Про затвердження Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

На виконання пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), відповідно до розділу V Положення про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463 , Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362), з метою визначення особливостей направлення у відрядження військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України та за кордон НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 23 жовтня 2013 року № 555 "Про затвердження Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Держспецзв’язку у службові відрядження в межах України та за кордон", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 12 листопада 2013 року за № 1924/24456 (із змінами).

3. Директору Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України в установленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ця Інструкція визначає порядок направлення у службові відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку.

2. Службовим відрядженням вважається поїздка військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку за рішенням Голови Держспецзв’язку, начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, Головного управління урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - ГУУФЗ) та підрозділу урядового фельд’єгерського зв’язку (далі - підрозділ УФЗ), закладу, установи, організації Держспецзв’язку (далі - орган Держспецзв’язку) самостійно або у складі підрозділу (комісії, команди) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового завдання поза межами постійного місця проходження військової служби.

3. Курсантів (слухачів) Держспецзв’язку може бути також направлено у службові відрядження самостійно або у складі команд з метою проходження практики, військового стажування.

4. Строк службового відрядження визначає Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку). Строк службового відрядження не може перевищувати:

у межах України - 30 календарних днів з урахуванням часу перебування в дорозі;

для військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого на навчання з метою підготовки, здобуття ступеня вищої освіти за іншою спеціальністю, підвищення кваліфікації, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів закладів вищої освіти, не повинен перевищувати 90 календарних днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає,- 18 місяців;

за кордон - 60 календарних днів, крім довготермінового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку до закордонної дипломатичної установи України.

Строк службового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку, який направляється в межах України для участі в антитерористичних операціях та/або здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення цих заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких операцій (заходів).

Строк службового відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого для лікування та реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичних операціях, заходах із забезпечення національної безпеки й оборони, відсічі та стримування збройної агресії Російської Федерації та/або в забезпеченні їх проведення (у проведенні заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та осіб, які супроводжують цього військовослужбовця Держспецзв’язку, не повинен перевищувати строку лікування та реабілітації.

5. На військовослужбовця Держспецзв’язку, який перебуває у службовому відрядженні, поширюється розпорядок дня того органу Держспецзв’язку чи державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) він направлений у службове відрядження.

6. Військовослужбовцю Держспецзв’язку, спеціально відрядженому у службове відрядження для виконання службового завдання у вихідний або святковий чи неробочий день, надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо військовослужбовець Держспецзв’язку вибуває у службове відрядження для виконання службового завдання у вихідний або святковий чи неробочий день, йому надається за погодженням з безпосереднім начальником інший день для відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення військовослужбовця Держспецзв’язку зі службового відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день, йому може за погодженням з безпосереднім начальником надаватися інший день для відпочинку.

7. Вибуття та повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку зі службового відрядження здійснюються з дотриманням пунктів 91-93 Положення про проходження військової служби (навчання) військовослужбовцями Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, затвердженого Указом Президента України від 31 липня 2015 року № 463.

8. Організація службових відряджень Голови Держспецзв’язку та його заступників (далі - керівництво Держспецзв’язку), підготовка звітних матеріалів покладаються відповідно до компетенції на:

Департамент організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДОЗ) і Департамент кадрової роботи та управління персоналом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДКП) - щодо службових відряджень у межах України;

Департамент європейської інтеграції та міжнародного співробітництва Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ДМС) і ДКП - щодо службових відряджень за кордон.

9. Голова Держспецзв’язку (начальник органу Держспецзв’язку) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на службове відрядження, а саме витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати (у тому числі на оплату вартості послуг щодо здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби), про що зазначається в наказі про відрядження.

10. Членам офіційних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України під час здійснення офіційних і робочих візитів за кордон та робочих поїздок у межах України та передових груп, що забезпечують підготовку таких візитів та які їх супроводжують, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на обслуговування в залах офіційних делегацій в аеропортах.

1. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службові відрядження здійснюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (додаток 1) (далі - план відряджень Адміністрації Держспецзв’язку);

в органі Держспецзв’язку - відповідно до затвердженого плану вибуття особового складу органу Держспецзв’язку у службові відрядження на рік (додаток 2) (далі - план відряджень органу Держспецзв’язку);

у ГУУФЗ (підрозділі УФЗ) для доставки кореспонденції за фельд’єгерськими маршрутами - відповідно до затвердженого начальником ГУУФЗ графіка доставки кореспонденції.

