Про затвердження Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних

Відповідно до пункту 1 Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами),

1. Затвердити Методику віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 19 лютого 2008 року № 34 "Про затвердження Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 березня 2008 року за № 202/14893 (із змінами).

3. Департаменту стратегічного розвитку органів юстиції (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Гецадзе Г.Г.

1. Внесення відомостей про унікальні документи до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання (далі - Державний реєстр) здійснює Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів).

2. Унікальність документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) визначається експертизою цінності документів з урахуванням критеріїв, установлених Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

3. Загальні засади віднесення документів НАФ до унікальних визначені Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

4. Ця Методика призначена для застосування:

Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву (далі - ЦЕПК Укрдержархіву);

експертно-перевірними комісіями центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва та Севастополя (далі - ЕПК державного архіву, Національної академії наук);

експертними комісіями архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - ЕК архівних відділів), а також експертними комісіями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій (далі - ЕК організацій);

фондово-закупівельними комісіями музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - фондово-закупівельні комісії);

експертно-оцінними комісіями бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - експертно-оцінні комісії);

працівниками архівних установ, музеїв, бібліотек, які здійснюють виявлення унікальних документів НАФ та укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

власниками документів або іншими особами, які уповноважені власниками документів здійснювати укладення анотованих переліків документів, що можуть бути віднесені до унікальних;

працівниками Укрдержархіву, які здійснюють внесення унікальних документів НАФ до Державного реєстру.

1. Критеріями віднесення документів НАФ до унікальних є походження, зміст та зовнішні ознаки документа. Кожний критерій охоплює певний склад характеристик документа, наявність яких є підставою для його віднесення до категорії унікальних.

2. Під час обґрунтування унікальності певного документа критерії можуть бути конкретизовані або можуть бути застосовані різні аспекти одного і того самого критерію.

3. Унікальність документів, створених від 1501 року, визначається за сукупністю критеріїв, характеристик. Комплексний характер застосування критеріїв та характеристик зумовлюється їх взаємопов'язаністю та недостатністю підстав для віднесення документів, створених від 1501 року, до унікальних за одним критерієм або характеристикою.

1. За функціонально-цільовим призначенням юридичної особи (фондоутворювача), значенням фізичної особи (фондоутворювача) у житті суспільства унікальність документа, створеного юридичною чи фізичною особою, визначається масштабами і значенням діяльності цієї особи в системі державного управління, місцевого самоврядування, окупаційної влади, її ролі в економічному, суспільно-політичному, науковому і культурному житті.

Під час експертизи цінності документів, що були створені в результаті діяльності органів державної влади та управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян (релігійних, політичних, творчих тощо), враховують характеристики часу їх створення та документної інформації.

До унікальних можуть бути віднесені:

офіційні документи установ та інститутів, що функціонували у XVI-XX ст. на території сучасної України;

організаційні та програмні документи наукових, релігійних, політичних, просвітницьких та інших товариств XIX - першої третини XX ст., що відіграли важливу роль у політичному та культурному житті українського народу;

документи (твори, приватні листи і конверти до них, особові документи, оформлені рукописним способом, тощо), зміст яких власноручно зафіксовано всесвітньо відомими та/або відомими вітчизняними особами;

рідкісні (в одному чи декількох примірниках) кінофотофонодокументи, що є продукцією всесвітньо відомих та/або відомих вітчизняних студій, майстерень, видатних фотографів, режисерів, дослідників та інших осіб.

2. За часом створення будь-який оригінал документа, створеного до XVI ст., належить до унікальних, оскільки документи цього історичного періоду представлені в НАФ відносно малочисельною групою порівняно з масивами документів наступних історичних періодів.

Високою є ймовірність наявності унікальних документів серед документів, створених під час воєнних конфліктів різних років, коли мали місце факти масової загибелі писемних та інших видів документів, вивезення їх за межі України.

Унікальними можуть бути визнані перші створені в Україні рукописні картографічні документи, кінофотофонодокументи (XIX - початок XX ст.).

