МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
27.09.2013 м. Київ № 2045/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
02 жовтня 2013 р. за № 1695/24227
Про затвердження Порядку державного обліку документів Національного архівного фонду
( Із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2025 року № 3682/5 )
Відповідно до частини першої статті 12 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, та підпункту 25 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 407,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок державного обліку документів Національного архівного фонду, що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 11 червня 2002 року № 43 "Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 червня 2002 року за № 533/6821 (із змінами).
3. Департаменту взаємодії з органами влади (Палій Н. О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О. П.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
27.09.2013 № 2045/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
02 жовтня 2013 р. за № 1695/24227
ПОРЯДОК
державного обліку документів Національного архівного фонду
( У тексті Порядку цифри та слова "1 січня", "5 січня", "1 березня", "1 грудня" замінено відповідно цифрами та словами "01 січня", "05 січня", "01 березня", "01 грудня" згідно з наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2025 року № 3682/5 )
I. Загальні положення
1. Цей Порядок визначає організацію державного обліку документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) з метою здійснення контролю за наявністю документів НАФ, їх станом, місцем, умовами зберігання та надання інформації щодо їх обсягу, складу, змісту та місцезнаходження.
2. Документи НАФ підлягають обов'язковому державному обліку незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу.
3. Державний облік документів НАФ здійснюють:
Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів);
центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - архівна установа);
Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України;
архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек;
архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності;
архівні установи, засновані фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архівні установи).
4. Державний облік документів НАФ ведеться у паперовій та електронній формах.
( пункт 4 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
5. Для документів НАФ з паперовими носіями інформації основними обліковими одиницями є архівний фонд, одиниця зберігання (справа), для електронних інформаційних ресурсів - одиниця зберігання, одиниця обліку, для електронних документів - одиниця зберігання, одиниця обліку.
( пункт 5 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
6. Для документів НАФ з іншими видами носіїв інформації (кіно-, відео-, фото-, фонодокументів та електронних документів) основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку.
7. Науково-технічні документи НАФ обліковують за фондами, групами, комплексами та одиницями зберігання (справами).
8. Унікальні документи НАФ підлягають окремому державному обліку у порядку, встановленому чинним законодавством України, відомості про них вносяться до Державного реєстру національного культурного надбання. Для унікальних документів НАФ обліковими одиницями є документ, одиниця зберігання (справа) та колекція.
( пункт 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
9. Державний облік документів НАФ здійснюється шляхом ведення основних та допоміжних облікових документів.
II. Основні принципи державного обліку документів НАФ
1. Основними принципами державного обліку документів НАФ є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.
2. Централізація забезпечується зосередженням в Укрдержархіві, архівних установах та Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського відомостей про кількість та склад архівних фондів, одиниць зберігання, одиниць обліку.
3. Уніфікація досягається єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх етапах роботи з документами - у діловодстві, в архівному підрозділі, в архівній установі, Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, - через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.
4. Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів або складанням нових облікових документів та щорічним поданням документів для централізованого державного обліку документів НАФ.
5. Достовірність і повнота гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання вимог ведення основних облікових документів та відображення в них фактичної кількості, складу та стану документів НАФ.
III. Укладання та строки подання документів для централізованого державного обліку документів НАФ
1. Архівні установи, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, приватні архівні установи зобов'язані шляхом надсилання документів для централізованого державного обліку документів НАФ у визначені строки інформувати про наявність і стан документів НАФ, поточні зміни в їх складі та обсязі. Суб'єкти інформування визначені у пунктах 3 - 10 цього розділу.
2. Документами для централізованого державного обліку документів НАФ є:
паспорт архівної установи (архівного підрозділу) станом на 01 січня наступного за звітним року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року;
картка фонду;
картка документів нефондової організації;
звіт про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях станом на 01 січня наступного за звітним року;
( абзац шостий пункту 2 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
звіт про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, станом на 01 січня наступного за звітним року;
( абзац сьомий пункту 2 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
анотований перелік унікальних документів НАФ.
3. Центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя щороку надсилають до Укрдержархіву такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівної установи станом на 01 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 01 березня наступного за звітним року;
звіт про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях, станом на 01 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року.
( абзац четвертий пункту 3 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
абзац п'ятий пункту 3 розділу III виключено
( згідно з наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
4. Галузеві державні архіви щороку надсилають до Укрдержархіву такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівної установи станом на 01 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 01 березня наступного за звітним року;
звіт про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях, станом на 01 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року.
( абзац четвертий пункту 4 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
5. Архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад надсилають щороку до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівної установи станом на 01 січня наступного за звітним року - до 10 грудня звітного року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 01 березня наступного за звітним року;
звіт про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях, станом на 01 січня наступного за звітним року - до 10 грудня наступного за звітним року.
( абзац четвертий пункту 5 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
6. Архівні підрозділи державних наукових установ (крім державних наукових установ Національної академії наук України), музеїв та бібліотек щороку надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої перебувають такі заклади, такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівного підрозділу станом на 01 грудня звітного року - до 10 грудня звітного року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 01 березня наступного за звітним року.
7. Архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України, які зберігають документи НАФ, щороку надсилають до Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівного підрозділу станом на 01 грудня звітного року - до 10 грудня звітного року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 05 січня наступного за звітним року.
8. Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського щороку надсилає до Укрдержархіву такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівної установи станом на 01 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року;
відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 01 березня наступного за звітним року;
звіт про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях, станом на 01 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року.
( абзац четвертий пункту 8 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
9. Архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої вони перебувають, щороку такий документ для централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівного підрозділу станом на 01 грудня звітного року - до 01 грудня звітного року.
10. Приватні архівні установи надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої вони перебувають, щороку такий документ централізованого державного обліку документів НАФ:
паспорт архівної установи станом на 01 грудня звітного року - до 01 грудня звітного року.
11. Централізований державний облік документів НАФ у системі архівних установ України здійснює Укрдержархів шляхом зведення даних паспортів архівних установ, звітів про стан і обсяг документів НАФ та інших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях і внесення змін до Центрального каталогу фондів та документів нефондової організації.
( пункт 11 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
12. Архівні установи, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, приватні архівні установи, власники приватних архівних зібрань ведуть облік унікальних документів НАФ за анотованими переліками унікальних документів НАФ, погодженими Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву.
Вимоги до ведення обліку унікальних документів НАФ визначено Порядком віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, Порядком обліку унікальних документів, які зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 05 жовтня 2015 року № 1897/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07 жовтня 2015 року за № 1212/27657, Методикою віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 16 серпня 2016 року № 2505/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 18 серпня 2016 року за № 1148/29278.
( абзац другий пункту 12 розділу III у редакції наказу Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
13. Централізований облік унікальних документів НАФ веде Укрдержархів і вносить відомості про них до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання.
14. Загальні відомості про обсяг документів НАФ станом на 01 січня щороку оприлюднюються на офіційному вебпорталі Укрдержархіву.
( пункт 4 розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2025 р. № 3682/5 )
| Директор Департаменту взаємодії з органами влади | Н. О. Палій |