Природне освітлення у сховищі дозволяється за умови захисту документів від прямого попадання сонячних променів.
Штучне освітлення сховища здійснюють лампами розжарювання в закритих плафонах із гладкою зовнішньою поверхнею.
Для захисту документів від руйнівної дії світла рекомендовано їх зберігати у відповідному пакуванні.
6.5.7. Пожежну безпеку в приватній архівній установі забезпечують шляхом проведення організаційних, технічних та інших заходів, спрямованих на дотримання протипожежного режиму, та з урахуванням вимог Правил пожежної безпеки в Україні, затверджених наказом Міністерства внутрішніх справ України 30 грудня 2015 року № 1417, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05 березня 2015 року за № 252/26697, та Правил пожежної безпеки для архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України 27 листопада 2017 року, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 29 листопада 2017 року за № 1446/31314.
6.5.8. Приміщення приватної архівної установи рекомендовано обладнати охоронною сигналізацією, сховища в кінці робочого дня опломбовувати.
Охорону приватної архівної установи можна здійснювати на підставі спеціального договору, що укладається між засновником і відповідною службою охорони та містить взаємні зобов'язання сторін щодо організації охорони приватної архівної установи.
З метою захисту документів від розкрадання на вікнах підвальних приміщень і цокольних поверхів рекомендовано встановлювати відкидні металеві ґрати.
VII. ОРГАНІЗАЦІЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ
7.1. Приватна архівна установа щорічно проводить експертизу цінності документів із кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання та тимчасового зберігання з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився.
7.2. Експертизу проводять шляхом перегляду відповідних описів з урахуванням строків зберігання документів, встановлених Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (із змінами), та Переліком видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 14 березня 2013 року № 430/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 року за № 428/22960 (із змінами).
7.3. Під час проведення експертизи цінності аудіовізуальних документів рекомендовано використовувати методичні рекомендації "Відбір на постійне зберігання аудіовізуальних документів" / Держкомархів України, УНДІАСД, ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного; уклад.: К. Т. Селіверстова, А. М. Шелест, О. Г. Саприкіна та ін.; редкол.: Н. О. Топішко, Т. О. Ємельянова, Г. І. Божук. - К., 2010. - 64 с.
7.4. Експертизу цінності електронних документів проводять за допомогою програмно-технічних засобів, за тими ж принципами, критеріями та у порядку, визначеному законодавством, що й експертизу цінності документів із паперовими носіями.
7.5. На виявлені за описами документи, строк зберігання яких закінчився, приватні архівні установи складають проект акта про вилучення документів, не внесених до НАФ, у двох примірниках, форма якого наведена у додатку 6 до цих Методичних рекомендацій.
До акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, вносять також електронні справи. Про наявність електронних справ у графі "Примітка" акта напроти відповідного заголовка справи проставляють відмітку "ЕД".
7.6. Проект акта приватна архівна установа подає на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради), яким були схвалені (погоджені) описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу).
7.7. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджує керівник приватної архівної установи, після чого документи знищують у порядку, визначеному Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів.
7.8. Строки депонованого зберігання архівних документів у приватних архівних установах визначаються умовами договору, укладеного з власником архівних документів (уповноваженою ним особою), з урахуванням мінімальних строків зберігання документів.
Договором визначають також подальші дії приватної архівної установи щодо документів, строк зберігання яких закінчився.
7.9. Виявлення унікальних документів НАФ в приватній архівній установі та їх описування в анотованому переліку здійснюють на підставі Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 16 серпня 2016 року № 2505/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 серпня 2016 року за № 1148/29278.
7.10. Експертизу цінності та складання описів архівних документів, що надійшли до приватної архівної установи неупорядкованими (у стані розсипу), складають та оформлюють відповідно до вимог, визначених розділом VI та VII Правил організації діловодства та архівного зберігання, а також Методичних рекомендацій "Складення архівних описів" / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: Н. М. Христова. - К.: УНДІАСД, 2013. - 137 с.
Проекти документів, складені за результатами експертизи цінності (описи, акти), приватна архівна установа подає на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради), у зоні комплектування якої перебуває фондоутворювач.
