Про затвердження Порядку оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що не передбачає здійснення міжнародного співробітництва та взаємодію з іноземною стороною, отримання дозволу Міністра Кабінету Міністрів України або його заступників на здійснення службового відрядження організовує керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), співробітник(и) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку) направляється(ються) у службове відрядження.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, копії рапорту (службової записки) та кошторису витрат на службове відрядження за кордон й оригінал проекту директиви, вказівки або технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до запланованого початку службового відрядження до ДМС, який організовує погодження проекту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС та отримання дозволу, передбаченого абзацом першим пункту 1 цього розділу, на здійснення службового відрядження.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження поза планом мотивований рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв'язку - надсилається до ДОЗ (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку;

в органі Держспецзв'язку - доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв'язку, для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження, з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, та отриманого дозволу Міністра Кабінету Міністрів України або його заступників на здійснення службового відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проект наказу про відрядження співробітника(ів) Держспецзв'язку.

6. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження оформлюють:

в Адміністрації Держспецзв'язку - наказом Адміністрації Держспецзв'язку про відрядження;

в органі Держспецзв'язку - наказом органу Держспецзв'язку про відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) відряджається(ються) співробітник(и);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

вид транспорту та маршрут слідування при виїзді у службове відрядження та/або поверненні з нього (у разі відрядження на службовому автомобілі або наявності пересадок з одного на інший транспортний засіб на території України та/або інших іноземних держав) тощо;

інформація щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, виданих на службове відрядження, у разі їх встановлення Головою Держспецзв'язку (начальником органу Держспецзв'язку) та інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації за роботу у вихідний або святковий чи неробочий день.

Абзац тринадцятий пункту 7 розділу ІІІ виключено

Абзац чотирнадцятий пункту 7 розділу ІІІ виключено

8. Порядок направлення співробітника(ів) у довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до законодавства.

9. У разі направлення у службове відрядження співробітника(ів) на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням Голови Держспецзв'язку ДМС:

вживає заходів щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

надає консультативно-дорадчу допомогу для оформлення візи для виїзду до країни призначення.

Оформлення співробітником дозволу на в'їзд (візи) до країни призначення здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України, та в терміни, які забезпечать його вчасне вибуття у службове відрядження.

Оформлення дипломатичних паспортів та віз співробітникам ГУУФЗ, які здійснюють доставку дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції, проводиться у порядку, передбаченому законодавством України.

10. Співробітник, якому надано допуск і доступ до державної таємниці та який направляється у службове відрядження за кордон, зобов'язаний вжити необхідних заходів відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

11. Зміна строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні (відкликання зі службового відрядження, завершення службового відрядження раніше встановленого строку, продовження строку перебування у службовому відрядженні) оформлюється шляхом внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

Відкликання співробітника(ів) зі службового відрядження здійснюється на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження. Підставою для видання такого наказу є рапорт (службова записка) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), підготовлений та поданий Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж за три робочі дні до уточненої дати прибуття зі службового відрядження, для отримання дозволу на такі дії.

На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо відкликання співробітника(ів) зі службового відрядження з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше нової дати прибуття співробітника(ів) зі службового відрядження готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Якщо виникає необхідність завершити службове відрядження раніше встановленого строку, співробітник з використанням технічних засобів електронних комунікацій доповідає про це керівнику структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) готує та подає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) в одноденний строк рапорт (службову записку) щодо внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження у зв'язку з необхідністю дострокового завершення службового відрядження підлеглим(и) співробітником(ами). Отримавши дозвіл Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) щодо завершення службового відрядження раніше встановленого строку, керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) в установленому порядку передає в одноденний строк рапорт (службову записку) до ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку). На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо завершення службового відрядження раніше встановленого строку з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Наказ Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін з новою датою прибуття співробітника(ів) зі службового відрядження надсилається в установленому порядку до керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку). Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) доводить до відома підлеглого(их) співробітника(ів) з використанням технічних засобів електронних комунікацій інформацію щодо нової дати прибуття співробітника(ів) зі службового відрядження.

У разі потреби продовження строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні (на строк, що в загальному не перевищує строку, визначеного в пункті 3 розділу I цього Порядку) для виконання покладених на нього (них) завдань без повернення до постійного місця служби/роботи керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж за два дні до дня завершення службового відрядження подає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) для отримання дозволу мотивований рапорт (службову записку) з відповідним обґрунтуванням й визначенням джерел фінансування для забезпечення продовження цього службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (плану відряджень органу Держспецзв'язку), за рахунок якого (яких) пропонується його продовжити), який (яка) попередньо погоджується із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку), та на затвердження Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) уточнений кошторис витрат на службове відрядження за кордон. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) щодо продовження строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) на внесення змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше наступного дня після дня завершення службового відрядження, яке потрібно продовжити, готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Якщо співробітник, який перебуває у службовому відрядженні, не може повернутися зі службового відрядження в установлений строк у зв'язку з вимушеною затримкою у дорозі з незалежних від нього причин, він доповідає про це керівнику структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), який в свою чергу негайно доповідає Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку). Після прибуття відрядженого(их) співробітника(ів) до постійного місця служби/роботи керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) не пізніше наступного робочого дня подає на ім'я Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) мотивований рапорт (службову записку) щодо збільшення строку перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні через вимушену затримку у дорозі з незалежних від нього (них) причин або з інших обставин. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з дозволом на внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про внесення змін.

Керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) зобов'язаний довести до відома відрядженого(их) співробітника(ів) інформацію з використанням технічних засобів електронних комунікацій щодо продовження службового відрядження.

ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв'язку) на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про продовження службового відрядження та уточненого кошторису витрат на службове відрядження за кордон перераховує на поточний рахунок співробітника відповідну суму коштів.

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про скасування наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), який (яка) подається на доповідь не пізніше ніж за два дні до запланованого вибуття співробітника(ів) у службове відрядження, а якщо співробітник(и) вибуває(ють) у службове відрядження у понеділок, то мотивований рапорт (службова записка) подається на доповідь не пізніше ніж у п'ятницю, що передує понеділку. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з дозволом Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв'язку) не пізніше ніж у день запланованого вибуття співробітника(ів) у службове відрядження готує та подає на підпис Голові Держспецзв'язку (начальнику органу Держспецзв'язку) проєкт наказу про скасування наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження.

1. Адміністрація Держспецзв'язку (орган Держспецзв'язку), направляючи співробітника у службове відрядження, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається співробітник, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

2. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

Абзац другий пункту 2 розділу ІV виключено

3. Витрати на службове відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

4. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв'язку) забезпечує авансом співробітника, який направляється у службове відрядження:

у межах України - на підставі наказу про відрядження та кошторису витрат на службове відрядження;

за кордон - на підставі наказу про відрядження та кошторису витрат на службове відрядження за кордон.

5. Аванс перераховується на поточний рахунок співробітника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підрозділу, що направляє співробітника(ів) у службове відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Аванс може видаватися готівкою співробітнику, який направляється у службове відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністрами, міністрами та заступниками міністрів, а також у складі передових груп, що забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадових осіб.

6. Якщо співробітник отримав аванс на службове відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня видання наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про скасування службового відрядження повернути зазначені кошти в установленому законодавством порядку на відповідний рахунок Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

7. Витрати на службове відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого співробітника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.

Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі. Електронний документ, візуально поданий у паперовій формі, є підтвердним документом.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку зі службовим відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", Податкового кодексу України та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362).

Якщо під час службового відрядження співробітник застосовував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконану платіжну операцію.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави, а також надається впорядкований автентичний переклад державною мовою документів, складених іноземною мовою.

8. Співробітнику(ам) відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв'язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов'язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов'язані з:

перерахуванням авансу на поточний рахунок співробітника(ів);

поверненням коштів з рахунку співробітника(ів) на відповідний рахунок органу Держспецзв'язку;

переказом грошових коштів електронними засобами - у безготівковій формі;

проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;

отриманням готівки із застосуванням платіжної картки;

конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження;

отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

9. Витрати, пов'язані з поверненням співробітником, який був направлений у службове відрядження, квитка на літак, поїзд або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) за наявності наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про внесення змін у частині відміни службового відрядження або відкликання зі службового відрядження чи дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) у разі затримки у дорозі при поверненні зі службового відрядження та за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

За наявності непередбачуваних обставин (відміна рейсу (поїзду), зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з незалежних від співробітника причин повернути квиток на літак, поїзд або інший транспортний засіб витрати, понесені співробітником на оплату вартості квитка(ів), можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) лише за наявності підтверджених відомостей та підтвердних документів.

За час затримки в місці відрядження без поважних причин добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати співробітнику не відшкодовуються.

10. У разі використання електронного проїзного (перевізного) документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.

У разі втрати, знищення або псування посадкового талона пасажира відрядженому співробітнику з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) може бути відшкодовано витрати на придбання електронного проїзного (перевізного) документа за умови надання довідки перевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного проїзного (перевізного) документа, придбаного для окремого пасажира, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.

Відшкодування витрат, пов'язаних із отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення співробітника за визначеним в електронному проїзному (перевізному) документі маршрутом і датою, не здійснюється.

Якщо електронний проїзний (перевізний) документ (оформлений на паперовому носії) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про його повернення, складений(а) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються прізвище та ініціали співробітника, що був направлений у службове відрядження, вартість поїздки/перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного електронного проїзного (перевізного) документа, а також копія електронного проїзного (перевізного) документа, завірена головним бухгалтером компанії-продавця чи уповноваженою на це особою.

