Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації)

На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року N 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію":

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), що додається.

2. Апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншим структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції, затвердженої цим розпорядженням.

3. Районним в місті Києві державним адміністраціям з урахуванням специфіки своєї діяльності затвердити у десятиденний строк власні інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, під час здійснення основної діяльності у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), розроблена відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року N 736.

2. У виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) утворюється Комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

3. Основними завданнями Комісії з питань роботи із службовою інформацією є:

складення на підставі пропозицій апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та інших структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - установи) з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - Перелік відомостей), і подання його на затвердження Київському міському голові;

перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;

розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

розслідування фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;

розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком відомостей, за поданням виконавців або осіб, які підписують такий документ;

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу Комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники установ, в яких створюється службова інформація, а також працівники режимно-секретного, мобілізаційного підрозділів або особи, на яких покладено виконання таких функцій, підрозділів криптографічного та/або технічного захисту інформації (у разі їх створення), структурних підрозділів з діловодства, з питань запитів на інформацію або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в установах.

4. Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації", затверджується розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та оприлюднюється на Єдиному веб-порталі територіальної громади міста Києва.

5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються керівництвом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та керівництвом установ у резолюції до такого документа.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які не є його працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), на підставі резолюцій керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та керівництва установ.

6. Організація в установі роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на структурний підрозділ з діловодства або документаційного забезпечення, а за його відсутності - на окрему посадову особу (далі - служба діловодства).

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.

Керівники установ здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання і використання.

7. Служба діловодства ознайомлює з цією Інструкцією під розпис працівників структурних підрозділів установ, а також членів постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), які не є його працівниками, але визначені резолюцією керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та керівництва установ як виконавці.

8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". На документах, що містять службову інформацію з:

мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М";

питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка "Літер "К";

питань спеціальної інформації, - відмітка "СІ".

Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.

9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто Комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням виконавця або посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на Київського міського голову та керівників установ.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" застосовуються положення Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 27 лютого 2012 року N 320, та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), здійснюється на підставі розпорядчого документа керівника установи з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Копія розпорядчого документа надсилається до служби діловодства апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.

16. У разі ліквідації виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) чи його окремого структурного підрозділу подальше користування документами з грифом "Для службового користування" приймає ліквідаційна комісія.

17. Державний архів м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) надає консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

18. В установах, крім апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування", крім документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ", здійснюється централізовано службою діловодства. Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", здійснюється структурним підрозділом чи посадового особою, відповідальною за виконання відповідних видів робіт в установі, відповідно до вимог цієї Інструкції.

В апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування", у тому числі документів з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", здійснюється централізовано службою діловодства. Після реєстрації документи з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", передаються до структурних підрозділів чи посадових осіб, відповідальних за виконання відповідних видів робіт, для прийняття рішення щодо виконання документа та опрацювання відповідно до вимог цієї Інструкції.

19. У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом "Для службового користування" вони приймаються черговим працівником установи, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1 до цієї Інструкції.

20. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.

21. В апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування", у тому числі з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ", розкривається працівником служби діловодства, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та в супровідному листі.

В інших установах вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування", крім документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ", розкривається службою діловодства, а з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ" - працівником структурного підрозділу чи посадовою особою, відповідальною за виконання відповідних видів робіт.

При цьому конверти (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ", що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в установі, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки "Для пакетів".

22. Структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації, під час обліку, приймання, реєстрації, передачі, друкування, розмноження, надсилання, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ" зобов'язані додержуватися вимог цієї Інструкції.

23. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.

24. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без їх розгляду.

25. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші від руки, за допомогою штампа (автоматичного нумератора) або принтера штрих-коду службою діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ" (у разі ведення окремої реєстрації документів з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації), а також з відміткою "Особисто" відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

26. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

27. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:

N 100/04-12-ДСК; N 1235-ДСК

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М" або "СІ", наприклад:

N М/100/04-12-ДСК; або N СІ/175-ДСК

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

До вх. N 1172/03-15-ДСК від 01.09.2016

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

28. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" (далі - система АСКОД) з дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством, та в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 до цієї Інструкції.

29. Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування" в установі повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах та в системі АСКОД).

30. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в установі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 5 до цієї Інструкції.

31. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

32. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства у журналі за формою згідно з додатком 6 до цієї Інструкції.

33. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід'ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".

34. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

35. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 33 і 34 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

36. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

37. Гриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

38. Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні установи для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

39. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в установі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в установі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі установи такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

40. Друкування і розмноження в установі документів з грифом "Для службового користування" за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками структурних підрозділів установ, які мають допуск до роботи з такими документами.

41. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування" та номер примірника, наприклад:

Структурний підрозділ установи, який є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

Відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", номер примірника зазначаються нижче грифа "Для службового користування", наприклад:

або

або

42. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:

Якщо додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

Додаток: довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 року N 01-25/52-ДСК на 5 арк., прим. N 2.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:

43. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

44. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі структурного підрозділу установи, у нижньому лівому куті зазначаються: кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту Переліку відомостей або реквізити акта Комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

Надруковано три примірники:

Прим. N 1 - Мін'юсту

Прим. N 2 - Мінфіну

Прим. N 3 - до справи N 021-10

Пункт 3.7 Переліку відомостей

АРМ інвентарний номер 5

45. Структурні підрозділи, які відповідають за захист інформації в установі, зобов'язані надавати службі діловодства перелік автоматизованих робочих місць, забезпечених електронно-обчислювальною та копіювально-розмножувальною технікою для друкування і розмноження документів з грифом "Для службового користування".

46. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

Прим. N 1 - 8 - за списком на розсилку;

Прим. N 9 - до справи N 021-10

47. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім'я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

Марченко 255 55 55

або

Марченко Петро Васильович

255 55 55

48. Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування" його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

49. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється службою діловодства або іншим структурним підрозділом, визначеним розпорядчим документом установи, з дозволу керівника установи (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 7 до цієї Інструкції або відповідно до резолюції керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та керівництва установ.

Керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та керівництво установ може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів установ, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на автоматизованих системах класу "1" 4 категорії для оброблення службової інформації, які мають комплексну систему захисту інформації відповідно до проведеної державної експертизи.

50. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

51. Документ з грифом "Для службового користування", одержаний від інших державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 49 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

52. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 8 до цієї Інструкції.

53. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим державним органам, органам місцевого самоврядування, іншим установам, підприємствам та організаціям у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур'єрською службою установи (кур'єрами), підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку.

У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку або органів спеціального зв'язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання конвертів (паковань) з відмітками "Літер "К" та "СІ" в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку, органів спеціального зв'язку або відомчого фельд'єгерського зв'язку.

Надсилання документів з грифом "Для службового користування" за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (паковання) з відміткою "Літер "К", які адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

54. Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються іншим державним органам, органам місцевого самоврядування, іншим установам, підприємствам та організаціям разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пунктів 42 і 43 цієї Інструкції.

55. Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

56. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів з проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

57. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

58. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".

59. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

60. У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К" або "СІ", його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К" або "СІ", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 55 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

61. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

62. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи з грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М", а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою "СІ".

Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в установі, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

63. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".

64. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", проставляється відмітка "ДСК", наприклад:

04-10-ДСК

65. На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".

66. Якщо в установі створюється понад 50 документів на рік з грифом "Для службового користування", їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

67. Якщо в установі створюється менш як 50 документів на рік з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року N 1004.

68. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

69. Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

70. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

71. Документи з відміткою "Літер "К" зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації установи або працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

72. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою "Літер "К" визначаються Адміністрацією Держспецзв'язку.

73. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються працівникам відповідно до резолюцій керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), керівництва установ та керівників структурних підрозділів установ відповідно до повноважень.

Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у службі діловодства чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 9 до цієї Інструкції, резолюції керівника установи або затвердженого керівником установи (керівником структурного підрозділу установи) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників установи до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу зі спеціальною інформацією, і затвердженого керівником установи.

74. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 10 до цієї Інструкції.

75. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення зі змістом таких документів сторонніх осіб.

76. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

77. Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) установи, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 11 до цієї Інструкції.

Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архівного підрозділу (архіву) установи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.

78. Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

79. За наявності письмових клопотань інших державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом чи резолюцією керівництва установи можуть видаватися працівникам інших державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

80. Копії документів та витяги з них засвідчуються керівником служби діловодства або іншою посадовою особою установи, що має такі повноваження, наприклад:

81. Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації.

82. У разі потреби працівник іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації за письмовим запитом на ознайомлення робить витяги з виданих йому документів з грифом "Для службового користування" відповідно до резолюції керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та керівництва установ у робочому зошиті, що має зазначений гриф.

Аркуші робочого зошита повинні бути пронумеровані, прошиті та скріплені підписом особи, яка видала документи, із зазначенням посади і негербовою печаткою установи.

На зворотному боці останнього аркуша прошитого (прошнурованого) робочого зошита здійснюється напис:

На титульному листі робочого зошита зазначаються: повне найменування установи; реєстраційні індекси документів, до яких надано робочий зошит; прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи, посада особи, якій видається робочий зошит; дата видачі; підпис особи про отримання; дата повернення робочого зошита; підпис особи про повернення.

Текст, зазначений у робочому зошиті, перевіряється працівником служби діловодства на відповідність оригіналу та засвідчується у порядку, визначеному в пункті 80 цієї Інструкції.

Після завершення роботи з документами робочий зошит надсилається установі, що робила запит на ознайомлення. Копії титульного листа та аркушів з текстом, зазначеним у робочому зошиті, виготовляються згідно з пунктом 49 цієї Інструкції та долучаються до номенклатурної справи, про що робиться відмітка у відповідних реєстраційних формах (журналах, системі АСКОД).

83. Працівник іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації може ознайомитися зі змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи-розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

84. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до установи запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", здійснюється з урахуванням вимог пунктів 85 і 86 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

85. Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.

Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архівного підрозділу (архіву) або особі, відповідальній за ведення архіву в установі;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

86. Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження приймається Комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням установи - розробника документа або відповідної установи-правонаступника, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.

87. За рішенням Комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

88. Рішення Комісії з питань роботи із службового інформацією оформляється протоколом, який підписує голова і секретар Комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу Київським міським головою. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу (архіву) або особі, відповідальній за ведення архіву в установі, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

89. Про скасування грифа "Для службового користування" письмово повідомляються всі державні органи, органи місцевого самоврядування, інші установи, підприємства та організації, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання Комісії з питань роботи із службовою інформацією.

90. На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" погашається працівником служби діловодства (архівного підрозділу) установи шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання Комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

91. Експертиза цінності документів з грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.