VIII. ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
8.1. Систему довідкового апарату приватної архівної установи складає сукупність взаємопов'язаних архівних довідників, у т. ч. електронних, створених для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної архівної інформації.
Складові системи довідкового апарату, типи та види довідників (каталогів, оглядів, покажчиків тощо) для пошуку архівної інформації, доцільність їх створення, форму представлення інформації в них приватна архівна установа визначає самостійно.
8.2. Обов'язковим довідником є архівний опис справ (документів), призначений для обліку та розкриття змісту справ (одиниць зберігання / одиниць обліку), закріплення їх систематизації в межах архівного фонду, нефондового комплексу.
8.3. Документи НАФ, із кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання від юридичних і фізичних осіб приватна архівна установа приймає виключно за описами, схваленими (погодженими) ЕПК державного архіву або схваленими ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради.
8.4. З огляду на те, що описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) виконують функції й облікових документів, укладання їх в паперовій формі є обов'язковим.
8.5. Опис є базовим довідником для укладання приватною архівною установою інших типів та видів довідників, підготовку описових статей для яких рекомендовано здійснювати з урахуванням вимог ДСТУ 4331:2004 Правила описування архівних документів.
8.6. Для пошуку архівної інформації приватна архівна установа може створювати каталоги (електронні каталоги, БД-каталоги), які розкривають зміст інформації на рівні одиниці зберігання (документа). Каталогізацію можна проводити відповідно до Методичних рекомендацій "Створення та ведення каталогів у державних архівах України: метод. рекомендації" / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: Н. М. Христова. - К., 2014. - 87 с.
8.7. Огляд архівного фонду містить систематизовані відомості про склад і зміст документів одного архівного фонду, доповнені їх джерелознавчим аналізом. Тематичний огляд архівних документів містить систематизовані відомості про їх склад, зміст та пошукові дані документів одного архівного фонду (його частини), кількох фондів з певної теми. Підготовку оглядів рекомендовано здійснювати відповідно до методичних рекомендацій: Підготовка архівних оглядів / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад. Н. М. Христова. - К., 2011. - 9 с.
8.8. Архівний покажчик містить систематизований перелік найменувань предметних понять, згадуваних в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних. При підготовці архівних покажчиків рекомендовано користуватися методичними рекомендаціями: Підготовка архівних покажчиків / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад. Н. М. Христова. - К., 2011. - 14 с.
8.9. З метою ефективного пошуку архівної інформації доцільно створювати електронні довідники на основі сучасних інформаційних технологій: електронні описи, каталоги, покажчики тощо.
IX. КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ У ПРИВАТНІЙ АРХІВНІЙ УСТАНОВІ
9.1. Надання доступу до архівних документів
9.1.1. Доступ до документів НАФ врегульовується статтею 15 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також умовами договору, укладеного між приватною архівною установою та власником документів (уповноваженою ним особою).
9.1.2. Відповідно до ст. 17 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" приватна архівна установа може встановити обмеження доступу до документів НАФ із метою забезпечення збереженості документів і захисту прав та законних інтересів власників документів або інших заінтересованих осіб, про що письмово повідомити Укрдержархів.
Такі обмеження не застосовують у разі виконання службових завдань працівниками органів доходів і зборів, державних архівних установ, суду, правоохоронних та органів державного фінансового контролю.
9.1.3. Доступ до документів, на які поширюється дія законів "Про авторське право і суміжні права", "Про охорону прав на винаходи і корисні моделі", "Про охорону прав на промислові зразки", якщо строк дії авторського і суміжного прав не закінчився, здійснюється з дозволу власника документів (уповноваженої ним особи).
9.1.4. Доступ до документів, що містять персональні дані - відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".
9.1.5. Доступ до документів, що містять комерційну таємницю, лікарську таємницю тощо, здійснюють у порядку, встановленому для такої категорії документів, якщо власником документів не обумовлено інших умов доступу.
