Про затвердження Порядку оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

Відповідно до Закону України "Про державну службу", постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 28 липня 2017 року № 669), з метою встановлення єдиних вимог щодо порядку направлення у службові відрядження державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України та оформлення документів про службові відрядження в межах України та за кордон

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, що додається.

2. Директору Департаменту організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держспецзв'язку.

 

 

1. Цей Порядок визначає організаційні заходи щодо направлення у службові відрядження державних службовців і працівників Держспецзв'язку (далі - співробітники).

2. Службовим відрядженням вважається поїздка співробітника(ів) за рішенням Голови Держспецзв'язку, начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв'язку, територіального підрозділу, Головного управління урядового фельд'єгерського зв'язку (далі - ГУУФЗ) та підрозділу урядового фельд'єгерського зв'язку (далі - підрозділ УФЗ), закладу, установи, організації Держспецзв'язку (далі - орган Держспецзв'язку) самостійно або у складі комісії (групи) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового доручення поза межами постійного місця служби/роботи.

3. Строк службового відрядження працівника визначає Голова Держспецзв'язку (начальник органу Держспецзв'язку). Строк службового відрядження не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.

Строк службового відрядження працівника, пов'язаного із забезпеченням діяльності Держспецзв'язку та/або державних органів в особливому режимі в умовах воєнного стану, не може перевищувати 180 календарних днів.

Строк службового відрядження державного службовця визначає Голова Держспецзв'язку (начальник органу Держспецзв'язку). Протягом одного календарного року строк службового відрядження не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством. Направлення державного службовця у службове відрядження на більш тривалий строк можливе за його письмовою згодою.

4. На працівника, який перебуває у службовому відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу Держспецзв'язку чи державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) він направлений у службове відрядження.

Для державного службовця, який направляється у службове відрядження, його режим роботи та завдання до виконання визначає Голова Держспецзв'язку (начальник органу Держспецзв'язку).

5. Співробітнику, спеціально відрядженому у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідний або святковий чи неробочий день, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо співробітник вибуває у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідний або святковий чи неробочий день, йому надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення співробітника зі службового відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день, йому може за погодженням з безпосереднім начальником надаватися інший день для відпочинку.

6. За співробітником, направленим у службове відрядження, зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі.

Працівнику, направленому в службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Розмір такої оплати праці не може бути нижче ніж середній заробіток.

Державному службовцю, направленому в службове відрядження, заробітна плата за весь період відрядження виплачується відповідно до Закону України "Про державну службу".

7. Організація службових відряджень Голови Держспецзв'язку та його заступників (далі - керівництво Держспецзв'язку), підготовка звітних матеріалів покладаються відповідно до компетенції на:

Департамент організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ДОЗ) і Департамент кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ДКП) - щодо службових відряджень у межах України;

Департамент європейської інтеграції та міжнародного співробітництва Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ДМС) і ДКП - щодо службових відряджень за кордон.

8. Голова Держспецзв'язку (начальник органу Держспецзв'язку) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, виданих на службове відрядження, а саме витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг щодо здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби), про що зазначається в наказі про відрядження.

9. З метою ефективного, раціонального та обґрунтованого здійснення видатків на службові відрядження співробітників в Адміністрації Держспецзв'язку (органі Держспецзв'язку) на рік розробляється план вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв'язку у службові відрядження (далі - план відряджень Адміністрації Держспецзв'язку) (план вибуття особового складу органу Держспецзв'язку у службові відрядження на рік (далі - план відряджень органу Держспецзв'язку)).

Відповідні плани готуються в порядку, визначеному у розділі IV Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 02 лютого 2016 року № 88, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 березня 2016 року за № 400/28530 (зі змінами) (далі - Інструкція № 88), та за формою згідно з додатком 1 або 2 до Інструкції № 88.

10. Членам офіційних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем'єр-міністром України під час здійснення офіційних і робочих візитів за кордон та робочих поїздок у межах України та передових груп, що забезпечують підготовку таких візитів та які їх супроводжують, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на обслуговування в залах офіційних делегацій в аеропортах.

1. Направлення співробітника(ів) у службові відрядження здійснюється:

в Адміністрації Держспецзв'язку - відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку;

в органі Держспецзв'язку - відповідно до затвердженого плану відряджень органу Держспецзв'язку.

Службове відрядження Голови Держспецзв'язку здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України" після прийняття рішення Першим віце-прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністром України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом повноважень на здійснення відрядження в межах України, отримання якого організовує ДОЗ або ДКП.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), співробітника(ів) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) запропоновано направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 20 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім'я керівництва Держспецзв'язку, яке відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв'язку), мотивований рапорт (службову записку), а також на затвердження кошторис витрат на службове відрядження (додаток 8 до Інструкції № 88).

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв'язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и)) (далі - пункт призначення);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

ранг (для державних службовців), прізвище, ініціали та посада співробітника(ів), якого (яких) пропонується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

абзац дванадцятий пункту 2 розділу ІІ виключено

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації у разі роботи у вихідний або святковий чи неробочий день;

підстави для направлення співробітника у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідні або святкові чи неробочі дні (за наявності);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв'язку, яке відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв'язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

Співробітник(и), який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження.

3. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (планом відряджень органу Держспецзв'язку), у рапорті (службовій записці) на ім'я керівництва Держспецзв'язку, яке відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв'язку), крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити співробітника(ів) у службове відрядження).

Рапорт (службову записку) та кошторис витрат на службове відрядження перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв'язку, яке відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв'язку), попередньо погоджують:

в Адміністрації Держспецзв'язку - із Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ФЕД);

в органі Держспецзв'язку - із фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження та схвалення (затвердження) для державного службовця завдання до виконання у період службового відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв'язку - до ДКП;

в органі Держспецзв'язку - до підрозділу кадрової роботи, а в разі його відсутності - до посадової особи відповідного органу Держспецзв'язку, на яку наказом органу Держспецзв'язку покладено виконання обов'язків з питань кадрової роботи (далі - підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку).

Оригінал затвердженого керівництвом Держспецзв'язку (керівником органу Держспецзв'язку) кошторису витрат на службове відрядження не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надається до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службову записку):

в Адміністрації Держспецзв'язку - надсилають до ДОЗ (копію) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку;

в органі Держспецзв'язку - доводять до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв'язку, для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проект наказу про відрядження співробітника(ів) Держспецзв'язку.

6. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження оформлюється:

в Адміністрації Держспецзв'язку - наказом Адміністрації Держспецзв'язку про відрядження;

в органі Держспецзв'язку - наказом органу Держспецзв'язку про відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв'язку про направлення у службове відрядження начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв'язку, територіального підрозділу, ГУУФЗ, закладу, установи або організації Держспецзв'язку здійснюється після погодження з Головою Держспецзв'язку відповідного службового відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв'язку про направлення у службове відрядження начальника підрозділу УФЗ здійснюється після погодження з начальником ГУУФЗ відповідного службового відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв'язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інформація щодо необхідності використання службового автомобіля та особи, яка буде керувати ним (за потреби);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації у разі роботи у вихідний або святковий чи неробочий день.

8. На підставі наказу про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження (додаток 3 до Інструкції № 88), який підписують:

в Адміністрації Держспецзв'язку - директор ДКП або його заступник;

в органі Держспецзв'язку - начальник органу Держспецзв'язку або його заступник.

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

Абзац п'ятий пункту 8 розділу ІІ виключено

9. Відповідальна особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) за зверненням співробітника, який прибув у службове відрядження, робить у посвідченні про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, що засвідчуються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

10. У разі термінового направлення співробітника(ів) у службове відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), співробітника(ів) якого запропоновано направити у службове відрядження, готує відповідний рапорт (службову записку) і проект наказу про відрядження, погодження яких із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється способом опитування з використанням технічних засобів електронних комунікацій.

Зазначені документи оформлюють у перший робочий день.

З метою забезпечення співробітника(ів) посвідченням про відрядження відповідальна особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) передає частково оформлені бланки посвідчень про відрядження в законвертованому вигляді черговому Адміністрації Держспецзв'язку (черговому підрозділу Держспецзв'язку).

Черговий Адміністрації Держспецзв'язку (черговий підрозділу Держспецзв'язку), отримавши команду, у тому числі з використанням технічних засобів електронних комунікацій, на вибуття співробітника(ів) у службове відрядження (в Адміністрації Держспецзв'язку - від Голови Держспецзв'язку, його заступників або за вказівкою начальника Управління охорони Держспецзв'язку (особи, яка його заміщує), в органі Держспецзв'язку - від начальника органу або його заступників) та перевіривши службове посвідчення співробітника(ів), який (які) вибуває(ють) у службове відрядження, відкриває конверт, що зберігається у сховищі чергового, та заповнює бланк посвідчення про відрядження згідно зі зразком у конверті.

Заповнений бланк посвідчення про відрядження видається співробітнику, отримання якого він засвідчує своїм підписом у відомості, яка також зберігається в конверті.

Під час здавання чергування черговий Адміністрації Держспецзв'язку (черговий підрозділу органу Держспецзв'язку) вносить відповідний запис про кількість виданих посвідчень про відрядження до книги прийняття та здавання чергування.

У перший робочий день черговий Адміністрації Держспецзв'язку (черговий підрозділу органу Держспецзв'язку) інформує директора ДКП (керівника підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) про використання відповідних бланків та передає відомість їх видачі.

11. Зміна строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні (відкликання зі службового відрядження, завершення службового відрядження раніше встановленого строку, продовження строку перебування у службовому відрядженні) оформлюється шляхом внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

Відкликання співробітника(ів) зі службового відрядження здійснюється на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження. Підставою для видання такого наказу є рапорт (службова записка) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), підготовлений та поданий Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж за три робочі дні до уточненої дати прибуття зі службового відрядження, для отримання дозволу на такі дії.

