МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ
ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 04.07.2011 N 251 |
Про затвердження Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 412 від 11.06.2012 N 173 від 10.04.2013 )
На виконання вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про міжнародні договори України", Указу Президента України від 18.09.96 N 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами, внесеними згідно з Указом Президента від 22.08.2005 N 1188/2005) , постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України, що додається.
2. Працівникам апарату Міненерговугілля неухильно дотримуватись виконання вимог Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.
3. Управлінню роботи з персоналом (Авраменко К.В.) здійснювати реєстрацію та ведення обліку наказів про закордонні відрядження.
( Пункт 3 в редакції Наказів Міністерства енергетики та вугільноїпромисловості N 412 від 11.06.2012, N 173 від 10.04.2013 )
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.
| Міністр | Ю.Бойко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
енергетики та вугільної
промисловості України
04.07.2011 N 251
ПОЛОЖЕННЯ
про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
1. Загальні положення
1.1. Це Положення визначає порядок здійснення підготовки та оформлення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міненерговугілля) відповідно до Закону України "Про міжнародні договори України", Указу Президента України від 18 вересня 1996 р. N 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин".
1.2. Департамент міжнародного співробітництва та інвестицій здійснює загальну координацію зовнішньоекономічної та міжнародної діяльності, в тому числі відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України за кордон для участі у заходах міжнародного характеру.
( Пункт 1.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 173 від 10.04.2013 )
1.3. До заходів міжнародного характеру, незалежно від місця їх проведення та джерел фінансування (далі - заходи), належать:
- міжнародні консультації та переговори, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій, акредитованими в Україні;
- заходи, пов'язані з підготовкою до укладення міжнародних договорів України;
- міжнародні конференції, семінари, сесії органів міжнародних організацій, засідання спільних міжурядових комісій з питань співробітництва та інших спільних органів;
- участь у навчальних процесах за кордоном державних службовців України, які відряджаються органом державної влади;
- інші заходи, пов'язані із здійсненням зовнішніх зносин, що передбачають закордонні відрядження представників органів виконавчої влади України чи візити іноземних офіційних делегацій в Україну.
1.4. Закордонні відрядження працівників Міненерговугілля здійснюються лише за погодженням Міністра або заступника Міністра - керівника апарату (наказ про відрядження).
2. Організація відрядження
Для оформлення закордонного відрядження
2.1. У разі отримання запрошення щодо участі у міжнародних заходах за кордоном або доручення Кабінету Міністрів України готується доповідна записка на ім'я Міністра або заступника Міністра - керівника апарату про надання дозволу на здійснення закордонного відрядження. Якщо поїздка фінансується за рахунок бюджетних коштів, до доповідної записки додається кошторис витрат на відрядження.
2.2. Кошторис на відрядження готується Департаментом, який відповідає за підготовку та оформлення відрядження (зразок додається), відповідно до норм постанови КМУ від 2 лютого 2011 р. N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та органами, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".
2.3. У разі прийняття рішення Міністром або заступником Міністра - керівником апарату (резолюція на доповідній записці) щодо доцільності участі працівників Міненерговугілля у заходах міжнародного характеру особа, яка відряджається, або Департамент, який відповідає за підготовку та оформлення відрядження, готує директиви/технічне завдання про закордонне відрядження, яке містить:
- підставу (запрошення з боку сторони, що приймає, доручення КМУ тощо).
- мету відрядження, термін перебування за кордоном та місце проведення заходу.
- інформацію стосовно джерел фінансування особи, що відряджається.
- завдання на відрядження, яке містить коло питань, які мають обговорюватись під час відрядження, проекти документів, які мають підписуватись та інше.
- очікуваний результат (підписані документи, досягнуті домовленості).
2.4. Технічне завдання/директиви в термін за 15 робочих днів надається до Міністерства закордонних справ України для погодження.
Після погодження з МЗС, технічне завдання/директиви затверджуються Міністром або його заступником.
