєстрацію акту цивільного стану, і скріплюватися печаткою відповідного органу за умови, якщо таке право закріплено в її посадовій інструкції та положенні про орган державної реєстрації актів цивільного стану.
( абзац шостий пункту 1 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
На підставі складеного актового запису цивільного стану у повній відповідності до нього органом державної реєстрації актів цивільного стану, яким проведено державну реєстрацію акта цивільного стану, Міністерством юстиції України видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Свідоцтво підписується керівником органу, що його видав, та засвідчується печаткою такого органу.
( абзац сьомий пункту 1 розділу ІІ у редакції наказу Міністерства юстиції України від 21.02.2017 р. № 616/5 )( пункт 1 розділу II у редакції наказу Міністерства юстиції України від 02.08.2013 р. № 1607/5 )
2. При складанні актових записів цивільного стану не допускаються скорочення слів, виправлення та підчистки.
В актових записах цивільного стану у графах: "Дата народження", "Дата смерті" число і рік вказуються арабськими цифрами, місяць - словом; "Місце народження" та "Місце смерті" зазначаються повна офіційна назва держави та відомості про адміністративно-територіальну одиницю. У графі "Місце народження" актових записів про шлюб, зміну імені, смерть вказуються відомості про адміністративно-територіальну одиницю, зазначену в паспорті громадянина України (далі - паспорт), паспортному документі іноземця або документі, що посвідчує особу без громадянства (далі - паспортний документ), чи у випадках, передбачених законодавством, за даними Єдиного державного демографічного реєстру.
( абзац другий пункту 2 глави 1 розділу II у редакції наказу Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
У випадках, коли окремі графи актового запису цивільного стану не заповнюються, у тому числі у зв'язку з їх відсутністю в обумовлених законодавством випадках чи у зв'язку з тим, що відомості, які вносяться до них, не передбачені відповідною заявою або документально не підтверджені, а також якщо необхідно відзначити особливості проведення державної реєстрації акту цивільного стану, у графі "Для відміток" робиться відповідна відмітка.
( абзац третій пункту 2 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )( розділ II доповнено новим пунктом 2 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02.08.2013 р. № 1607/5, у зв'язку з цим пункти 2 - 12 вважати відповідно пунктами 3 - 13 )
3. Для державної реєстрації актів цивільного стану, повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану подаються заява, документи чи у випадках, передбачених цими Правилами, у відповідній заяві зазначаються відомості про документи, які підтверджують факти, що підлягають державній реєстрації, а також пред'являється паспорт або паспортний документ заявника.
( абзац перший пункту 3 розділу ІІ у редакції наказу Міністерства юстиції України від 02.12.2016 р. № 3447/5, із змінами, внесеними згідно з наказами Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5, від 28.09.2021 р. № 3427/5, від 15.02.2022 р. № 506/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
Абзац другий пункту 3 розділу ІІ виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 25.09.2017 р. № 3007/5 )
У разі подання заяви про державну реєстрацію актів цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред'являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
Абзац третій пункту 3 розділу ІІ виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 25.09.2017 р. № 3007/5 )
У випадку пред'явлення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон, а також отримання їх електронних копій, або окремих даних, що містяться в зазначених електронних копіях, їх перевірка або формування здійснюється відповідно до Порядку формування та перевірки е-паспорта і е-паспорта для виїзду за кордон, їх електронних копій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2021 року № 911, захищеними каналами інформаційної взаємодії із використанням засобів криптографічного захисту інформації, які відповідають вимогам законодавства до засобів криптографічного захисту інформації, призначених для захисту конфіденційної інформації.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5 )
Орган державної реєстрації актів цивільного стану використовує усі відомості, отримані за результатами відповідної перевірки, для проведення державної реєстрації актів цивільного стану та повторної видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.09.2021 р. № 3427/5, у зв'язку з цим абзац другий вважати абзацом п'ятим )
Якщо підставою для державної реєстрації актів цивільного стану є рішення суду або якщо певне рішення суду є необхідним для державної реєстрації інших актів цивільного стану, державна реєстрація актів цивільного стану за зверненням заявника проводиться виключно на підставі примірника рішення суду в електронній формі, отриманого у результаті інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром судових рішень та Державним реєстром актів цивільного стану громадян, що здійснюється інформаційно-комунікаційними засобами в електронній формі у порядку, встановленому Державною судовою адміністрацією України спільно з Міністерством юстиції України.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі отримання послуг, передбачених Порядком надання комплексної послуги "єМалятко", затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 10 липня 2019 року № 691 (далі - комплексна послуга "єМалятко"), примірник рішення суду в електронній формі надходить разом із заявою, яка формується за допомогою програмних засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом шостим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі ухвалення рішення суду до запровадження Єдиного державного реєстру судових рішень примірник рішення суду не пізніше наступного робочого дня з дня подання відповідної заяви запитується органом державної реєстрації актів цивільного стану у відповідного суду, крім випадку, коли на підставі такого рішення суду вже проведено державну реєстрацію актів цивільного стану за зверненням іншого заявника.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом сьомим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У випадках, передбачених цими Правилами, рішення суду, отримане в результаті інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром судових рішень та Державним реєстром актів цивільного стану громадян, роздруковується та додається до відповідної заяви.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом восьмим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
У разі якщо рішення суду, яке є підставою для проведення державної реєстрації акту цивільного стану, відсутнє в Єдиному державному реєстрі судових рішень або його примірник неможливо отримати у зв'язку з ухваленням на тимчасово окупованій території України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану відмовляє у проведенні такої державної реєстрації.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом дев'ятим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5, у зв'язку з цим абзац п'ятий вважати абзацом десятим )
Заява про державну реєстрацію акту цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану формується та реєструється, а актовий запис цивільного стану складається за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян. На заяві про державну реєстрацію акту цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, а також на актовому записі цивільного стану заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у них, проставляє власний підпис, крім випадків, передбачених цими Правилами.
