Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

Додаток:

згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

52. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про Міністерство, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням заступником Міністра. Право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися першому заступнику, заступнику Міністра або заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам самостійних структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

53. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

або

54. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, його копії.

55. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

56. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

57. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.

58. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

59. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

60. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

61. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

62. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

63. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

64. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

65. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

Оригінали наказів візуються на останній сторінці або листі погодження в такій послідовності: виконавець; керівник структурного підрозділу, що підготував проект документа; керівники структурних підрозділів і організацій, з якими проект погоджується; Сектор з питань запобігання та протидії корупції; Юридичним департаментом; перший заступник Міністра; заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, редактор за такою формою:

66. У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в нормативно-правовому акті, організаційно-розпорядчому документі положень та доручень, що поширюються або стосуються структурних підрозділів Міненерговугілля, проект такого акта повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими структурними підрозділами. Проекти наказів обов'язково візує виконавець і керівник підрозділу, що вносять проект; посадові особи, яким у проекті передбачено завдання і доручення. Керівник структурного підрозділу, що вносить проект, проставляє візу на зворотному боці кожної сторінки проекту акта і додатків до нього.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів перевіряються директором Юридичного департаменту на відповідність їх законодавству і візуються на зворотному боці кожного аркуша проекту акта та/або аркуші погодження за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують, перед поданням на підпис Міністру. В період відсутності директора Юридичного департаменту проекти нормативно-правових актів візуються виконуючим обов'язки директора.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів після погодження із посадовими особами та структурними підрозділами, перевіряються Сектором з питань запобігання та виявлення корупції на предмет наявності в них положень, що сприяють чи можуть сприяти вчиненню корупційних правопорушень, і візуються на аркуші погодження та/або останньому аркуші проекту.

67. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

68. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

69. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

70. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою.

71. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля, наприклад:

У разі затвердження/погодження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Якщо документ затверджується/погоджується конкретною посадовою особою, зазначається гриф за такою формою:

У разі погодження статуту або положень державних підприємств:

72. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

73. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою Міністерства (додаток 13).

74. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Міністерства або його структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.".

75. Наказом Міністра визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

76. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату або керівника відповідного структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників Міністерства може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

77. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) Міністерства.

78. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа, скріплений печаткою з найменуванням Міністерства (негербовою) або його структурного підрозділу (Департамент управління персоналом та документального забезпечення). Копія документа має містити всі виправлення, внесені в оригінал.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

79. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

або

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

80. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

81. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

82. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

83. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60х100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

84. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності Міністерства, адміністративно-господарських або кадрових питань.

85. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва Міністерства чи за власною ініціативою.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує Управління роботи з персоналом на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

86. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником відповідно до пункту 65 цієї Інструкції, який підготував наказ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, директором Юридичного департаменту, керівником Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

87. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником та директором Управління роботи з персоналом, який створив документ, а також залежно від видів наказів - керівником Сектору з питань запобігання та виявлення корупції, директором Юридичного департаменту, іншими посадовими особами, яких стосується документ, відповідно до пункту 65 цієї Інструкції.

88. Юридичним департаментом обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з інших питань, визначених інструкцією Міністерства.

Проекти наказів, що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

89. Накази підписує Міністр, а у разі його відсутності - посадова особа, яка виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

90. Наказ оформляється на бланку наказу (додаток 6). Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

91. Текст наказу з питань основної діяльності Міністерства та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам структурних підрозділів".

Кожен пункт (підпункт) містить лише одне завдання (доручення) з одного конкретного питання та термін виконання. Якщо завдання (доручення) дається керівнику організації або підприємства Міненерговугілля, то першим виконавцем слід визначити відповідний департамент, управління або відділ Міністерства.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

В останньому пункті розпорядчого документа зазначають управління та прізвище посадової особи, яким доручається контроль виконання документа.

92. Розпорядчий документ Міненерговугілля може бути відмінено (змінено) розпорядчим документом Міністерства або органів вищого рівня.

Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші, то в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначають:

"1. Унести зміни до..., (додаються)".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".

93. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

94. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у розрахунку розсилки (додаток 14), який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра після підписання такого документа.

95. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

96. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

97. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

98. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

99. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

100. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

101. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

102. Працівники Департаменту управління персоналом та документального забезпечення зобов'язані ознайомити з наказом усіх поіменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

103. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210х297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу Міністрами. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

104. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.

105. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

106. Копії наказів засвідчуються печаткою відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра, надсилаються виконавцем згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу Міністерства.

У розрахунку розсилки визначаються структурні підрозділи центрального апарату Міністерства, державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким має бути надіслано документ, а також внесені пропозиції щодо організації контролю його виконання.

Відповідно до розрахунку розсилки виконавці структурних підрозділів забезпечують виготовлення необхідної кількості примірників, їх розсилку та контроль за виконанням доручень.

Досилання примірників наказів, рішень колегії за клопотанням державних підприємств, установ, організацій та об'єднань, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким було надано примірник наказу згідно з розрахунком розсилки, провадиться за висновком керівництва підрозділу, який опрацьовував дане рішення, з дозволу директора Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або його заступників.

