Про затвердження Порядку оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України

Відповідно до Закону України "Про державну службу", постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 28 липня 2017 року № 669), з метою встановлення єдиних вимог щодо порядку направлення у службові відрядження державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України та оформлення документів про службові відрядження в межах України та за кордон

1. Затвердити Порядок оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, що додається.

2. Директору Департаменту організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Держспецзв’язку.

1. Цей Порядок визначає організаційні заходи щодо направлення у службові відрядження державних службовців і працівників Держспецзв’язку (далі - співробітники).

2. Службовим відрядженням вважається поїздка співробітника(ів) за рішенням Голови Держспецзв’язку, начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - ГУУФЗ) та підрозділу урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - підрозділ УФЗ), закладу, установи, організації Держспецзв’язку (далі - орган Держспецзв’язку) самостійно або у складі комісії (групи) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового доручення поза межами постійного місця служби/роботи.

3. Строк службового відрядження працівника визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку). Строк службового відрядження не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.

Строк службового відрядження державного службовця визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку). Протягом одного календарного року строк службового відрядження не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством. Направлення державного службовця у службове відрядження на більш тривалий строк можливе за його письмовою згодою.

4. На працівника, який перебуває у службовому відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу Держспецзв’язку чи державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) він направлений у службове відрядження.

Для державного службовця, який направляється у службове відрядження, його режим роботи та завдання до виконання визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку).

5. Співробітнику, спеціально відрядженому у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідний або святковий чи неробочий день, компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо співробітник вибуває у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідний або святковий чи неробочий день, йому надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення співробітника зі службового відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день, йому може за погодженням з безпосереднім начальником надаватися інший день для відпочинку.

6. За співробітником, направленим у службове відрядження, зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі.

Працівнику, направленому в службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Розмір такої оплати праці не може бути нижче ніж середній заробіток.

Державному службовцю, направленому в службове відрядження, заробітна плата за весь період відрядження виплачується відповідно до Закону України "Про державну службу".

7. Організація службових відряджень Голови Держспецзв’язку та його заступників (далі - керівництво Держспецзв’язку), підготовка звітних матеріалів покладаються відповідно до компетенції на:

Департамент організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДОЗ) і Департамент кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв’язку (далі- ДКП) - щодо службових відряджень у межах України;

Управління європейської інтеграції та міжнародного співробітництва Адміністрації Держспецзв’язку (далі - УМС) і ДКП - щодо службових відряджень за кордон.

8. Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на службове відрядження, а саме витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг щодо здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби), про що зазначається в наказі про відрядження.

9. З метою ефективного, раціонального та обґрунтованого здійснення видатків на службові відрядження співробітників в Адміністрації Держспецзв’язку (органі Держспецзв’язку) на рік розробляється план вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження (далі - план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку) (план вибуття особового складу органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (далі - план відряджень органу Держспецзв’язку)).

Відповідні плани готуються в порядку, визначеному у розділі IV Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 02 лютого 2016 року № 88 , зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 16 березня 2016 року за № 400/28530 (зі змінами) (далі - Інструкція № 88), та за формою згідно з додатком 1 або 2 до Інструкції № 88 .

10. Членам офіційних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України під час здійснення офіційних і робочих візитів за кордон та робочих поїздок у межах України та передових груп, що забезпечують підготовку таких візитів та які їх супроводжують, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на обслуговування в залах офіційних делегацій в аеропортах.

1. Направлення співробітника(ів) у службові відрядження здійснюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану відряджень органу Держспецзв’язку.

Службове відрядження Голови Держспецзв’язку здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України" після прийняття рішення Віце-прем’єр-міністром України - Міністром цифрової трансформації України на здійснення відрядження в межах України, отримання якого організовує ДОЗ або ДКП.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітника(ів) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) запропоновано направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 20 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку або його заступника, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв’язку), мотивований рапорт (службову записку) та кошторис витрат на службове відрядження (додаток 9 до Інструкції № 88 ).

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и)) (далі - пункт призначення);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

ранг (для державних службовців), прізвище, ініціали та посада співробітника(ів), якого (яких) пропонується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держ-спецзв’язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації у разі роботи у вихідний або святковий чи неробочий день;

підстави для направлення співробітника у службове відрядження для виконання службового доручення у вихідні або святкові чи неробочі дні (за наявності);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

3. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку), крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити співробітника(ів) у службове відрядження).

Рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) попередньо погоджують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ФЕД);

в органі Держспецзв’язку - із фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження та схвалення (затвердження) для державного службовця завдання до виконання у період службового відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи, а в разі його відсутності - до посадової особи відповідного органу Держспецзв’язку, на яку наказом органу Держспецзв’язку покладено виконання обов’язків з питань кадрової роботи (далі - підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку).

