Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів у сфері державної реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою спрощення порядку надання адміністративних послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану

1. Установити, що адміністративні послуги з державної реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу за спільною заявою подружжя, яке не має дітей, зміни імені, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання можуть надаватися через центри надання адміністративних послуг, утворені згідно із Законом України "Про адміністративні послуги", які забезпечують прийом заяв на отримання відповідних адміністративних послуг та видачу документів за результатами їх розгляду у випадках, передбачених правилами проведення державної реєстрації актів цивільного стану, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими Міністерством юстиції України.

Адміністративні послуги з державної реєстрації народження, смерті надаються через центри надання адміністративних послуг, утворені згідно із Законом України "Про адміністративні послуги", за наявності можливості їх надання органами державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені законом.

Заява про надання послуги про державну реєстрацію народження подається до центру надання адміністративних послуг не пізніше одного місяця з дня народження дитини.

2. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, що додаються.

3. Запровадити надання адміністративних послуг, визначених цим наказом, через центри надання адміністративних послуг з 01 жовтня 2018 року, але не раніше впровадження доопрацьованого програмного забезпечення Державного реєстру актів цивільного стану громадян в промислову експлуатацію.

До набрання чинності Законом України "Про електронні довірчі послуги" ідентифікація особи під час подання заяв та документів в електронній формі здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису та посиленого сертифіката відкритого ключа, що його підтверджує, відповідно до вимог Закону України "Про електронний цифровий підпис".

4. Начальникам головних територіальних управлінь юстиції в областях та місті Києві забезпечити:

розміщення на офіційних веб-сайтах та у місцях здійснення прийому суб’єктів звернень інформації про перелік адміністративних послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану та порядок надання відповідних адміністративних послуг через центри надання адміністративних послуг, у тому числі про розміри плати за надання платних послуг, що надаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану;

до запровадження надання адміністративних послуг через центри надання адміністративних послуг наповнення Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостями про заплановані дату та час державної реєстрації шлюбу та постійну актуалізацію такої інформації надалі.

5. Департаменту приватного права (Ференс О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

6. Адміністратору Державного реєстру актів цивільного стану громадян:

вжити відповідних заходів, необхідних для реалізації цього наказу;

не пізніше 01 жовтня 2018 року забезпечити технічну можливість подання заяв про державну реєстрацію народження в електронній формі через веб-портал Міністерства юстиції України.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Бернацьку Н.І.

1. У Правилах державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5):

1) у розділі ІІ:

після назви розділу доповнити назвою глави 1:

"1. Загальний порядок державної реєстрації актів цивільного стану";

у главі 1:

у пункті 1:

абзац третій після слів "у присутності заявника" доповнити словами ", крім випадків, передбачених цими Правилами,";

абзац четвертий після слів "носія актового запису" доповнити словами ", крім випадків, передбачених цими Правилами";

у пункті 3:

абзац перший після слова "подаються" доповнити словом "заява,";

доповнити новим абзацом такого змісту:

"Заява про державну реєстрацію акту цивільного стану формується та реєструється за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян. На заяві заявник, за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.";

пункт 4 після абзацу першого доповнити новим абзацом другим такого змісту:

"Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану обов’язково перевіряє в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян зазначені в заяві відомості про акти цивільного стану.".

У зв’язку з цим абзац другий вважати абзацом третім;

доповнити розділ новою главою 2 такого змісту:

"2. Особливості державної реєстрації актів цивільного стану за заявами, поданими через центри надання адміністративних послуг

1. Державна реєстрація актів цивільного стану може проводитися за заявою заявника шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

У разі подання заяви та документів, необхідних для державної реєстрації актів цивільного стану, до центру надання адміністративних послуг адміністратор такого центру вчиняє усі дії щодо роз’яснення умов та порядку проведення державної реєстрації актів цивільного стану, прийняття відповідних документів, які передбачені цими Правилами та здійснення яких покладається на працівника органу державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Адміністратор центру надання адміністративних послуг за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян формує та реєструє заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

3. Під час формування та реєстрації заяви адміністратор центру надання адміністративних послуг встановлює особу заявника на підставі документів, визначених абзацом першим пункту 3 глави 1 цього розділу.

Якщо документи, що подаються для державної реєстрації актів цивільного стану, складені іноземною мовою, до заяви обов’язково додаються переклад їх тексту українською мовою, а також копії паспортного документа іноземця, посвідки на постійне чи тимчасове проживання або іншого документа, що підтверджує законність перебування іноземця чи особи без громадянства на території України, засвідчені в установленому порядку.

У разі подання заяви про державну реєстрацію смерті до неї за наявності додаються паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства померлого, а також військово-облікові та пільгові документи.