Накази підлягають розміщенню Управлінням інформаційно-аналітичного забезпечення на Web-сайті Міністерства.

В день підписання організаційно-розпорядчого документа виконавці структурних підрозділів зобов'язані забезпечити надання Управлінню інформаційно-аналітичного забезпечення копій наказів у трьох примірниках, виданих Міненерговугілля разом з листом погодження, і електронних копій наказів та інших нормативно-правових актів у триденний термін з дня підписання на електронну адресу: nakazu@mev.energy.gov.ua. Юридичний департамент веде облік актів законодавства і забезпечує підтримання їх у контрольному стані та зберіганні, для чого йому надають два примірники наказів.

107. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

108. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

109. Протокол оформляється на бланку протоколу (додатки 7 - 10) або на загальному бланку, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210х297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

110. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

111. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

117. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

118. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

119. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

120. За результатами наради та прийнятих рішень оформляється протокол (на чистих аркушах паперу), відповідно візується у керівництва Міністерства і підписується керівником, який проводив нараду. Протокол має номер, який складається з порядкового номеру, літер "пр", індексу керівника, який проводив нараду. Наприклад, № 15пр/2.

Протокол наради складається, візується і підписується та реєструється у керівника, який проводив нараду, працівником структурного підрозділу, що готував нараду, а в окремих випадках - відповідно працівником Служби Міністра або помічником, після чого розмножується та розсилається до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.

Протоколи нарад у керівництва структурних підрозділів реєструються в структурних підрозділах Міністерства з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

Протоколи, що підготовлені спільно з іншими структурними підрозділами центрального апарату, реєструються із зазначенням реєстраційних номерів цих підрозділів. Номери документів пишуться через риску.

121. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

122. Копії протоколів або витяги з них надсилаються виконавцем структурним підрозділам Міністерства і установам згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу, який готував нараду.

Керівник структурного підрозділу, що готував нараду, забезпечує підготовку, підписання, контроль за виконанням, збереження та здачу до архіву оригіналу підписаного протоколу наради під головуванням Міністра.

123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію ВРУ;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

124. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210х297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210х148 міліметрів).

125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210х297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

126. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

127. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 52 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

128. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу Міністерства, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, а також заступник Міністра відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати Міністр).

Структурні підрозділи Міністерства, а також державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, у межах своєї компетенції можуть складати проекти документів, текст яких повинен бути належним чином відредагований, оформленні з дотриманням чинного законодавства. Проекти таких документів подаються до Міністерства разом із супровідним листом, підписаним керівником, а в разі необхідності - з пояснювальною запискою, економічним обґрунтуванням, довідковим та аналітичним матеріалами.

Документи, підготовлені підвідомчими підприємствами, установами, організаціями, безпосередньо на підписання керівництвом Міністерства не приймаються.

Одержаний проект документа за дорученням керівництва Міністерства опрацьовується відповідним структурним підрозділом центрального апарату, який здійснює аналіз, експертизу проекту і обґрунтувань, редагування тексту проекту, його погодження з причетними департаментами, управліннями або відділами і подає на підписання.

Міністерство на підставі положення про нього та інших актів, що визначають його компетенцію, видає й інші документи: плани роботи, звіти, окремі доручення, доповідні записки, пояснювальні записки, службові телеграми, стандарти, положення, правила і т.ін.

Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства. Окреме доручення, як правило, має визначений термін дії і стосується вузького кола структурних підрозділів Міністерства.

Проект окремого доручення готується за вказівкою керівництва Міністерства або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами на бланках встановленого зразка. В ініціативному порядку окреме доручення готується у тих випадках, коли немає з порушеного питання доручення вищого органу влади.

Окреме доручення за підписом Міністра реєструється у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. За підписом першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату та заступників Міністра здійснюється спеціалістом у приймальні.

Доповідна записка - документ, адресований керівництву Міністерства, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Доповідні записки бувають двох видів:

внутрішніми;

зовнішніми.

Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку Міністр.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів спеціалісти приймалень реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду першим заступником, заступниками Міністра, заступником Міністра - керівником апарату передають безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

Порядок оформлення тексту доповідної записки (додаток 15 ):

- у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

- друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівництва Міністерства з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (додаток 16). Пояснювальна записка також буває як вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Пояснювальна записка - це документ, в якому:

особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи Міністерства);

міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку Міністерства);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на аркушах паперу, підписує виконувач).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі Міністерства, оформлюється на бланку або на стандартному листі паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Зауваження та пропозиції - внутрішній, а також зовнішній документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи доповідної записки його структурного підрозділу і стосується позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його структурним підрозділом. Друкується на окремому чистому аркуші паперу (додаток 17).

У термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасної доставки інформації адресатові, надсилаються телеграми. При складанні текстів телеграм додержують вимог, що ставляться до текстів службових листів. Характерна особливість телеграм - гранична стислість. Їх зміст має викладатися якомога чіткіше. З телеграм вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, окрім тих, без яких зміст перекручується.