3. За місцем створення документів до унікальних можуть бути віднесені документи, створені за екстремальних обставин (записи, створені в умовах природних катаклізмів, надзвичайних природних явищ; передсмертні послання засуджених із в'язниць; записки, листи, щоденники, написані в місцях тимчасового утримання або на засланні; записки перед вирішальними бойовими діями, під час окупації, в облоговому населеному пункті; у зоні ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС тощо).

1. За ступенем значущості інформації, що міститься в документі, документ НАФ може бути віднесений до унікальних за такими ознаками документної інформації:

1) зміст документа є унікальним кумулятивним джерелом інформації з вітчизняної історії, розвитку окремих регіонів України, її народів, а також історії інших держав або народів.

До унікальних можуть бути віднесені: рукописи історичних, біографічних творів, мемуарів, щоденників, репортажних нарисів, записок, узагальнювальні управлінські документи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, статистичні відомості (зведення), аналітичні огляди соціальної, політичної, економічної ситуації в Україні, її регіонах, документи, що містять інформацію про елементи нематеріальної культурної спадщини тощо;

2) зміст документа є описанням чи свідченням принципово нової ситуації або процесів у житті держави, нації, всесвітньо відомих осіб.

До унікальних можуть бути віднесені:

документи вищих органів влади, органів місцевого самоврядування, що встановлюють чи фіксують кардинальні зміни або найзначніші факти в політичному, економічному та культурному житті (початок і хід війни, революційні події, запровадження нових економічних умов, здійснення утисків економічної, культуротворчої діяльності тощо);

документи, пов'язані з українськими національно-визвольними рухами XVI-XIX ст., українськими визвольними змаганнями і повстаннями XX ст., боротьбою проти німецько-фашистської окупації та діяльністю ОУН-УПА;

документи (особливо XX ст.), які містять інформацію про воєнні злочини, голодомори, інші прояви геноциду проти української нації та інших національностей, що населяють територію України;

документи (переважно до XIX ст.), які фіксують першу згадку про населений пункт, дату його заснування, містять матеріали про створення органів державної влади або органів місцевого самоврядування, найбільш значущих громадських організацій;

приватні листи, щоденники, мемуари, автобіографії, особисті офіційні документи (паспорти, свідоцтва, витяги з метричних книг, посвідчення), судово-слідчі документи, документи поліційного нагляду тощо, в яких зафіксовано описання чи свідчення принципово нової ситуації в житті всесвітньо відомих осіб, їхньої діяльності.

До унікальних можуть бути віднесені фальсифікати публічно-правових та публічно-приватних актів майнового, станового характеру (створені, наприклад, під час нобілітації в Російській імперії української шляхти у дворянство наприкінці XVIII ст.);

3) документ є оригіналом видатного наукового, дослідно-конструкторського, картографічного, літературно-художнього, публіцистичного, мистецького (музичного, кінематографічного, фотографічного) чи іншого твору, його частини;

4) документ є зображенням та/або записом голосу всесвітньо відомої чи видатної особи, рідкісним зображенням вже неіснуючої історичної пам'ятки та зниклих елементів нематеріальної культурної спадщини (у разі якщо кінофотофонодокумент є в одному чи декількох примірниках);

5) зміст документа (описання, аудіовізуальні документи, креслення тощо) відображає унікальне відкриття, зроблене під час польових досліджень (археологічна, етнографічна, археографічна, геологічна документація);

6) наявність у документах маргіналій, резолюцій, підписів всесвітньо відомих осіб. Висновок щодо віднесення до унікальних офіційних документів, що підписані цими особами як посадовими, включаючи документи колективної творчості (звернення, заяви, рецензії тощо), або містять їхні резолюції, написи на полях, має базуватись на тому, наскільки рідкісними є автографи цих осіб, а також ураховувати співвідношення критерію походження та значущості інформації цих документів;

7) офіційні документи з унікальними реквізитами та/або їхнім розташуванням (формуляром). Зокрема, у разі наявності вислих печаток, рідкісних зображень гербів, а також відсутності аналогів відбитків печаток у документах установ, наукових товариств, релігійних або політичних організацій (XVI-XIX ст.), друкованих бланків документів (XVI - першої половини XIX ст.);

8) зміст рідкісних документів, у тому числі кінофотофонодокументів, є інформацією про людину або групу людей (колектив), яка (які) є або була (були) носієм елементів нематеріальної культурної спадщини.

