Про затвердження Порядку передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання

Відповідно до частини третьої статті 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 24 червня 2004 року № 70 "Про затвердження Положення про порядок передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів на постійне зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 07 жовтня 2004 року за № 1281/9880.

3. Департаменту стратегічного розвитку органів юстиції (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Гецадзе Г.Г.

1. Цей Порядок встановлює процедуру та єдині вимоги щодо передавання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів (далі - аудіовізуальні документи) на постійне зберігання.

2. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, галузеві державні архіви (далі - архіви), юридичних осіб незалежно від форми власності та фізичних осіб, які виготовляють або володіють аудіовізуальними документами Національного архівного фонду, що підлягають передаванню до архіву.

3. Віднесення аудіовізуальних документів до Національного архівного фонду здійснюється на підставі проведення експертизи цінності документів за критеріями, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

1. Підготовка аудіовізуальних документів для передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування аудіовізуальних документів до архіву здійснюються відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (із змінами).

2. Перед прийманням аудіовізуальних документів представник архіву на місці перевіряє якість науково-технічного опрацювання, їх фізико-хімічний, санітарно-гігієнічний і технічний стан.

3. Незадовільний фізико-хімічний або технічний стан аудіовізуальних документів, що не дозволяє сприймати зображення або звук, є підставою для неприйняття на постійне зберігання аудіовізуальних документів.

4. У разі виявлення дефектів складається акт, в якому відображається характер дефектів та зазначаються необхідні заходи щодо їх усунення. Усунення дефектів здійснюється представником юридичної особи або фізичною особою, яка передає аудіовізуальні документи на постійне зберігання до архіву.

5. Обов'язковий безоплатний примірник аудіовізуальних документів передається на постійне зберігання до Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г.С. Пшеничного відповідно до Закону України "Про обов'язковий примірник документів" та постанови Кабінету Міністрів України від 10 травня 2002 року № 608 "Про порядок доставляння обов'язкових примірників документів".

Доставляння обов'язкового примірника аудіовізуальних документів до Центрального державного кінофотофоноархіву України імені Г.С. Пшеничного здійснюється протягом року після закінчення виробництва або виходу в світ.

6. Передавання аудіовізуальних документів юридичною особою оформлюється актом приймання-передавання. Акт про приймання-передавання документів установи на постійне зберігання від юридичної особи, форму якого наведено в додатку 1до цього Порядку, складається в двох примірниках.

Юридичні особи, засновані на приватній формі власності, передають аудіовізуальні документи на зберігання до архіву на підставі договору.

7. Фізичні особи передають аудіовізуальні документи на постійне зберігання до архіву на підставі заяви, договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безхазяйними). Передавання аудіовізуальних документів оформлюється актом про приймання-передавання документів на постійне зберігання від фізичної особи, форму якого наведено в додатку 2 до цього Порядку.

За згодою архіву приймання аудіовізуальних документів може здійснюватися в неупорядкованому стані.

8. Приймання-передавання аудіовізуальних документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснюють на підставі міжнародних угод, договору дарування, купівлі-продажу, обміну копіями, безоплатного передавання копій документів, заповіту.

9. У всіх договорах зазначають особливі умови користування аудіовізуальними документами, їх відтворення та використання відомостей, що в них містяться.

10. Приймання аудіовізуальних документів від юридичних осіб здійснюється в упорядкованому стані за описами аудіовізуальних документів постійного зберігання за формами, наведеними у додатках 3-13 до цього Порядку.

За згодою архіву приймання аудіовізуальних документів здійснюється за описами первинного розбирання з подальшим укладанням описів аудіовізуальних документів постійного зберігання працівниками архіву.

11. Приймання аудіовізуальних документів здійснюється в присутності власника поодинично (подокументно). У разі наявності опису проводиться звірка з ним аудіовізуальних документів, що передаються.

12. На постійне зберігання до архіву передаються:

1) кінодокументи (документальні кінофільми, наукові і науково-популярні фільми документального характеру, фільми-концерти, фільми-спектаклі, кіножурнали, спецвипуски, кіносюжети) у такому комплекті:

негатив зображення;

негатив фонограми перезапису (оптична фонограма);

проміжний позитив (у разі наявності);

позитив (еталонна копія);

оригінал фонограми магнітного перезапису звукової інформації (для кінофільмів та кіносюжетів);

установочні ролики і паспорти (до кольорових кінодокументів).

Усі елементи комплекту кінодокумента за змістом і порядком монтажу повинні бути між собою тотожні;

2) відеодокументи (документальні відеофільми, науково-популярні відеофільми, спецвипуски, інформаційно-аналітичні програми, репортажі, телевізійні передачі, концертні програми);

3) фотодокументи (хронікального характеру, портрети, пейзажі):

негатив;

контратип (у разі відсутності негатива);

позитив на правах оригіналу;

фотоальбом;

слайд;

4) фонодокументи (хронікального характеру, художні, літературно-драматичні):

оригінал фонограми магнітного запису;

граморигінал;

грамплатівка;

5) цифрові аудіовізуальні документи.

Формат кожного виду аудіовізуальних документів узгоджується з архівом.

13. Аудіовізуальні документи приймаються разом із супровідною текстовою та технічною документацією у паперовій та електронній формі:

для кінодокументів - монтажні листи, анотації, дозвільні посвідчення до закінчених творів, записи кольорових і світлових паспортів, акти технічного стану;

для відеодокументів - анотації, монтажні листи, акти технічного стану;

для фотодокументів - анотації;

для фонодокументів - переліки фонодокументів, технічні паспорти, каталоги грамплатівок.

14. Аудіовізуальні документи, прийняті до архіву в неупорядкованому стані або на підставі опису первинного розбирання, підлягають експертизі цінності, яка здійснюється працівниками цього архіву.

За результатами експертизи цінності аудіовізуальних документів працівники архіву складають описи справ постійного зберігання, які схвалюються експертно-перевірною комісією архіву та затверджуються керівником.

15. Аудіовізуальні документи, не прийняті до архіву, повертаються власнику за актом про повернення власнику (додаток 14 до цього Порядку), який складається у двох примірниках, один з яких отримує власник, а другий - залишається в архіві, або вилучаються для знищення за актом про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (за згодою власника).

16. Внесення аудіовізуальних документів до Національного архівного фонду здійснюється на підставі рішення експертнo-перевірної комісії архіву про схвалення опису аудіовізуальних документів постійного зберігання та його затвердження відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).