4. У разі подання заяви та документів, необхідних для державної реєстрації шлюбу, до центру надання адміністративних послуг адміністратор такого центру з додержанням вимог, передбачених статтею 32 Сімейного кодексу України, призначає з використанням програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян та з урахуванням побажань наречених день та час державної реєстрації шлюбу.

5. Центр надання адміністративних послуг забезпечує передачу заяви та документів, необхідних для державної реєстрації актів цивільного стану, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці на розгляд та зберігання.

Заява про державну реєстрацію народження або смерті та документи, необхідні для такої державної реєстрації, передаються до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану в день звернення заявника або не пізніше наступного робочого дня у разі їх отримання поза робочим часом відділу.

6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану невідкладно в день отримання заяви від центру надання адміністративних послуг обліковує її у відповідному журналі прийому заяв, де здійснює відмітку про подання такої заяви через центр надання адміністративних послуг.

7. Перебіг строку у разі подання заяви про державну реєстрацію актів цивільного стану через центр надання адміністративних послуг починається з дня реєстрації такої заяви адміністратором відповідного центру в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

8. Державна реєстрація актів цивільного стану, видача відповідного свідоцтва та у випадках, передбачених цими Правилами, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану відповідно до законодавства.

У разі подання документів через центр надання адміністративних послуг отримання свідоцтва про народження, смерть, письмової відмови в проведенні державної реєстрації акту цивільного стану, висновку про надання дозволу на зміну імені чи про відмову у зміні імені здійснюється в центрі надання адміністративних послуг, через який подано відповідну заяву.

Центр надання адміністративних послуг забезпечує отримання відповідних документів не пізніше наступного робочого дня з дня державної реєстрації акту цивільного стану чи прийняття відділом державної реєстрації актів цивільного стану рішення про відмову в проведенні такої реєстрації або складання висновку про надання дозволу на зміну імені чи про відмову у зміні імені.

У випадку, передбаченому абзацом другим цього пункту, відділ державної реєстрації актів цивільного стану на підставі акта приймання-передавання передає оформлене ним свідоцтво чи письмову відмову в проведенні державної реєстрації акту цивільного стану або висновок про надання дозволу на зміну імені чи про відмову у зміні імені уповноваженій особі центру надання адміністративних послуг для подальшого вручення заявнику. Разом із свідоцтвом про народження, смерть також передається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України , витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у графі "Для відміток" актового запису про народження, смерть проставляє відмітку про проведення такої реєстрації без присутності заявника та отримання свідоцтва, витягу через центр надання адміністративних послуг.

У разі неотримання заявником свідоцтва, витягу чи письмової відмови в проведенні державної реєстрації акту цивільного стану або висновку про надання дозволу на зміну імені чи про відмову у зміні імені протягом одного місяця з дня їх надходження до центру надання адміністративних послуг вони повертаються на підставі акта приймання-передавання до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану для зберігання та подальшої видачі заявнику відділом державної реєстрації актів цивільного стану.

Письмову відмову в проведенні державної реєстрації акту цивільного стану або висновок про надання дозволу на зміну імені чи про відмову у зміні імені відділ державної реєстрації актів цивільного стану надсилає заявнику не пізніше наступного робочого дня після її (його) повернення центром надання адміністративних послуг.";

2) у розділі ІІІ:

у главі 1:

підпункт "а" пункту 2 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Медичне свідоцтво про народження в електронній формі має бути оформлено відповідно до вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги".";

у пункті 8:

в абзаці першому слова "за усною чи письмовою заявою" замінити словами та цифрами "за заявою про державну реєстрацію народження (додаток 1-1)";

після абзацу першого доповнити новими абзацами другим, третім такого змісту:

"Державна реєстрація народження може також проводитися за заявою в електронній формі, що подається через веб-портал Міністерства юстиції України батьком або матір’ю дитини, яких ідентифіковано шляхом використання кваліфікованого електронного підпису, електронної системи ідентифікації "Bank ID" чи засобу ідентифікації особи, який дає можливість однозначно ідентифікувати заявника.

У випадку, передбаченому абзацом другим цього пункту, актовий запис про народження складається без присутності заявника. Про особливості проведення такої державної реєстрації народження проставляється відповідна відмітка у графі "Для відміток" актового запису про народження.".

