Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України та з метою приведення діловодства у відповідність до вимог чинних нормативно-правових актів із діловодства і стандартів з керування документаційними процесами та встановлення в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України єдиного порядку документування управлінської діяльності й роботи з документами

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція з діловодства), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:

2.1. Зорганізувати спільно з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення впродовж серпня 2012 року заняття з вивчення працівниками структурного підрозділу положень Інструкції з діловодства;

2.2. Забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у структурних підрозділах під час роботи з документами;

2.3. Особисто контролювати виконання документів з дорученнями керівництва Міністерства.

3. Адміністративно-господарському управлінню (Дячук Г.І.) забезпечити:

3.1. Тиражування Інструкції з діловодства для всіх структурних підрозділів;

3.2. Виготовлення належних бланків службових документів відповідно до форм бланків, що додаються.

4. Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра (Щукін О.М.) перевіряти організацію діловодства та збереження документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 29.11.2011 № 758 "Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В.О.

1. Інструкція з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральному апараті Міністерства, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Автоматизовані технології опрацювання документної інформації в центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство) мають відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (надалі - Примірна інструкція) та даної Інструкції.

Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у центральному апараті Міністерства розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності центральних органів виконавчої влади, Регламенту Кабінету Міністрів України , нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

4. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті Міністерства несе Міністр. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в центральному апараті Міністерства покладається на Департамент управління персоналом та документального забезпечення. У структурних підрозділах центрального апарату Міністерства виконання функціональних обов'язків з питань діловодства та документообігу керівником підрозділу покладається на призначену відповідальну особу (далі - діловод) згідно з вимогами її посадової інструкції.

6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в Міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію Міністерства з діловодства та номенклатуру справ Міністерства;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Міністерства (далі - архів Міністерства);

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Міністерства вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міністерстві та на державних підприємствах, установах, організаціях та об'єднаннях, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, а також на державних підприємствах, установах, організаціях та об'єднаннях, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в центральному апараті Міністерства;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в центральному апараті Міністерства;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міністерства з питань діловодства;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Міністерства.

7. На службу діловодства покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для державних підприємств, установ, організацій та об'єднань, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним апаратом Міністерства у сфері архівної справи і діловодства.

8. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, що знаходяться в структурних підрозділах, несуть їх керівники. У межах наданих їм прав вони зобов'язані:

організовувати у структурному підрозділі документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву Міністерства;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

організовувати навчання працівників для підвищення їх кваліфікації з питань діловодства;

здійснювати реєстрацію та облік внутрішніх документів;

здійснювати контроль за суворим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених положеннями цієї Інструкції і державними стандартами на організаційно-розпорядчу та іншу документацію, а також щодо збереження документів у структурному підрозділі.

У разі звільнення працівника, якому передано на виконання документ, переведення його до іншого структурного підрозділу, на час відрядження або відпустки всі невиконані службові документи передаються для виконання та зберігання іншій службовій особі за розпорядженням керівника з відміткою в контрольно-облікових картках або журналі.

У разі звільнення або переміщення діловода структурного підрозділу Міністерства складається акт передачі усіх справ, що перебувають у поточному архіві, усіх закінчених справ, які підлягають передачі до архіву. Акт складається в двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу Міністерства. Один примірник акта передається до відділу документального забезпечення та контролю за виконанням документів Департаменту організаційного забезпечення діяльності Міністра.

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) Міністерства, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

11. У Міністерстві визначається конкретний Перелік основних видів документів, які видаються у центральному апараті (додаток 1), передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міністерства, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів (наказів, рішень), вид яких визначається актами законодавства та положенням про нього.

Розпорядчий документ - це акт, що видається державним органом у процесі здійснення ним виконавсько-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в Міністерстві є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим та відомчі нормативні акти;

провадження виконавської і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

15. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування Міністерства - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, містять посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Міністерства.

17. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2 .

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210х297 міліметрів) та А5 (210х148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297х420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105х148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

20. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках Міністерства. Державні стандарти та ця Інструкція встановлюють щодо бланків документів такі вимоги:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 3);

бланки для листів (додатки 4, 5);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 6 - 10).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21. Міністерство розробляє бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 52 цієї Інструкції.

22. Міністерства, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України та Герб Автономної Республіки Крим на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

23. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності Міністерства за рішенням Міністра бланки можуть виготовлятись за допомогою комп'ютерної техніки.

