Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

Інструкція - це нормативно-правовий акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання у певній сфері суспільних відносин.

Посадова інструкція розробляється і вводиться в дію з метою чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи, раціонального розподілу обов'язків між працівниками структурного підрозділу, наділення працівника необхідними правами, підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Нормативно-правовий акт - офіційний письмовий документ, прийнятий або затверджений уповноваженим на це суб'єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, спрямований на регулювання суспільних відносин, що містить норми права;

Правила - нормативно-правовий акт, який конкретизує нормативні приписи загального характеру з метою регулювання поведінки суб'єктів правовідносин у певних галузях і вирішує процедурні питання.

Положення - звід нормативних приписів, який визначає організацію та діяльність органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, посадових та інших осіб у певних сферах діяльності.

Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства.

Протокол - документ, яким фіксуються хід обговорення питань і прийняті за результатами обговорення рішення нарад, конференцій, колегій.

Рішення - правовий акт, який видається Міністерством разом з іншими органами, що діють на основі колегіальності.

Акт - документ, створений за результатами дій комісії, всі члени якої своїми підписами підтверджують встановлені факти, події.

Довідка - документ, який містить опис та підтверджує ті чи інші факти, події.

Доповідна записка - документ, який адресується керівництву Міністерства або структурного підрозділу і містить детальний виклад питання з висновками та пропозиціями складача.

Службова записка - це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо.

Пояснювальна записка - це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Лист - службовий документ, який є одним із засобів оперативного управління та обміну інформацією між Міністерством та органами вищого рівня, Міністерством та підприємствами і установами, що належать до сфери його управління, іншими підприємствами і установами.

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210х297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148х210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210х297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Положення про структурні підрозділи.

11. Посадові інструкції.

12. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

13. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

14. Розцінки на виконання робіт.

15. Статути (положення) установ.

16. Структура установи.

17. Форми уніфікованих документів.

18. Штатні розписи.

1. Гербова печатка Міністерства ставиться на таких документах, що підписані керівництвом Міністерства, начальниками самостійних структурних підрозділів:

1.1. Велика на:

акти (приймання закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт, списання, експертизи тощо);

аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;

висновки і відгуки на дисертації, автореферати, що подаються до Вищої атестаційної комісії України;

довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і належну заробітну плату тощо);

довіреності на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення, на право представлення інтересів Міністерства в судах;

договори (про матеріальну відповідальність, про науково-технічне співробітництво; про підряд; про оренду приміщень; про виконання робіт тощо);

завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);

заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо);

заявки (на обладнання, винаходи тощо);

зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

посвідчення про відрядження;

кошториси витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо);

угоди;

листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про матеріальне заохочення);

протоколи (погодження планів поставок);

реєстри (чеків, бюджетних доручень);

статути державних підприємств (об'єднань);

контракти з керівництвом;

титульні списки;

штатні розписи тощо.

1.2. Мала на:

характеристики (за підписом керівників Міністерства);

контрактах (трудових угодах з керівниками);

службових посвідченнях;

дорученнях;

анкетах.

2. Круглі печатки Адміністративно-господарського управління ставляться на таких документах:

дозволи на внесення або вивезення матеріальних цінностей з приміщень Міністерства;

копії документів, що надсилаються до інших відомств, установ, організацій;

тимчасові перепустки;

розмножені примірники організаційно-розпорядчих документів.

3. Круглі печатки Департаменту управління персоналом та документального забезпечення ставляться на таких документах:

довідки;

трудові книжки;

на копії кадрових наказів і особових справ;

лікарняні тощо.

4. Кругла номерна печатка відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра ставиться на копіях документів для підтвердження підпису та організаційно-розпорядчих документах.

Доповідна записка містить наступні відомості:

- адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

- назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

- дата;

- номер документа;

- місце складання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- додаток, підстава;

- підпис.

Реквізити службової пояснювальної записки:

Назва структурного підрозділу (розміщується вгорі ліворуч);

Адресат (посада, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч);

Назва документа; Дата; Номер; Заголовок (Про...); Текст;

Посада адресата; Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Реквізити особистих пояснювальних записок:

Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

Назва документа; Текст; Дата; Підпис, ініціали, прізвище адресата.