Службове відрядження Голови Держспецзв’язку здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 березня 2002 року № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України" після прийняття рішення Віце-прем’єр-міністром України - Міністром цифрової трансформації України на здійснення відрядження в межах України, отримання якого організовує ДОЗ або ДКП.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держ-спецзв’язку) запропоновано направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 20 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я керівництва Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв’язку), мотивований рапорт (службову записку), а також на затвердження кошторис витрат на службове відрядження (додаток 8).

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку) (далі - пункт призначення);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

військове звання, прізвище, ініціали та посада військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якого (яких) пропонується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку направляється(ються) у службове відрядження;

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інформація про тип, серію та номер зброї, а також кількість боєприпасів до неї (за потреби);

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв’язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Військовослужбовець(і) Держспецзв’язку, який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження.

Направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), здійснюється відповідно до графіка доставки кореспонденції та рішення начальника ГУУФЗ (підрозділу УФЗ), що відображається у книзі нарядів структурного підрозділу ГУУФЗ (підрозділу УФЗ).

3. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у рапорті (службовій записці) на ім’я керівництва Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальника органу Держспецзв’язку), крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження).

У разі потреби термінової доставки кореспонденції поза графіком доставки кореспонденції направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), здійснюється за наказом ГУУФЗ (підрозділу УФЗ), який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ (підрозділу УФЗ) на підставі мотивованого рапорту без внесення змін до цього графіка.

Рапорт (службову записку) та кошторис витрат на службове відрядження перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв’язку), попередньо погоджують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - із Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв’язку (далі - ФЕД);

в органі Держспецзв’язку - із фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи, а в разі його відсутності - до посадової особи відповідного органу Держспецзв’язку, на яку наказом органу Держспецзв’язку покладено виконання обов’язків з питань кадрової роботи (далі - підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку).

Оригінал затвердженого керівництвом Держспецзв’язку (керівником органу Держспецзв’язку) кошторису витрат на службове відрядження надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держ-спецзв’язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службову записку):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилають до ДОЗ (копію) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводять до відома підрозділу (посадової особи) органу Держ-спецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження та з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку.

У разі термінового службового відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, рішення щодо направлення в яке приймається менше ніж за три робочі дні до його початку, проєкт наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку готується протягом одного робочого дня з дня отримання рапорту (службової записки).

6. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження оформлюється:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника територіального органу Адміністрації Держспецзв’язку, територіального підрозділу, ГУУФЗ, закладу, установи або організації Держспецзв’язку здійснюється після погодження з Головою Держспецзв’язку відповідного службового відрядження.

Підготовка наказу органу Держспецзв’язку про направлення у службове відрядження начальника підрозділу УФЗ здійснюється після погодження з начальником ГУУФЗ відповідного службового відрядження.

7. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування органу Держспецзв’язку, державного органу, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням руху транспорту;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку направляється(ються) у службове відрядження (для військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), які направляються для виконання фельд’єгерських маршрутів,- маршрут згідно з графіком доставки кореспонденції);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інформація про тип, серію та номер зброї, а також кількість боєприпасів до неї (за потреби).

інформація щодо необхідності використання службового автомобіля та особи, яка буде керувати ним (за потреби);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

8. На підставі наказу про відрядження ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження (додаток 3), який підписують:

в Адміністрації Держспецзв’язку - директор ДКП або його заступник;

в органі Держспецзв’язку - начальник органу Держспецзв’язку або його заступник.

У разі направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ (підрозділі УФЗ), для доставки кореспонденції за фельд’єгерськими маршрутами підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ (підрозділу УФЗ) на підставі книги нарядів готує наказ про відрядження, за яким оформлюється посвідчення про відрядження (додаток 4).

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

9. Відповідальна особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) за зверненням військовослужбовця Держспецзв’язку, який прибув у службове відрядження, робить у посвідченні про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, що засвідчуються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

10. У разі термінового направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження у вихідний або святковий чи неробочий день керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), військовослужбовця(ів) якого запропоновано направити у службове відрядження, готує відповідний рапорт (службову записку) і проект наказу про відрядження, погодження яких із ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється способом опитування з використанням засобів електронних комунікацій.

Зазначені документи оформлюють у перший робочий день.

