Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

Розділові знаки пишуть скорочено з малої літери: "крп", "км", "лпки". Знаки "№" (номер), "-" (мінус), "+" (плюс), "0" (нуль) пишуть словами.

Телеграми друкуються без абзаців великими літерами з інтервалами між рядками. Переносити слова не дозволяється.

Телеграми пишуться лише з лицьового боку телеграфного бланка.

Телеграма підписується керівництвом Міністерства і засвідчується печаткою. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту 2 - 3 інтервали.

У підписі телеграми зазначається скорочені найменування організації (умовне телеграфне найменування) і посади та прізвище особи, яка її підписала.

Візи відповідальних виконавців і укладачів проставляються на копії, що підшивається до справи.

Службові телеграми друкують у двох примірниках, перший з яких надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) - підшивають до справи.

У телеграмах-відповідях текст треба розпочинати із зазначення номера і дати документа, на який дається відповідь.

Телеграми однакового змісту, що надсилаються до одного населеного пункту кільком адресатам, передають до поштового відділення в одному примірнику. Якщо телеграми однакового змісту надсилаються до кількох населених пунктів, то вони передаються до поштового відділення за кількістю адресатів.

Телефонограма передається для оперативного вирішення службових питань.

У тексті слід уникати слів, що важко вимовляються, словосполучень і складних мовних зворотів.

Телефонограма складається в одному примірнику, підписується Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату або керівником структурного підрозділу і після передачі підшивається до справи.

129. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

130. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу Міністерства, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу, з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів Міністерства завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

131. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами Міністерства та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

132. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

133. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

134. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства.

Рішення колегії доводяться до виконавців та підвідомчих підприємств і організацій наказами Міністра.

135. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

136. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107 - 122 цієї Інструкції.

137. Рішення колегій реалізуються шляхом видання наказів Міністерства, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Протоколи засідань колегії, витяги з них з окремих питань, рішення колегії реєструються у секретаря колегії.

138. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Міністерства. Направлення працівника у відрядження здійснюється за планом Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра і оформляється наказом (додаток 19) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, строку і мети відрядження відповідно до завдання на відрядження (додаток 18).

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Міністерства, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Міністра, першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступників Міністра, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник (додаток 20).

Доповідна записка разом із завданням на відрядження в межах України, проектом наказу передається Міністру, першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату або заступнику Міністра на підпис, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 85 цієї Інструкції, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Підписаний наказ про відрядження в межах України, доповідна записка (додаток 20) реєструються у журналі в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення (додаток 21).

Строк і порядок відрядження визначається Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра відповідно до вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон , затвердженої наказом Мінфіну та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України.

139. Після повернення з відрядження працівник протягом трьох робочих днів доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання та надає до відділу бухгалтерського забезпечення апарату Міністерства звіт про виконання завдання по відрядженню, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, завізований керівником структурного підрозділу, оформлені у встановленому порядку документи про витрати (додаток 22).

Процедура оформлення відряджень за кордон відбувається відповідно до вимог Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України , затвердженої наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 04.07.2011 № 251.

140. Документообіг - це проходження документів в Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

141. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

Департамент управління персоналом та документального забезпечення, структурні підрозділи Міністерства у своїй практичній роботі з документами мають систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу в апараті Міністерства.

142. Порядок документообігу регламентується інструкцією, регламентами роботи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра реєструються вхідні, внутрішні та вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

Реєстрація вхідних документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів з використанням контрольно-облікової картки (додаток 23) або журналів (додаток 24). Усі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з 1) ведеться в межах календарного року.

143. Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією Міністерства з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Міністерстві.

У разі впровадження в Міністерстві системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу Департамент управління персоналом та документального забезпечення разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

144. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

145. Обсяг документообігу - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в Міністерстві (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). З метою вдосконалення роботи з документами в Міністерстві щокварталу провадиться облік кількості документів.

146. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

Кількісному обліку підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи.