24. Види бланків, що використовуються в Міністерстві, та порядок їх обліку визначаються інструкцією Міністерства.

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених Міністерством за допомогою комп'ютерної техніки, приймає Міністр. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються Міністром розпорядчим документом. Порядок обліку, зберігання та використання бланків, штампів, печаток у центральному апараті Міністерства визначається наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.

25. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

26. Під час підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів працівники Міністерства оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 . Службовий документ, що складається в Міністерстві, має обов'язкові реквізити: найменування Міністерства - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

27. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України", Герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування Міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

28. Код Міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про Міністерство".

29. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає Міністр окремо щодо кожного виду документа.

30. Найменування Міністерства - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні (статуті) про нього. Скорочене найменування - Міненерговугілля України Скорочене та повне найменування Міністерства має відповідати найменуванню, зазначеному у його Положенні. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування Міністерства вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і Міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу Міністерства зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування Міністерства.

31. Довідкові дані містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче назви Міністерства або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Організаційно-розпорядчі документи мають строго встановлений певний комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення (додаток 29).

32. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД .

33. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: "02.03.2011".

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

34. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Міністерстві, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в Міністерстві.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в Міністерстві, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в Міністерстві) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з індексу реєстраційної групи кореспондентів (додаток 11) і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа до структурного підрозділу цей номер доповнюється індексом справи за номенклатурою справ.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Реєстраційний індекс складається з його порядкового номера у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексом за номенклатурою, кореспондентів, посадових осіб, виконавців, питань діяльності тощо.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною похилою рискою. Послідовність написання частин індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний, вихідний чи внутрішній.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується таким чином: індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист, через правобіжну похилу риску - індекс структурного підрозділу, який підготував лист, через тире - порядковий номер реєстрації вихідного документа, наприклад:

Вихідний номер складається з індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, індексу підрозділу та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

35. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

36. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

37. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

38. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

39. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 12).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

40. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

41. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210х148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

42. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

43. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Міністерства.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування Міністерства - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави і також нумеруватися римськими цифрами.

Проекти документів ретельно підготовлюються, відредаговуються та чітко надруковуються на бланках Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України за рішенням Міністра, - на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

44. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

45. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумерують, щоб не переносити на нову сторінку заголовок, на кожну наступну сторінку переміщується лише рядок з номерами граф. У верхньому правому куті другого та наступних аркушів таблиці зазначають "Продовження таблиці".

Для підготовки та оформлення проектів законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міненерговугілля слід керуватися Методичними рекомендаціями , затвердженими наказом Мінпаливенерго від 20 квітня 2010 року № 153, із змінами і доповненнями, внесеними наказом Мінпаливенерго від 22 вересня 2010 року № 371.

Якщо є потреба у прийнятті рішення Кабінетом Міністрів України, то з урахуванням завдань удосконалення законодавства визначають зміст рішення та його місце у відповідній галузі законодавства, а також вирішують, чи треба підготувати акт, що охоплює всі питання, або достатньо обмежитися підготовкою акта про внесення змін та доповнень до раніше прийнятих актів.

У проекті документа не можна допускати будь-яких суперечностей чинному законодавству України, Конституції України , а також актам Міністерства, прийнятих відповідно до його компетенції. Це правило не стосується тих норм, які проектом передбачається змінити або визнати такими, що втратили чинність.

Якщо проект стосується відносин, що регулюються міжнародними угодами, в яких бере участь Україна, або загальноприйнятими нормами міжнародного права, то відповідні положення проекту не повинні суперечити також цим угодам і нормам.

Проект, який передбачено підготувати спільно з іншими органами, після завершення його підготовки надсилається на офіційне погодження їх керівництву.

Проекти документів органів вищого рівня, підготовлені Міністерством, подаються на розгляд іншим органам разом із супровідним листом, підписаним Міністром, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка його заміщає, та з пояснювальною запискою, що містить необхідні обґрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших результатів реалізації рішень.

Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковому погодженню з причетними органами державної виконавчої влади, державними, громадськими та іншими організаціями. Проекти актів Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України підготовлені Міненерговугілля розробляються і погоджуються у порядку, визначеному Регламентом Кабінету Міністрів України , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950.

46. Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому. Найменування організацій та інших об'єктів зазначається в суворій відповідності з офіційними найменуваннями, передбаченими статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими документами.

47. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

48. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

49. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

50. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

51. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за 2011 рік на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на 2012 рік на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: