Про затвердження Інструкції про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

На виконання пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами), відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами), з метою визначення особливостей направлення у відрядження осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України та за кордон

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон , що додається.

2. Директору Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок направлення у службові відрядження осіб рядового і начальницького складу Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - співробітники Держспецзв'язку).

1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка співробітника Держспецзв'язку за розпорядженням Голови Держспецзв'язку, керівника територіального органу Адміністрації Держспецзв'язку, територіального підрозділу, закладу або установи Держспецзв'язку (далі - орган Держспецзв'язку) на певний строк до іншого населеного пункту (в іншу місцевість) для виконання службового завдання поза місцем його постійної служби.

1.3. Строк службового відрядження визначається Головою Держспецзв'язку (керівником органу Держспецзв'язку), але не може перевищувати:

в межах України - 30 календарних днів з урахуванням часу перебування у дорозі; співробітників Держспецзв'язку, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, - 18 місяців;

за кордон - 60 календарних днів, крім довготермінового відрядження співробітника Держспецзв'язку до закордонної дипломатичної установи України.

Строк відрядження співробітника Держспецзв'язку, який направляється в межах України для участі в антитерористичній операції, не повинен перевищувати період проведення такої операції.

Строк відрядження співробітника Держспецзв'язку, направленого для лікування та реабілітації у зв'язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов'язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), та осіб, які супроводжують такого співробітника Держспецзв'язку, не повинен перевищувати строк лікування та реабілітації.

1.4. На співробітника Держспецзв'язку, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того державного органу, підприємства, установи або організації, до якого він відряджений.

1.5. Співробітникам Держспецзв'язку, спеціально відрядженим для роботи у вихідні або святкові і неробочі дні, надаються за погодженням з безпосередніми начальниками інші дні відпочинку.

Якщо співробітник Держспецзв'язку вибуває у відрядження у вихідні або святкові чи неробочі дні, йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення співробітника з відрядження у вихідні або святкові чи неробочі дні, йому може надаватися інший день відпочинку.

1.6. Організація службових відряджень керівництва Держспецзв'язку та підготовка звітних матеріалів покладаються відповідно до компетенції на:

Департамент організації та контролю службової діяльності Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ДК СД) та Департамент кадрового забезпечення Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ДКЗ) - щодо службових відряджень в межах України;

Департамент телекомунікацій і користування радіочастотним ресурсом Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ДТРЧР) - щодо службових відряджень за кордон.

2.1. Направлення співробітників Держспецзв'язку у службові відрядження в межах України здійснюється:

з Адміністрації Держспецзв'язку - відповідно до затвердженого Плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв'язку у службові відрядження на рік (далі - план відряджень Адміністрації Держспецзв'язку);

з органу Держспецзв'язку - відповідно до затвердженого Плану вибуття співробітників органу Держспецзв'язку у службові відрядження на рік (далі- план відряджень органу Держспецзв'язку).

Службове відрядження в межах України Голови Держспецзв'язку здійснюється тільки після прийняття рішення Першим віце-прем'єр-міністром України, Віце-прем'єр-міністром України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом функціональних повноважень на здійснення відрядження в межах України, організацію отримання якого виконує ДК СД.

2.2. З метою отримання дозволу на службове відрядження керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (підрозділу органу Держспецзв'язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) направляється у службове відрядження в межах України, не пізніше ніж за два тижні до початку відрядження подає на ім'я Голови Держспецзв'язку або його заступника, який відповідно до розподілу функціональних обов'язків здійснює координацію діяльності підрозділу (керівника органу Держспецзв'язку) мотивований рапорт (службову записку).

2.3. У разі необхідності направлення співробітника Держспецзв'язку у відрядження в межах України, яке не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), у рапорті (службовій записці) на ім'я Голови Держспецзв'язку (керівника органу Держспецзв'язку) зазначається про необхідність внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) та визначаються джерела фінансування відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), відповідно до якого(их) пропонується направити співробітника Держспецзв'язку у відрядження).

