Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

Про коригування строку виконавець негайно повідомляє Департамент управління персоналом та документального забезпечення.

191. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання документів можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Документи, що підлягають обов'язковому контролю, визначаються спеціальним переліком (додаток 30).

Строки виконання можуть бути зазначені у самому документі, встановлені керівництвом Міністерства або Департаментом управління персоналом та документального забезпечення, для документів, складних за характером виконання, - за обґрунтованим поданням керівництва структурного підрозділу.

Звернення і заяви народних депутатів України розглядаються в строки, визначені Законом України "Про статус народного депутата України" . Інформаційні запити на публічну інформацію розглядаються відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації"

Власні рішення Міністерства (накази, рішення колегії, завдання та доручення тощо) виконуються в строки, зазначені в них.

192. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в Міністерстві, до якої надійшов документ.

193. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

194. Структурні підрозділи Міністерства, які беруть участь у виконанні доручення, зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю протягом першої половини строку виконання.

Відповідальний виконавець готує проект відповіді за результатами узагальнення пропозицій, наданих співвиконавцями, та надає на погодження (візування) до юридичної служби не пізніше ніж за три дні до настання строку виконання документа.

У разі надходження до юридичної служби доручення (документа), строк виконання якого для відповідального виконавця визначено 1 день та менше, юридична служба приймає його на опрацювання до 13.00 та опрацьовує не більше 3 годин.

Відповідальність за несвоєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в дорученні.

195. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

196. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання Міністерством особою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

197. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

198. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Міністра або його заступника.

199. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

Департамент управління персоналом та документального забезпечення зобов'язаний:

забезпечувати своєчасне доведення до виконавців документів, виконання яких підлягає контролю;

забезпечувати своєчасне доведення до виконавців і діловодів структурних підрозділів контрольно-облікових карток;

на підставі інформації діловодів вносити до бази даних автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів інформацію про хід виконання документів;

забезпечувати видачу переліку нагадувань по контрольних документах, строк виконання яких закінчується через 5 днів;

на запити організацій і громадян давати довідки про місцезнаходження документів;

знімати документи з контролю;

визначати документи для термінового розгляду та виконання;

брати документи на контроль;

знімати документи з контролю;

вживати конкретних заходів із запобігання порушенням строків виконання документів;

забезпечувати контроль за строками виконання доручень керівництва Міністерства по документах 1-го рівня контролю;

узагальнювати та аналізувати дані, отримані за результатами контрольної діяльності, складати відповідні довідки і вносити керівництву Міністерства пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни.

200. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів (далі - АСКВД) Міненерговугілля.

201. Контроль за виконанням документів у Міністерстві включає безпосередню перевірку та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені строки.

Система розрахована на розв'язання завдань інформування у різних формах виконавців, відповідальних виконавців, керівництва структурних підрозділів Міністерства про хід виконання документів, що контролюються, аналіз виконання організаційно-розпорядчої документації за певний період, видачу довідок.

Завдання вирішуються у двох режимах: попереджувальному - до закінчення строків виконання, контрольному - після закінчення цих строків.

Автоматизованому контролю підлягають документи (вхідні, внутрішні), які містять конкретні доручення, строки виконання, вказівку на конкретних виконавців.

В апараті Міністерства встановлено дворівневий контроль за проходженням і додержанням строків виконання документів.

Контроль за виконанням документів 1-го рівня здійснюють:

Департамент управління персоналом та документального забезпечення:

розпорядчих документів та доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України. При виконанні доручень органів вищого рівня завдання будь-якому підрозділу Міністерства надає Міністр, перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра. Останні дають доручення лише тим підрозділам, за роботу яких вони безпосередньо відповідають;

доручень, виконання яких покладено на структурні підрозділи Міністерства наказами Міністерства;

документів міністерств і відомств, місцевих органів, редакцій газет та журналів, громадських організацій, підвідомчих департаментів, компаній, комітетів, підприємств, установ та організацій, коли керівництвом Міністерства визначені строки виконання, проставлена відмітка "контроль".

Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба), помічники та спеціалісти приймалень першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступника Міністра - за виконанням окремих доручень, протоколів нарад у керівництва Міністерства.

Секретар колегії - за виконанням рішень колегії.

Ці підрозділи контролюють хід виконання документів тільки відповідальними виконавцями.

Контроль 2-го рівня здійснюється структурними підрозділами Міністерства за документами та дорученнями, за якими вони визначенні відповідальними виконавцями, а також які адресовані безпосередньо підрозділу або передаються йому за рішенням Департаменту управління персоналом та документального забезпечення без попереднього розгляду керівництвом Міністерства.

202. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

203. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

Керівники структурних підрозділів Міністерства зобов'язані:

забезпечувати виконання документів 1-го і 2-го рівнів контролю в зазначені строки і нести особисту відповідальність за їх порушення перед керівництвом Міністерства;

систематично доповідати першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату та заступнику Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) про виконання документів.

Керівники структурних підрозділів Міністерства, визначені відповідальними виконавцями, здійснюють роботу з організації та контролю виконання документів органів вищого рівня, наказів, рішень колегії Міністерства і зобов'язані своєчасно та в повному обсязі вирішувати всі питання, у тому числі про коригування термінів виконання та зняття з контролю виконаних документів. Вони подають на розгляд керівництва Міністерства повністю виконаний документ з візами усіх виконавців.

Відповідальні за виконання чи виконавці протягом 3 днів можуть переписати доручення на інших виконавців у керівника, який надав це доручення. Відповідальні за виконання чи виконавці вважаються заміненими з моменту прийняття письмового рішення (резолюції) керівника Міністерства, що їх визначив, з доведенням цього рішення протягом дня до відома Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) систематично аналізують роботу структурних підрозділів щодо виконання документів і в разі потреби вживають заходів до забезпечення їх якісного і своєчасного виконання.

204. Відомості, необхідні для здійснення контролю строків виконання документів, вводяться у систему АСКВД і фіксуються в контрольно-облікових картках.

205. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

206. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання попереджувальним контролем за допомогою нагадувань.

207. Після виконання документ знімається з контролю. Документ вважається виконаним і знімається з контролю, коли розв'язано (для розпорядчих документів) або розглянуто (для листів) порушені в ньому питання, а кореспондентові надано вичерпну відповідь.

Документ, що потребує відповіді на адресу органу вищого рівня, вважається виконаним тоді, коли відповідь надійшла до відповідного органу за даними реєстру в установлений цим документом строк.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.

Зняття з контролю рішень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, наказів та рішень колегії Міністерства здійснюється Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра за належністю питань після одержання відповідної інформації від керівників структурних підрозділів відповідальних за організацію виконання.

Підставою для зняття документа з контролю є документ-відповідь, підписаний керівництвом Міністерства або структурного підрозділу, або довідка про виконання документа за підписом керівника структурного підрозділу (контрольна картка).

Проміжна відповідь, як і запит стосовно документа, що виконується, або часткове виконання доручення не є підставою для визнання документа виконаним.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

208. Днем виконання завдань, визначених законами України, актами і кореспонденцію Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, запитами і зверненнями народних депутатів України, вважається день реєстрації в Міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

209. Інформація про виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюється і повідомляється керівництву Міністерства на оперативних нарадах, засіданнях колегії з пропозиціями про поліпшення цієї роботи.

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

210. В Міністерстві періодично (щотижнево) складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців та керівництва Міністерства переліки контрольних документів, не виконаних у встановлений строк.

211. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

212. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

Кількість картотек в Міністерстві визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності Міністерства.

213. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор з питань діяльності Міністерства;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

214. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

215. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою.

Вихідна службова кореспонденція структурного підрозділу конвертується виконавцем у підрозділах із обов'язковим зазначенням на конверті адреси одержувача з індексом підприємства зв'язку, а також реєстраційних вихідних номерів усіх документів, що знаходяться в ньому. Усі конверти здаються у відділ документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра під розпис у журналі вихідної кореспонденції у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Вид і терміновість поштового відправлення визначаються виконавцем і керівництвом Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Законвертована кореспонденція доставляється у поштове відділення відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

Кореспонденція на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України доставляється відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра згідно із реєстром відправлення кореспонденції Міненерговугілля.

Доставку вихідних документів до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця.

У неробочий час і термінова вихідна кореспонденція доставляється виконавцем.

216. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється Департаментом управління персоналом та документального забезпечення Міністерства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .

217. Відправлення та прийом факсограм здійснюється оператором апаратної системи зв'язку відповідно до вимог Інструкції про порядок прийому та передачі факсограм у Міністерстві, що затверджена заступником Міністра Макухою В.О. 4 червня 2010 року.

З використанням засобів електрозв'язку здійснюється відправлення електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

218. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються інструкцією з урахуванням наявних у Міністерстві технічних і програмних засобів.

219. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

220. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

221. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

222. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Міністерства;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

223. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

224. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться у конверті.

225. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

226. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

227. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальника відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

228. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра у години, встановлені для цього графіком.

