Про затвердження Порядку оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

Відповідно до Закону України "Про державну службу", постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 28 липня 2017 року № 669), з метою встановлення єдиних вимог щодо порядку направлення у службові відрядження державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України та оформлення документів про службові відрядження в межах України та за кордон НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що додається.

2. Директору Департаменту організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держспецзв’язку.

1. Цей Порядок визначає організаційні заходи щодо направлення у службові відрядження державних службовців і працівників Держспецзв’язку (далі - співробітники).

2. Службовим відрядженням вважається поїздка співробітника(ів) за рішенням Голови Держспецзв’язку, начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - ГУУФЗ) та підрозділу урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - підрозділ УФЗ), закладу, установи, організації Держспецзв’язку (далі - орган Держспецзв’язку) самостійно або у складі комісії (групи) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового доручення поза межами постійного місця служби/роботи.

3. Строк службового відрядження працівника визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку). Строк службового відрядження не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.

Строк службового відрядження працівника, пов’язаного із забезпеченням діяльності Держспецзв’язку та/або державних органів в особливому режимі в умовах воєнного стану, не може перевищувати 180 календарних днів.

Строк службового відрядження державного службовця визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку). Протягом одного календарного року строк службового відрядження не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством. Направлення державного службовця у службове відрядження на більш тривалий строк можливе за його письмовою згодою.

4. На працівника, який перебуває у службовому відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу Держспецзв’язку чи державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) він направлений у службове відрядження.

Для державного службовця, який направляється у службове відрядження, його режим роботи та завдання до виконання визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку).

5. Співробітнику, спеціально відрядженому у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідний або святковий чи неробочий день, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо співробітник вибуває у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідний або святковий чи неробочий день, йому надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення співробітника зі службового відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день, йому може за погодженням з безпосереднім начальником надаватися інший день для відпочинку.

6. За співробітником, направленим у службове відрядження, зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі.

Працівнику, направленому в службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Розмір такої оплати праці не може бути нижче ніж середній заробіток.

Державному службовцю, направленому в службове відрядження, заробітна плата за весь період відрядження виплачується відповідно до Закону України "Про державну службу".

7. Організація службових відряджень Голови Держспецзв’язку та його заступників (далі - керівництво Держспецзв’язку), підготовка звітних матеріалів покладаються відповідно до компетенції на:

Департамент організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДОЗ) і Департамент кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДКП) - щодо службових відряджень у межах України;

Департамент європейської інтеграції та міжнародного співробітництва Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДМС) і ДКП - щодо службових відряджень за кордон.

8. Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на службове відрядження, а саме витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг щодо здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби), про що зазначається в наказі про відрядження.

9. З метою ефективного, раціонального та обґрунтованого здійснення видатків на службові відрядження співробітників в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку) на рік розробляється план вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження (далі - план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку) (план вибуття особового складу органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (далі - план відряджень органу Держспецзв’язку)).

Відповідні плани готуються в порядку, визначеному у розділі IV Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 02 лютого 2016 року № 88, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 березня 2016 року за № 400/28530 (зі змінами) (далі - Інструкція № 88), та за формою згідно з додатком 1 або 2 до Інструкції № 88.

10. Членам офіційних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України під час здійснення офіційних і робочих візитів за кордон та робочих поїздок у межах України та передових груп, що забезпечують підготовку таких візитів та які їх супроводжують, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на обслуговування в залах офіційних делегацій в аеропортах.

1. Направлення співробітника(ів) у службові відрядження здійснюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану відряджень органу Держспецзв’язку.

Службове відрядження Голови Держспецзв’язку здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України" після прийняття рішення Віце-прем’єр-міністром України - Міністром цифрової трансформації України на здійснення відрядження в межах України, отримання якого організовує ДОЗ або ДКП.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітника(ів) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) запропоновано направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 20 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я керівництва Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв’язку), мотивований рапорт (службову записку), а також на затвердження кошторис витрат на службове відрядження ( додаток 8 до Інструкції № 88).

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и)) (далі - пункт призначення);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

ранг (для державних службовців), прізвище, ініціали та посада співробітника(ів), якого (яких) пропонується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держ-спецзв’язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації у разі роботи у вихідний або святковий чи неробочий день;

підстави для направлення співробітника у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідні або святкові чи неробочі дні (за наявності);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв’язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Співробітник(и), який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження.

3. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у рапорті (службовій записці) на ім’я керівництва Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв’язку), крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити співробітника(ів) у службове відрядження).

Рапорт (службову записку) та кошторис витрат на службове відрядження перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв’язку), попередньо погоджують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - із Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ФЕД);

в органі Держспецзв’язку - із фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження та схвалення (затвердження) для державного службовця завдання до виконання у період службового відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи, а в разі його відсутності - до посадової особи відповідного органу Держспецзв’язку, на яку наказом органу Держспецзв’язку покладено виконання обов’язків з питань кадрової роботи (далі - підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку).

Оригінал затвердженого керівництвом Держспецзв’язку (керівником органу Держспецзв’язку) кошторису витрат на службове відрядження надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службову записку):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилають до ДОЗ (копію) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводять до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку, для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження співробітника(ів) Держспецзв’язку.

6. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження оформлюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, ГУУФЗ, закладу, установи або організації Держспецзв’язку здійснюється після погодження з Головою Держспецзв’язку відповідного службового відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника підрозділу УФЗ здійснюється після погодження з начальником ГУУФЗ відповідного службового відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інформація щодо необхідності використання службового автомобіля та особи, яка буде керувати ним (за потреби);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації у разі роботи у вихідний або святковий чи неробочий день.