На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо відкликання співробітника(ів) зі службового відрядження з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше нової дати прибуття співробітника(ів) зі службового відрядження готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Якщо виникає необхідність завершити службове відрядження раніше встановленого строку, співробітник з використанням технічних засобів електронних комунікацій доповідає про це керівнику структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) готує та подає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) в одноденний строк рапорт (службову записку) щодо внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження у зв'язку з необхідністю дострокового завершення службового відрядження підлеглим(и) співробітником(ами). Отримавши дозвіл Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) щодо завершення службового відрядження раніше встановленого строку, керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) в установленому порядку передає в одноденний строк рапорт (службову записку) до ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку). На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо завершення службового відрядження раніше встановленого строку з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Наказ Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін з новою датою прибуття співробітника(ів) зі службового відрядження надсилається в установленому порядку до керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) доводить до відома підлеглого(их) співробітника(ів) з використанням технічних засобів електронних комунікацій інформацію щодо нової дати прибуття співробітника(ів) зі службового відрядження.

У разі потреби продовження строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні (на строк, що в загальному не перевищує строку, визначеного в пункті 3 розділу I цього Порядку) для виконання покладених на нього (них) завдань без повернення до постійного місця служби/роботи керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж за два дні до дня завершення службового відрядження подає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) для отримання дозволу мотивований рапорт (службову записку) з відповідним обґрунтуванням й визначенням джерел фінансування для забезпечення продовження цього службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), за рахунок якого (яких) пропонується його продовжити), який (яка) попередньо погоджується із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку), та на затвердження Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) уточнений кошторис витрат на службове відрядження. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо продовження строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше наступного дня після дня завершення службового відрядження, яке потрібно продовжити, готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Якщо співробітник, який перебуває у службовому відрядженні, не може повернутися зі службового відрядження в установлений строк у зв'язку з вимушеною затримкою у дорозі з незалежних від нього причин, він доповідає про це керівнику структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), який в свою чергу негайно доповідає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку). Після прибуття відрядженого(их) співробітника(ів) до постійного місця служби/роботи керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) не пізніше наступного робочого дня подає на ім'я Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) мотивований рапорт (службову записку) щодо збільшення строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні через вимушену затримку у дорозі з незалежних від нього (них) причин або з інших обставин. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з дозволом на внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) зобов'язаний довести до відома відрядженого(их) співробітника(ів) інформацію з використанням технічних засобів електронних комунікацій щодо продовження службового відрядження.

ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв'язку) на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про продовження службового відрядження та уточненого кошторису витрат на службове відрядження перераховує на поточний рахунок співробітника відповідну суму коштів.

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про скасування наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), який (яка) подається на доповідь не пізніше ніж за два дні до запланованого вибуття співробітника(ів) у службове відрядження, а якщо співробітник(и) вибуває(ють) у службове відрядження у понеділок, то мотивований рапорт (службова записка) подається на доповідь не пізніше ніж у п'ятницю, що передує понеділку. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж у день запланованого вибуття співробітника(ів) у службове відрядження готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про скасування наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження.

1. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 "Про ефективне використання державних коштів" щодо отримання дозволу Міністра Кабінету Міністрів України або його заступників на здійснення службового відрядження та на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження.

Рішення про здійснення службового відрядження Голови Держспецзв'язку відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" приймає Прем'єр-міністр України, а щодо його заступників - Перший віце-прем'єр-міністр України (у разі його відсутності - віце-прем'єр-міністр України згідно з розподілом повноважень), отримання якого організовує ДМС.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), співробітника(ів) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) планується направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім'я Голови Держспецзв'язку попередньо погоджений із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, мотивований рапорт (службову записку), а також на затвердження кошторис витрат на службове відрядження за кордон (додаток 5 до Інструкції № 88), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, до мотивованого рапорту (службової записки) додаються проекти директив, вказівок або технічного завдання, а також інші супровідні матеріали, що готуються відповідно до Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, які попередньо погоджуються з ДМС і заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу обов'язків спрямовує і координує діяльність підрозділу.

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

результати, що очікуються від службового відрядження;

ранг (для державних службовців), прізвище(а), ініціали та посада(и) співробітника(ів), якого (яких) планується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

пропозиції щодо виду транспорту, маршруту слідування та необхідності здійснення пересадки на інший транспортний засіб на території України та/або інших іноземних держав при виїзді у службове відрядження та поверненні з нього;

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

потреба в коштах на службове відрядження та інші фінансові умови (за наявності), джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації за роботу у вихідний або святковий чи неробочий день;

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв'язку, яке відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв'язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

Співробітник(и), який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження за кордон та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження за кордон.

3. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (планом відряджень органу Держспецзв'язку), у мотивованому рапорті (службовій записці) на ім'я Голови Держспецзв'язку, крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити співробітника(ів) у службове відрядження).

Перед поданням на доповідь Голові Держспецзв'язку мотивований рапорт (службову записку) попередньо погоджують із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу обов'язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та ФЕД.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження та схвалення (затвердження) для державного службовця завдання до виконання у період службового відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв'язку - до ДКП;

в органі Держспецзв'язку - до підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку.

Оригінал затвердженого Головою Держспецзв'язку кошторису витрат на службове відрядження за кордон не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надається до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку).