кореспонденція за №
______________________ від __________________
(вид кореспонденції)
на _____ арк.дод. на _________ арк.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Акт складено в двох примірниках:
1-й примірник - на адресу ______________________________________________
2-й примірник - до справи у відділі документального забезпечення.
Факт засвідчуємо:
1 ___________________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
2 ___________________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
3 ___________________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Додаток 27
до Інструкції
(пункт 160)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
видів документів, що не підлягають реєстрації відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра Міненерговугілля
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;
2. Зведення та інформація, надіслані до відома;
3. Навчальні плани, програми (копії);
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
5. Прейскуранти (копії);
6. Норми витрати матеріалів;
7. Вітальні листи і запрошення;
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
9. Наукові звіти за темами;
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти;
11. Форми статистичної звітності;
12. Договори.
__________
-* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8, 9, 10, 11, 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).
Додаток 27
до Інструкції
(пункт 170)
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про виконання документа |
Формат А4 (210х297)
__________
-* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 28
до Інструкції
(пункт 171)
ПЕРЕЛІК
індексів керівництва та структурних підрозділів відповідно до структури центрального апарату Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
( Додаток 28 в редакції Наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості № 988 від 23.12.2013 )
Додаток 29
до Інструкції
(пункт 31, 173)
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів
СХЕМИ РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
( Див. текст )
Додаток 30
до Інструкції
(пункт 191)
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням строків виконання
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - якщо в акті Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.
2. Запит народного депутата України - не пізніше як у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання, або інший строк, установлений Верховною Радою України. Запит депутата місцевої ради - у встановлений Радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, керівник установи, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата України, групу народних депутатів України, комітет Верховної Ради України (місцеву раду та депутата місцевої ради), який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.
3. Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання. Вмотивована відповідь на звернення народного депутата України повинна бути йому надіслана не пізніше як на другий день після розгляду звернення.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо інший строк не визначено документом).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не визначено документом).
6. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, здійснюється не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.
7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів здійснюється установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.
8. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, підлягає обов'язковому розгляду відповідним органом або посадовою особою у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в цей же строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону підлягає негайному виконанню, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше як у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяють, і про наслідки повідомити прокурора.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення підлягає розгляду повноважною посадовою особою або відповідним органом у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
9. Строк розгляду запиту на інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію не може перевищувати п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя особи, інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.
Відтермінування в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відтермінування доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
10. Звернення громадян розглядаються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
11. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
12. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними - 15 днів з дня реєстрації в установі.
13. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 31
до Інструкції
(пункт 231)
Міністерство енергетики та
вугільної промисловості України
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ № ____________
На ____ рік
_____________________________________________________________________________
(назва розділу)
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
ПОГОДЖЕНО
Посада особи,
відповідальної за архів Міністерства
Формат А4 (210х297)
________ ___________________
(підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
Найменування посади
особи, відповідальної
за діловодство в
структурному підрозділі __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Підсумкові відомості передано
до відділу документального
забезпечення та контролю
Найменування посади
особи, відповідальної
за передачу відомостей __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 32
до Інструкції
(пункт 231)
Міністерство енергетики ЗАТВЕРДЖУЮ
та вугільної промисловості Заступник Міністра - керівник апарату
України
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ______ _________________
Підпис Ініціали (ініціал
імені), прізвище
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_____________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Начальник відділу
документального
забезпечення __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20___ р.
Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Міністерства Протокол ЕПК ЦДАВО
________ № ________ ________ № ________
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в Міністерстві
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
Начальник відділу
документального
забезпечення __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Підсумкові відомості передано в архів
Міністерства
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 33
до Інструкції
(пункт 263)
Міністерство енергетики ЗАТВЕРДЖУЮ
та вугільної промисловості України Міністр енергетики та вугільної
АКТ промисловості України
________ ___________________
(підпис) (ініціали, (ініціал
імені) прізвище)
М.П.
__________ № ____________ ___ _____________ 20__ р.
_________________________
(місце складення)
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі ____________________________________________________________
(назва і вихідні дані
_____________________________________________________________________________
переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_____________________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили
практичне значення, документи фонду № _______________________________________
_____________________________________________________________________________
(найменування фонду)
Разом ________________________________________ справ за ___________ роки
(цифрами і словами)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК ЦДАВО ЕК Міністерства
__________ № ________ __________ № ________
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ________ роки схвалено,
а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією
_______________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ ____________ 20__ р. № ___________)
Документи в кількості ____________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою _______________________ кілограмів здано в _______________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ________ № ______ або
знищено шляхом спалення.
Найменування посади
особи, яка здала
(знищила) документи __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Формат А4 (210х297)
Додаток 34
до Інструкції
(пункт 268)
Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
__________________________________________________________
(найменування Міністерства)
________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
________ ___________________
(підпис) (ініціали, (ініціал
імені) прізвище)
____________ 20__ р.
ОПИС № _________
_________________________________________________________________
(назва розділу)
У цей опис включено ________________________________ справ з № ______ по
(цифрами і словами)
№ _____, у тому числі: літерні номери ______________________ пропущені номери
_________________
Найменування посади
укладача опису __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Начальник відділу документального
забезпечення
________ ___________________
(підпис) (ініціали, (ініціал
імені) прізвище)
___ ____________ 20__ р.
_____________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
Передав _______________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ____________________ реєстраційно-контрольних карток до документів-**
(цифрами і словами)
Найменування посади
працівника структурного
підрозділу __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Прийняв _______________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ______________________ реєстраційно-контрольних карток до документів
(цифрами і словами)
Найменування посади
особи, відповідальної
за архів Міністерства __________ ____________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20__ р.
__________
-* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
-** Передаються разом із справами відділу документального забезпечення.
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового складу
структурного підрозділу
Міністерства
Додаток 35
до Інструкції
(пункт 289)
( Див. текст )