Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 16 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004,

1. Затвердити Перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.

1.1. Цей Перелік розроблено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004.

1.2. Під час розроблення цього Переліку було використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

1.3. До цього Переліку включено види документів, що можуть бути використані для підтвердження законних прав та інтересів громадян.

1.4. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами, підприємствами, організаціями, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду (далі - організації) при визначенні строків зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв’язку з ліквідацією організації.

1.5. Цей Перелік має на меті забезпечення збереженості документів для їх подальшого використання при виконанні запитів соціально-правового характеру відповідно до вимог чинного законодавства.

1.6. Цей Перелік використовується при відборі документів та підготовці описів справ, що підлягають передаванню до архівних установ у зв’язку з ліквідацією організації.

2.1. Документи в цьому Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). В цьому Переліку наведено узагальнені назви видів документів, до яких віднесено документи з кадрових питань (особового складу), у тому числі пов’язані із нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам, а також деякі види організаційно-розпорядчих документів, що містять інформацію про організацію, яка ліквідована, та з питань акціонування (графа 2). При об’єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви основних видів документів, включених до статті.

2.2. Строки зберігання документів, зазначених у цьому Переліку (графа 3), не суперечать строкам зберігання, що визначені Переліком типових документів.

За Переліком типових документів деяким видам документів встановлено строк зберігання "До ліквідації організації" (це означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються до архівних установ).

У цьому Переліку для полегшення проведення повторної експертизи цінності документів ліквідованих організацій включено види документів, що використовуються архівними установами під час виконання запитів соціально-правового характеру відповідно до вимог чинного законодавства і яким визначено строк зберігання 75 років.

2.3. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, починається з 1 січня 2013 року.

2.4. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 4), коментують і уточнюють строки зберігання документів.

2.5. Експертиза цінності документів в організаціях та порядок передавання документів у випадку їх ліквідації здійснюються згідно з чинним законодавством.

За результатами експертизи цінності для подальшого зберігання відбираються окремі види документів, зазначені в цьому Переліку, і передаються в упорядкованому стані за описами справ органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, міст Києва, Севастополя.

Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, вказані документи передаються до архівних установ сільської, селищної, міської ради, що здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду; архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (у разі наявності їх на відповідній території (району, міста) та якщо зазначені документи не належать державі та територіальним громадам).

2.6. Внесення документів до описів справ у разі ліквідації організацій визначається експертно-перевірними комісіями та експертними комісіями державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

2.7. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Державна архівна служба України та уповноважені нею державні архівні установи та архівні відділи міських рад.