Рапорт (службова записка) перед поданням на доповідь Голові Держспецзв'язку (керівнику органу Держспецзв'язку) попередньо погоджується:

в Адміністрації Держспецзв'язку - із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу функціональних обов'язків здійснює координацію діяльності підрозділу, та Фінансово-економічним департаментом Адміністрації Держспецзв'язку (далі - ФЕД);

в органі Держспецзв'язку - з фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку.

2.4. Після отримання дозволу на відрядження оригінал рапорту (службової записки) надсилається:

структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв'язку - до ДКЗ;

в органі Держспецзв'язку - до підрозділу кадрового забезпечення, а в разі його відсутності - до посадової особи відповідного органу Держспецзв'язку, на яку наказом органу Держспецзв'язку покладено виконання зазначених обов'язків (далі - підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку).

У разі позапланового відрядження співробітника Держспецзв'язку відповідний рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв'язку надсилається до ДК СД (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку;

в органі Держспецзв'язку доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв'язку для відповідного його коригування.

2.5. На підставі оригіналу рапорту (службової записки) та після внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), якщо відрядження ним не передбачалося, ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку) готує проект наказу про відрядження, який подається на підпис Голові Держспецзв'язку (керівнику органу Держспецзв'язку) заздалегідь, але не пізніше ніж за п'ять робочих днів до дня вибуття співробітника Держспецзв'язку у відрядження.

Після підписання наказу про відрядження ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження (додаток 1), який підписується: в Адміністрації Держспецзв'язку - Головою Держспецзв'язку, першим заступником або заступником Голови Держспецзв'язку, в органі Держспецзв'язку - керівником органу Держспецзв'язку. Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення забороняється.

Після отримання посвідчення про відрядження співробітник Держспецзв'язку заповнює кошторис витрат на відрядження та ознайомлюється з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження, що засвідчується на зворотному боці талона посвідчення про відрядження особистими підписами особи, що відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку), що провела ознайомлення.

При направленні у відрядження курсантів ІСЗЗІ НТУУ "КПІ" посвідчення про відрядження оформлюється за формою наведеною у додатку 2 до цієї Інструкції.

2.6. Направлення співробітників Держспецзв'язку у відрядження в межах України оформляється:

в Адміністрації Держспецзв'язку - наказом Адміністрації Держспецзв'язку про відрядження;

в органі Держспецзв'язку - наказом органу Держспецзв'язку.

2.7. У наказі про відрядження в межах України зазначаються:

пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), згідно з яким(и) відряджається співробітник Держспецзв'язку;

мета направлення співробітника Держспецзв'язку у службове відрядження;

пункт призначення (повна назва населеного пункту та найменування органу виконавчої влади (органу Держспецзв'язку), установи, організації чи підприємства), куди відряджається співробітник Держспецзв'язку;

строк відрядження (з урахуванням часу на проїзд);

умови, що стосуються перебування співробітника Держспецзв'язку у службовому відрядженні (за необхідності).

2.8. Відкликання співробітника Держспецзв'язку зі службового відрядження, його відміна, зміна термінів перебування співробітника Держспецзв'язку у службовому відрядженні оформляються шляхом внесення відповідних змін до наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження.

2.9. У разі термінового направлення співробітника Держспецзв'язку у службове відрядження у вихідні або святкові чи неробочі дні готуються відповідний рапорт (службова записка) і проект наказу про відрядження, погодження яких з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку) та іншими заінтересованими підрозділами (посадовими особами) здійснюється шляхом опитування.

Зазначені вище документи оформляються в установленому порядку в перший робочий день.

3.1. Направлення співробітника Держспецзв'язку у службове відрядження за кордон здійснюється відповідно до затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) на підставі наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження.

Службове відрядження за кордон Голови Держспецзв'язку або його заступників здійснюється тільки після отримання дозволу Першого віце-прем'єр-міністра України, Віце-прем'єр-міністра України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом функціональних повноважень на здійснення відрядження за кордон.

У разі відрядження співробітника Держспецзв'язку за кордон за рахунок коштів державного бюджету наказ про відрядження готується після отримання дозволу Прем'єр-міністра України (Першого віце-прем'єр-міністра України, Віце-прем'єр-міністра України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом функціональних повноважень) на здійснення відрядження за кордон.