9.1.6. У разі припинення приватної архівної установи та передавання документів НАФ за договором до державної архівної установи, архівного відділу міської ради умови доступу до документів визначають з колишніми власниками зазначеним договором.
9.1.7. Керівник приватної архівної установи має право тимчасово обмежити доступ до архівних документів, що зберігає приватна архівна установа, через їх незадовільний фізичний стан, проведення перевіряння наявності та стану справ та документів тощо.
9.1.8. Про відмову у доступі до документів НАФ користувачеві повідомляють письмово із зазначенням аргументованих підстав такої відмови.
9.2. Форми використання відомостей, що містяться в архівних документах
9.2.1. Форми використання відомостей, що містяться в архівних документах НАФ, які зберігає приватна архівна установа, вона визначає самостійно з урахуванням ст. 18 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", розділу XII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, а також обмежень, встановлених власником документів .
Такими формами можуть бути:
інформаційне обслуговування користувачів за їх запитами;
надання документів користувачам для роботи в читальному залі приватної архівної установи;
видавання документів у тимчасове користування за межами приватної архівної установи;
використання інформації архівних документів під час проведення інформаційних заходів, публікація інформації архівних документів у засобах масової інформації тощо.
9.2.2. Основними документами приватної архівної установи з інформаційного обслуговування користувачів та забезпечення соціального захисту громадян є: архівні довідки, витяги та копії документів. Під час їх складання та оформлення рекомендовано дотримуватися вимог розділу XII Правил організації діловодства та архівного зберігання .
Такі документи надають за запитами юридичних і фізичних осіб, які передали документи на зберігання, а також судових, правоохоронних органів, органів фінансового контролю.
9.2.3. Приватна архівна установа видає архівні довідки для призначення пенсії або її перерахунку на підставі документів про нараховану та сплачену заробітну плату (дохід) фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, або ліквідованих юридичних осіб.
Архівна довідка для призначення (перерахунку) пенсії має містити відомості, визначені Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року № 22-1, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27 грудня 2005 року за № 1566/11846.
9.2.4. Для користування документами, що вона зберігає, приватна архівна установа облаштовує спеціальне приміщення (читальний зал), оснащене відповідними технічними засобами для ознайомлення з інформацією документів із різними носіями інформації. За відсутності спеціального приміщення для роботи користувачів, можливе ознайомлення з документами у робочих приміщеннях приватної архівної установи в присутності її працівника.
Порядок користування документами НАФ у читальному залі приватної архівної установи визначає їх власник (уповноважена ним особа) з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву.
9.2.5. Законодавство надає право громадянам користуватися документами НАФ або їх копіями на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Службові особи для користування документами НАФ за службовим завданням подають документ, що підтверджує їх повноваження.
9.2.6. Користувачі документами приватної архівної установи повинні дотримуватися встановлених законодавством вимог щодо користування документами НАФ, виконувати законні вимоги власника (уповноваженої ним особи).
9.2.7. На замовлення користувачів, за наявності технічних можливостей, приватна архівна установа може виготовляти копії архівних документів, якщо це передбачено умовами договору з власником документів (уповноваженою ним особою), відповідно до методичних рекомендацій: Копіювання документів у архівних установах України: методичні рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: Л. В. Дідух. - К., 2016. - 68 с.
Не рекомендовано копіювати документи НАФ, фізичний стан яких є незадовільним, або якщо копіювання може призвести до його погіршення.
Порядок копіювання, вартість послуги, порядок розрахунків приватна архівна установа встановлює самостійно.
9.2.8. Приватна архівна установа не обмежує користувачів у використанні інформації, отриманої ними в результаті самостійного пошуку або наданої як платна послуга, якщо інше не обумовлено договором на інформаційне обслуговування, укладеним між користувачем та приватною архівною установою.
9.2.9. З дозволу власника архівних документів (уповноваженої ним особи) (якщо це передбачено умовами договору), їх можна видати у тимчасове користування за межі приватної архівної установи, відповідно до глави 7 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання .
Власники документів НАФ (уповноважені ними особи) мають право в будь-який час без попередження перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у тимчасове користування.
