МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 24.07.2008 № 1269/5 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
25 липня 2008 р.
за № 691/15382
Про затвердження Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1464/5 від 01.09.2008 № 2051/5 від 28.11.2008 № 257/5 від 12.02.2009 № 1487/5 від 18.08.2009 № 1041/5 від 14.05.2010 № 2046/5 від 30.08.2010 № 112/5 від 20.01.2012 № 170/5 від 24.01.2013 № 1607/5 від 02.08.2013 № 2784/5 від 27.12.2013 № 921/5 від 13.06.2014 № 1517/5 від 10.09.2014 № 2079/5 від 09.12.2014 № 247/5 від 24.02.2015 № 1189/5 від 09.07.2015 № 14/5 від 06.01.2016 № 1235/5 від 27.04.2016 № 3447/5 від 02.12.2016 № 3773/5 від 26.12.2016 № 616/5 від 21.02.2017 № 3548/5 від 13.11.2017 № 1827/5 від 12.06.2018 № 2825/5 від 29.08.2018 № 2690/5 від 28.08.2019 № 2999/5 від 26.09.2019 № 4209/5 від 26.12.2019 № 339/5 від 03.02.2020 № 1590/5 від 06.05.2020 № 1900/5 від 28.05.2021 № 3427/5 від 28.09.2021 № 416/5 від 08.02.2022 № 506/5 від 15.02.2022 № 1710/5 від 30.04.2022 № 2512/5 від 16.06.2022 )
Відповідно до пункту 5 постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 "Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян" (зі змінами) НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що додається.
2. Унести до Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції від 18 жовтня 2000 року № 52/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 22 листопада 2007 року № 1154/5), зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940, такі зміни:
( Пункт 2.1 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1464/5 від 01.09.2008 )
2.2. У главі 2 розділу III:
в абзаці другому пункту 14 цифри "10" замінити цифрою "8";
( Абзац третій пункту 2.2 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1464/5 від 01.09.2008 )
в абзацах першому та третьому пункту 16 цифри та літеру "13", "13-а", "12" замінити відповідно цифрами "10", "11", "9".
2.3. У главі 3 розділу III:
в абзаці першому пункту 1 цифри "14" замінити цифрами "12";
у пункті 27 цифри "15" замінити цифрами "13".
2.4. У главі 4 розділу III:
в абзаці першому пункту 4 цифри "17" замінити цифрами "15";
у пункті 11 цифри "18" замінити цифрами "16";
в абзацах першому та третьому пункту 12 цифри "19" та "16" замінити відповідно цифрами "17", "14";
у пункті 18 цифри "20" та "50" замінити відповідно цифрами "18", "33";
в абзаці першому пункту 21 цифри "21" замінити цифрами "19";
у пункті 24 цифри "15" замінити цифрами "13".
2.5. У главі 5 розділу III:
у пункті 2 цифри "22" замінити цифрами "20";
в абзаці першому пункту 10 цифри "23, 24" замінити відповідно цифрами "21, 22";
в абзаці першому пункту 12 цифри "25" замінити цифрами "23";
у пункті 14 цифри "26, 27" замінити відповідно цифрами "24, 25".
2.6. У розділі IV:
в абзаці другому пункту 1 цифри "28-33" замінити цифрами "26-31";
в абзаці другому пункту 12 слова та цифри "повідомлення про відсутність актового запису цивільного стану за встановленою формою (додаток 49)" замінити словами "витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану";
в абзаці першому пункту 13 слова та цифри "видана довідка про проведену реєстрацію за формою та в порядку, передбаченими цими Правилами (додатки 36-48)" замінити словами "виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про проведену реєстрацію за формою та в порядку, передбаченими цими Правилами та Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що затверджується Міністерством юстиції України";
в абзаці другому слово "довідку" замінити словами "витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища", слово та цифри "(додатки 34, 35)" виключити.
2.7. Додатки 8, 9, 11, 34-40, 42-49 до Правил виключити, у зв'язку з чим додаток 10 уважати додатком 8, додатки 12 - 33 відповідно додатками 9 - 31, додаток 41 - додатком 32, додаток 50 - додатком 33.