Також копію затвердженого Головою Держспецзв’язку (керівником органу Держспецзв’язку) кошторису витрат на службове відрядження надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службову записку):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилають до ДОЗ (копію) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводять до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку, для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження співробітника(ів) Держспецзв’язку.

6. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження оформлюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, ГУУФЗ, закладу, установи або організації Держспецзв’язку здійснюється після погодження з Головою Держспецзв’язку відповідного службового відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника підрозділу УФЗ здійснюється після погодження з начальником ГУУФЗ відповідного службового відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації у разі роботи у вихідний або святковий чи неробочий день.

8. На підставі наказу про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження (додаток 3 до Інструкції № 88 ), який підписують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - директор ДКП або його заступник;

в органі Держспецзв’язку - начальник органу Держспецзв’язку або його заступник.

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

Після отримання посвідчення про відрядження співробітник ознайомлюється з кошторисом витрат на відрядження та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат та звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується підписами особи, яка відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела таке ознайомлення, на зворотному боці талона посвідчення про відрядження.

9. Відповідальна особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) за зверненням співробітника, який прибув у службове відрядження, робить у посвідченні про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, що засвідчуються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

10. У разі термінового направлення співробітника(ів) у службове відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітника(ів) якого запропоновано направити у службове відрядження, готує відповідний рапорт (службову записку) і проект наказу про відрядження, погодження яких із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється способом опитування з використанням засобів телекомунікацій.

Зазначені документи оформлюють у перший робочий день.

З метою забезпечення співробітника(ів) посвідченням про відрядження відповідальна за облік посвідчень про відрядження особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) передає частково оформлені бланки посвідчень про відрядження в законвертованому вигляді черговому Адміністрації Держспецзв’язку (черговому підрозділу Держспецзв’язку).

Черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу Держспецзв’язку), отримавши команду, у тому числі з використанням засобів телекомунікацій, на вибуття співробітника(ів) у службове відрядження (в Адміністрації Держспецзв’язку - від Голови Держспецзв’язку, його заступників або за вказівкою начальника Управління охорони Держспецзв’язку (особи, яка його заміщує), в органі Держспецзв’язку - від начальника органу або його заступників) та перевіривши службове посвідчення співробітника(ів), який (які) вибуває(ють) у службове відрядження, відкриває конверт, що зберігається у сховищі чергового, та заповнює бланк посвідчення про відрядження згідно зі зразком у конверті.

Заповнений бланк посвідчення про відрядження видається співробітнику, отримання якого він засвідчує своїм підписом у відомості, яка також зберігається в конверті.

Під час здавання чергування черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) вносить відповідний запис про кількість виданих посвідчень про відрядження до книги прийняття та здавання чергування.

У перший робочий день черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) інформує директора ДКП (керівника підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) про використання відповідних бланків та передає відомість їх видачі.

11. Відкликання співробітника(ів) зі службового відрядження, зміна строків перебування співробітника(ів) у службовому відрядженні оформлюються внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

1. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 "Про ефективне використання державних коштів" щодо отримання дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження та на підставі наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

Рішення про здійснення службового відрядження Голови Держспецзв’язку або його заступників відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" приймає Віце-прем’єр-міністр України - Міністр цифрової трансформації України, отримання якого організовує УМС.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітника(ів) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) планується направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку), кошторис витрат на службове відрядження за кордон (додаток 5 до Інструкції № 88 ), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, до мотивованого рапорту (службової записки) додаються проекти директив, вказівок або технічного завдання, а також інші супровідні матеріали, що готуються відповідно до Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, які попередньо погоджуються з УМС.

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

результати, що очікуються від службового відрядження;

ранг (для державних службовців), прізвище(а), ініціали та посада(и) співробітника(ів), якого (яких) планується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) співробітник(и) направляється(ються) у службове відрядження;

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

потреба в коштах на службове відрядження та інші фінансові умови (за наявності), джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації за роботу у вихідний або святковий чи неробочий день;

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

3. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у мотивованому рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку, крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити співробітника(ів) у службове відрядження).

Перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку) попередньо погоджують із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та ФЕД.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження та схвалення (затвердження) для державного службовця завдання до виконання у період службового відрядження оригінал рапорту (службової записки) та копію кошторису витрат на службове відрядження за кордон не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття співробітника(ів) у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку.

Також копію затвердженого Головою Держспецзв’язку кошторису витрат на службове відрядження за кордон надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку).