9.2.10. Порядок та форми використання документів при підготовці та проведенні інформаційних заходів (виставок, екскурсій тощо), публікації інформації архівних документів, у засобах масової інформації тощо, приватна архівна установа визначає самостійно.
Додаток 1
до п. 2.2 Методичних рекомендацій
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
нормативно-правових актів та методичних документів, рекомендований для застосування в практичній роботі приватних архівних установ
Нормативно-правові акти
Господарський кодекс України від 16 січня 2003 р. № 436-IV (зі змінами).
Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07 грудня 1984 р. № 8073-X (зі змінами).
Кримінальний кодекс України від 05 квітня 2001 р. № 2341-III (зі змінами).
Цивільний кодекс України від 16 січня 2003 р. № 435-IV (зі змінами).
Закон України "Про авторське та суміжні права" від 23 грудня 1993 р. № 3792-XII (зі змінами).
Закон України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом" від 14 травня 1992 р. № 2343-XII (зі змінами).
Закон України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань" від 15 травня 2003 р. № 755-IV (із змінами).
Закон України "Про доступ до публічної інформації" 13 січня 2011 р. № 2939-VI.
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV (зі змінами).
Закон України від 22.05.2003 № 852-IV "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV (зі змінами).
Закон України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" від 05 липня 1994 р. № 80/94-ВР (зі змінами).
Закон України "Про захист персональних даних" від 1 червня 2010 р. № 2297-VI (зі змінами).
Закон України "Про інформацію" від 02.10.92 № 2657-XII (зі змінами).
Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24 грудня 1993 р. № 3814-XII (зі змінами).
Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1423/26200.
Вимоги щодо найменування файлів архівних електронних документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1426/26203.
Методика віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 16 серпня 2016 р. № 2505/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 серпня 2016 р. за № 1148/29278.
Перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 14 березня 2013 р. № 430/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 р. за № 428/22960 (зі змінами).
Перелік типових видів документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, які створюються у науково-технічній та виробничій діяльності підприємств, установ і організацій, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22 липня 2014 р. № 1188/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 липня 2014 р. за № 873/25650 (зі змінами).
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884 (зі змінами).
Положення про невідкладну реставрацію, ремонт або консервацію унікальних документів, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 25 листопада 2008 р. № 238, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 грудня 2008 р. за № 1209/15900.
Положення про порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 15 червня 2000 р. № 31, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 серпня 2000 р. за № 493/4714 (зі змінами).
Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Національному банку України і банках України, затверджене постановою Правління Національного банку України від 12 вересня 2006 № 357, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 3 жовтня 2006 р. за № 1089/12963.
Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 р. № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 250/26695.
Порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).
Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затверджений наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 295/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 251/26696.
Порядок державного обліку документів Національного архівного фонду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 27 вересня 2013 р. № 2045/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02 жовтня 2013 р. за № 1695/24227.
Порядок здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права, затверджений наказом Державного комітету архівів України від 30 липня 2007 р. № 113, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03 грудня 2007 р. за № 1331/14598 (зі змінами).
Порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 19 липня 2016 р. № 1962/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 липня 2016 р. за № 1000/29130.
Порядок підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках та в інших інформаційних заходах, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 01 вересня 2014 року № 1445/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 4 вересня 2014 р. за № 1072/25849.
Порядок повідомлення власником документів Національного архівного фонду державної архівної установи про намір здійснити їх відчуження та про набуття права власності на ці документи, а також придбання державною архівною установою документів Національного архівного фонду у разі їх продажу, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 05 листопада 2012 р. № 1617/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07 листопада 2012 р. за № 1873/22185.
Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 р. № 22-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 07 липня 2014 р. № 13-1), зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 27 грудня 2005 р. за № 1566/11846.
Порядок приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 19 липня 2017 р. № 2301/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 липня 2017 р. за № 884/30752.
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1421/26198.
Порядок створення копій унікальних документів для страхового фонду і фонду користування, реставрації, ремонту або консервації унікальних документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 28 вересня 2015 р. № 1829/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 29 вересня 2015 р. за № 1156/27601.
Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181.
Правила охорони праці в архівних установах, затверджені наказом Міністерства соціальної політики України від 18 квітня 2017 р. № 634, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 липня 2017 р. за № 870/30738.
Правила пожежної безпеки для архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 27 листопада 2017 р. № 3790/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27 листопада 2017 р. за № 1446/31314.
Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 р. № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116 (зі змінами).
Національні стандарти
ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.
ДСТУ 4331:2004 Правила описування архівних документів.
ДСТУ 4447:2005 Фонодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.
ДСТУ 7361:2013 Відеодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.
ГСТУ 55.001-98. Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.
ГСТУ 55.002-2002. Фотодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.
ГСТУ 55.003-2003. Кінодокументи. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги.
Методичні документи
Відбір на постійне зберігання аудіовізуальних документів: методичні рекомендації / Держкомархів України, УНДІАСД, ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного; уклад.: К.Т. Селіверстова, А.М. Шелест, О.Г. Саприкіна та ін.; редкол.: Н.О. Топішко, Т.О. Ємельянова, Г.І. Божук. - К., 2010. - 64 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 4 від 30.11.2010 р.).
Віднесення електронних інформаційних ресурсів до Національного архівного фонду. Аналітичний огляд / Укрдержархів, УНДІАСД; уклад.: Т.Т. Ковтанюк, Н.М. Христова. - К.: УНДІАСД, 2012. - 33 с.
Вплив біологічних факторів на збереженість архівних документів: метод. рекомендації / Укрдержархів, УНДІАСД; уклад.: Л.В. Димитрова, В.О. Кітам, О.В. Мельниченко, Н.М. Христова. - К., 2013. - 43 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 6 від 27.12.2013 р.).
Вплив копіювально-розмножувальної техніки на збереженість архівних документів: метод. рекомендації / Укрдержархів, УНДІАСД; уклад.: О.Я. Гаранін, Н.М. Христова, І.В. Срібняк. - К.: УНДІАСД, 2012. - 28 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 2 від 17.02.2012 р.).
Застосування принципів і критеріїв експертизи цінності документів на сучасному етапі: Метод. рекомендації / Державний комітет архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД); Уклад.: К.Т. Селіверстова (керівник теми), Л.В. Андрієвська, М.В. Ковтун, Н.М. Христова. - К., 2009. - 39 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 4 від 28.10.2009 р.).
Захист архівних документів від пошкоджень комахами: Метод. рекомендації / Держкомархів України. УНДІАСД; Уклад. О.П. Володіна. - К., 2007. - 30 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 1 від 13.03.2007 р.).
Конвертування електронних документів для постійного зберігання в архіві: методичні рекомендації / Укрдержархів України, УНДІАСД; уклад.: П.М. Марченко, Ю.С. Ковтанюк, Р.В. Романовський. - К., 2010. - 13 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 5 від 30.11.2010 р.).
Консерваційно-профілактичне і реставраційне оброблення документів Національного архівного фонду, пошкоджених під час надзвичайних ситуацій: Метод. рекомендації / Держкомархів України. УНДІАСД; Уклад.: О.П. Володіна, Л.В. Терещук, А.М. Яценюк, Г.А. Шекун. - К., 2006. - 25 с.
Копіювання документів у архівних установах України: методичні рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: Л.В. Дідух. - К., 2016. - 68 с.
Методика оцінювання фізичного стану документів: метод. рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: А.А. Майстренко, Н.В. Мурашко, Н.М. Христова. - К., 2013. - 108 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 6 від 27.12.2013 р.).
Методика приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад: метод. рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: О.Я. Гаранін, Т.М. Ковтанюк, П.М. Марченко. - К., 2014. - 28 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 4 від 30.12.2014 р.).
Методичні рекомендації зі страхування документів НАФ їх власниками або уповноваженими ними юридичними чи фізичними особами / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад. С.Г. Кулешов. - К., 2011. - 37 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 1 від 24.11.2011 р.).