2. Ознакою такої характеристики документа, як його вид, є найвищий рівень цільової спрямованості документа на забезпечення функціонування держави, суспільства.

До унікальних можуть бути віднесені:

оригінали офіційних документів (конституція, закон, універсал, грамота, декрет, указ, декларація, важливі дипломатичні договори тощо). Для дипломатичних документів додатковою ознакою є можливість бути підставою для вирішення правових питань у міжнародних відносинах;

оригінали важливих документів, створених керівництвом українських осередків за кордоном, а також підготовлені представниками цих осередків рукописи видатних публіцистичних, наукових, навчальних та інших творів (переважно до другої половини XX ст.);

офіційні проекти найбільш значущих для життя держави та суспільства документів (зокрема законодавчих, дипломатичних, інших нормативно-правових актів) незалежно від їх прийняття чи відхилення надалі.

3. Оригінальність документів є обов'язковою для документів НАФ, що відносяться до категорії унікальних.

1. За формою фіксації та передачі змісту до унікальних можна віднести документи, зміст яких зафіксовано рідкісним способом (чорнилом або олівцем на тканині; вишиті, наприклад, табірні послання) чи поширеним, зробленим уперше (грамзапис, шоринофонний запис тощо).

Підставою для віднесення документів до унікальних може бути особлива графіка письмових знаків рукописного документа (переважно документів XVI-XVII ст.).

2. За особливостями оформлення документа до унікальних належать зразки фотофонодокументів з рідкісними носіями, що використовувалися у XIX - першій половині XX ст. (вощені валики, скло). Унікальними можуть також уважатися документи, що мають паперовий носій з філігранями, аналоги яких відсутні, а також окремі пергаментні документи XVI-XIX ст.

Унікальними можна вважати документи, що мають художнє оформлення (малюнки ініціалів, кінцівок, гербів, орнаментів, мініатюри, тиснені шкіряні обкладинки) та/або оздоблення.

1. Роботу щодо виявлення унікальних документів НАФ у центральних та галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва та Севастополя (далі - державний архів), Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, архівних підрозділах установ Національної академії наук з правом постійного зберігання документів проводять спеціально призначені працівники. В архівних відділах районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - архівний відділ) цю роботу здійснюють керівники архівних відділів або спеціально призначені їхні працівники. В архівних підрозділах установ незалежно від форми власності і підпорядкування - керівники архівних підрозділів (архівів) або спеціально призначені їхні працівники. У музеях і бібліотеках виявлення унікальних документів НАФ здійснюють спеціально призначені працівники.

2. Виявлення унікальних документів доцільно розпочати з фондів ранніх історичних періодів.

3. Процес виявлення унікальних документів складається з трьох етапів: визначення складу архівних фондів, у яких потенційно можуть зберігатися унікальні документи; аналіз архівних описів і відбір справ; поаркушний перегляд справ.

Під час аналізування описів вибраних фондів визначаються справи для перегляду. Особлива увага приділяється описам структурних частин фондів, які містять найбільш інформаційно насичені комплекси справ, що відображають основну діяльність фондоутворювача. Визначені для вивчення змісту справи підлягають поаркушному перегляду.

4. З метою виявлення унікальних документів доцільно користуватись інформацією, що міститься у списку фондів, справах фондів, історичних довідках до фондів та довідковому апараті, зокрема систематичному та іменному каталогах, предметно-тематичній картотеці. За результатами цієї роботи укладається список фондів, у яких можуть зберігатися унікальні документи.

5. Унікальні документи також виявляються в процесі тематичного опрацювання фондів, вивчення довідково-інформаційних видань архіву, укладання архівних довідників, аналізу збірників документів, окремих публікацій документів, наукових статей, написаних за документами архіву, під час описування документів, їх розсекречування, виявлення документів для публікації їхньої інформації, виконання запитів тематичного, генеалогічного та соціально-правового характеру.