3.2. З метою отримання дозволу на службове відрядження за кордон керівник структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) направляється у службове відрядження за кордон, не пізніше ніж за 30 календарних днів до початку відрядження подає на ім'я Голови Держспецзв'язку мотивований рапорт (службову записку), кошторис витрат на службове відрядження (додаток 3), підписаний керівником структурного підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) та погоджений з ФЕД (фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку), а також технічне завдання для участі в заходах міжнародного характеру (далі - технічне завдання). До технічного завдання додаються офіційне запрошення для участі в заходах міжнародного характеру (за наявності) та його переклад.

3.3. У разі необхідності направлення співробітника Держспецзв'язку у відрядження за кордон, яке не передбачене планом відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), у рапорті (службовій записці) на ім'я Голови Держспецзв'язку зазначається про необхідність внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) та визначаються джерела фінансування відрядження (пункт(и) плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), за рахунок якого(их) пропонується направити співробітника Держспецзв'язку у відрядження). Рапорт (службова записка) перед поданням на доповідь Голові Держспецзв'язку попередньо погоджується із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу функціональних обов'язків здійснює координацію діяльності підрозділу, та ФЕД.

3.4. Якщо відрядження здійснюється з метою забезпечення урядовим зв'язком вищих посадових осіб держави, технічне завдання не готується.

Отримання дозволу Прем'єр-міністра України (Першого віце-прем'єр-міністра України, Віце-прем'єр-міністра України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом повноважень) на здійснення таких відряджень за кордон організовує орган Держспецзв'язку, співробітник якого відповідно до плану відряджень органу Держспецзв'язку направляється у службове відрядження за кордон.

3.5. Після отримання дозволу на відрядження оригінал рапорту (службової записки) та копія кошторису витрат на службове відрядження надсилаються:

структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв'язку - до ДКЗ;

в органі Держспецзв'язку - до підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку.

У разі направлення співробітника Держспецзв'язку у службове відрядження, що не передбачає здійснення міжнародного співробітництва та взаємодію з іноземною стороною, погодження технічного завдання з Міністерством закордонних справ України (далі - МЗС), отримання дозволу Прем'єр-міністра України (Першого віце-прем'єр-міністра України, Віце-прем'єр-міністра України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом функціональних повноважень) на здійснення відрядження за кордон організовує структурний підрозділ Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), співробітник якого відповідно до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) направляється у службове відрядження за кордон.

При направленні співробітника Держспецзв'язку у службове відрядження, що передбачає міжнародну співпрацю, копія рапорту (службової записки), оригінали кошторису витрат на службове відрядження та технічного завдання надсилаються не пізніше ніж за 25 календарних днів до початку відрядження до ДТРЧР, який організовує погодження технічного завдання з МЗС та отримання дозволу Прем'єр-міністра України (Першого віце-прем'єр-міністра України, Віце-прем'єр-міністра України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом функціональних повноважень) на здійснення відрядження за кордон.

У разі позапланового відрядження співробітника Держспецзв'язку відповідний рапорт (службова записка):

в Адміністрації Держспецзв'язку надсилається до ДК СД (копія) для відповідного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку;

в органі Держспецзв'язку доводиться до відома підрозділу (посадової особи) органу Держспецзв'язку, на який (яку) покладено виконання обов'язків з підготовки та супроводження плану відряджень органу Держспецзв'язку для відповідного його коригування.

3.6. Після отримання дозволу Прем'єр-міністра України (Першого віце-прем'єр-міністра України, Віце-прем'єр-міністра України згідно з визначеним Кабінетом Міністрів України розподілом повноважень) на здійснення відрядження за кордон на підставі оригіналу рапорту (службової записки), примірника кошторису витрат на службове відрядження та після внесення змін до плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), якщо відрядження ним не передбачалося, ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку) готує проект наказу про відрядження, який подається на підпис Голові Держспецзв'язку (керівнику органу Держспецзв'язку) заздалегідь, але не пізніше ніж за сім робочих днів до дня вибуття співробітника Держспецзв'язку у відрядження.

У разі відрядження співробітника Держспецзв'язку до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), після підписання наказу про відрядження ДКЗ (підрозділ кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку) заповнює бланк посвідчення про відрядження, який підписується: в Адміністрації Держспецзв'язку - Головою Держспецзв'язку, першим заступником або заступником Голови Держспецзв'язку, в органі Держспецзв'язку - керівником органу Держспецзв'язку. Видача бланків посвідчення про відрядження без заповнення забороняється.

Співробітник Держспецзв'язку, який направляється у відрядження за кордон, ознайомлюється з кошторисом витрат на службове відрядження та вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження, що засвідчується особистими підписами особи, що відряджається, та посадової особи ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку), що провела ознайомлення, на довідці-ознайомленні (додаток 4).

3.7. Направлення співробітників Держспецзв'язку у відрядження за кордон оформляється:

в Адміністрації Держспецзв'язку - наказом Адміністрації Держспецзв'язку про відрядження;

в органі Держспецзв'язку - наказом органу Держспецзв'язку.

3.8. У наказі про відрядження за кордон зазначаються:

пункт плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), згідно з яким відряджається співробітник Держспецзв'язку;

мета направлення співробітника Держспецзв'язку у службове відрядження;

пункт призначення, куди відряджається співробітник Держспецзв'язку;

строк відрядження (з урахуванням часу на проїзд);

умови перебування співробітника Держспецзв'язку у службовому відрядженні (за необхідності).

До наказу додається кошторис витрат на відрядження.

3.9. Порядок направлення співробітників Держспецзв'язку в довготермінові відрядження до закордонних дипломатичних установ України визначається відповідно до чинного законодавства.

3.10. При відрядженні співробітника Держспецзв'язку за кордон на підставі рапорту (службової записки) з відповідним рішенням керівництва Держспецзв'язку ДТРЧР:

проводить заходи щодо забезпечення оформлення та видачі дипломатичного або службового паспорта України;

організовує забезпечення візової підтримки.

3.11. Співробітник Держспецзв'язку, що відряджається за кордон, до вибуття у відрядження проходить інструктаж у Режимно-секретному управлінні Адміністрації Держспецзв'язку (далі - РСУ) (режимно-секретному органі органу Держспецзв'язку). Під час проведення інструктажу визначаються мета відрядження, обсяг та зміст інформації про діяльність Держспецзв'язку, яка може використовуватися під час відрядження, а також порядок звернення до дипломатичних представництв та інших підприємств, установ, організацій України в іноземній державі у разі виникнення обставин, що створюють небезпеку для збереження секретної інформації.

У журналі обліку виїздів за кордон працівників, яким надано допуск до державної таємниці, що ведеться за формою 92, визначеною у додатку 92 до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі - журнал), після проведення інструктажу зі співробітником Держспецзв'язку керівник РСУ (режимно-секретного органу органу Держспецзв'язку) робить відповідний запис про проведення інструктажу, який засвідчується підписами керівника РСУ (режимно-секретного органу органу Держспецзв'язку) та особи, з якою проведено інструктаж.

Після повернення із закордонного службового відрядження співробітник Держспецзв'язку протягом п'яти робочих днів зобов'язаний прибути до керівника РСУ (режимно-секретного органу органу Держспецзв'язку) для проходження співбесіди.

Керівник РСУ (режимно-секретного органу органу Держспецзв'язку) проводить співбесіду зі співробітником Держспецзв'язку з метою з'ясування питань щодо наявності чи відсутності обставин, що могли створити передумови для витоку секретної інформації під час перебування за кордоном, фактів необґрунтованої заінтересованості з боку іноземців секретною інформацією.

У журналі після проведення співбесіди керівник РСУ (режимно-секретного органу органу Держспецзв'язку) у колонці "Примітка" цього журналу робить запис про проведення співбесіди зі співробітником Держспецзв'язку, який засвідчується підписами керівника РСУ (режимно-секретного органу органу Держспецзв'язку) та особи, з якою проведено співбесіду.