Методичні рекомендації щодо організації роботи з науково-технічного опрацювання документів підприємств, установ і організацій різних форм власності. - Чернігів, 2005. - 28 с. (схвалено Методичною комісією Держкомархіву України, протокол № 2 від 14.07.2005 р.).
Норми чисельності основного персоналу архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, об'єднань громадян, релігійних організацій / Держкомархів України. УНДІАСД; Міністерство праці та соціальної політики України. Центр продуктивності; Розробники: Т.П. Прись, Н.М. Христова, І.А. Володько, В.Г. Вяземський, М.Г. Заварзін, Т.М. Толстякова. - К., 2006. - 26 с. (затверджено наказом Державного комітету архівів України від 09.03.2006 р. № 30).
Описування та організація зберігання електронних інформаційних ресурсів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій: методичні рекомендації / Укрдержархів України, УНДІАСД; уклад.: Ю.С. Ковтанюк, П.М. Марченко, Л.А. Дубровіна. - К., 2010. - 30 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 2 від 12.10.2012 р.).
Підготовка архівних оглядів. Методичні рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад. Н.М. Христова. - К., 2011. - 9 с.
Підготовка архівних покажчиків. Методичні рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад. Н.М. Христова. - К., 2011. - 14 с.
Підготовка путівника по фондах архіву. Методичні рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад. Н.М. Христова. - К., 2011. - 56 с.
Планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архіві: інструкція / Держкомархів України, УНДІАСД; уклад.: О.П. Володіна, Н.М. Христова. - К., 2009. - 27 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 5 від 22.12.2009 р.).
Порядок заповнення паспорта архівного підрозділу установи, організації, підприємства. Методичні рекомендації / Держ. архів. служба України; уклад.: М.І. Кузнєцова. - К., 2012. - 15 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 1 від 20.03.2012 р.).
Рекомендації щодо порядку користування документами Національного архівного фонду України, що не належать державі, територіальним громадам. - К., 2006. - 4 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 2 від 16.05.2006 р.).
Робота з документами особового походження. Методичний посібник / Автори-укладачі: Л.О. Драгомірова, І.М. Мага, З.О. Сендик, К.Т. Селіверстова, Н.М. Христова. - К., 2009. - 284 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 5 від 22.12.2009 р.).
Робота архівних установ України з аудіовізуальними документами: метод. посібник / Держ. арх. служба України, УНДІАСД; Л.Ф. Приходько (керівник теми), Г.К. Волкотруб, В.В. Патик; наук. редактор Т.О. Ємельянова. - Київ, 2015. - 390 с.
Складення архівних описів: метод. рекомендації / Держ. архів. служба України, УНДІАСД; уклад.: Н.М. Христова. - К.: УНДІАСД, 2013. - 137 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 5 від 18.12.2012 р.).
Укладання положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею та бібліотеки, положення про архівний підрозділ об'єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності. Рекомендації / Держ. архів. служба України; уклад.: М.І. Кузнєцова. - К., 2012. - 16 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 1 від 20.03.2012 р.).
Укладання положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності. Рекомендації / Держ. архів. служба України; уклад.: М.І. Кузнєцова. - К., 2013. - 9 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 2 від 26.06.2013 р.).
Фондування документів НАФ: методичні рекомендації / Держкомархів України, УНДІАСД; уклад. Приходько Л.Ф. - К., 2009. - 39 с. (схвалено Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву, протокол № 5 від 22.12.2009 р.).
Додаток 2
до п. 2.14 Методичних рекомендацій
АКТ
( Див. текст )
Додаток 3
до п. 4.5 Методичних рекомендацій
АКТ
( Див. текст )
Додаток 4
до п. 5.2.3 Методичних рекомендацій
ПАСПОРТ
архівної установи, заснованої фізичною та/або юридичною особою приватного права
( Див. текст )
Додаток 5
до п. 5.2.3 Методичних рекомендацій
СПИСОК ФОНДІВ
( Див. текст )
Додаток 6
до п. 7.5 Методичних рекомендацій
АКТ ( Див. текст )
( Текст взято з сайту Укрдержархіву http://www.archives.gov.ua )