( пункт 3 глави 1 розділу ІІ доповнено абзацом згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5, абзац десятий пункту 3 глави 1 розділу II із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26.12.2019 р. № 4209/5, у редакції наказу Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
4. Якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви про державну реєстрацію акту цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, актового запису цивільного стану, відповідні заяви можуть подаватися, а актовий запис складатися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про державну реєстрацію акту цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, складання актового запису цивільного стану відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником.
Свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа: посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник; другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов'язаних із захистом інтересів дитини; другого з наречених; другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя; осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.
Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви про державну реєстрацію акту цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, актового запису цивільного стану.
Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про державну реєстрацію акту цивільного стану, повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, складання актового запису цивільного стану може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.
Свідком, перекладачем жестової мови пред'являється паспорт або паспортний документ.
Про особливості подання таких заяв до відповідної заяви та до графи "Для відміток" актового запису цивільного стану вносяться такі відомості: "Заяву / актовий запис цивільного стану подано / складено у присутності заявника, який є особою з порушенням зору, текст якому зачитано, або свідка / перекладача жестової мови, його прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності), реквізити паспорта або паспортного документа", які скріплюються підписом свідка або у разі фізичної присутності перекладача жестової мови.
( главу 1 розділу ІІ доповнено новим пунктом 3 згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5, у зв'язку з цим пункти 4 - 14 вважати відповідно пунктами 5 - 15 )
5. У державній реєстрації актів цивільного стану може бути відмовлено, якщо державна реєстрація суперечить вимогам законодавства України; державна реєстрація повинна проводитись в іншому органі державної реєстрації актів цивільного стану; з проханням про державну реєстрацію звернулась недієздатна особа або особа, яка не має необхідних для цього повноважень.
Посадова особа органу державної реєстрації актів цивільного стану обов'язково перевіряє в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян відомості про акти цивільного стану, необхідні для проведення відповідної державної реєстрації. Якщо такі відомості в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян відсутні, працівник органу державної реєстрації актів цивільного стану уточнює їх у заявника, у тому числі за допомогою технічних засобів електронних комунікацій.
( пункт 5 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.08.2018 р. № 2825/5, у зв'язку з цим абзац другий вважати абзацом третім, абзац другий пункту 5 глави 1 розділу II у редакції наказу Міністерства юстиції України від 26.12.2019 р. № 4209/5, із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 03.09.2022 р. № 3734/5 )
У разі якщо відомості Державного реєстру актів цивільного стану громадян про персональні дані особи не відповідають даним, зазначеним у заяві, посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану уточнює їх на відповідність даним паперового носія відповідного актового запису та паспорта або паспортного документа такої особи і за можливості вживає заходів щодо внесення змін до відомостей Державного реєстру актів цивільного стану громадян у порядку, встановленому пунктом 4.5 розділу IV Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (далі - Інструкція з ведення Реєстру).
( пункт 5 глави 1 розділу II доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26.12.2019 р. № 4209/5 )
У разі якщо відомості про персональні дані особи, зазначені у заяві та її паспорті або паспортному документі, не відповідають даним паперового носія актового запису цивільного стану, для проведення державної реєстрації актів цивільного стану використовуються відомості заяви та паспорта або паспортного документа цієї особи, а заявнику роз'яснюється порядок унесення змін до актових записів цивільного стану.
( пункт 5 глави 1 розділу II доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26.12.2019 р. № 4209/5, у зв'язку з цим абзац третій вважати абзацом п'ятим )
Орган державної реєстрації актів цивільного стану на прохання особи, якій відмовлено в державній реєстрації актів цивільного стану у зв'язку з наявністю однієї з підстав, зазначених в абзаці першому цього пункту, повинен викласти причину такої відмови в письмовій формі.