6. Виявлення унікальних документів не здійснюється серед документів НАФ, що містять інформацію з обмеженим доступом. Зазначені документи можуть бути внесені до Державного реєстру після зняття обмеження щодо користування ними та використання їхньої інформації.

7. Виявлення унікальних документів НАФ у приватних архівних зібраннях фізичних осіб (за їх згодою) проводиться державною архівною установою під час проведення експертизи цінності документів з метою виявлення документів НАФ, підготовки архівного опису постійного строку зберігання.

8. За результатами проведення експертизи цінності документів НАФ, що можуть бути віднесені до унікальних, власник документів або уповноважені ним особи укладають анотований перелік унікальних документів Національного архівного фонду, форма якого наведена у додатку 1 до цієї Методики (далі - анотований перелік).

Методичну допомогу в укладанні анотованих переліків власникам документів або уповноваженим ними особам надають державні архівні установи.

1. Під час складання анотованого переліку дотримуються таких вимог:

інформація в анотованому переліку подається українською мовою;

графи анотованого переліку заповнюються без скорочень;

заповнювати графи анотованого переліку словами "так само", "те ж саме" не допускається;

проставляти дефіс або тире "-" у графах анотованого переліку не допускається.

2. При складанні кожного нового анотованого переліку нумерація в графі 1 "№ з/п" анотованого переліку починається з номера 1, тобто нумерація попередніх анотованих переліків не продовжується. Кожний унікальний документ описують в анотованому переліку окремою позицією за окремим номером.

Графи 2-5 оформлюють відповідно до облікових документів архівної установи (музею, бібліотеки).

У графі 2 "Номер фонду, колекції" номери фондів зазначають без літери "Ф" та позначки "№".

У графі 3 "Назва фонду, колекції" зазначають повну назву фонду, колекції відповідно до облікових документів архівної установи.

У графі 4 "Номер опису" зазначають номер опису відповідно до облікових документів без позначки "№".

У графі 5 "Номер, заголовок справи" зазначають номер справи без позначки "№", а з абзацу повністю вказують заголовок справи відповідно до опису.

У графі 6 "Заголовок документа (анотація)" зазначають повністю заголовок документа. Якщо заголовок не розкриває зміст документа, у дужках подають анотацію на зміст документа (про що йдеться в документі).

Під час складання заголовків письмових унікальних документів зазначають: вид (номінал або жанр) документа (грамота, указ, універсал, постанова, довідка, лист, карта, креслення, наукова стаття тощо), його авторство (повне або загальноприйняте скорочене найменування установи, посада, прізвище, ініціали або ім'я, по батькові особи), кому адресований, стислий зміст. Коли йдеться про акти органу державної влади, що мали офіційне найменування, його без змін відображають у заголовку. Якщо заголовок не розкриває зміст документа, в дужках необхідно подавати анотацію документа. Якщо це аудіовізуальний документ, зазначають вид цього документа (фотографія, кінофільм, грамзапис тощо) і стислий зміст зафіксованої інформації.

У графі 7 "Дата документа (початкова та кінцева)" дати оформлюють словесно-цифровим способом (наприклад: 12 березня 1577 року, або липень 1859 року, або 1648 рік).

Якщо документ датується століттям, номер століття слід вказувати римськими цифрами (наприклад: Х ст.).

У графі 8 "Кількість аркушів, їх номери" зазначають кількість аркушів документа та їх номери у справі без позначки "№" (наприклад: 5, 1-5, або 1, 8-8 зв., або 3, 6-8).

У графі 9 "Статус та спосіб виготовлення документа" зазначають, що це оригінал (копія, засвідчена копія), а також вид документа за способом виготовлення (рукописний, машинописний, друкований поліграфічний тощо).

У графі 10 "Мова" зазначають мову або мови документа.

У графі 11 "Фізичний стан" слід зазначити один з таких станів документа: задовільний, частково задовільний або незадовільний; у разі незадовільного стану документа - деталізувати стан матеріального носія (міра пошкодження) та зафіксованої інформації (наприклад, "згасаючий текст").

