Про затвердження Порядку оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

7. Витрати на службове відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, у тому числі на чартерні рейси, рахунків, отриманих із готелю (мотелю) або від іншої особи, яка надає послуги з розміщення та проживання відрядженого, у тому числі бронювання місць у готелі (мотелі), страхових полісів тощо.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку зі службовим відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат у зв’язку з таким службовим відрядженням, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави, а також надається переклад державною мовою документів, складених іноземною мовою.

8. Співробітнику(ам) відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з:

перерахуванням авансу на поточний рахунок співробітника(ів);

поверненням коштів з рахунку співробітника(ів) на відповідний рахунок органу Держспецзв’язку;

переказом грошових коштів електронними засобами - у безготівковій формі;

проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;

отриманням готівки із застосуванням платіжної картки;

конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження;

отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

9. Витрати у зв’язку з поверненням співробітником, який був направлений у службове відрядження, квитка на транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише з поважних причин (рішення про відміну службового відрядження, відкликання зі службового відрядження тощо) за наявності оригіналу документа, що засвідчує вартість таких витрат.

Якщо дата на проїзному (перевізному) документі не збігається (є пізнішою) з датою прибуття співробітника зі службового відрядження згідно з наказом про відрядження, з письмового дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) береться до уваги затримка в службовому відрядженні на вихідний або святковий чи неробочий день у разі, якщо строк перебування співробітника поза місцем його постійної служби/роботи не перевищує строку службового відрядження, передбаченого постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), і таку затримку було попередньо погоджено з Головою Держспецзв’язку або його заступником, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальником органу Держспецзв’язку).

За ці дні співробітнику не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця службового відрядження до місця постійної служби/роботи).

З дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з причин, що не залежать від співробітника, за наявності оригіналів підтвердних документів.

Рішення про продовження строку службового відрядження співробітника у разі затримки з незалежних від нього причин приймає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) після прибуття направленого у службове відрядження співробітника до місця служби/роботи на підставі мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку, погодженого(ої) із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (органу Держспецзв’язку). Таке рішення оформлюється внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

За час затримки в місці відрядження без поважних причин добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати співробітнику не відшкодовуються.

10. У разі використання електронного проїзного (перевізного) документа підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

копія частини електронного проїзного (перевізного) документа з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);

оригінали відривних частин посадкових талонів пасажира;

роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий після онлайн-реєстрації на рейс.

У разі втрати, знищення або псування посадкового талона пасажира відрядженому співробітнику з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може бути відшкодовано витрати на придбання електронного проїзного (перевізного) документа за умови надання оригіналу довідки перевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного проїзного (перевізного) документа, придбаного для окремого пасажира, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.

Відшкодування витрат, пов’язаних із отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення співробітника за визначеним в електронному проїзному (перевізному) документі маршрутом і датою, не здійснюється.

Якщо електронний проїзний (перевізний) документ (оформлений на паперовому носії) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про його повернення, складений(а) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються прізвище та ініціали співробітника, що був направлений у службове відрядження, вартість поїздки/перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного електронного проїзного (перевізного) документа, а також копія електронного проїзного (перевізного) документа, завірена головним бухгалтером компанії-продавця чи уповноваженою на це особою.

У разі здійснення онлайн-замовлення проїзних (перевізних) документів на пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного (перевізного) документа є його роздруківка на паперовому носії.

У разі повернення електронного проїзного (перевізного) документа на пасажирські перевезення до звіту додають документи про повернення або лист (акт, довідку) про його повернення, складений(у) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

11. Витрати на проїзд співробітника у м’якому вагоні нічного потяга, вагоні 1 класу денного швидкісного потяга, суднами морського й річкового транспорту, повітряного транспорту за квитками 1 класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

12. Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується(ються) співробітник(и), відшкодовуються з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

13. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу та відповідно до затвердженого Головою Держспецзв’язку (начальником органу Держспецзв’язку) маршруту. У дорожньому листі автомобіля вказуються маршрут руху (звідки/куди) і транзитні пункти, відстань у кілометрах, заплановані витрати пального на весь маршрут, список співробітників, які планують пересуватися автомобілем, із визначенням водія та старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

14. Фактичний час перебування співробітника у службовому відрядженні за кордоном визначається відповідно до наказу про відрядження, а також за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування співробітника у відрядженні (відповідні первинні документи та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне його перебування у відрядженні (відмітки прикордонної служби про перетин кордону, проїзні (перевізні) документи, рахунки на проживання з датами відправлення до місця службового відрядження та прибуття зі службового відрядження (поза межами України) транспортного засобу тощо)).

У разі відсутності зазначених в абзаці першому цього пункту відповідних підтвердних документів добові витрати відрядженому співробітнику не відшкодовуються.

15. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує співробітника, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад та найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково наданих коштів. Якщо сума компенсації поточних витрат співробітнику, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленій сумі добових витрат, виплата добових витрат співробітнику не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує співробітника, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації витрат на проїзд до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, відшкодування витрат на проїзд та найм житлового приміщення співробітнику не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) витрати на службове відрядження співробітника під час проведення заходу, співробітнику виплачуються добові витрати, сума витрат на найм житлового приміщення та проїзд у службове відрядження відповідно до законодавства.

Суму відшкодування поточних витрат співробітнику, отриману від сторони, яка проводила захід, Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку) направляє на відновлення фактично здійснених Адміністрацією Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку) видатків.

16. Якщо для остаточного розрахунку за службове відрядження за кордон необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

17. Після повернення зі службового відрядження співробітник зобов’язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця служби/роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693.

Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) ( додаток 7 до Інструкції № 88).

Разом зі Звітом подаються належно оформлене посвідчення про відрядження (у разі оформлення) з відбитками печаток (за наявності їх у підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження) про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження, з додаванням перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування співробітника у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв’язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого співробітника та відмітками прикордонної служби про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим співробітником державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву паспортного документа).

1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв’язку (голова комісії, старший групи), співробітник(и) якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п’ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв’язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.

2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

Затверджений Головою Держспецзв’язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку):

до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) - у десятиденний строк після повернення співробітника(ів), якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;

до ДМС (у паперовій та електронній формах) - у п’ятиденний строк після повернення співробітника(ів) для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення співробітника(ів) до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.