Про затвердження положень про структурні підрозділи апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

2. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівнику апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

3. У своїй діяльності Управління керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

4. Основними завданнями Управління є:

забезпечення дотримання законодавства України з питань регіонального партнерства;

сприяння розвитку співробітництва міста Києва з Асоціацією міст України та регіонами України;

організаційне забезпечення діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

забезпечення планування роботи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

забезпечення взаємодії Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з органами державної влади, органами місцевого самоврядування та сприяння підвищенню ефективності такої взаємодії;

організаційне забезпечення проведення державних та загальноміських заходів;

організаційне забезпечення проведення засідань Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації).

5. Управління в установленому порядку:

1) забезпечує на території міста Києва дотримання державної регіональної політики, сприяє виконанню загальнодержавних, галузевих і регіональних програм;

2) забезпечує участь Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), працівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у заходах регіонального характеру;

3) забезпечує розробку, супроводження та підготовку звіту про виконання Міської цільової програми зміцнення та розвитку регіонального співробітництва;

4) готує проекти угод, договорів, меморандумів про встановлення дружніх відносин та співробітництва з органами місцевого самоврядування, місцевими державними адміністраціями, регіональними та всеукраїнськими організаціями, здійснює організаційну роботу щодо їх підписання;

5) бере участь у розробленні програм перебування в місті Києві регіональних делегацій, груп та окремих представників областей України;

6) за дорученням Київського міського голови представляє інтереси виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у взаємовідносинах з відповідними підрозділами органів місцевого самоврядування та місцевих державних адміністрацій, регіональними та всеукраїнськими організаціями тощо;

7) здійснює діяльність щодо поширення присутності міста Києва в органах регіональних та всеукраїнських організацій, розвитку співробітництва з регіонами України, проведення в місті Києві заходів за участю представників регіонів;

8) готує та подає пропозиції Київському міському голові щодо вирішення питань стосовно участі представників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у регіональних та всеукраїнських організаціях;

9) опрацьовує в установлені строки та подає до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України необхідні матеріали стосовно робочих поїздок на об'єкти/заходи міста Києва Президента України та перших осіб держави;

10) готує аналітичні матеріали, тези для публічних виступів Київського міського голови щодо діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з реалізації регіонального партнерства;

11) координує роботу структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві адміністрацій, підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста Києва з питань регіонального співробітництва щодо вивчення регіонального досвіду у галузі комунального господарства, транспорту, освіти, охорони здоров'я, розвитку культури, захисту навколишнього природного середовища та в інших сферах;

12) готує аналітичні та інформаційні матеріали для делегацій міста Києва, які відбувають у відрядження з метою участі в роботі регіональних та всеукраїнських організацій, конференцій, симпозіумів, зустрічей, переговорів та інших заходів регіонального характеру;

13) сприяє у підготовці і проведенні на території міста Києва виборів Президента України, народних депутатів України, Київського міського голови, депутатів Київської міської ради, референдумів та опитувань громадян. Сприяє виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень;

14) готує на основі пропозицій першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівників структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти планів роботи та інших заходів, які здійснюються Київським міським головою, першим заступником голови Київської міської державної адміністрації, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

15) готує на основі пропозицій Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) переліки питань для розгляду на засіданнях Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарадах за участю Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - наради);

16) забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарадах;

17) доводить до відома зацікавлених осіб інформацію про час і місце засідань Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад, а також перелік питань, що вносяться на розгляд;

18) веде облік пропозицій та зауважень з організаційних питань, що були висловлені членами Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) на засіданнях, організацію їх своєчасного розгляду та інформування Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про результати виконання;

19) готує проекти порядку денного Колегій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад, проекти рішень і доручень за підсумками проведення засідань з урахуванням пропозицій, висловлених під час засідань Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад, список запрошених на них осіб, а також протоколи проведення Колегій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та нарад;

20) формує за пропозиціями структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проект плану розгляду питань на пленарних засіданнях Київської міської ради та засіданнях постійних комісій Київської міської ради;

21) за дорученнями Київського міського голови, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) здійснює організаційне забезпечення діяльності консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів;

22) вивчає і узагальнює роботу та поширює нові форми і методи діяльності відповідних структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, надає методичну та практичну допомогу з питань, що належать до компетенції Управління;

23) Забезпечує перебування (зустріч, супровід тощо) у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) посадових осіб вищого рівня, в тому числі і тих, стосовно яких здійснюється державна охорона;