У графі 12 "Характеристика унікальності" подають детальне обґрунтування віднесення до унікального конкретного документа з переліченням та підтвердженням усіх критеріїв (у тому числі зовнішнього оформлення, носія та фізичного стану), за якими документ має бути віднесено до унікального (наприклад: наявність автографа, рідкісного відбитка печатки, рідкісного носія, унікальної інформації щодо діяльності фондоутворювача, з історії краю чи певного історичного періоду тощо).

Однакова характеристика унікальності на різні документи не допускається.

У графі 13 "Відомості про створення страхової копії" зазначають пошукові дані страхового фонду на документ, якщо на нього створена страхова копія (мікрофільм) (наприклад: од. зб. № 8 опису № 1 страхового фонду).

Якщо на документ немає страхової копії, цю графу не заповнюють.

У графі 14 "Відомості про страхування" зазначають найменування і місцезнаходження (юридична адреса) страхової компанії, номер і дату страхового поліса (наприклад: ТАС, 01001, м. Київ, вул. Шота Руставелі, 16, договір від 14.12.2015 № 678900).

Якщо документ не застраховано, цю графу не заповнюють.

3. У підсумковому записі анотованого переліку зазначають загальну кількість окремих документів, які віднесено до унікальних.

1. Анотований перелік розглядають і схвалюють комісії з проведення експертизи цінності документів відповідно до їхніх повноважень. До розгляду питань віднесення документів НАФ до унікальних доцільно залучати як експертів відомих учених-фахівців з відповідної проблематики.

2. Власники документів або уповноважені ними особи укладають і подають анотований перелік на розгляд комісій з проведення експертизи цінності на паперовому та електронному носіях у необхідній кількості примірників із цифровими копіями включених до анотованого переліку документів:

1) ЕК організацій, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, та експертні комісії архівних підрозділів установ Національної академії наук з правом постійного зберігання документів схвалюють і подають анотований перелік у чотирьох примірниках для схвалення ЕПК державного архіву, Національної академії наук;

2) ЕК організацій, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, схвалюють і подають анотований перелік у п'яти примірниках для схвалення експертній комісії відповідного архівного відділу;

3) фондово-закупівельні комісії, експертно-оцінні комісії музеїв, бібліотек, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, схвалюють анотований перелік документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці, і подають його у чотирьох примірниках для схвалення ЕПК державного архіву, Національної академії наук;

4) фондово-закупівельні комісії, експертно-оцінні комісії музеїв, бібліотек, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, схвалюють анотований перелік документів, що зберігаються у музеї, бібліотеці, і подають його для схвалення у п'яти примірниках експертній комісії відповідного архівного відділу;

5) анотований перелік документів, які зберігаються у приватному архівному зібранні фізичної особи, розглядає ЕПК державного архіву, Національної академії наук (подаються у чотирьох примірниках) або ЕК архівного відділу (подаються у п'яти примірниках), у межах зони комплектування яких перебуває (або проживає) ця особа;

6) власник документів приватного архівного зібрання або уповноважені ним особи можуть подати анотований перелік на схвалення комісії з проведення експертизи цінності тієї архівної установи, яка уклала облікові документи на документи НАФ приватного архівного зібрання;

7) ЕК архівних відділів схвалюють анотовані переліки документів, що зберігаються у відділах, і подають у чотирьох примірниках для схвалення експертно-перевірній комісії відповідного державного архіву;

8) ЕК архівних відділів схвалюють анотовані переліки документів, надані ЕК організацій, фондово-закупівельними комісіями та експертно-оцінними комісіями, власниками приватних архівних зібрань або уповноваженими ними особами, і подають їх у п'яти примірниках для схвалення експертно-перевірній комісії відповідного державного архіву;

9) анотовані переліки документів, що зберігаються в Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, подають на розгляд експертно-перевірній комісії Національної академії наук у чотирьох примірниках.

3. Експертно-перевірна комісія державного архіву розглядає анотовані переліки документів, що зберігаються у відповідному державному архіві, а також надані ЕК архівних відділів, ЕК організацій, фондово-закупівельними комісіями, експертно-оцінними комісіями, що перебувають у зоні його комплектування, власниками приватних архівних зібрань або уповноваженими ними особами.