3. Державному підприємству "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України впровадити Державний реєстр актів цивільного стану громадян з 20.12.2008.
( Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2051/5 від 28.11.2008 )
4. Затвердити строки внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей, що містяться в книгах реєстрації актів цивільного стану, які зберігаються в архівах відділів реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, згідно з додатком 1 до цього наказу.
( Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 170/5 від 24.01.2013 )
5. Департаменту у справах цивільного стану громадян (Кунда В.В.):
5.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).
5.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
6. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі довести цей наказ до відома відділів реєстрації актів цивільного стану та забезпечити його належне застосування в роботі.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра юстиції Ємельянову І.І. та Цоклана В.І.
8. Наказ набуває чинності одночасно з початком функціонування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
| Міністр | М. Оніщук |
Додаток
до наказу Міністерства
юстиції України
24.07.2008 № 1269/5
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
)
СТРОКИ
внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей, що містяться в книгах державної реєстрації актів цивільного стану, які зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції
( Додаток в редакції Наказу Міністерства юстиції № 170/5 від 24.01.2013 )
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
24.07.2008 № 1269/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
25 липня 2008 р.
за № 691/15382
ІНСТРУКЦІЯ
з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян
( У тексті Інструкції та додатках до неї слова "акта цивільного стану" замінено словами "акту цивільного стану", слова "всиновлення", "всиновлена", "всиновитель", "постановлено рішення", "постановлене рішення", "прізвище, ім'я, по батькові" у всіх відмінках та числах замінено відповідно словами "усиновлення", "усиновлена", "усиновитель", "ухвалено рішення", "ухвалене рішення", "прізвище, власне ім'я, по батькові" у відповідних відмінках та числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009 )( У тексті Інструкції та додатках до неї слово "реєстрація" у всіх відмінках та числах замінено словами "державна реєстрація" у відповідних відмінках та числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )( У тексті Інструкції слова "Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі", "головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" у всіх відмінках і числах замінено відповідно словами "Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі", "головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015 )( У тексті Інструкції слова "до органу внутрішніх справ" замінено словами "до територіального органу Національної поліції України", слова "до державних податкових органів" замінено словами "до територіальних органів Державної фіскальної служби України", слова "або у районі проведення антитерористичної операції" виключено згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016 )
I. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає порядок внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр) відомостей про народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, а також установлює форми витягів з Реєстру та умови їх видачі.
1.2. У цій Інструкції терміни вживаються в значенні, наведеному в Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 (зі змінами).
1.3. На запити фізичних осіб та державних органів, органів місцевого самоврядування (їх посадових осіб), а також шляхом безпосереднього доступу посадових осіб державних органів, нотаріусів до Реєстру у випадках, передбачених законом, з Реєстру видаються (отримуються) такі форми витягів:
( Абзац перший пункту 1.3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 921/5 від 13.06.2014; в редакції Наказів Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016, № 3773/5 від 26.12.2016 )
а) витяг з Реєстру, що містить окремі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису;
б) повний витяг з Реєстру, що містить усі відомості певного актового запису цивільного стану, зміни та іншу інформацію, унесену до нього, або відомості про відсутність такого запису.
( Пункт 1.3 роділу І в редакції Наказу Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )
1.4. Реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану, складається з номера актового запису цивільного стану в Реєстрі та порядкового номеру запису Реєстру.
Номер актового запису цивільного стану в Реєстрі - унікальна послідовність цифр, яка автоматично присвоюється кожному запису про акт цивільного стану та є обов'язковим реквізитом витягу з Реєстру.
Порядковий номер запису Реєстру - це унікальна послідовність символів, яка формується автоматично та присвоюється первинному запису про особу, унесеному до Реєстру, є обов'язковим реквізитом будь-якого документа Реєстру, не підлягає заміні чи знищенню.
1.5. Реєстр ведеться українською мовою.