У Міністерстві може здійснюватись повний або вибірковий облік документів. Повний облік провадиться за всіма видами службових документів у всіх структурних підрозділах, вибірковий - за окремими групами документів або в конкретному підрозділі Міністерства. Облік документів може здійснюватися як за Міністерством в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Структурні підрозділи Міністерства складають довідки про кількість документів за квартал, що оформляються на бланках єдиної форми (додаток 25) у двох примірниках. При цьому враховуються лише ті документи, що одержані або відправлені підрозділом самостійно і не зареєстровані у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Один примірник подається до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра до 1 числа місяця, наступного за звітним. Довідка підписується керівником підрозділу.

147. Результати обліку та аналіз документообігу центрального апарату Міністерства здійснює відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра і подається керівництву Міністерства для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

148. Доставка вхідної кореспонденції до Міністерства здійснюється поштою, каналами електричного зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

149. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра упродовж робочого дня.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються спеціалістом першої приймальні або черговим працівником.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

150. У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра розкриваються всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям, консультативно-дорадчим органам при Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України, іменних листів з написом "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України. Розпечатування останніх забороняється, вони передаються за призначенням.

151. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках (додаток 26). Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

152. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

153. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 82 цієї Інструкції.

154. Електронні носії інформації обов'язково передаються до Міністерства із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

155. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я керівництва Міністерства приймає спеціаліст першої приймальні Міністра (відповідальний черговий). Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка провадиться безпосередньо під час прийняття до розписки в одержанні. Незареєстровані документи, отримані з резолюцією керівництва, реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Кореспонденція на адресу структурних підрозділів, громадських організацій, консультативно-дорадчих органів при Міністерстві, листи з позначкою "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України, передається безпосередньо за призначенням або до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра у перший робочий день.

Інші конверти спеціаліст розпечатує, перевіряючи при цьому цілісність конверта, а також документів. Про пошкодження конверта, відсутність або пошкодження документів він робить позначки у журналі реєстрації вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

На зворотньому боці останнього аркуша документа спеціаліст проставляє реєстраційний штамп і зазначає в ньому дату одержання, а під штампом - час одержання документа.

Після реєстрації документів спеціаліст передає їх на розгляд Міністру або першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, який на цей час знаходиться у Міністерстві, і зазначає це в журналі. У разі відсутності зазначених осіб він робить позначку в журналі.

Одержавши кореспонденцію після розгляду її керівником, спеціаліст переписує резолюцію до журналу та в міру можливості передає документ виконавцю.

Наступного робочого дня вранці спеціаліст відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра повідомляє про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

156. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

157. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що підлягають реєстрації, що не реєструються відповідно до Переліку документів, що не підлягають реєстрації (додаток 5), що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до функціональних обов'язків, а також встановлення строків виконання документів, які передаються безпосередньо структурним підрозділам Міністерства.

Обов'язковому розгляду Міністром підлягають: закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України, акти та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України, постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України; листи, що надходять від компаній, комітетів, центрів, підприємств та установ, підпорядкованих безпосередньо Міністерству, за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом Міністрів, перших керівників відомств і місцевих органів влади; звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України "Про звернення громадян" .

На розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату передаються:

доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші документи, адресовані першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату;

кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників міністрів, керівників відомств і місцевих органів влади, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.

Якщо в документах порушуються питання, що мають розв'язуватись Міністром, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату доповідають йому про це, подають необхідні матеріали і вносять свої пропозиції.

Під час перебування Міністра у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату або заступник Міністра, на якого покладено ці обов'язки.

158. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

159. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про Міністерство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності Міністерства, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

160. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 27), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Листи, що надійшли до Міністерства, з питань, вирішення яких відповідно до чинного законодавства не належить до компетенції Міністерства, у п'ятиденний строк надсилаються за належністю для розгляду порушених питань, про що повідомляється кореспондентові або повертаються кореспондентові.

161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

162. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівництва Міністерства, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів Міністерства, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції Міністерства.

Реєстрації підлягають також документи, створені в Міністерстві (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

163. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

164. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра:

акти та кореспонденція Президента України;

акти та кореспонденція Верховної Ради України;

акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;

накази з основної діяльності Міністерства;

документи обмеженого користування з грифом "ДСК".

Відділом з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

звернення громадян;

запити та звернення народних депутатів України;

запити на інформацію.