Експертно-перевірна комісія Національної академії наук розглядає анотовані переліки документів, що зберігаються в Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, архівних підрозділах установ Національної академії наук з правом постійного зберігання документів, а також надані ЕК організацій, фондово-закупівельними комісіями, експертно-оцінними комісіями, власниками приватних архівних зібрань або уповноваженими ними особами, що знаходяться в зоні комплектування Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського.

У разі схвалення анотованих переліків ЕПК державного архіву, Національної академії наук усі їх примірники на паперовому та електронному носіях подає на погодження ЦЕПК Укрдержархіву із цифровими копіями включених до анотованого переліку документів.

4. Остаточне рішення про визнання документа унікальним та внесення його до Державного реєстру приймається ЦЕПК Укрдержархіву шляхом погодження анотованих переліків. У разі віднесення ЦЕПК Укрдержархіву до унікальних окремих документів НАФ із анотованого переліку або наявності зауважень щодо його складення та оформлення анотований перелік повертається на доопрацювання, після чого погоджується ЦЕПК Укрдержархіву.

5. У разі прийняття негативного рішення ЕК архівного відділу, ЕПК державного архіву, Національної академії наук, ЦЕПК Укрдержархіву повертають анотований перелік відповідній комісії з витягом із протоколу засідання. Повернення анотованого переліку може бути, зокрема, обумовлено необхідністю додаткового обґрунтування віднесення документа до категорії унікальних чи зумовлено думкою членів ЕК архівного відділу, ЕПК державного архіву, Національної академії наук, ЦЕПК Укрдержархіву щодо неможливості віднесення документа до категорії унікальних.

1. Ведення Державного реєстру здійснює відповідальний структурний підрозділ Укрдержархіву. На підставі погодженого ЦЕПК Укрдержархіву анотованого переліку відповідальний структурний підрозділ Укрдержархіву вносить до Державного реєстру відомості про унікальні документи.

Ведення розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання (далі - Розділ) здійснюють в електронній та паперовій формах державною мовою за формою, наведеною у додатку 2 до цієї Методики.

Рубрики Державного реєстру формуються за найменуванням архівних установ (музеїв, бібліотек), в яких обліковано унікальний документ. Якщо унікальний документ перебуває у власності інших юридичних чи фізичних осіб, додатково проставляють найменування юридичної особи чи прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, яка є власником унікальних документів, або уповноважених ними осіб. Під рядком щодо власника документів зазначають дату і номер протоколу засідання ЦЕПК Укрдержархіву, на якому погоджено відповідний анотований перелік.

Нумерація позицій у графі 1 ("№ з/п") Розділу є валовою. За підсумками кожного календарного року зафіксовують кількість унесених та вилучених (за наявності) документів. У наступному році продовжують нумерацію попереднього року. Вимоги до заповнення інших граф аналогічні вимогам щодо оформлення анотованого переліку. Надрукований і підписаний працівником відповідального структурного підрозділу Укрдержархіву примірник Державного реєстру за кожний рік зберігають в окремій справі (томах справи). У разі надходження додаткових відомостей щодо створення страхових копій та страхування документів їх і фіксують в електронній версії Державного реєстру.

Внесення змін до Державного реєстру з метою уточнення описових та пошукових характеристик унікального документа здійснюється за рішенням ЦЕПК Укрдержархіву на підставі вмотивованого подання експертно-перевірної комісії. У разі погодження ЦЕПК Укрдержархіву внесення таких змін інформацію про них зазначають у графі 15 "Примітки" анотованого переліку, схваленого ЦЕПК Укрдержархіву, надрукованого примірника Державного реєстру і вносять зміни до електронної версії Державного реєстру з посиланням на дату і номер протоколу засідання.

2. Власники унікальних документів, унесених до Державного реєстру, або уповноважені ними особи за бажанням отримують від архівних установ, що облікували їх унікальні документи, довідку про внесення унікальних документів до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання, форма якої наведена у додатку 3 до цієї Методики.