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що не передбачає здійснення міжнародного співробітництва та взаємодію з іноземною стороною, отримання дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження організовує керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), співробітник(и) якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) направляється(ються) у службове відрядження.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, копія рапорту (службової записки), оригінали кошторису витрат на службове відрядження за кордон та проект директиви, вказівки або технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до запланованого початку службового відрядження до УМС, яке організовує погодження проекту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС та отримання дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження поза планом мотивований рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилається до ДОЗ (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку, для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналів рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та кошторису витрат на службове відрядження за кордон, з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, та отриманого дозволу Віце-прем’єр-міністра України - Міністра цифрової трансформації України або його заступників на здійснення службового відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження співробітника(ів) Держспецзв’язку.

6. Направлення співробітника(ів) у службове відрядження оформлюють:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення співробітника(ів) у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження співробітник(и));

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) відряджається(ються) співробітник(и);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

вид транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

для державних службовців - завдання до виконання та режим роботи під час службового відрядження (порядок і години роботи у робочий, вихідний або святковий чи неробочий день), а також порядок компенсації за роботу у вихідний або святковий чи неробочий день.

До наказу про відрядження додають кошторис витрат на службове відрядження за кордон.

Співробітник, який направляється у службове відрядження, ознайомлюється з кошторисом витрат на службове відрядження за кордон та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується підписами особи, яка відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела ознайомлення, на довідці-розрахунку витрат на службове відрядження за кордон за формою, наведеною в додатку 6 до Інструкції № 88 .

8. Порядок направлення співробітника(ів) у довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до законодавства.

9. У разі направлення у службове відрядження співробітника(ів) на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням Голови Держспецзв’язку УМС:

вживає заходів щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

надає консультативно-дорадчу допомогу для оформлення візи для виїзду до країни призначення.

Оформлення співробітником дозволу на в’їзд (візи) до країни призначення здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України, та в терміни, які забезпечать його вчасне вибуття у службове відрядження.

Оформлення дипломатичних паспортів та віз співробітникам ГУУФЗ, які здійснюють доставку дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції, проводиться у порядку, передбаченому законодавством України.

10. Співробітник, якому надано допуск і доступ до державної таємниці та який направляється у службове відрядження за кордон, зобов’язаний вжити необхідних заходів відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

1. Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку), направляючи співробітника у службове відрядження, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається співробітник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

2. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

Для окремих категорій співробітників встановлюється надбавка до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті у розмірах згідно з додатком 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

3. Витрати на службове відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

4. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв’язку) забезпечує авансом співробітника, який направляється у службове відрядження:

у межах України - на підставі наказу про відрядження і талона посвідчення про відрядження;

за кордон - на підставі наказу про відрядження.

5. Аванс перераховується на поточний рахунок співробітника(ів), операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підрозділу, що направляє співробітника(ів) у службове відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

6. Якщо співробітник отримав аванс на службове відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня видання наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження повернути зазначені кошти в установленому законодавством порядку на відповідний рахунок Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

7. Витрати на службове відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, у тому числі на чартерні рейси, рахунків, отриманих із готелю (мотелю) або від іншої особи, яка надає послуги з розміщення та проживання відрядженого, у тому числі бронювання місць у готелі (мотелі), страхових полісів тощо.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку зі службовим відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України.

У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат у зв’язку з таким службовим відрядженням, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави, а також надається переклад державною мовою документів, складених іноземною мовою.

8. Співробітнику(ам) відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з:

перерахуванням авансу на поточний рахунок співробітника(ів);

поверненням коштів з рахунку співробітника(ів) на відповідний рахунок органу Держспецзв’язку;

переказом грошових коштів електронними засобами - у безготівковій формі;

проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки;

отриманням готівки із застосуванням платіжної картки;

конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження;

отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

9. Витрати у зв’язку з поверненням співробітником, який був направлений у службове відрядження, квитка на транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише з поважних причин (рішення про відміну службового відрядження, відкликання зі службового відрядження тощо) за наявності оригіналу документа, що засвідчує вартість таких витрат.

Якщо дата на проїзному (перевізному) документі не збігається (є пізнішою) з датою прибуття співробітника зі службового відрядження згідно з наказом про відрядження, з письмового дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) береться до уваги затримка в службовому відрядженні на вихідний або святковий чи неробочий день у разі, якщо строк перебування співробітника поза місцем його постійної служби/роботи не перевищує строку службового відрядження, передбаченого постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), і таку затримку було попередньо погоджено з Головою Держспецзв’язку або його заступником, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальником органу Держспецзв’язку).

За ці дні співробітнику не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця службового відрядження до місця постійної служби/роботи).

З дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з причин, що не залежать від співробітника, за наявності оригіналів підтвердних документів.

Рішення про продовження строку службового відрядження співробітника у разі затримки з незалежних від нього причин Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) приймає після прибуття направленого у службове відрядження співробітника до місця служби/роботи на підставі мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку). Таке рішення оформлюється внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

За час затримки в місці відрядження без поважних причин добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати співробітнику не відшкодовуються.

10. У разі використання електронного проїзного (перевізного) документа підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:

оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

копія частини електронного проїзного (перевізного) документа з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);

оригінали відривних частин посадкових талонів пасажира;

роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий після онлайн-реєстрації на рейс.

У разі втрати, знищення або псування посадкового талона пасажира відрядженому співробітнику з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може бути відшкодовано витрати на придбання електронного проїзного (перевізного) документа за умови надання оригіналу довідки перевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного проїзного (перевізного) документа, придбаного для окремого пасажира, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.

Відшкодування витрат, пов’язаних із отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення співробітника за визначеним в електронному проїзному (перевізному) документі маршрутом і датою, не здійснюється.

Якщо електронний проїзний (перевізний) документ (оформлений на паперовому носії) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про його повернення, складений(а) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються прізвище та ініціали співробітника, що був направлений у службове відрядження, вартість поїздки/перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного електронного проїзного (перевізного) документа, а також копія електронного проїзного (перевізного) документа, завірена головним бухгалтером компанії-продавця чи уповноваженою на це особою.

У разі здійснення онлайн-замовлення проїзних (перевізних) документів на пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного (перевізного) документа є його роздруківка на паперовому носії.

У разі повернення електронного проїзного (перевізного) документа на пасажирські перевезення до звіту додають документи про повернення або лист (акт, довідку) про його повернення, складений(у) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

11. Витрати на проїзд співробітника у м’якому вагоні нічного потяга, вагоні 1 класу денного швидкісного потяга, суднами морського й річкового транспорту, повітряного транспорту за квитками 1 класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

12. Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується(ються) співробітник(и), відшкодовуються з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

13. У разі направлення співробітника(ів) у службове відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу та відповідно до затвердженого Головою Держспецзв’язку (начальником органу Держспецзв’язку) маршруту. У дорожньому листі автомобіля вказуються маршрут руху (звідки/куди) і транзитні пункти, відстань у кілометрах, заплановані витрати пального на весь маршрут, список співробітників, які планують пересуватися автомобілем, із визначенням старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

14. Фактичний час перебування співробітника у службовому відрядженні за кордоном визначається відповідно до наказу про відрядження, а також за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування співробітника у відрядженні (відповідні первинні документи та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне його перебування у відрядженні (відмітки прикордонної служби про перетин кордону, проїзні (перевізні) документи, рахунки на проживання з датами відправлення до місця службового відрядження та прибуття зі службового відрядження (поза межами України) транспортного засобу тощо)).

У разі відсутності зазначених в абзаці першому цього пункту відповідних підтвердних документів добові витрати відрядженому співробітнику не відшкодовуються.

15. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує співробітника, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад та найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково наданих коштів. Якщо сума компенсації поточних витрат співробітнику, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленій сумі добових витрат, виплата добових витрат співробітнику не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує співробітника, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вигляді компенсації витрат на проїзд до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, відшкодування витрат на проїзд та найм житлового приміщення співробітнику не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) витрати на службове відрядження співробітника під час проведення заходу, співробітнику виплачуються добові витрати, сума витрат на найм житлового приміщення та проїзд у службове відрядження відповідно до законодавства.

Суму відшкодування поточних витрат співробітнику, отриману від сторони, яка проводила захід, Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку) направляє на відновлення фактично здійснених Адміністрацією Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку) видатків.

16. Якщо для остаточного розрахунку за службове відрядження за кордон необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

17. Після повернення зі службового відрядження співробітник зобов’язаний до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця служби/роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693.

Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) (додаток 8 до Інструкції № 88 ).

Разом зі Звітом подаються належно оформлене посвідчення про відрядження (у разі оформлення) з відбитками печаток про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження, з додаванням перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування співробітника у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв’язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого співробітника та відмітками прикордонної служби про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим співробітником державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву паспортного документа).

1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв’язку (голова комісії, старший групи), співробітник(и) якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п’ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв’язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.

2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

Затверджений Головою Держспецзв’язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку):

до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) - у десятиденний строк після повернення співробітника(ів), якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;

до УМС (у паперовій та електронній формах) - у п’ятиденний строк після повернення співробітника(ів) для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення співробітника(ів) до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.