1.6. Ведення Реєстру передбачає долучення до Реєстру електронних копій актових записів цивільного стану, складених на паперових носіях.
( Розділ I доповнено пунктом 1.6 згідно з Наказом Міністерствв юстиції № 2512/5 від 16.06.2022 )
II. Унесення відомостей до Реєстру
2.1. Загальні норми внесення відомостей та заповнення актових записів цивільного стану, які вносяться до Реєстру
2.1.1. Відомості актових записів про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану, а також дипломатичними представництвами та консульськими установами України, підлягають обов'язковому внесенню до Реєстру.
Формування та реєстрація заяв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюються посадовою особою відділу державної реєстрації актів цивільного стану, адміністратором центру надання адміністративних послуг за допомогою програмних засобів ведення Реєстру.
( Пункт 2.1.1 глави 2.1 розділу ІІ доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2825/5 від 29.08.2018 )
2.1.2. Актові записи про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть складаються за єдиним зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 10 листопада 2010 № 1025 "Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану".
( Пункт 2.1.2 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )
2.1.3. Актові записи цивільного стану складаються реєстратором у Реєстрі українською мовою у присутності заявника, крім випадків, передбачених Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940, та друкуються на паперових носіях у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим номером.
( Абзац перший пункту 2.1.3 глави 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2825/5 від 29.08.2018 )
Нумерація актових записів цивільного стану кожного виду державної реєстрації починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року з 1 січня до 31 грудня включно.
Паперові носії актового запису цивільного стану прочитує заявник та у відповідних графах проставляє свій підпис, крім випадків, передбачених Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940.
( Абзац третій пункту 2.1.3 глави 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2825/5 від 29.08.2018 )
Після цього паперові носії актових записів цивільного стану підписують посадова особа, яка провела державну реєстрацію акту цивільного стану, і керівник органу державної реєстрації актів цивільного стану та засвідчуються гербовою печаткою органу державної реєстрації актів цивільного стану.
2.1.4. При складанні актового запису цивільного стану в Реєстрі або внесенні його відомостей до Реєстру номер актового запису в Реєстрі присвоюється автоматично та фіксується дата і час його складання (унесення).
Номер актового запису в Реєстрі та дата його складання в Реєстрі (внесення до Реєстру) зазначаються на паперових примірниках актового запису в графі "Для відміток".
2.1.5. Якщо надалі до актового запису цивільного стану вносяться зміни або здійснюються інші відмітки і на лицьовому боці паперового носія актового запису цивільного стану зазначаються підстави їх унесення, то одночасно аналогічні зміни та доповнення, інші відмітки та підстави їх унесення вносяться до Реєстру.
( Абзац перший пункту 2.1.5 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )
У разі анулювання актового запису цивільного стану до Реєстру вносяться відомості із зазначенням дати і номера рішення суду або висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким складено висновок, чи повного найменування суду, яким ухвалене рішення.
У разі внесення до Реєстру відомостей про зміни та анулювання актового запису у Реєстрі також зазначаються найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, посадова особа якого внесла зміни, та прізвище, власне ім'я, по батькові особи, що внесла відомості, її посада; дата і час унесення цих відомостей до Реєстру.
( Абзац третій пункту 2.1.5 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )
2.1.6. Зміни або інші відмітки вносяться до актового запису цивільного стану за наявності в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану паперового носія цього актового запису та його відомостей у Реєстрі.
( Абзац перший пункту 2.1.6 пункту 2.1 роділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )
Перед унесенням змін до актового запису цивільного стану реєстратор перевіряє наявність даних щодо такого запису в Реєстрі та їх відповідність паперовому носію, достовірність яких засвідчується кваліфікованим електронним підписом посадової особи, яка здійснювала перевірку. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор уносить їх до Реєстру, після чого зміни та доповнення вносяться до паперового носія актового запису цивільного стану та до його відомостей в Реєстрі.