2.5. Директиви, вказівки чи технічні завдання не оформлюються у разі здійснення працівниками Міненерговугілля контактів протокольного чи робочого характеру (протокольні зустрічі, телефонні розмови, листування тощо) з представниками іноземних держав. У таких випадках у встановленому порядку здійснюється інформування відповідних органів державної влади, зокрема МЗС, про зазначені контакти.
2.6. Відповідальність за підготовку та оформлення відрядження Міністра або заступника Міністра покладається на Департамент, за компетенцією якого здійснюється відрядження.
2.7. У разі відрядження Міністра, заступника Міністра або особи, яка відряджається за рахунок бюджетних коштів, в термін за п'ять робочих днів особа, яка відряджається, або Департамент, який відповідає за підготовку та оформлення відрядження, надсилає до КМУ лист стосовно дозволу на відрядження, до якого додається:
- оригінал технічного завдання, погодженого з МЗС України;
- кошторис (у разі відрядження за рахунок бюджетних коштів);
- запрошення з боку сторони, що приймає.
( Пункт 2.8 виключено на підставі Наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 412 від 11.06.2012 )
2.9. Посадові особи апарату Міністерства, які відряджаються за кордон, за 5 днів до відрядження готують і надають службову записку до Департаменту міжнародного співробітництва та інвестицій і додають до неї погоджене з МЗС директиви/технічне завдання на відрядження та, у разі необхідності, дозвіл КМУ.
( Пункт 2.9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 173 від 10.04.2013 )
2.10 Особа, яка відряджається, або структурний підрозділ Міненерговугілля, який відповідає за підготовку та оформлення відряджень, готує наказ про відрядження, подає на підпис Міністру та на реєстрацію до Управління роботи з персоналом. Оригінал наказу про відрядження зберігається в Управлінні роботи з персоналом, а його копії надаються до Департаменту міжнародного співробітництва та інвестицій, Спеціального відділу та, у разі необхідності, до структурних підрозділів Міненерговугілля.
( Пункт 2.10 в редакції Наказів Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 412 від 11.06.2012, N 173 від 10.04.2013 )
2.11. Якщо відрядження здійснюється за рахунок бюджетних коштів та узгоджується з КМУ, готується кошторис на відрядження (зразок додається) відповідно до норм постанови КМУ від 23 квітня 1999 р. N 663 "Про норми відшкодувань витрат на відрядження в межах України та за кордоном", додається до листа на КМУ.
2.12. Особа, яка відряджається, у разі необхідності особисто здійснює бронювання готелю, квитків, оформлення закордонних паспортів та в'їзних віз до країни відрядження.
2.13. У разі відрядження Міністра або заступника Міністра здійснення заходів щодо інформування про відрядження МЗС України/Посольство України в країні відрядження, бронювання готелю, квитків, користування залом офіційних делегацій, оформлення закордонних паспортів та в'їзних віз до країни відрядження покладається на Департамент, за компетенцією якого здійснюється відрядження, Департамент міжнародного співробітництва та інвестицій та Департамент організаційного забезпечення діяльності Міністра.
( Пункт 2.13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 173 від 10.04.2013 )
2.14. Після завершення відрядження особою, що відряджалась, у десятиденний термін готується звіт про відрядження, який надається до Міністерства закордонних справ України, та його копії - до Департаменту міжнародного співробітництва та інвестицій та Спеціального відділу Міненерговугілля. У разі погодження відрядження з КМУ у десятиденний термін готується та надається звіт до КМУ та МЗС України, а його копії - до Департаменту міжнародного співробітництва та інвестицій та Спеціального відділу Міненерговугілля.
( Пункт 2.14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 173 від 10.04.2013 )
2.15. Якщо відрядження здійснюється за рахунок бюджетних коштів особа, яка відряджалась, готує фінансовий звіт відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України від 13 березня 1998 року N 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" та надає його протягом трьох робочих днів до Департаменту бухгалтерського обліку Міненерговугілля. У разі погодження відрядження з КМУ фінансовий звіт надається до КМУ.
( Пункт 2.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 173 від 10.04.2013 )
2.16. Департамент міжнародного співробітництва та інвестицій надає всі необхідні консультації щодо службових відряджень.
( Пункт 2.16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості N 173 від 10.04.2013 )