Про затвердження Порядку державного обліку документів Національного архівного фонду

Відповідно до частини першої статті 12 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395, та підпункту 25 пункту 4 Положення про Державну архівну службу України , затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407,

1. Затвердити Порядок державного обліку документів Національного архівного фонду, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 11 червня 2002 року № 43 "Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 червня 2002 року за № 533/6821 (із змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Палій Н.О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1. Цей Порядок визначає організацію державного обліку документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) з метою здійснення контролю за наявністю документів НАФ, їх станом, місцем, умовами зберігання та надання інформації щодо їх обсягу, складу, змісту та місцезнаходження.

2. Документи НАФ підлягають обов’язковому державному обліку незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу.

3. Державний облік документів НАФ здійснюють:

Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів);

центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад (далі - архівна установа);

Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України;

архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек;

архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності;

архівні установи, засновані фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архівні установи).

4. Державний облік документів НАФ ведеться обов’язково у паперовому вигляді.

5. Для документів НАФ з паперовими носіями інформації основними обліковими одиницями є архівний фонд, одиниця зберігання (справа).

6. Для документів НАФ з іншими видами носіїв інформації (кіно-, відео, фото-, фонодокументів та електронних документів) основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку.

7. Науково-технічні документи НАФ обліковують за фондами, групами, комплексами та одиницями зберігання (справами).

8. Унікальні документи НАФ підлягають окремому державному обліку у порядку, встановленому чинним законодавством України, відомості про них вносяться до Державного реєстру національного культурного надбання. Для унікальних документів НАФ обліковою одиницею є документ.

9. Державний облік документів НАФ здійснюється шляхом ведення основних та допоміжних облікових документів.

1. Основними принципами державного обліку документів НАФ є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

2. Централізація забезпечується зосередженням в Укрдержархіві, архівних установах та Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського відомостей про кількість та склад архівних фондів, одиниць зберігання, одиниць обліку.

3. Уніфікація досягається єдиним методичним керівництвом, що забезпечує наступність обліку на всіх етапах роботи з документами - у діловодстві, в архівному підрозділі, в архівній установі, Інституті архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, - через регламентацію системи основних облікових документів та вимог до їх ведення.

4. Динамічність забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін до основних облікових документів або складанням нових облікових документів та щорічним поданням документів для централізованого державного обліку документів НАФ.

5. Достовірність і повнота гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання вимог ведення основних облікових документів та відображення в них фактичної кількості, складу та стану документів НАФ.

1. Архівні установи, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, приватні архівні установи зобов'язані шляхом надсилання документів для централізованого державного обліку документів НАФ у визначені строки інформувати про наявність і стан документів НАФ, поточні зміни в їх складі та обсязі. Суб’єкти інформування визначені у пунктах 3 - 10 цього розділу.

2. Документами для централізованого державного обліку документів НАФ є:

паспорт архівної установи (архівного підрозділу) станом на 01 січня наступного за звітним року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня наступного за звітним року;

картка фонду;

картка документів нефондової організації;

звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях станом на 1 січня наступного за звітним року;

звіт про стан і обсяг архівних документів, що зберігаються в приватних архівних установах, та проведення перевірянь їх роботи станом на 01 січня наступного за звітним року;

анотований перелік унікальних документів НАФ.

3. Центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя щороку надсилають до Укрдержархіву такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівної установи станом на 1 січня наступного за звітним року - до 05 січня наступного за звітним року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 1 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 1 березня наступного за звітним року;

звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, станом на 1 січня наступного за звітним року - до 5 січня наступного за звітним року;

звіт про стан і обсяг архівних документів, що зберігаються в приватних архівних установах, та проведення перевірянь їх роботи станом на 1 січня наступного за звітним року - до 5 січня наступного за звітним року.

4. Галузеві державні архіви щороку надсилають до Укрдержархіву такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівної установи станом на 1 січня наступного за звітним року - до 5 січня наступного за звітним року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 1 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 1 березня наступного за звітним року;

звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, станом на 1 січня наступного за звітним року - до 5 січня наступного за звітним року.

5. Архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад надсилають щороку до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівної установи станом на 1 січня наступного за звітним року - до 10 грудня звітного року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 1 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 1 березня наступного за звітним року;

звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, станом на 1 січня наступного за звітним року - до 10 грудня звітного року.

6. Архівні підрозділи державних наукових установ (крім державних наукових установ Національної академії наук України), музеїв та бібліотек щороку надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої перебувають такі заклади, такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівного підрозділу станом на 1 грудня звітного року - до 10 грудня звітного року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 1 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 1 березня наступного за звітним року.

7. Архівні підрозділи державних наукових установ Національної академії наук України, які зберігають документи НАФ, щороку надсилають до Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівного підрозділу станом на 1 грудня звітного року - до 10 грудня звітного року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 1 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 05 січня наступного за звітним року.

8. Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського щороку надсилає до Укрдержархіву такі документи для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівної установи станом на 1 січня наступного за звітним року - до 5 січня наступного за звітним року;

відомості про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 1 січня наступного за звітним року, картки фондів, картки документів нефондової організації - до 1 березня наступного за звітним року;

звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, станом на 1 січня наступного за звітним року - до 5 січня наступного за звітним року.

9. Архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої вони перебувають, щороку такий документ для централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівного підрозділу станом на 1 грудня звітного року - до 1 грудня звітного року.

10. Приватні архівні установи надсилають до архівної установи, у зоні комплектування якої вони перебувають, щороку такий документ централізованого державного обліку документів НАФ:

паспорт архівної установи станом на 1 грудня звітного року - до 1 грудня звітного року.

11. Централізований державний облік документів НАФ у системі архівних установ України здійснює Укрдержархів шляхом зведення даних паспортів архівних установ, звітів про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, звітів про стан і обсяг архівних документів, що зберігаються в приватних архівних установах, проведення перевірянь їх роботи і внесення змін до Центрального каталогу фондів та документів нефондової організації.

12. Архівні установи, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського, архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, приватні архівні установи, власники приватних архівних зібрань ведуть облік унікальних документів НАФ за анотованими переліками унікальних документів НАФ, погодженими Центральною експертно-перевірною комісією Укрдержархіву.

Вимоги до ведення обліку унікальних документів НАФ визначено Порядком віднесення документів НАФ до унікальних, їх обліку та зберігання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" та Порядком обліку унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноважених ними осіб, що перебувають у зонах комплектування архівних установ , затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 16 серпня 2010 року № 124, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 8 вересня 2010 за № 789/18084.

13. Централізований облік унікальних документів НАФ веде Укрдержархів і вносить відомості про них до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання.

14. Загальні відомості про обсяг документів НАФ станом на 01 січня щороку оприлюднюються на офіційному веб-сайті Укрдержархіву.