Про затвердження Порядку приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої

Відповідно до статей 8, 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої, що додається.

2. Управлінню взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок встановлює єдині вимоги щодо приймання-передавання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої в таких випадках:

у разі виявлення в архівній установі непрофільних архівних фондів (документів нефондової організації), справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів);

з метою зосередження в одній архівній установі архівних фондів, пов’язаних сукупністю документів, історичними та логічними зв’язками між ними;

у разі ліквідації державного архіву, архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, архівного відділу міської ради (далі - архівний відділ), архівної установи, створеної для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви).

2. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

архівна установа - установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування НАФ;

непрофільні архівні фонди (документи нефондової організації), справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів) - архівні фонди (документи нефондової організації), справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів), які за видовим складом документів, видом носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації, строками зберігання документів, належністю до історичних епох, адміністративно-територіальних одиниць, галузі або сфери діяльності, складу документації певного фондоутворювача не відповідають профілю архівної установи і не підлягають зберіганню в ній.

3. У разі виявлення непрофільних фондів (документів нефондової організації), cправ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) архівна установа або юридична особа, структурним підрозділом якої є архівна установа, письмово звертається до іншої архівної установи або юридичної особи, структурним підрозділом якої є архівна установа, за належністю з метою отримання згоди на їх приймання.

Приймання-передавання непрофільних документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу), що зберігаються в державних архівах, архівних відділах, здійснюється з дозволу Укрдержархіву на підставі листів про приймання та передавання документів.

4. Зосередження архівних фондів в одній архівній установі здійснюється відповідно до законодавства.

Не дозволяється порушувати цілісність архівних фондів, сформованих фондоутворювачем або архівною установою та об’єднаних зв’язком походження, шляхом поділу архівних документів між різними архівними установами, якщо інше не передбачено законодавством.

5. Місце подальшого зберігання архівних документів у разі ліквідації державного архіву, архівного відділу, трудового архіву визначається розпорядчим актом про їх ліквідацію за погодженням з Укрдержархівом.

У разі припинення юридичної особи порядок передавання документів на подальше архівне зберігання та користування ними здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства).

6. Архівна установа складає списки архівних фондів (документів нефондової організації), що підлягають передаванню іншій архівній установі в повному обсязі, та архівних фондів (документів нефондової організації), з яких вилучаються для передавання окремі справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів).

У списку архівних фондів зазначаються номер та назва фонду, номери описів, крайні дати документів, кількість справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) щодо кожного опису, а також загальна кількість фондів, справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів), інформація про ліквідацію юридичних осіб, депоноване зберігання.

Списки фондів підписуються керівником архівної установи (юридичної особи), яка здійснює передавання документів.

7. Архівні фонди (документи нефондової організації) передаються іншій архівній установі за описами (інвентарними журналами обліку) справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) разом з обліковими документами (аркуш фонду (аркуш обліку аудіовізуальних документів), справа фонду (справа документів нефондової організації)), наявними примірниками описів (інвентарних журналів обліку) справ та довідковим апаратом до них, страховим фондом та фондом користування (за наявності).

Аудіовізуальні документи передаються іншій архівній установі разом із супровідною текстовою та технічною документацією у паперовому вигляді та електронній формі (за наявності).

Дія цього Порядку не поширюється на приймання-передавання електронних документів.

У разі ліквідації державного архіву, архівного відділу, трудового архіву архівні фонди (документи нефондової організації) передаються разом з обліковими документами, довідковим апаратом та архівним обладнанням (за потреби).

8. Якщо передаванню іншій архівній установі підлягають частина справ фонду або кілька одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів, з опису (інвентарного журналу обліку) справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) вилучають відповідні справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів). У графі "Примітка" опису (інвентарного журналу обліку) справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) напроти кожної справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів) роблять позначку "Вибула". Кожну зміну загальної кількості справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) в описі (інвентарному журналі обліку) справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) щодо вибуття справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів) фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідний акт, що є підставою для внесення запису. Після внесення в опис (інвентарний журнал обліку) справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) записів про вибуття справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) складають новий підсумковий запис.

На вилучені справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів), що підлягають передаванню іншій архівній установі, складають новий опис у кількості примірників залежно від виду опису, за яким здійснюється передавання справ іншій архівній установі.