У зв’язку з цим абзаци другий-сьомий вважати відповідно абзацами четвертим-дев’ятим;

абзац п’ятий викласти в такій редакції:

"Батьки зобов’язані невідкладно, але не пізніше одного місяця від дня народження дитини зареєструвати народження дитини в органі державної реєстрації актів цивільного стану.";

в абзаці шостому слова "У разі несвоєчасної державної реєстрації народження" замінити словами "У разі невиконання цього обов’язку в установлений строк";

доповнити новим абзацом такого змісту:

"Державна реєстрація народження дитини проводиться в день звернення заявника, а у разі подання заяви в електронній формі - у день її надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі отримання такої заяви поза робочим часом відділу державної реєстрації актів цивільного стану.";

підпункт "а" пункту 12 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі подання заяви в електронній формі до заяви додаються електронні копії документів, передбачених в абзаці першому цього підпункту, виготовлені шляхом сканування, з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису заявника.";

доповнити главу після пункту 26 новим пунктом 27 такого змісту:

"27. У разі державної реєстрації народження дитини на підставі заяви, поданої в електронній формі, свідоцтво про народження оформлюється в день державної реєстрації народження та видається під час звернення батька або матері дитини до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

У графі "Для відміток" актового запису про народження проставляється відмітка про дату видачі свідоцтва та кому воно видано, яка скріплюється підписом батька або матері дитини.".

У зв’язку з цим пункти 27-33 вважати відповідно пунктами 28-34;

у главі 2:

абзац четвертий пункту 2 виключити.

У зв’язку з цим абзац п’ятий вважати абзацом четвертим;

в абзаці другому пункту 4 слово "подання" замінити словом "отримання";

пункт 8 після абзацу першого доповнити новим абзацом другим такого змісту:

"У графі "Для відміток" актового запису про шлюб зазначається: "Особи попереджені про правові наслідки недійсності шлюбу у разі повідомлення завідомо неправдивих даних щодо свого сімейного стану" та проставляються підписи наречених.".

У зв’язку з цим абзаци другий, третій вважати відповідно абзацами третім, четвертим;

у главі 5:

пункт 2 після слів "Заява про державну реєстрацію смерті" доповнити словом та цифрами "(додаток 20-1)";

пункт 3 після слова "проводиться" доповнити словами "в день звернення заявника";

абзац четвертий пункту 9 після слова "проводиться" доповнити словами "в день надходження копії такого рішення";

3) у додатках до Правил:

доповнити Правила після додатка 1 новим додатком 1-1, що додається;

у додатку 8:

після слів "Виявляючи взаємну згоду на вступ до шлюбу, просимо зареєструвати його в установленому законодавством порядку" доповнити словами

"

";

слова "Про відповідальність за утаювання обставин, що перешкоджають державній реєстрації шлюбу, або повідомлення завідомо неправдивих відомостей органу державної реєстрації актів цивільного стану попереджені" замінити словами "Про відповідальність за утаювання обставин, що перешкоджають державній реєстрації шлюбу, або повідомлення завідомо неправдивих відомостей органу державної реєстрації актів цивільного стану, а також про правові наслідки недійсності шлюбу у разі повідомлення завідомо неправдивих даних щодо свого сімейного стану попереджені";

доповнити Правила після додатка 20 новим додатком 20-1, що додається.

2. У розділі І Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793:

у пункті 1.5:

абзац перший після слів "визначеному цими Правилами" доповнити словами ", шляхом їх формування та реєстрації за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, на яких заявники за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у них, проставляють власні підписи";

абзац п’ятий доповнити новим реченням такого змісту: "Відомості про акти цивільного стану, зазначені заявником у заяві, перевіряються в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.";

доповнити новим пунктом 1.17 такого змісту:

"1.17. Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання можуть проводитися за заявою заявника шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

У разі подання заяви та документів, необхідних для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, до центру надання адміністративних послуг адміністратор такого центру вчиняє усі дії щодо прийняття відповідних документів, які передбачені цими Правилами та здійснення яких покладається на працівника органу державної реєстрації актів цивільного стану.

Адміністратор центру надання адміністративних послуг за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян формує та реєструє заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

Під час формування та реєстрації заяви адміністратор центру надання адміністративних послуг встановлює особу заявника.

До заяви обов’язково додаються свідоцтва, у яких зазначені неправильні, неповні відомості чи відомості, які підлягають зміні, свідоцтво, що підлягає анулюванню, копії документів (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та інших документів, необхідних для розгляду заяви та вирішення питання по суті, засвідчені в установленому порядку.

Центр надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви забезпечує передачу заяви та поданих заявником документів, необхідних для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці на розгляд та зберігання.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану невідкладно в день отримання заяви від центру надання адміністративних послуг обліковує її у відповідному журналі прийому заяв, де здійснює відмітку про подання такої заяви через центр надання адміністративних послуг.

Перебіг строку у разі подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання через центр надання адміністративних послуг починається з дня реєстрації такої заяви адміністратором відповідного центру в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

За результатами розгляду заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, поданої до центру надання адміністративних послуг, відділ державної реєстрації актів цивільного стану на підставі акта приймання-передавання передає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану або висновок про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні уповноваженій особі центру надання адміністративних послуг для подальшого вручення заявнику.