24) Забезпечує перебування (зустріч, супровід тощо) керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в органах державної влади, стосовно яких здійснюється державна охорона;

25) Забезпечує діяльність керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в разі введення воєнного стану в установленому порядку;

26) організовує робочі поїздки Київського міського голови з питань, що належать до компетенції Управління;

27) готує та подає на затвердження в установленому порядку Положення про Колегію виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та її посадовий склад, внесення змін до них;

28) розглядає за дорученням Київського міського голови, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в межах компетенції, заяви, скарги громадян та готує проекти відповідей на них;

29) в межах компетенції опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів Київської міської ради та готує проекти відповідей на них;

30) бере участь за дорученням керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у засіданнях колегій, нарад у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій, роботі сесії Київської міської ради та засіданнях постійних комісій Київської міської ради;

31) в межах компетенції готує та надає матеріали для наповнення рубрик Єдиного веб-порталу територіальної громади міста Києва з питань діяльності Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

32) проводить семінари та курси підвищення кваліфікації відповідних працівників структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій з питань, віднесених до компетенції управління;

33) виконує відповідно до законодавства інші завдання та доручення Київського міського голови щодо організаційного забезпечення діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

34) перевіряє за дорученням Київського міського голови в межах своєї компетенції роботу структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій.

6. Управління має право:

1) отримувати у встановленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій проекти планів роботи, матеріали, інформацію та інші документи, необхідні для виконання покладених на Управління завдань;

2) брати участь та проводити наради і семінари з питань, що належать до компетенції управління;

3) за погодженням із керівниками структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) залучати їх працівників до підготовки проектів рішень Колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протоколів доручень нарад, інформаційних довідок та інших документів, а також для розробки та реалізації заходів, що проводяться управлінням, згідно з покладеними на нього завданнями;

4) залучати спеціалістів підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян (за погодженням із їх керівництвом) для розгляду питань, що належать до його компетенції у встановленому порядку.

7. Управління в межах компетенції взаємодіє з відповідними службами Адміністрації Президента України, Апарату Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади та Асоціацією міст України, відповідними структурними підрозділами районних, обласних рад і місцевих державних адміністрацій, структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, секретаріатом Київської міської ради та постійними комісіями Київської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

8. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.

На посаду начальника Управління призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра та досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільно володіє державною мовою.

9. Завдання та повноваження начальника Управління:

1) здійснює керівництво діяльністю Управління і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Управління завдань;

2) визначає функції та ступінь відповідальності свого заступника, керівників відділів Управління та забезпечує підвищення ділової кваліфікації працівників Управління. Контролює стан виконавської дисципліни;

3) готує і подає на затвердження в установленому порядку положення та структуру Управління, внесення змін до них, положення про відділи Управління та посадові інструкції працівників;

4) подає згідно із законодавством пропозиції щодо заохочення та застосування стягнень;

5) відповідає за складання табеля обліку робочого часу працівників управління;

6) вживає заходів щодо вдосконалення організації роботи Управління;

7) забезпечує дотримання працівниками Управління законодавства України з питань державної служби, служби в органах місцевого самоврядування та запобігання й протидії корупції;

8) вносить на розгляд Київського міського голови та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти розпорядчих документів з питань, що належать до компетенції Управління;

9) забезпечує виконання доручень Київського міського голови та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), перспективних і поточних планів діяльності Управління;

10) Взаємодіє з Управлінням державної охорони України щодо організації участі посадових осіб виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в державних заходах, стосовно яких здійснюється державна охорона;

11) здійснює інші повноваження, визначені законодавством.

10. Начальник управління має заступника, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова в установленому порядку.

У разі тимчасової відсутності начальника Управління (відрядження, відпустка, хвороба та інше) його обов'язки виконує заступник начальника Управління.

11. Працівники Управління призначаються на посади та звільняються з посад Київським міським головою у встановленому порядку.

12. Положення про Управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

13. Для здійснення функцій, покладених на управління, начальник, його заступник та працівники управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього службового розпорядку апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.

14. Покладення на управління обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

15. Витрати на утримання управління проводяться за рахунок видатків, що виділяються на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

1. Управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

2. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

3. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативними актами та цим Положенням.