( Абзац другий пункту 2.1.6 пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012, № 416/5 від 08.02.2022 )
При внесенні змін до паперового носія актового запису про народження щодо дати та місця народження повнолітньої особи до Реєстру також вносяться відомості про громадянство та місце проживання особи, відносно якої внесено зміни.
( Пункт 2.1.6 глави 2.1 розділу II доповнено абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009 )
При внесенні змін до паперового носія актового запису про шлюб відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України до Реєстру також вносяться відомості про місце проживання особи, відносно якої змінено прізвище.
( Пункт 2.1.6 глави 2.1 розділу II доповнено абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1487/5 від 18.08.2009 )
2.1.7. При державній реєстрації акту цивільного стану реєстратор видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного в електронному вигляді та на паперовому носії, у повній відповідності до нього.
Якщо оригінал свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, реєстратор повторно видає свідоцтво на підставі актового запису цивільного стану, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії.
Перед повторною видачею свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного на паперовому носії, реєстратор перевіряє наявність у Реєстрі даних цього актового запису цивільного стану та їх відповідність паперовому носію, достовірність яких засвідчується кваліфікованим електронним підписом посадової особи, яка здійснювала перевірку. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор попередньо вносить їх до Реєстру.
( Абзац третій пункту 2.1.7 глави 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 416/5 від 08.02.2022 )
На підставі актового запису, складеного в електронному вигляді, реєстратор повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану після отримання від відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним актового запису цивільного стану.
Витребування та направлення зазначеного підтвердження здійснюються в порядку та строки, встановлені пунктом 3.11 розділу ІІІ цієї Інструкції.
Реєстратор видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України або якщо достовірність актового запису цивільного стану перевірено автоматизованим способом адміністратором Реєстру або на нього накладено кваліфікований електронний підпис посадової особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
( Абзац шостий пункту 2.1.7 глави 2.1 розділу ІІ в редакції Наказів Міністерства юстиції № 2690/5 від 28.08.2019, № 416/5 від 08.02.2022 )
У разі внесення змін до актового запису цивільного стану чи його поновлення повторна видача свідоцтва здійснюється на підставі паперового носія актового запису цивільного стану.
( Пункт 2.1.7 глави 2.1 розділу ІІ в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2079/5 від 09.12.2014 )
2.1.8. У разі відсутності в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану паперового носія актового запису цивільного стану, але за наявності його відомостей в Реєстрі, видача повторних свідоцтв, витягів з Реєстру, а також унесення змін або інших відміток до Реєстру можливі лише після поновлення паперового носія актового запису з дотриманням вимог чинного законодавства та внесення відомостей поновленого актового запису до Реєстру.
Актовий запис цивільного стану не поновлюється у випадку внесення відділами державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій та Луганській областях Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України, відділом державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України відповідної відмітки до Реєстру на підставі актового запису про розірвання шлюбу, рішень судів про розірвання шлюбу, про позбавлення або поновлення батьківських прав, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території відповідних областей, Автономної Республіки Крим та міста Севастополя.
( Пункт 2.1.8 глави 2.1 розділу II доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016, № 3447/5 від 02.12.2016, № 339/5 від 03.02.2020, № 1900/5 від 28.05.2021 )
Після поновлення паперового носія актового запису цивільного стану в Реєстрі у відомостях утраченого актового запису цивільного стану зазначається про поновлення актового запису (дата складання та номер поновленого актового запису в книзі державної реєстрації актів цивільного стану, назва органу державної реєстрації актів цивільного стану, яким поновлено актовий запис), а також про те, що відомості не можуть бути використані при видачі повторних свідоцтв або витягів з Реєстру. У цьому разі видача повторних свідоцтв або витягів з Реєстру здійснюється лише на підставі поновленого актового запису цивільного стану.
Положення абзаців першого та третього цього пункту не застосовуються при повторній видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, якщо оригінал свідоцтва вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, а паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається на тимчасово окупованій території України.