Якщо передаванню підлягає значна частина справ фонду (документів нефондової організації), разом з описом передається копія історичної довідки або витяг з неї за відповідний період часу.

9. Не підлягають передаванню іншій архівній установі незавершені перехідні справи, зокрема судово-слідчі справи, що ведуться протягом кількох років.

З метою збереження порядку формування та змістовної цілісності документів перехідної справи не дозволяється її розшивати та передавати окремі частини, томи справи. За потреби передаються копії перехідних справ.

10. Судово-слідчі справи передаються разом із речовими доказами (за наявності). Якщо речові докази не обліковані, складають їх перелік у двох примірниках з ідентифікаційними даними (назви предметів, речей, їх описання) та підсумковий запис до нього.

11. Під час приймання-передавання іншій архівній установі справ з паперовими носіями, що містять інформацію з обмеженим доступом, приймаються поаркушно у присутності представника архівної установи, що приймає документи на архівне зберігання. Приймання-передавання аудіовізуальних документів здійснюється поодинично (подокументно).

12. Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом опису (інвентарного журналу обліку справ) та фактичною наявністю справ, а також відсутність окремих аркушів у справі, у кожному примірнику опису (інвентарному журналі обліку) справ у графах "Примітка", "Кількість аркушів у справі (томі, частині)" робляться відповідні відмітки та складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

Якщо виявлено відсутність окремих аркушів у справі, пошкодження справи або її окремих аркушів, складається новий засвідчувальний напис справи, що підписується посадовими особами, які здійснили її поаркушний перегляд.

Аудіовізуальні документи перевіряються шляхом прослуховування, перегляду із застосуванням технічних засобів (за наявності) або шляхом візуального огляду та оцінки їх фізико-хімічного, санітарно-гігієнічного і технічного стану. Про наявність дефектів зазначається у графі "Примітка" опису або акті, що складається у довільній формі у двох примірниках, де відображається характер дефектів.

13. У разі виявлення під час приймання-передавання документів нестачі справ або одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів архівна установа організовує їх розшук у порядку, визначеному Правилами організації діловодства та Правилами роботи архівних установ України, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (із змінами).

14. У разі коли передаванню іншій архівній установі підлягають справи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється їх перегляд відповідно до вимог законодавства з метою підтвердження наявності або відсутності в них інформації з обмеженим доступом.

У разі виявлення в документах інформації, яка включена до Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, вона підлягає засекречуванню у порядку, встановленому законодавством.

Приймання-передавання непрофільних фондів, справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) та архівних фондів з метою їх зосередження в одній архівній установі здійснюється після розсекречування документів із наданням їм реквізиту "Розсекречено" відповідно до законодавства у сфері охорони державної таємниці.

Передавання справ, які містять інформацію, що становить державну таємницю України, здійснюється лише у разі ліквідації архівної установи відповідно до вимог, визначених законодавством.

15. Архівна установа, що передає архівні фонди, вносить в облікові документи відповідні зміни та залишає у себе один примірник опису справ та переліку речових доказів, переданих іншій архівній установі (за наявності), акт про наявність дефектів аудіовізуальних документів (за наявності).

Архівна установа, що приймає документи, забезпечує їх облік та збереженість відповідно до вимог законодавства у сфері архівної справи.

16. У разі ліквідації державного архіву, архівного відділу, трудового архіву передавання архівних фондів здійснює ліквідаційна комісія. Кошти на науково-технічне опрацювання документів (за потреби), фізико-хімічне та технічне оброблення (за потреби), їх перевезення передбачаються в кошторисі ліквідаційної комісії. В інших випадках, передбачених пунктом 1 цього Порядку, в архівній установі, що приймає документи, створюється комісія з приймання-передавання документів, склад якої та графік приймання-передавання справ (документів) затверджуються керівником архівної установи або керівником юридичної особи, структурним підрозділом якої є архівна установа. До складу комісії включаються представники архівної установи, яка передає документи.

Організацію перевезення документів та фінансування заходів з їх перевезення забезпечує архівна установа або юридична особа, структурним підрозділом якої є архівна установа, що приймає документи на зберігання.

17. Приймання-передавання справ (документів) здійснюється за актом приймання-передавання справ (одиниць зберігання/одиниць обліку аудіовізуальних документів) від однієї архівної установи до іншої, форма якого наведена у додатку до цього Порядку.