4. Основними завданнями Управління є:

4.1. Розроблення єдиного порядку документування управлінської інформації апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та роботи з документами незалежно від форми їх створення з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передавання на архівне зберігання.

4.2. Здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації службових документів, адресованих Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.

4.3. Аналіз службової кореспонденції та доручень органів влади вищого рівня, вищих посадових осіб, запитів, звернень, кореспонденції Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденції, що надходить від органів державної влади, установ вищого рівня, зокрема документів з грифом "Для службового користування", та документів, що містять персональні дані, рішень органів місцевого самоврядування, а також найважливіших документів, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо Київським міським головою, та підготовка до них проектів резолюцій Київського міського голови.

4.4. Реєстрація, ведення обліку, зберігання, використання документів з грифом "Для службового користування" та забезпечення організації роботи з документами, що містять службову інформацію у відповідності з вимогами Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 березня 2017 року N 246 .

4.5. Здійснення реєстрації службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови та відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), створеної у паперовій формі.

4.6. Надання методичної допомоги та контроль за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях в установленому порядку.

4.7. Забезпечення інформаційної взаємодії з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії органів виконавчої влади.

4.8. Забезпечення реалізації Концепції розвитку української мови, культури та виховання історичної пам'яті у жителів міста Києва на 2015 - 2020 роки, затвердженої рішенням Київської міської ради від 28 травня 2015 року N 571/1435 .

4.9. Організація та контроль за формуванням і зберіганням документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну цінність та є власністю держави.

5. Управління відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. Здійснює нагляд за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджених в установленому порядку, та національних стандартів.

5.2. Здійснює організацію електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.3. Здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів, адресованих Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали.

5.4. Здійснює приймання та пересилання документів, надісланих через систему взаємодії органів виконавчої влади, в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.5. Здійснює аналіз та відбір службової кореспонденції, яка потребує розгляду безпосередньо Київським міським головою, та готує до них проекти резолюцій Київського міського голови.

5.6. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, розмноження, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.

5.7. Здійснює контроль за дотриманням вимог до підготовки документів в електронній і паперовій формі та організацію роботи з ними. Забезпечує надсилання та передачу проектів службових документів на підпис Київському міському голові, повертає документи на доопрацювання головному виконавцю.

5.8. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови.

5.9. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), створеної у паперовій формі.

5.10. Здійснює погодження виготовлення печаток з найменуванням структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (без зображення герба), печаток для окремих категорій документів, кваліфікованих електронних печаток та штампів.

5.11. Організовує та контролює формування та збереження документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті, підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну і культурну цінність та є власністю держави.

5.12. Здійснює підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку й у визначені терміни.

5.13. Забезпечує діяльність Експертної комісії апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.14. Розробляє зведену номенклатуру справ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та забезпечує її погодження в установленому порядку.

5.15. Здійснює організацію і контроль за збереженням документаційного фонду апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та користування ним.

5.16. Проводить регулярні перевірки стану діловодства в структурних підрозділах апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та забезпечує нагляд за правильністю відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки за зведеною номенклатурою справ.

5.17. За дорученням Київського міського голови проводить перевірки стану діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.18. Сприяє впровадженню сучасних інформаційних технологій у сфері електронного документообігу.

5.19. Готує аналітичну довідку про стан документообігу за рік у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях й інформує за підсумками роботи Київського міського голову та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.20. Засвідчує печаткою з найменуванням Управління (без зображення герба) копії документів, створених в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в установленому порядку.

5.21. Розробляє методичні рекомендації, технологічні картки та типові маршрути проходження документів у системі електронного документообігу, формування та збереження документів Національного архівного фонду.

5.22. Ініціює та організовує підвищення кваліфікації для працівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, проводить наради, навчання, семінари з питань, що належать до компетенції Управління.

5.23. Розробляє проекти розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказів керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції Управління.

5.24. Готує відповіді на звернення юридичних та фізичних осіб, запитів на публічну інформацію.

5.25. За дорученням керівництва надає копії та витяги з архівних документів та бази даних службової кореспонденції відповідно до зазначених реквізитів (назва, дата та реєстраційний індекс) документів.

5.26. Виконує інші функції, що випливають з покладених на Управління завдань.

6. Управління має право:

6.1. Отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

6.2. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, та скликати наради з питань, віднесених до його компетенції.

6.3. Інформувати керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про випадки порушення встановленого порядку роботи з питань, віднесених до компетенції Управління.