За результатами співбесіди за наявності інформації, що може мати значення для збереження державної таємниці, складається довідка, яка реєструється і зберігається в РСУ (режимно-секретному органі органу Держспецзв'язку).

4.1. З метою забезпечення раціонального використання коштів, передбачених у державному бюджеті на службові відрядження співробітників Держспецзв'язку, в Адміністрації Держспецзв'язку (органі Держспецзв'язку) розробляється план відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку).

4.2. План вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв'язку у службові відрядження на рік (додаток 5) розробляється ДК СД.

Структурні підрозділи Адміністрації Держспецзв'язку щороку (до 01 березня) надсилають до ДК СД пропозиції до плану вибуття співробітників Адміністрації Держспецзв'язку у службові відрядження на наступний рік (додаток 6) (у паперовому та електронному вигляді) з розрахунку повної та граничної (в межах обсягів коштів, передбачених структурному підрозділу Адміністрації Держспецзв'язку на службові відрядження у поточному році) потреби підрозділу.

Розроблений проект плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку погоджується з керівництвом Держспецзв'язку та не пізніше 25 березня надсилається до ФЕД для врахування під час складання бюджетного запиту Держспецзв'язку на наступний рік.

4.3. Після інформування ФЕД про граничні обсяги видатків Держспецзв'язку на наступний рік ДК СД спільно зі структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв'язку організовує коригування підготовленого проекту плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку та його розгляд керівництвом Держспецзв'язку.

За результатами опрацювання та узгодження план відряджень Адміністрації Держспецзв'язку підписується директором ДК СД, погоджується з директором ФЕД і заступниками Голови Держспецзв'язку і надається на затвердження Голові Держспецзв'язку.

4.4. Після затвердження плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку витяги з нього надсилаються для врахування у роботі до відповідних структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв'язку.

4.5. План вибуття співробітників органу Держспецзв'язку у службові відрядження на рік (додаток 7) погоджується з фінансовим підрозділом органу Держспецзв'язку та затверджується керівником органу Держспецзв'язку.

До плану відряджень органу Держспецзв'язку відрядження співробітників зазначених підрозділів за кордон вносяться на підставі рішення Голови Держспецзв'язку, що попередньо погоджується із заступником Голови Держспецзв'язку, який відповідно до розподілу функціональних обов'язків здійснює координацію діяльності цього підрозділу, та ФЕД.

4.6. Після затвердження кошторису Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) ДК СД (керівник органу Держспецзв'язку) опрацьовує план відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) та за необхідності протягом десяти днів вносить відповідні зміни до нього.

4.7. Один з примірників затвердженого плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), а також зміни до нього надсилаються до:

ФЕД (у десятиденний строк після затвердження) - для організації контролю за ефективністю витрачання коштів;

фінансового підрозділу органу Держспецзв'язку - для забезпечення контролю за станом витрачання коштів на службові відрядження у відповідному органі Держспецзв'язку;

ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку) - для використання під час підготовки наказів про відрядження.

4.8. З метою оперативного коригування плану відряджень Адміністрації Держспецзв'язку ФЕД і ДК СД щокварталу до 10 числа наступного місяця проводять звірку стану фактичного витрачання коштів на службові відрядження співробітниками Адміністрації Держспецзв'язку.

5.1. Посадова особа ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку) здійснює реєстрацію співробітників, які у зв'язку із службовим відрядженням вибувають чи прибувають з/до Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), у журналі реєстрації відряджень (додаток 8) (далі - журнал).

5.2. У журналі реєструються співробітники, які проходять службу в Адміністрації Держспецзв'язку (органі Держспецзв'язку), а також співробітники, які були направлені до них у службове відрядження. Після реєстрації співробітника в журналі посадова особа, яка здійснювала реєстрацію, проставляє відповідні відмітки в посвідченні про відрядження (у разі його оформлення), які засвідчуються печаткою "Для посвідчень про відрядження".

У такому самому порядку в Адміністрації Держспецзв'язку (органі Держспецзв'язку) проводиться реєстрація службових відряджень осіб інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій.