6. Якщо до актового запису цивільного стану вносяться зміни або здійснюються інші відмітки (про розірвання шлюбу, усиновлення, зміну імені у випадках, встановлених законом, позбавлення чи поновлення батьківських прав тощо), то на лицьовому боці актового запису зазначаються підстави їх внесення: актовий запис, рішення суду, розпорядження голови районної, міської державної адміністрації або рішення виконавчого комітету міської, районної в місті ради про присвоєння або зміну прізвища або власного імені малолітньої дитини, висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану або інший документ, який є підставою для внесення змін. Записи щодо внесених до актового запису цивільного стану змін засвідчуються підписом посадової особи та печаткою відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
Зміни до актового запису цивільного стану вносяться одночасно з внесенням таких самих змін до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
7. Документи, складені іноземною мовою, подаються / пред'являються для державної реєстрації актів цивільного стану разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах органу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву.
( пункт 7 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2024 р. № 1714/5 )
8. Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
9. При обчисленні строків, визначених Цивільним кодексом України, необхідно керуватись такими правилами:
строк, визначений роками, спливає у відповідні місяць та число останнього року строку;
строк, визначений місяцями, спливає у відповідне число останнього місяця строку. Якщо закінчення строку, визначеного місяцем, припадає на такий місяць, у якому немає відповідного числа, строк спливає в останній день цього місяця.
Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, що визначений відповідно до закону у місці вчинення певної дії, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.
Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов'язано його початок.
10. Працівники органів державної реєстрації актів цивільного стану не мають права проводити державну реєстрацію актів цивільного стану, а також уносити зміни в актові записи цивільного стану, поновлювати, анулювати актові записи цивільного стану щодо себе, другого з подружжя, своїх та його родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). У цих випадках державна реєстрація проводиться іншим працівником відділу або в іншому відділі державної реєстрації актів цивільного стану за погодженням з відповідним відділом державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції України (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації). Про таку державну реєстрацію у складеному актовому записі цивільного стану робиться відповідна відмітка.
( пункт 10 глави 1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 15.02.2022 р. № 506/5 )
11. За порушення вимог законодавства у сфері державної реєстрації актів цивільного стану органи державної реєстрації актів цивільного стану несуть цивільно-правову, а її працівники - матеріальну, дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність у встановленому законом порядку.
Дії або бездіяльність працівника органу державної реєстрації актів цивільного стану можуть бути оскаржені до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, Міністерства закордонних справ України та/або до суду.
( абзац другий пункту 11 розділу II із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 28.03.2013 р. № 588/5 )
12. За державну реєстрацію актів цивільного стану та за повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і свідоцтв, що видаються у зв'язку із зміною і поновленням актових записів цивільного стану, справляється державне мито у розмірах і порядку, визначених законом.
Абзац другий пункту 12 глави 1 розділу II виключено
( пункт 12 глави 1 розділу ІІ доповнено новим абзацом другим згідно з наказом Міністерства юстиції України від 26.02.2022 р. № 606/5, у зв'язку з цим абзац другий вважати відповідно абзацом третім, абзац другий пункту 12 глави 1 розділу ІІ виключено згідно з наказом Міністерства юстиції України від 29.04.2022 р. № 1694/5, у зв'язку з цим абзац третій вважати абзацом другим )
За видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян справляється плата в розмірі та порядку, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064 "Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян" (зі змінами).
13. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану можуть надавати платні послуги, перелік яких затверджується Кабінетом Міністрів України.
Порядок надання платних послуг затверджується Міністерством юстиції України.
14. На всі види актових записів цивільного стану відділи державної реєстрації актів цивільного стану ведуть алфавітні книги.
15. У разі введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях відповідно до Закону України "Про правовий режим воєнного стану" державна реєстрація актів цивільного стану проводиться будь-яким органом державної реєстрації актів цивільного стану за зверненням заявника.
За тимчасової відсутності доступу до Державного реєстру актів цивільного стану громадян заява про державну реєстрацію акту цивільного стану подається, а актовий запис цивільного стану складається в паперовій формі без використання програмних засобів ведення цього реєстру з подальшим обов'язковим внесенням відомостей цього актованого запису до Державного реєстру актів цивільного стану громадян протягом п'яти робочих днів з дня відновлення такого доступу.
Внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей актового запису цивільного стану провадиться у порядку, передбаченому пунктом 4.5 розділу IV Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382, за винятком внесення до Реєстру позначки "Архівний". У графі "Для відміток" паперового носія такого актового запису додатково зазначаються причини, які призвели до державної реєстрації акту цивільного стану без використання Реєстру, та унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності) з подальшим обов'язковим внесенням його до відповідних даних Реєстру.
Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання здійснюється відповідно до Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793 (далі - Правила внесення змін) з урахуванням особливостей, передбачених цим пунктом.