6.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ і організацій (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до компетенції Управління.

6.5. Повертати на доопрацювання структурним підрозділам апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям службові документи, підготовлені з порушенням вимог нормативних актів з питань діловодства.

6.6. Ініціювати проведення нарад, навчань, семінарів з питань, що належать до компетенції Управління.

7. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, Київською міською радою, підприємствами, установами та організаціями.

У частині приймання та передачі кореспонденції, зокрема з грифом "Для службового користування", взаємодіє з відповідними структурними підрозділами Офісу Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

8. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади керівник апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.

На посаду начальника Управління призначається повнолітній громадянин України, який вільно володіє державною мовою та якому присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років.

Начальник Управління володіє знаннями та навичками роботи в системі електронного документообігу АСКОД, необхідними і достатніми для виконання функціональних повноважень.

9. Начальник Управління:

9.1. Здійснює керівництво діяльністю Управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Управління завдань, визначає функції та ступінь відповідальності керівників структурних підрозділів Управління. Контролює роботу структурних підрозділів Управління та забезпечує підвищення кваліфікації працівників.

9.2. Розробляє та здійснює заходи, спрямовані на вдосконалення організації праці працівників Управління.

9.3. Координує в межах компетенції взаємодію Управління із структурними підрозділами Офісу Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, підприємствами, установами та організаціями.

9.4. Готує і подає на затвердження в установленому порядку Положення про Управління, його структуру, положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників, внесення змін до них.

9.5. Працює із службовими документами, яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування". Надає пропозиції щодо захисту інформації з обмеженим доступом.

9.6. Здійснює контроль за зберіганням та використанням печаток з найменуванням Управління (без зображення герба), "Для пакетів" та штампів встановленого зразка.

9.7. Вносить на розгляд Київському міському голові та керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти розпорядчих документів, що належать до компетенції Управління.

9.8. Вносить на розгляд керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції з питань, що належать до компетенції Управління.

9.9. Забезпечує створення в Управлінні належних умов для роботи, оперативність у роботі. Подає згідно із законодавством пропозиції щодо заохочення та накладання стягнень на працівників Управління, контролює стан службової (трудової) та виконавської дисципліни.

9.10. Контролює ведення табеля обліку робочого часу працівників Управління.

9.11. Здійснює адміністрування бази даних службової кореспонденції в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" у межах компетенції.

9.12. Бере в установленому порядку участь у нарадах керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції Управління.

9.13. Виконує інші обов'язки, покладені на нього Київським міським головою та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

10. Працівники Управління призначаються на посади та звільняються з посад керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.

11. Для здійснення функцій, покладених на Управління, начальник та працівники Управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього службового розпорядку апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.

12. Положення про Управління затверджується розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Структура та чисельність Управління затверджуються наказом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

13. Покладення на Управління та його працівників обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

14. Управління має печатки з найменуванням Управління (без зображення герба), "Для пакетів" та штампи встановленого зразка.

15. Витрати на утримання Управління проводяться за рахунок видатків, передбачених на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

1. Управління з питань звернень громадян апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), уповноваженим забезпечувати діяльність Київського міського голови (з питань діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з розгляду звернень громадян.

2. У своїй діяльності Управління керується Конституцією України, законами України "Про звернення громадян", "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеві державні адміністрації", "Про місцеве самоврядування в Україні", іншими законами України, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", іншими актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови і виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

3. Управління підпорядковується керівнику апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

4. Основними завданнями Управління є:

4.1. Забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення до державних органів, органів місцевого самоврядування та посадових осіб цих органів щодо захисту їх законних прав та інтересів;

4.2. Опрацювання звернень громадян, що надійшли й адресовані Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації та керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

4.3. Сприяння громадянам у вирішенні, відповідно до законодавства, питань, з якими вони звернулися до Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5. Управління, відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. Забезпечує реалізацію конституційного права громадян на звернення до державних органів, органів місцевого самоврядування та посадових осіб цих органів щодо захисту їх законних прав та інтересів;

5.2. Організовує і проводить прийом громадян та надає у межах компетенції роз'яснення, рекомендації та консультації з порушених ними питань;

5.3. Надає роз'яснення громадянам, які виявили бажання звернутися на особистому прийомі до Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), щодо встановленого порядку і графіків прийому громадян посадовими особами з питань, віднесених до їх компетенції;