( Пункт 2.1.8 глави 2.1 розділу ІІ доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2079/5 від 09.12.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1189/5 від 09.07.2015 )
( Пункт 2.1.8 глави 2.1 роділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 112/5 від 20.01.2012 )
2.1.8-1. У разі внесення до актових записів цивільного стану змін і доповнень, їх поновлення та анулювання, повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану до Реєстру також вносяться відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, про унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі особи, стосовно якої складено актовий запис (крім випадків, коли такі відомості вже містяться в Реєстрі).
( Главу 2.1 розділу ІІ доповнено новим пунктом 2.1.8-1 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 506/5 від 15.02.2022 )
2.1.9. Якщо паперовий носій актового запису цивільного стану, відомості якого вносяться до Реєстру, передбачає дані щодо національності, вони також зазначаються і в Реєстрі.
2.1.10. Відомості паперових носіїв актових записів цивільного стану, які складені недержавною мовою, уносяться до Реєстру українською мовою.
2.1.11. У разі тимчасової відсутності доступу до Реєстру (через перебої в електропостачанні, електрозв'язку тощо ), як виняток, допускається складання реєстратором актових записів цивільного стану без використання Реєстру з подальшим обов'язковим внесенням відомостей цих актових записів до Реєстру в день усунення причин, що перешкоджали доступу до Реєстру або не пізніше наступного робочого дня у разі усунення причин поза робочим часом відділу.
( Абзац перший пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 06.01.2016 )
Допускається складання реєстратором актових записів про шлюб без використання Реєстру у випадках державної реєстрації шлюбу за місцем проживання наречених, за місцем надання стаціонарної медичної допомоги або в іншому місці, якщо вони не можуть з поважних причин прибути до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, з подальшим обов'язковим внесенням відомостей цих актових записів до Реєстру не пізніше наступного робочого дня після проведення державної реєстрації.
( Пункт 2.1.11 глави 2.1 розділу II доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010 )( Абзац третій пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2046/5 від 30.08.2010 )
У таких випадках внесення до Реєстру відомостей актових записів цивільного стану провадиться у порядку, передбаченому пунктом 4.5 розділу IV, за винятком внесення до Реєстру позначки "Архівний". У графі "Для відміток" паперового носія такого актового запису додатково зазначаються причини, які призвели до державної реєстрації акту цивільного стану без використання Реєстру, та унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності) з подальшим обов’язковим внесенням його до відповідних даних Реєстру.
( Абзац третій пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016, № 506/5 від 15.02.2022 )( Абзац п'ятий пункту 2.1.11 глави 2.1 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1041/5 від 14.05.2010 )
У разі тимчасової відсутності доступу до Реєстру (через перебої в електропостачанні, електрозв’язку тощо) сформовані у паперовій формі заяви реєструються в Реєстрі з дотриманням вимог, встановлених абзацом першим цього пункту.
( Пункт 2.1.11 глави 2.1 розділу ІІ доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2825/5 від 29.08.2018 )( Главу 2.1 розділу II доповнено пунктом 2.1.11 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 257/5 від 12.02.2009 )
2.2. Відомості, які містяться в Реєстрі
2.2.1. Записи в Реєстрі про народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, усиновлення містять такі загальні відомості:
а) реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану;
б) відомості щодо актового запису:
дата внесення до Реєстру;
відомості про реєстратора;
в) відомості про видані свідоцтва:
серія та номер свідоцтва;
дата видачі свідоцтва;
серія та номер повторно виданих свідоцтв, дата їх видачі;
найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, який видав свідоцтво;
відомості про посадову особу органу державної реєстрації актів цивільного стану, яка видала свідоцтво (прізвище, власне ім'я, по батькові та посада);
відомості про особу, яка отримала повторне свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану (прізвище, власне ім'я, по батькові).
