Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складає і подає військовослужбовець Держспецзв’язку до ФЕД (фінансового підрозділу органу Держспецзв’язку) у паперовій або електронній формі з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" за встановленою Міністерством фінансів України формою разом з підтвердними документами для розгляду та прийняття рішення про відшкодування вартості понесених витрат.
Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі Звітом про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) (додаток 7).
Разом зі Звітом подаються належно оформлені посвідчення про відрядження (у разі оформлення) із записами про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, засвідчені відбитками печаток (за наявності їх у підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження) про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також розрахункові документи або документи, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий (фіскальний) чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки), з додаванням впорядкованого автентичного перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.
У разі неможливості внести до посвідчення про відрядження записи про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб із проставлянням відбитків печатки підприємства, установи або організації, куди було здійснено відрядження, такі записи вносяться відповідальною особою ДКП (підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) або органу управління Військової служби правопорядку у Збройних Силах України у відповідному гарнізоні чи в найближчому територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки або в органі місцевого самоврядування та засвідчуються відбитками печаток.
Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом про відрядження (з урахуванням внесених змін), звітом про використання коштів, виданих на відрядження, з доданням до нього належно оформленого посвідчення про відрядження (у разі оформлення) із записами про прибуття, вибуття та користування або некористування безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження із зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, засвідчених відбитками печаток (за наявності їх в установи або організації, куди було здійснено відрядження), та документальних доказів, які підтверджують перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у службовому відрядженні.
У разі відсутності зазначених в абзаці восьмому цього пункту документів добові витрати відрядженому військовослужбовцю Держспецзв’язку не відшкодовуються.
У разі відсутності розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжних операцій у готівковій чи безготівковій формі, або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв’язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, з прізвищем відрядженого військовослужбовця Держспецзв’язку та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим військовослужбовцем Держспецзв’язку державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України).
( Пункт 20 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказами Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 543 від 07.09.2020, № 438 від 17.08.2022; в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 541 від 30.09.2024 )
VI. Звітування щодо результатів здійснення службового відрядження в межах України та за кордон
1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв’язку (голова комісії, старший команди), військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п’ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв’язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.
2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.
Затверджений Головою Держспецзв’язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку):
до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) - у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;
( Абзац третій пункту 2 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 254 від 27.04.2021 )
до ДМС (у паперовій та електронній формах) - у п’ятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку до інших державних органів та/або посадових осіб (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.
( Абзац четвертий пункту 2 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказами Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 254 від 27.04.2021, № 438 від 17.08.2022 )( Інструкція в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019 )
| Директор Департаменту організації та контролю службової діяльності Адміністрації Держспецзв’язку | Ю.І. Циплинський |
Додаток 1
до Інструкції про особливості
направлення військовослужбовців
Державної служби спеціального
зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах
України та за кордон
(пункт 1 розділу II)
ПЛАН
вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку у службові відрядження
( Див. текст )( Додаток 1 в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019 )
Додаток 2
до Інструкції про особливості
направлення військовослужбовців
Державної служби спеціального
зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах
України та за кордон
(пункт 1 розділу II)
ПЛАН
вибуття особового складу у службові відрядження
( Див. текст )( Додаток 2 в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019 )
Додаток 3
до Інструкції про особливості направлення
військовослужбовців Державної служби
спеціального зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах України та за кордон
(пункт 8 розділу II)
ПОСВІДЧЕННЯ
про відрядження
( Див. текст )( Додаток 3 в редакції Наказів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019, № 438 від 17.08.2022, № 541 від 30.09.2024 )
Додаток 4
до Інструкції про особливості
направлення військовослужбовців
Державної служби спеціального
зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах
України та за кордон
(пункт 8 розділу II)
ПОСВІДЧЕННЯ
про відрядження
( Див. текст )( Додаток 4 в редакції Наказів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019, № 438 від 17.08.2022, № 541 від 30.09.2024 )
Додаток 5
до Інструкції про особливості
направлення військовослужбовців
Державної служби спеціального зв’язку
та захисту інформації України
у службові відрядження в межах України
та за кордон
(пункт 2 розділу III)
КОШТОРИС
витрат на службове відрядження за кордон
( Див. текст )( Додаток 5 в редакції Наказів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019, № 543 від 07.09.2020, № 438 від 17.08.2022 )( Додаток 6 виключено на підставі Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 438 від 17.08.2022 )
Додаток 6
до Інструкції про особливості
направлення військовослужбовців
Державної служби спеціального
зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах
України та за кордон
(пункт 2 розділу IV)
ПРОПОЗИЦІЇ
до плану вибуття особового складу Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) у службові відрядження
( Див. текст )( Додаток в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019 )
Додаток 7
до Інструкції про особливості
направлення військовослужбовців
Державної служби спеціального
зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах
України та за кордон
(пункт 19 розділу V)
ЗВІТ
про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон
( Див. текст )( Додаток в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 278 від 20.05.2019 )
Додаток 8
до Інструкції про особливості направлення
військовослужбовців Державної служби
спеціального зв’язку та захисту інформації України
у службові відрядження в межах України та за кордон
(пункт 2 розділу II)
КОШТОРИС
витрат на службове відрядження
( Див. текст )( Інструкцію доповнено Додатком 9 згідно з Наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 543 від 07.09.2020; в редакції Наказу Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації № 438 від 17.08.2022 )