З метою забезпечення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку посвідченням про відрядження відповідальна за облік посвідчень про відрядження особа ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) передає частково оформлені бланки посвідчень про відрядження в законвертованому вигляді черговому Адміністрації Держспецзв’язку (черговому підрозділу органу Держспецзв’язку).

Черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку), отримавши команду, у тому числі з використанням засобів електронних комунікацій, на вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження (в Адміністрації Держспецзв’язку - від Голови Держспецзв’язку, його заступників або за вказівкою начальника Управління охорони Держспецзв’язку (особи, яка його заміщує), в органі Держспецзв’язку - від начальника органу або його заступників) та перевіривши службове посвідчення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, який (які) вибуває(ють) у службове відрядження, відкриває конверт, що зберігається у сховищі чергового, та заповнює бланк посвідчення про відрядження згідно зі зразком у конверті.

Заповнений бланк посвідчення про відрядження видається військовослужбовцю Держспецзв’язку, отримання якого він засвідчує своїм підписом у відомості, яка також зберігається в конверті.

Під час здавання чергування черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) вносить відповідний запис про кількість виданих посвідчень про відрядження до книги прийняття та здавання чергування.

У перший робочий день черговий Адміністрації Держспецзв’язку (черговий підрозділу органу Держспецзв’язку) інформує директора ДКП (керівника підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) про використання відповідних бланків та передає відомість їх видачі.

За потреби видача військовослужбовцю(ям) Держспецзв’язку зброї та боєприпасів до неї здійснюється відповідно до законодавства України.

11. Відкликання військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку зі службового відрядження, зміна строків перебування військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службовому відрядженні оформлюються внесенням відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Відміна службового відрядження оформлюється виданням наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про скасування службового відрядження на підставі рішення Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) до мотивованого рапорту (службової записки) керівника структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

1. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження (крім службових відряджень для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції) здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та на підставі наказу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) про відрядження.

Рішення про здійснення службового відрядження Голови Держспецзв’язку або його заступників відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" приймає Перший віце-прем’єр-міністр України, а у разі його відсутності - віце-прем’єр-міністр України згідно з розподілом повноважень, отримання якого організовує ДМС.

2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) планується направити у службове відрядження, не пізніше ніж за 30 календарних днів до запланованого початку службового відрядження подає на ім’я Голови Держспецзв’язку попередньо погоджений із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, мотивований рапорт (службову записку), а також на затвердження кошторис витрат на службове відрядження за кордон (додаток 5), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв’язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, до мотивованого рапорту (службової записки) додаються проекти директив, вказівок або технічного завдання, а також інші супровідні матеріали, що готуються відповідно до Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, які попередньо погоджуються з ДМС і заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує і координує діяльність підрозділу.

У мотивованому рапорті (службовій записці) зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

результати, що очікуються від службового відрядження;

військове(і) звання, прізвище(а), ініціали та посада(и) військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якого (яких) планується направити у службове відрядження;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку направляється(ються) у службове відрядження;

пропозиції щодо виду транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього);

пропозиції щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

потреба в коштах на службове відрядження та інші фінансові умови (за наявності), джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження на службовому автомобілі мотивований рапорт (службову записку) перед поданням на доповідь керівництву Держспецзв’язку, яке відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу (начальнику органу Держспецзв’язку), попередньо погоджують з підрозділом, відповідальним за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку). Після отримання дозволу на службове відрядження на службовому автомобілі копію рапорту (службової записки) надсилають (доводять до відома) до підрозділу, відповідального за автотранспортне забезпечення Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку).

Військовослужбовець(і) Держспецзв’язку, який(і) направляється(ються) у службове відрядження, ознайомлюється(ються) з кошторисом витрат на службове відрядження за кордон та вимогами нормативно-правових актів щодо порядку відшкодування витрат і звітування про використання коштів, виданих на службове відрядження, що засвідчується його(їхніми) підписом(ами) та підписом посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку), яка провела ознайомлення, на кошторисі витрат на службове відрядження за кордон.

3. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (планом відряджень органу Держспецзв’язку), у мотивованому рапорті (службовій записці) на ім’я Голови Держспецзв’язку, крім інформації, передбаченої пунктом 2 цього розділу, обґрунтовується потреба внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та визначаються джерела фінансування службового відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), за рахунок якого (яких) пропонується направити військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження).

Перед поданням на доповідь Голові Держспецзв’язку мотивований рапорт (службову записку) попередньо погоджують із заступником Голови Держспецзв’язку, який відповідно до розподілу обов’язків спрямовує та координує діяльність підрозділу, та ФЕД.

4. Після отримання дозволу на службове відрядження оригінал рапорту (службової записки) не пізніше ніж за 12 робочих днів до дня вибуття військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження надсилають:

в Адміністрації Держспецзв’язку - до ДКП;

в органі Держспецзв’язку - до підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку.

Оригінал затвердженого Головою Держспецзв’язку кошторису витрат на службове відрядження за кордон надають до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку).

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження, що передбачає участь у заходах міжнародного характеру, копії рапорту (службової записки) та кошторису витрат на службове відрядження за кордон й оригінал проекту директиви, вказівки або технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до запланованого початку службового відрядження до ДМС, який організовує погодження проекту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС.

У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження поза планом відповідний рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв’язку - надсилається до ДОЗ (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку;

в органі Держспецзв’язку - доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв’язку, на який (яку) покладено виконання обов’язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв’язку для відповідного його коригування.

5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) з відповідним дозволом на здійснення службового відрядження, з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), якщо службове відрядження ним не передбачалося, ДКП (підрозділ кадрової роботи органу Держспецзв’язку) протягом двох робочих днів з дня отримання рапорту готує та подає на підпис Голові Держспецзв’язку (начальнику органу Держспецзв’язку) проект наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку.

У разі термінового службового відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, рішення щодо направлення в яке приймається менше ніж за три робочі дні до його початку, проєкт наказу про відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку готується протягом одного робочого дня з дня отримання рапорту (службової записки), з урахуванням відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку) та погодження (за потреби) проєкту директиви, вказівки або технічного завдання з МЗС.

6. Направлення військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, у службові відрядження для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції не потребує погодження з Головою Держспецзв’язку та здійснюється відповідно до графіка доставки дипломатичної пошти до закордонних дипломатичних установ України та графіка доставки офіційної кореспонденції в межах обсягів коштів, передбачених ГУУФЗ на службові відрядження в поточному році.

Направлення військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, у службові відрядження для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції здійснюється на підставі наказу ГУУФЗ про відрядження, який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ відповідно до книги нарядів.

За потреби термінової доставки офіційної кореспонденції направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, здійснюється за наказом ГУУФЗ про відрядження, який готує підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ на підставі мотивованого рапорту відповідальної посадової особи ГУУФЗ без внесення змін до відповідного графіка.

7. Направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження оформлюють:

в Адміністрації Держспецзв’язку - наказом Адміністрації Держспецзв’язку про відрядження;

в органі Держспецзв’язку - наказом органу Держспецзв’язку про відрядження.

8. У наказі про відрядження зазначаються:

мета направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження;

завдання (за потреби);

пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, підприємства, установи або організації, до якого (якої) направляється(ються) у службове відрядження військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку);

строки службового відрядження (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження) з урахуванням часу на проїзд;

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв’язку (плану відряджень органу Держспецзв’язку), згідно з яким(и) відряджається(ються) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку (для військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, які направляються для доставки дипломатичної пошти та офіційної кореспонденції,- маршрут згідно з відповідним графіком);

джерела фінансування службового відрядження (кошторис Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку), фінансування за рахунок сторони, яка приймає, тощо);

інформація про наявність листа-запрошення від сторони, яка приймає (за наявності);

вид транспорту для виїзду у службове відрядження (повернення з нього).

інформація щодо особи, яка буде керувати службовим автомобілем (за потреби);

інші питання щодо організації та здійснення службового відрядження (за наявності).

До наказу про відрядження додають кошторис витрат на службове відрядження за кордон.

9. У разі направлення у службове відрядження військовослужбовців Держспецзв’язку, що проходять службу в ГУУФЗ, для доставки офіційної кореспонденції оформлюється посвідчення про від-рядження за формою, визначеною міжурядовими угодами.

На підставі наказу про відрядження підрозділ кадрової роботи ГУУФЗ заповнює бланк посвідчення про відрядження, який підписує начальник ГУУФЗ.

Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення заборонена.

10. Порядок направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку в довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до законодавства.

11. У разі направлення у службове відрядження військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку (крім військовослужбовців Держспецзв’язку, які проходять службу в ГУУФЗ та здійснюють доставку дипломатичної пошти й офіційної кореспонденції) на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням Голови Держспецзв’язку ДМС: