Деякі питання організації роботи відділів державної реєстрації актів цивільного стану в умовах воєнного стану

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою забезпечення наповнення Державного реєстру актів цивільного стану громадян в умовах воєнного стану, запровадженого Указом Президента України від 24 лютого 2022 року № 64 "Про введення воєнного стану в Україні", затвердженим Законом України від 24 лютого 2022 року № 2102-IX НАКАЗУЮ:

1. Начальникам Південно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Дніпро), Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса), Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків), Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) на постійній основі до відновлення підпорядкованим відділам державної реєстрації актів цивільного стану доступу до Державного реєстру актів цивільного стану громадян забезпечити:

1) виготовлення підпорядкованими відділами державної реєстрації актів цивільного стану електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану, складених ними без використання Державного реєстру актів цивільного стану громадян, а також актових записів цивільного стану, складених виконавчими органами сільських, селищних, міських рад та переданих відповідному відділу державної реєстрації актів цивільного стану, не пізніше трьох робочих днів з дня їх складення (надходження);

2) невідкладну передачу електронними засобами комунікації виготовлених відповідно до підпункту 1 цього пункту електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану:

відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Запорізькій області Управління державної реєстрації Південно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Дніпро) - щодо актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану у Запорізькій області;

Центральному відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса) - щодо актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану у Миколаївській області;

Центральному відділу державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) - щодо актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану у Донецькій, Луганській та Харківській областях;

відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Полтавській області Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) - щодо актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області;

3) не пізніше наступного робочого дня з дня отримання відділами державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації, визначеними у підпункті 2 цього пункту, внесення на підставі електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану, виготовлених відповідно до підпункту 1 цього пункту, відомостей, що в них містяться, до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

2. Установити, що:

1) електронні копії (скановані копії, фотокопії) актових записів цивільного стану, складених відділами державної реєстрації актів цивільного стану без використання Державного реєстру актів цивільного стану громадян, починаючи з 24 лютого 2022 року до набрання чинності цим наказом, виготовляються та передаються відповідно до підпунктів 1 та 2 пункту 1 цього наказу протягом п'яти робочих днів з дня набрання чинності цим наказом, а внесення на підставі таких електронних копій (сканованих копій, фотокопій) відомостей до Державного реєстру актів цивільного стану громадян здійснюється відповідно до підпункту 3 пункту 1 цього наказу протягом п'ятнадцяти робочих днів з дня отримання електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану;

2) електронна копія (сканована копія, фотокопія) актового запису цивільного стану виготовляється у форматі PDF одним файлом та має бути придатна для сприйняття її змісту;

3) передача електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану здійснюється з використанням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, а в разі відсутності відповідних технічних можливостей - за допомогою електронної пошти;

4) передача електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису відповідного працівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану;

5) виготовлення та передача відповідно до підпунктів 1 та 2 пункту 1 та підпункту 1 пункту 2 цього наказу електронних копій (сканованих копій, фотокопій) актових записів цивільного стану за відсутності технічних можливостей здійснюється з дня, коли такі технічні можливості з'являються, з урахуванням строків, визначених цим наказом;

6) відділи державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації, визначені у підпункті 2 пункту 1 цього наказу, повідомляють електронними засобами комунікації відділи державної реєстрації актів цивільного стану, якими виготовлено електронні копії (скановані копії, фотокопії) актових записів цивільного стану, про внесення відомостей актових записів до Державного реєстру актів цивільного стану громадян для проставлення відмітки в актових записах цивільного стану в паперовій формі, передбаченої підпунктом 2.1.4 пункту 2.1 розділу II Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382.

3. Розділ I Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382, доповнити пунктом 1.6 такого змісту:

"1.6. Ведення Реєстру передбачає долучення до Реєстру електронних копій актових записів цивільного стану, складених на паперових носіях.".

4. Адміністратору Державного реєстру актів цивільного стану громадян забезпечити реалізацію технічної можливості долучення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян електронних копій актових записів цивільного стану, складених на паперових носіях.

5. Департаменту державної реєстрації (Хардіков В.) забезпечити організаційний та інформаційний супровід цього наказу та поінформувати про виконання підпункту 1 пункту 2 цього наказу після завершення строків, визначених цим підпунктом.

6. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

7. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Горовця Є.