5.4. Забезпечує дотримання законів України "Про інформацію" та "Про захист персональних даних" при виконанні покладених на нього завдань;

5.5. Забезпечує, відповідно до встановленого порядку, організацію та проведення особистого прийому громадян у приймальні громадян виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), готує довідкові та аналітичні матеріали до особистого прийому громадян Київським міським головою, аналізує в межах компетенції розгляд, контроль і вирішення питань, порушених громадянами під час проведення особистого прийому;

5.6. Забезпечує прийом, реєстрацію та попередній розгляд адресованих Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) письмових звернень громадян, звернень, надісланих з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку, а також поданих громадянами на особистому прийомі відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях та Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затверджених в установленому порядку, і передає їх на розгляд Київському міському голові або посадовим особам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), до компетенції яких відноситься розгляд порушених питань;

5.7. Забезпечує контроль за дотриманням законодавства з питань реалізації конституційного права громадян на звернення в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях;

5.8. Контролює додержання термінів виконання доручень Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями та подовження термінів виконання відповідно до Закону України "Про звернення громадян";

5.9. Організовує, в разі потреби, за дорученнями Київського міського голови або керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян;

5.10. Здійснює перевірки стану роботи з розгляду звернень громадян та організації особистого прийому в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях;

5.11. Здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх зумовлюють, а також найбільш гострих загальноміських проблем, які потребують негайного розв'язання, інформує в установленому порядку керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) щодо кількості й характеру звернень громадян, стану виконавської дисципліни за результатами їх розгляду;

5.12. В межах компетенції за дорученням Київського міського голови, першого заступника, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) готує та подає до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, Київської міської ради довідкову та аналітичну інформацію;

5.13. Подає Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) аналітичну, довідкову та іншу інформацію, пов'язану з розглядом звернень громадян, що надходять й адресовані Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) та одержаних на особистому прийомі Київського міського голови;

5.14. У разі необхідності готує проекти доручень Київського міського голови (з питань діяльності виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), додаткові доручення на повторні або неодноразові звернення та проекти доручень Київського міського голови на зняття з контролю звернень громадян;

5.15. Готує та подає в установленому порядку на погодження Київському міському голові проекти графіків проведення особистого прийому Київським міським головою, особистих, виїзних особистих прийомів громадян та прямих ("гарячих") телефонних ліній першим заступником голови Київської міської державної адміністрації, заступниками голови Київської міської державної адміністрації та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

5.16. Готує та подає керівництву виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції щодо удосконалення порядку розгляду звернень громадян у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), а також стосовно організації цієї роботи в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністрацій;

5.17. У разі виявлення порушень законодавства з питань розгляду звернень громадян інформує про це в установленому порядку Київського міського голову, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

5.18. Готує проекти відповідей на звернення, що надійшли безпосередньо до Управління відповідно до компетенції;

5.19. Вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи, розробляє методичні рекомендації з питань удосконалення організації роботи із зверненнями громадян та підвищення їх ефективності, надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям;

5.20. Проводить роз'яснювальну роботу щодо практичної реалізації жителями міста Києва конституційного права на письмові або особисті звернення до Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації);

5.21. Здійснює реєстрацію та відправлення вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови;

5.22. Надсилає в установленому порядку звернення громадян з питань, вирішення яких відноситься до компетенції інших державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, для розгляду за належністю та письмово повідомляє про це громадян, які подали звернення;

5.23. Забезпечує щомісячне проведення дня контролю, в рамках якого здійснює виїзні перевірки стану виконання доручень керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наданих районним в місті Києві державним адміністраціям, за результатами розгляду звернень громадян;

5.24. Здійснює відповідно до законодавства та доручень керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) інші функції.

6. Для виконання покладених на нього завдань, Управління має право:

6.1. В межах компетенції запитувати та одержувати інформацію в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, територіальних структурних підрозділів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій та їх посадових осіб;

6.2. Передавати в установленому порядку звернення громадян, що надійшли й адресовані Київському міському голові, виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), для розгляду в установленому порядку посадовим особам державних органів, органів місцевого самоврядування, керівникам підприємств, установ і організацій відповідно до їх компетенції;

6.3. Вносити на розгляд Київського міського голови, першого заступника голови Київської міської державної адміністрації, заступників голови Київської міської державної адміністрації, керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції щодо вдосконалення роботи із зверненнями громадян;