У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні заявникові разом з відповідним висновком повертаються оригінали документів чи їх відповідно оформлені копії, передбачені абзацом п’ятим цього пункту, а також документ, що підтверджує сплату державного мита.

У разі неотримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану або висновку про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні протягом одного місяця з дня його надходження до центру надання адміністративних послуг таке свідоцтво/висновок та додані до нього документи повертаються на підставі акта приймання-передавання до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану для зберігання.

Висновок про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні відділ державної реєстрації актів цивільного надсилає заявнику не пізніше наступного робочого дня після його повернення центром надання адміністративних послуг.".

3. У розділі ІІ Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян , затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (зі змінами):

у главі 2.1:

пункт 2.1.1 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Формування та реєстрація заяв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюються посадовою особою відділу державної реєстрації актів цивільного стану, адміністратором центру надання адміністративних послуг за допомогою програмних засобів ведення Реєстру.";

у пункті 2.1.3:

абзац перший після слів "у присутності заявника" доповнити словами ", крім випадків, передбачених Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940,";

абзац третій після слів "проставляє свій підпис" доповнити словами ", крім випадків, передбачених Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940";

підпункт 2.1.11 доповнити новим абзацом такого змісту:

"У разі тимчасової відсутності доступу до Реєстру (через перебої в електропостачанні, електрозв’язку тощо) сформовані у паперовій формі заяви реєструються в Реєстрі з дотриманням вимог, встановлених абзацом першим цього пункту.".

4. У Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 29 жовтня 2012 року № 1578/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 02 листопада 2012 року за № 1845/22157:

1) пункт 3.8 розділу ІІІ викласти в такій редакції:

"3.8. Приміщення, де зберігаються бланки свідоцтв, має бути захищене від несанкціонованого проникнення шляхом встановлення охоронної сигналізації. Вікна такого приміщення незалежно від поверху, на якому воно розташоване, обладнуються металевими ґратами чи захисними ролетами або на скло має бути нанесено броньовану ударотривку плівку.";

2) абзац шостий пункту 4.2.1 розділу ІV після слів "органів реєстрації актів цивільного стану" доповнити словами ", повернуті центром надання адміністративних послуг";

3) у пункті 6.4 розділу VI:

абзац перший після слів "органами реєстрації актів цивільного стану" доповнити словами ", свідоцтва, повернуті центром надання адміністративних послуг та сформовані за електронною заявою";

абзац другий після слів "органів реєстрації актів цивільного стану" доповнити словами ", повернуті центром надання адміністративних послуг";

4) у додатках до Порядку:

у додатку 7:

графу 9 після слів "при повторній видачі свідоцтва" доповнити словами ", відмітка про реєстрацію за електронною заявою";

графу 10 після слова "висилання" доповнити словами ", передавання/повернення";

графу 11 після слова "найменування" доповнити словами "центру надання адміністративних послуг, якому передано свідоцтво,";

у додатку 10:

назву додатка після слів "органів реєстрації актів цивільного стану" доповнити словами ", повернуті центром надання адміністративних послуг";

у графі 6 слова "було надіслано" замінити словами ", центром надання адміністративних послуг було надіслано/повернуто";

графу 7 після слова "заявником" доповнити словами ", передавання/повернення центру надання адміністративних послуг";

графу 9 після слова "свідоцтва" доповнити словами ", найменування центру надання адміністративних послуг, якому передано свідоцтво";

додаток 13 після слів "від інших органів реєстрації актів цивільного стану" доповнити словами ", повернуті центром надання адміністративних послуг, сформовані за електронною заявою".

5. У розділі ІІІ Переліку документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року № 2804/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за № 2242/24774:

у графі "Види документів":

статтю 5 викласти в такій редакції:

"Документи (заяви, медичні свідоцтва про народження ( форма № 103/о); дублікати медичних свідоцтв про народження (форма № 103/о) та документи відповідних перевірок), подані для державної реєстрації народження";

статтю 15 виключити;

статтю 16 викласти в такій редакції:

"Корінці довідок про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України , виданих виконкомами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад";

статтю 31 викласти в такій редакції:

"Документи (заяви, повідомлення установи виконання покарань або слідчого ізолятора про смерть особи), подані для державної реєстрації смерті";

у статті 48 слова "для вручення громадянам, та документи (супровідні листи, квитанції про сплату державного мита тощо), пов’язані з видачею цих свідоцтв" замінити словами ", повернуті центром надання адміністративних послуг для вручення громадянам, та документи (супровідні листи, квитанції про сплату державного мита тощо), пов’язані з видачею цих свідоцтв, свідоцтва, сформовані за електронною заявою".