229. Номенклатура справ - це обов'язковий для Міністерства систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

230. Номенклатура справ призначена для встановлення в Міністерстві єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

231. В Міністерстві складаються номенклатури справ структурних підрозділів центрального апарату Міністерства (додаток 31) і зведена номенклатура справ Міністерства (додаток 32).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється (не пізніше 15 листопада поточного року) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується із завідуючим архівом Міністерства та керівництвом Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Зведена номенклатура справ складається відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра на основі номенклатури справ структурних підрозділів за методичною допомогою завідуючого архівним підрозділом (далі - архів) або особи, відповідальної за архів Міністерства.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Першою розташовується група справ, що містить документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації Міністерства (накази, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розташовуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ, і підписується працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду та аналізу зводяться архівом апарату Міністерства в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.

232. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією Міністерства з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву (далі - ЕПК).

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з ЦДАВО України один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Міністерства, після чого затверджується Міністром.

233. Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких заповнюється гриф погодження з ЦДАВО України. Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра. Другий використовується відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра як робочий. Третій передається до архіву Міністерства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Четвертий - надсилається до ЦДАВО України.

Структурні підрозділи центрального апарату Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

234. Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

235. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Міністерстві, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

236. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 16-12, де 16 - індекс Департаменту, 12 - порядковий номер справи, або 16.1-07, де 16.1 - індекс відділу у складі Департаменту, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування Міністерства, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Міністерства.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства енергетики та вугільної промисловості України ".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерства за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.

237. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

238. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

239. Справи формуються в Міністерстві, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

240. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

241. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

242. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

243. Накази з питань основної діяльності Міністерства, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу (контракт);

направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів;

доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів або до трудової книжки.

244. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

245. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

246. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

247. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

248. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

249. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

250. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

251. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Міністерстві та її структурних підрозділах здійснюється відділом документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра та архівом Міністерства.

252. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

253. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

254. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

255. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів Міністерства здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому сформовано справу, інших установам - з письмового дозволу керівництва Міністерства. На видану справу складається картка - замінник. У ній зазначають найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі: особа, якій справу видано; дата її повернення; підписи осіб, які видали та прийняли справу.

256. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

257. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

258. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів апарату Міністерства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) зберігаються у структурних підрозділах.

Підготовка документів до передачі в архів апарату Міністерства включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архіву Міністерства і забезпечення схоронності документів.

Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

259. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Міністерстві (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

260. Експертиза цінності документів здійснюється щороку у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра та архіву Міністерства.

261. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

262. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

263. За результатами експертизи цінності документів в Міністерстві складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 33).

264. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Погоджені акти затверджуються Міністром, після чого Міністерство має право знищувати документи.

265. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначені справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

266. Опис справ - архівний довідник призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

267. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Міністерства такі описи складаються обов'язково.

268. Описи справ структурного підрозділу Міністерства складаються щороку за встановленою формою (додаток 34) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі Міністерства, за методичної допомоги архіву Міністерства.

269. Номер опису справ структурного підрозділу Міністерства повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

270. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи (додаток 35); у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам Міністерства або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

271. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

272. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номера справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

273. Опис справ структурного підрозділу Міністерства підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

274. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі Міністерства.

275. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та особового складу.

276. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Міністерства, в установленому порядку подаються на схвалення експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, а потім затверджуються Міністром. Один примірник затвердженого опису надається державному архіву.

277. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією Міністерства і затверджуються Міністром.

278. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією Міністерства, погоджуються з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються Міністром. Один примірник зведеного опису подається державному архіву.

279. Міністерство зобов'язане описувати документи постійного зберігання з кадрових питань (особового складу) та тривалого (понад 10 років) зберігання через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Національного архівного фонду в установлені законодавством строки.

280. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

281. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

282. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією.

283. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

284. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

285. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

286. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Міністерства, номер опису і фонду.

287. У разі зміни назви Міністерства (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

288. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

289. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням керівництва.

290. Передавання справ до архіву Міністерства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.

291. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

292. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву Міністерства в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Міністерства за описами.

У кінці кожного примірника опису керівник архіву Міністерства розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням керівництва.

294. Справи, що передаються до архіву Міністерства, повинні бути зв'язані належним чином.

295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Міністерство зобов'язане забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

Наказ - рішення відповідного суб'єкта(ів) згідно з його/їх повноваженнями, яке спрямовано на вирішення оперативних або організаційно-розпорядчих питань (розпорядчий акт) чи на регулювання суспільних відносин у сферах державного управління, віднесених до відання такого суб'єкта(ів), і містить норми права;

Накази видаються з таких питань:

Основної діяльності, про підбиття підсумків роботи за звітний період, затвердження інструкцій, скасування, зміни та припинення дії раніше виданих наказів, інструкцій;

з організаційних питань: у разі утворення, реорганізації та ліквідації підприємств та установ, що належать до сфери управління Міністерства;

економічної і контрольної роботи: за результатами перевірок підприємств, організацій та установ, що належать до сфери управління Мінпаливенерго;

кадрової роботи, організації праці та заробітної плати тощо.