8. На підставі наказу про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження ( додаток 3 до Інструкції № 88), який підписують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - директор ДКП або його заступник;

в органі Держспецзв’язку - начальник органу Держспецзв’язку або його заступник.

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

9. Відповідальна особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) за зверненням співробітника, який прибув у службове відрядження, робить у посвідченні про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, що засвідчуються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

10. У разі термінового направлення співробітника(ів) у службове відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітника(ів) якого запропоновано направити у службове відрядження, готує відповідний рапорт (службову записку) і проект наказу про відрядження, погодження яких із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється способом опитування з використанням засобів електронних комунікацій.

Зазначені документи оформлюють у перший робочий день.

З метою забезпечення співробітника(ів) посвідченням про відрядження відповідальна за облік посвідчень про відрядження особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) передає частково оформлені бланки посвідчень про відрядження в законвертованому вигляді черговому Адміністрації Держспецзв’язку (черговому підрозділу Держспецзв’язку).

Черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу Держспецзв’язку), отримавши команду, у тому числі з використанням засобів електронних комунікацій, на вибуття співробітника(ів) у службове відрядження (в Адміністрації Держспецзв’язку - від Голови Держспецзв’язку, його заступників або за вказівкою начальника Управління охорони Держспецзв’язку (особи, яка його заміщує), в органі Держспецзв’язку - від начальника органу або його заступників) та перевіривши службове посвідчення співробітника(ів), який (які) вибуває(ють) у службове відрядження, відкриває конверт, що зберігається у сховищі чергового, та заповнює бланк посвідчення про відрядження згідно зі зразком у конверті.

Заповнений бланк посвідчення про відрядження видається співробітнику, отримання якого він засвідчує своїм підписом у відомості, яка також зберігається в конверті.

Під час здавання чергування черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) вносить відповідний запис про кількість виданих посвідчень про відрядження до книги прийняття та здавання чергування.

У перший робочий день черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) інформує директора ДКП (керівника підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) про використання відповідних бланків та передає відомість їх видачі.

11. Відкликання співробітника(ів) зі службового відрядження, зміна строків перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні оформлюються внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

1. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 "Про ефективне використання державних коштів" щодо отримання дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження та на підставі наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

Рішення про здійснення службового відрядження Голови Держспецзв’язку або його заступників відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" приймає Перший віце-прем’єр-міністр України, а у разі його відсутності - віце-прем’єр-міністр України згідно з розподілом повноважень, отримання якого організовує ДМС.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітника(ів) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) планується направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку попередньо погоджений із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, мотивований рапорт (службову записку), а також на затвердження кошторис витрат на службове відрядження за кордон ( додаток 5 до Інструкції № 88), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, до мотивованого рапорту (службової записки) додаються проекти директив, вказівок або технічного завдання, а також інші супровідні матеріали, що готуються відповідно до Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, які попередньо погоджуються з ДМС і заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує і координує діяльність підрозділу.

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

результати, що очікуються від службового відрядження;

ранг (для державних службовців), прізвище(а), ініціали та посада(и) співробітника(ів), якого (яких) планується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

потреба в коштах на службове відрядження та інші фінансові умови (за наявності), джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації за роботу у вихідний або святковий чи неробочий день;

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв’язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Співробітник(и), який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження за кордон та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження за кордон.

3. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у мотивованому рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку, крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити співробітника(ів) у службове відрядження).

Перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку) попередньо погоджують із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та ФЕД.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження та схвалення (затвердження) для державного службовця завдання до виконання у період службового відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку.

Оригінал затвердженого Головою Держспецзв’язку кошторису витрат на службове відрядження за кордон надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що не передбачає здійснення міжнародного співробітництва та взаємодію з іноземною стороною, отримання дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження організовує керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітник(и) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) направляється(ються) у службове відрядження.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, копії рапорту (службової записки) та кошторису витрат на службове відрядження за кордон й оригінал проекту директиви, вказівки або технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до запланованого початку службового відрядження до ДМС, який організовує погодження проекту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС та отримання дозволу, передбаченого абзацом першим пункту 1 цього розділу, на здійснення службового відрядження.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження поза планом мотивований рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилається до ДОЗ (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку, для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження, з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, та отриманого дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження співробітника(ів) Держспецзв’язку.

6. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження оформлюють:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) відряджається(ються) співробітник(и);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

вид транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

інформація щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації за роботу у вихідний або святковий чи неробочий день.

8. Порядок направлення співробітника(ів) у довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до законодавства.

9. У разі направлення у службове відрядження співробітника(ів) на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням Голови Держспецзв’язку ДМС:

вживає заходів щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

надає консультативно-дорадчу допомогу для оформлення візи для виїзду до країни призначення.

Оформлення співробітником дозволу на в’їзд (візи) до країни призначення здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України, та в терміни, які забезпечать його вчасне вибуття у службове відрядження.

Оформлення дипломатичних паспортів та віз співробітникам ГУУФЗ, які здійснюють доставку дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції, проводиться у порядку, передбаченому законодавством України.

10. Співробітник, якому надано допуск і доступ до державної таємниці та який направляється у службове відрядження за кордон, зобов’язаний вжити необхідних заходів відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

1. Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку), направляючи співробітника у службове відрядження, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається співробітник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

2. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

3. Витрати на службове відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

4. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв’язку) забезпечує авансом співробітника, який направляється у службове відрядження:

у межах України - на підставі наказу про відрядження і талона посвідчення про відрядження;

за кордон - на підставі наказу про відрядження.

5. Аванс перераховується на поточний рахунок співробітника(ів), операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підрозділу, що направляє співробітника(ів) у службове відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

6. Якщо співробітник отримав аванс на службове відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня видання наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження повернути зазначені кошти в установленому законодавством порядку на відповідний рахунок Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).