5.3. У вихідні або святкові і неробочі дні реєстрацію співробітників, які у зв'язку зі службовим відрядженням прибувають чи вибувають до/з Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку), здійснює заступник начальника зміни Управління охорони Департаменту забезпечення Держспецзв'язку (черговий органу Держспецзв'язку) (далі - черговий).

В останній робочий день (передвихідний або передсвятковий) посадова особа ДКЗ (підрозділу кадрового забезпечення органу Держспецзв'язку), яка здійснює реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження чи прибувають з нього, передає черговому журнал реєстрації відряджень, а також печатку "Для посвідчень про відрядження", які повертаються відповідній посадовій особі в перший робочий день.

Журнал реєстрації відряджень і печатка "Для посвідчень про відрядження" передаються між посадовими особами в установленому порядку.

6.1. Адміністрація Держспецзв'язку (орган Держспецзв'язку), відряджаючи співробітників Держспецзв'язку, забезпечує їх коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

6.2. ФЕД (фінансовий підрозділ органу Держспецзв'язку) забезпечує авансом співробітника Держспецзв'язку, який направляється у відрядження:

в межах України - на підставі відповідного наказу про відрядження та талона посвідчення про відрядження;

за кордон - на підставі відповідного наказу про відрядження.

6.3. Розміри добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються відповідно до додатка 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами).

Співробітнику Держспецзв'язку, направленому для участі в антитерористичній операції, за дні, коли він забезпечується харчуванням за рахунок держави, добові не виплачуються.

6.4. Аванс відрядженим співробітникам Держспецзв'язку перераховується в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток або видається готівкою у валюті, зазначеній у кошторисі витрат на відрядження.

6.5. Якщо співробітник Держспецзв'язку отримав аванс на відрядження (в тому числі й на відрядження за кордон) і не виїхав у відрядження, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня видання наказу Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про скасування відрядження повернути до каси Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

6.6. У наказі Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку) про відрядження можуть встановлюватися додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження, а саме: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України. У разі відрядження співробітника Держспецзв'язку за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

6.7. Витрати на відрядження відшкодовуються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658 (зі змінами).

6.8. Після повернення зі службового відрядження в межах України співробітник Держспецзв'язку до закінчення п'ятого банківського дня (якщо співробітник Держспецзв'язку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, - до закінчення третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця служби або роботи, подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів України від 24 грудня 2013 року № 845 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 січня 2014 року за № 104/24881. Разом зі звітом подається належно оформлене посвідчення про відрядження з відбитками печаток про прибуття та вибуття, зазначенням відповідних дат і підписами відповідальних осіб, а також документи в оригіналі, що підтверджують вартість витрат на відрядження.

6.9. Після повернення зі службового відрядження за кордон співробітник у п'ятиденний строк подає керівництву Держспецзв'язку на затвердження звіт про результати відрядження, а також до закінчення п'ятого банківського дня (якщо співробітник Держспецзв'язку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, - до закінчення третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця служби або роботи, подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства доходів і зборів України від 24 грудня 2013 року № 845 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 січня 2014 року за № 104/24881, звіт про використання коштів, виданих на відрядження за кордон (додаток 9), належно оформлене посвідчення про відрядження (у разі відрядження співробітника Держспецзв'язку до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд)) з відбитками печаток про прибуття та вибуття, зазначенням відповідних дат і підписами відповідальних осіб, а також документи в оригіналі, що підтверджують вартість витрат на відрядження.

Затверджений керівництвом Держспецзв'язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв'язку (органу Держспецзв'язку):

до МЗС і Кабінету Міністрів України (за необхідності) у десятиденний строк після повернення співробітника Держспецзв'язку, якщо відрядження не передбачало здійснення міжнародного співробітництва та взаємодію з іноземною стороною;

до ДТРЧР у п'ятиденний строк після повернення співробітника Держспецзв'язку для подальшого його опрацювання та надання у десятиденний строк після повернення співробітника Держспецзв'язку до МЗС і Кабінету Міністрів України (за необхідності), якщо відрядження передбачало міжнародну співпрацю.