У разі здійснення онлайн-замовлення проїзних (перевізних) документів на пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного (перевізного) документа є його роздруківка на паперовому носії.

У разі повернення електронного проїзного (перевізного) документа на пасажирські перевезення до звіту додають документи про повернення або лист (акт, довідку) про його повернення, складений(у) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з його поверненням.

11. Витрати на проїзд співробітника у м'якому вагоні нічного потяга, вагоні 1 класу денного швидкісного потяга, суднами морського й річкового транспорту, повітряного транспорту за квитками 1 класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) і лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

12. Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується(ються) співробітник(и), відшкодовуються з дозволу Голови Держспецзв'язку (начальника органу Держспецзв'язку) і лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

13. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу та відповідно до затвердженого Головою Держспецзв'язку (начальником органу Держспецзв'язку) маршруту. У дорожньому листі автомобіля вказуються маршрут руху (звідки/куди) і транзитні пункти, відстань у кілометрах, заплановані витрати пального на весь маршрут, список співробітників, які планують пересуватися автомобілем, із визначенням водія та старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

14. Фактична кількість днів перебування співробітника у службовому відрядженні визначається наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін) та за наявності документальних доказів перебування співробітника у службовому відрядженні (проїзні документи, рахунок на проживання, відмітки прикордонних служб про перетин кордону, довідка підприємства, установи або організації, куди відряджався співробітник, про перебування його за місцем відрядження та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування співробітника у службовому відрядженні).

Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін), звітом про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування співробітника у службовому відрядженні.

У разі відсутності зазначених в абзаці першому цього пункту підтвердних документів та/або документальних доказів, які підтверджують перебування співробітника у відрядженні, добові витрати відрядженому співробітнику не відшкодовуються.

15. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує співробітника, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад та найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково виданих коштів. Якщо сума компенсації поточних витрат співробітнику, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленій сумі добових витрат, виплата добових витрат співробітнику не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує співробітника, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації витрат на проїзд до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, відшкодування витрат на проїзд та найм житлового приміщення співробітнику не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) витрати на службове відрядження співробітника під час проведення заходу, співробітнику виплачуються добові витрати, сума витрат на найм житлового приміщення та проїзд у службове відрядження відповідно до законодавства.

Суму відшкодування поточних витрат співробітнику, отриману від сторони, яка проводила захід, Адміністрація Держспецзв'язку (орган Держспецзв'язку) направляє на відновлення фактично здійснених Адміністрацією Держспецзв'язку (органом Держспецзв'язку) видатків.

16. Якщо для остаточного розрахунку за службове відрядження за кордон необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

17. Після повернення зі службового відрядження співробітник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до постійного місця служби/роботи, подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 травня 2023 року № 239), та повернути надміру витрачені кошти.

Коли співробітник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на службове відрядження або під звіт, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до постійного місця служби/роботи.

Якщо під час службового відрядження співробітник застосовував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, а також за наявності поважних причин Голова Держспецзв'язку (начальник органу Держспецзв'язку) може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до 20 банківських днів (для з'ясування виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами).

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складає і подає співробітник до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" за встановленою Міністерством фінансів України формою разом з підтвердними документами для розгляду та прийняття рішення про відшкодування вартості понесених витрат.

Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі Звітом про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) (додаток 7 до Інструкції № 88).

Разом зі Звітом подаються належно оформлені посвідчення про відрядження (у разі оформлення) із записами про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, засвідчені відбитками печаток (за наявності їх у підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження) про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також розрахункові документи або документи, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий (фіскальний) чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки), з додаванням впорядкованого автентичного перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.

У разі неможливості внести до посвідчення про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб із проставлянням відбитків печатки підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження, такі записи вносяться відповідальною особою ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) або в найближчому органі місцевого самоврядування та засвідчуються відбитками печаток.

Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін), звітом про використання коштів, виданих на відрядження, з доданням до нього належно оформленого посвідчення про відрядження (у разі оформлення) із записами про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, засвідчених відбитками печаток (за наявності їх в установи або організації, куди було здійснено відрядження), та документальних доказів, які підтверджують перебування співробітника у службовому відрядженні.

У разі відсутності зазначених в абзаці восьмому цього пункту документів добові витрати відрядженому співробітнику не відшкодовуються.

У разі відсутності розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжних операцій у готівковій чи безготівковій формі, або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування співробітника у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв'язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв'язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, з прізвищем відрядженого співробітника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим співробітником державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України).

1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв'язку (голова комісії, старший групи), співробітник(и) якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п'ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв'язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.

2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

Затверджений Головою Держспецзв'язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв'язку (органом Держспецзв'язку):

до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) - у десятиденний строк після повернення співробітника(ів), якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;

до ДМС (у паперовій та електронній формах) - у п'ятиденний строк після повернення співробітника(ів) для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення співробітника(ів) інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.