У відділі державної служби та нагород Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, матеріальну допомогу; накладання стягнення) працівників центрального апарату;

про надання відпусток працівникам центрального апарату Міністерства; накази про відрядження працівників центрального апарату Міністерства в межах України та за кордон;

накази з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання; накладання стягнення) керівників державних підприємств, компаній, установ та організацій, які підпорядковані безпосередньо Міністерству.

Адміністративно-господарським управлінням заявки на матеріально-технічне забезпечення, тощо.

Спеціальним відділом:

накази про надання та скасування доступу до державної таємниці;

накази про щомісячну компетенцію до посадового окладу у зв'язку з роботою, яка передбачає доступ до державної таємниці.

165. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів.

Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Міністерства.

Довідки, доповідні та службові записки, акти та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування, не реєструються.

Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів по особовому складу додається буква "К", з питань оплати праці - "Т", відрядження "В".

166. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

167. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 161 цієї Інструкції.

168. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції.

169. В Міністерстві може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

170. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки24 і 27).

171. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в Міністерстві лише один раз.

Документи підписані першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату реєструються у спеціалістів приймалень у журналах реєстрації вихідної кореспонденції сторінки яких нумеруються, прошиваються і скріплюються печаткою відділу діловодства Міністерства (додаток 12).

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення, наприклад: 03/23-1245-ДСК, де ДСК - позначення для документів з грифом "для службового користування".

Вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. Їм присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР - Верховна Рада України, НД - Народний депутат України, П - Президент України, АП - Адміністрація Президента України, КМ - Кабінет Міністрів України), через косу риску індексу структурного підрозділу та порядкового номера з початку року.

Наприклад: КМ/16-356, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як автора документа, 356 - порядковий номер.

Якщо документ підписано першим заступником, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, який заміщав Міністра, то після літерного індексу ставиться відповідний індекс заступника Міністра, а далі - індекс підрозділу та порядковий номер. Наприклад: КМ/2-10-356, де індекс 2 означає, що документ підписаний першим заступником Міністра.

Реєстрація термінових вихідних документів, підписаних керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні здійснюється в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номера.

Вихідному документу на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР, П, АП, НД, КМ), через косу риску індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, далі індексу структурного підрозділу та порядкового номера приймальні. Наприклад: КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписано першим заступником Міністра, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення; 26П - порядковий номер реєстрації у приймальні.

Копія зареєстрованого вихідного документа на адресу Президента України та його Секретаріату, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України передається наступного дня до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Доставку вихідних документів до Секретаріату Президента, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця.

Наприклад, КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписаний першим заступником Міністра енергетики та вугільної промисловості України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як виконавця документа, 26П - порядковий номер приймальні.

Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, до реєстраційного індексу документа додається позначка "КД".

Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Вихідні документи, підписані керівництвом структурного підрозділу, реєструються в департаментах, управліннях та відділах в журналах.

Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

Перелік індексів, присвоєних керівництву Міністерства та структурним підрозділам центрального апарату Міністерства додається (додаток 28).

Позначка про вихідні документи-відповіді робиться в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ.

172. У відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра реєстрація ведеться на контрольно-облікових картках (додаток 23), за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів (далі - АСКВД), у приймальнях керівництва Міністерства, структурних підрозділів Міністерства - у журналах реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 24).

Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано. Запис здійснюється з контрольно-облікової картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

173. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 29).

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися Міністерством.

На документах, що реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, на документах, що реєструються у приймальнях та структурних підрозділах, - на зворотному боці останнього аркуша документа внизу зліва. На документах органів вищого рівня реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останнього аркуша документа зліва.

У реєстраційних штампах зазначається: підлягає документ поверненню до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів вищого рівня, на які Міністерством були надані відповіді.

174. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра розробляє графіки передачі кореспонденції структурними підрозділами Міністерства, помічниками (секретарями) приймалень керівництва Міністерства.

175. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Міністерства в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації Міністру у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

176. Кореспонденція, що передається Міністру, попередньо розглядається керівником Служби Міністра, який визначає, кого треба ознайомити з документом та готує проект резолюції відповідно до пункту 40 цієї Інструкції.

Керівництво Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або керівник Служби Міністра може переглядати документи, за необхідності уточнювати виконавців документа, зміст доручення, терміни виконання, вказані в резолюції.