( Підпункт "в" глави 2.2 розділу II доповнено абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 257/5 від 12.02.2009 )
2.2.2. Запис у Реєстрі про народження фізичної особи та її походження містить:
а) відомості щодо актового запису про народження:
номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;
дата складання актового запису;
відомості про державну реєстрацію з пропуском строку;
відомості про поновлення актового запису;
найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;
прізвище, власне ім'я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;
відмітки;
б) номер статті Сімейного кодексу України, відповідно до якої проведена державна реєстрація народження (статті 126, 133, 135 Сімейного кодексу України);
в) відомості про дитину:
прізвище, власне ім'я, по батькові;
стать;
дата народження;
унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
( Підпункт "в" пункту 2.2.2 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом п’ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4209/5 від 26.12.2019 )
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
( Підпункт "в" пункту 2.2.2 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4209/5 від 26.12.2019 )
місце народження (держава, область, район, місто/селище (село));
кількість народжених дітей від одних пологів (числове значення словами);
живонароджена чи мертвонароджена (зазначається словами);
яка за рахунком дитина народилась у матері, включаючи новонародженого (враховуючи померлих і не враховуючи мертвонароджених) (невідомо або перша, друга, третя і так далі - числове значення словами);
відомості про документи, що підтверджують факт народження дитини (назва документа, номер, ким виданий, дата видачі);
( Абзац підпункту "в" підпункту 2.2.2 пункту 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1607/5 від 02.08.2013 )
г) відомості про батьків:
прізвище, власне ім'я, по батькові;
дата народження;
громадянство (обирається офіційна назва країни громадянства відповідно до Переліку кодів країн світу для статистичних цілей, затвердженого наказом Державної служби статистики України від 08 січня 2020 року № 32) або особа без громадянства;
( Абзац четвертий підпункту "г" пункту 2.2.2 глави 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1710/5 від 30.04.2022 )
унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
( Підпункт "г" підпункту 2.2.2 пункту 2.2 розділу II доповнено новим абзацом п'ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3447/5 від 02.12.2016 )
реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
( Підпункт "г" пункту 2.2.2 глави 2.2 розділу II доповнено новим абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4209/5 від 26.12.2019 )
місце проживання (держава, область, район, місто/селище(село), вулиця, будинок, квартира);
ґ) підстава запису відомостей про батька (зазначається одна з наведених підстав):
державна реєстрація шлюбу (місце та дата державної реєстрації, номер актового запису про шлюб у книзі державної реєстрації актів цивільного стану);
спільна заява батьків чи заява батька про визнання батьківства (дата подання заяви);
рішення суду про визнання батьківства чи про встановлення факту батьківства (материнства) (найменування суду, дата винесення та номер рішення суду);
при відсутності вищезазначених документів, а також у разі встановлення режиму окремого проживання за рішенням суду - заява матері дитини (дата подання заяви);
д) відомості про стосунок до військової служби (де перебуває на військовому обліку, назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де він служить, військове звання (категорія) (призовник); серія та номер військового квитка (тимчасового посвідчення) або посвідчення про приписку, не перебуває на військовому обліку) (у разі визнання батьківства) (за наявності);
е) відомості про заявника:
прізвище, власне ім'я, по батькові;
адреса (держава, область, район, місто/селище (село), вулиця, будинок, квартира);
відомості про паспорт або паспортний документ заявника (назва документа, серія, номер, ким виданий, дата видачі).
( Пункт 2.2.2 глави 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 616/5 від 21.02.2017, № 3548/5 від 13.11.2017 )
2.2.3. Запис у Реєстрі про смерть містить:
а) відомості щодо актового запису про смерть:
номер актового запису у відповідній книзі державної реєстрації актів цивільного стану;
дата складання актового запису;
відомості про поновлення актового запису;
найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснив державну реєстрацію акту цивільного стану;
прізвище, власне ім'я, по батькові особи, що здійснила державну реєстрацію, її посада;
відмітки;
б) відомості про померлу особу:
прізвище, власне ім'я, по батькові;
стать;
громадянство (обирається офіційна назва країни громадянства відповідно до Переліку кодів країн світу для статистичних цілей, затвердженого наказом Державної служби статистики України від 08 січня 2020 року № 32) або особа без громадянства;
( Абзац четвертий підпункту "б" пункту 2.2.3 глави 2.2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1710/5 від 30.04.2022 )