Помічники (секретарі) першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату одержують кореспонденцію для керівництва Міністерства за встановленим графіком у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, перевіряють правильність її надходження, обов'язково записують вхідний номер і час одержання документа до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та разом з документами, що не підлягають реєстрації, негайно передають на розгляд відповідно до розподілу повноважень першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату. Вони забезпечують збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

У структурних підрозділах документи реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. На кожному зареєстрованому документі працівник, відповідальний за ведення діловодства, на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, акти Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України працівник, відповідальний за ведення діловодства, реєструє окремо від іншої кореспонденції, без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра у дводенний термін.

177. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

178. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Після розгляду документа керівництвом Міністерства працівник відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра переносить резолюцію на картку.

179. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документального забезпечення  та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, в якому було зареєстровано документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з обов'язковою відміткою у секторі контролю виконання документів.

180. Відповідальні за ведення діловодства в структурному підрозділі одержують кореспонденцію за встановленим графіком у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра невідкладно інформує структурні підрозділи Міністерства.

Подання документів на розгляд керівництву структурного підрозділу здійснюється відповідно до розподілу обов'язків між керівником та його заступниками. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Міністерства розглядаються керівником підрозділу негайно.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

Після розгляду документів керівництвом підрозділу працівник, відповідальний за ведення діловодства, передає їх виконавцям згідно з резолюцією, про що вчиняється відповідний запис у журналі. Передача зареєстрованих і взятих на облік документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через працівника, відповідального за ведення діловодства. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, ознайомлюються ті працівники, яких безпосередньо стосується виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу або до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. Про проходження документів він систематично інформує керівництво структурного підрозділу.

Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т.ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що вчиняється запис у журналі. Приймаючи документи для підпису у керівника, спеціаліст перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номера його службового телефону, наявність необхідних віз.

Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Листи на ім'я Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, незалежно від того, хто їх підписав, - Міністр або, у разі його відсутності, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, реєструються у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра та в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номера (термінова вихідна кореспонденція керівництва Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні).

Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець вчиняє на документі запис про результати розгляду, зазначає номер і дату документа-відповіді або іншого документа, номер справи, до якої будуть підшиті всі матеріали, та ставить свій підпис.

181. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

182. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції Міністра, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

183. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Міністру, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

184. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

185. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

Копіювання невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо спеціалістами за допомогою існуючих на їх робочих місцях засобів оргтехніки.

Копіювання значних за обсягом документів здійснюється за такими правилами:

для виконання копіювальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

копіювання документів здійснюється з дозволу керівництва Міністерства, їх помічників та радників, начальника Адміністративно-господарського управління.

186. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

187. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

188. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю. Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва Міністерства, рішення колегіального органу Міністерства, запити на інформацію.

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

Відповідальність за організацію і контроль виконання документів несуть перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства.

Вони організовують і контролюють виконання документів по суті.

Контроль за виконанням документів у встановлені строки здійснюють Департамент управління персоналом та документального забезпечення, спеціалісти приймалень або особи, на яких покладені ці обов'язки.

189. Загальне методичне керівництво організацією контролю виконання документів у Міністерстві, контроль за виконанням Інструкції та відповідальність за роботу автоматизованої системи контролю виконання повністю покладаються на Департамент управління персоналом та документального забезпечення.

Технічну роботу з контролю за виконанням документів у структурних підрозділах Міністерства виконує посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.

Особа, відповідальна за ведення діловодства, здійснює контроль за допомогою контрольних карток або журналу, куди вносить всі необхідні позначки. На документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки роблять позначку "контроль".

Працівник, відповідальний за ведення діловодства, виконує такі операції:

формування контрольної картотеки або ведення журналу;

передачу документів з контрольними картками виконавцям;

нагадування виконавцям про терміни виконання документів;

одержання інформації про хід і результати виконання;

внесення позначок про хід і результати виконання документів до контрольних карток або журналу;

систематичне інформування керівників структурних підрозділів про стан і результати виконання документів;

повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних та інших нарадах;

зняття документів з контролю за вказівкою керівників структурного підрозділу;

формування картотеки виконаних документів;

узагальнення даних про хід і результати виконання документів.

190. Строк виконання документа може встановлюватись у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або в резолюції. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).