Про внесення змін до Положення про управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

Відповідно до законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", "Про державну службу" "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" та з метою приведення Положення про управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у відповідність до вимог законодавства:

Унести зміни до Положення про управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 27 квітня 2016 року N 294 , виклавши його у редакції, що додається.

1. Управління документообігу та аналізу службової кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

2. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

3. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказами керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), іншими нормативними актами та цим Положенням.

4. Основними завданнями Управління є:

4.1. Розроблення єдиного порядку документування управлінської інформації апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та роботи з документами незалежно від форми їх створення з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передавання на архівне зберігання.

4.2. Здійснення приймання, попереднього розгляду та реєстрації службових документів, адресованих Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.

4.3. Аналіз службової кореспонденції та доручень органів влади вищого рівня, вищих посадових осіб, запитів, звернень, кореспонденції Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденції, що надходить від органів державної влади, установ вищого рівня, зокрема документів з грифом "Для службового користування", та документів, що містять персональні дані, рішень органів місцевого самоврядування, а також найважливіших документів, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо Київським міським головою, та підготовка до них проектів резолюцій Київського міського голови.

4.4. Реєстрація, ведення обліку, зберігання, використання документів з грифом "Для службового користування" та забезпечення організації роботи з документами, що містять службову інформацію у відповідності з вимогами Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженої розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 березня 2017 року N 246.

4.5. Здійснення реєстрації службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови та відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), створеної у паперовій формі.

4.6. Надання методичної допомоги та контроль за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях в установленому порядку.

4.7. Забезпечення інформаційної взаємодії з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії органів виконавчої влади.

4.8. Забезпечення реалізації Концепції розвитку української мови, культури та виховання історичної пам'яті у жителів міста Києва на 2015 - 2020 роки, затвердженої рішенням Київської міської ради від 28 травня 2015 року N 571/1435.

4.9. Організація та контроль за формуванням і зберіганням документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну цінність та є власністю держави.

5. Управління відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. Здійснює нагляд за дотриманням єдиної системи діловодства та електронного документообігу в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Інструкції з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях, Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затверджених в установленому порядку, та національних стандартів.

5.2. Здійснює організацію електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.3. Здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів, адресованих Київському міському голові, першому заступникові голови Київської міської державної адміністрації, заступникам голови Київської міської державної адміністрації, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали.

5.4. Здійснює приймання та пересилання документів, надісланих через систему взаємодії органів виконавчої влади, в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.5. Здійснює аналіз та відбір службової кореспонденції, яка потребує розгляду безпосередньо Київським міським головою, та готує до них проекти резолюцій Київського міського голови.

5.6. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, розмноження, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.

5.7. Здійснює контроль за дотриманням вимог до підготовки документів в електронній і паперовій формі та організацію роботи з ними. Забезпечує надсилання та передачу проектів службових документів на підпис Київському міському голові, повертає документи на доопрацювання головному виконавцю.

5.8. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови.

5.9. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), створеної у паперовій формі.

5.10. Здійснює погодження виготовлення печаток з найменуванням структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (без зображення герба), печаток для окремих категорій документів, кваліфікованих електронних печаток та штампів.

5.11. Організовує та контролює формування та збереження документів Національного архівного фонду, що створюються в апараті, підлягають державному обліку і зберіганню, мають історичну і культурну цінність та є власністю держави.

5.12. Здійснює підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до Державного архіву м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку й у визначені терміни.

5.13. Забезпечує діяльність Експертної комісії апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.14. Розробляє зведену номенклатуру справ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та забезпечує її погодження в установленому порядку.

5.15. Здійснює організацію і контроль за збереженням документаційного фонду апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та користування ним.

5.16. Проводить регулярні перевірки стану діловодства в структурних підрозділах апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та забезпечує нагляд за правильністю відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки за зведеною номенклатурою справ.

5.17. За дорученням Київського міського голови проводить перевірки стану діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.

5.18. Сприяє впровадженню сучасних інформаційних технологій у сфері електронного документообігу.

5.19. Готує аналітичну довідку про стан документообігу за рік у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях й інформує за підсумками роботи Київського міського голову та керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

5.20. Засвідчує печаткою з найменуванням Управління (без зображення герба) копії документів, створених в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в установленому порядку.

5.21. Розробляє методичні рекомендації, технологічні картки та типові маршрути проходження документів у системі електронного документообігу, формування та збереження документів Національного архівного фонду.

5.22. Ініціює та організовує підвищення кваліфікації для працівників виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, проводить наради, навчання, семінари з питань, що належать до компетенції Управління.

5.23. Розробляє проекти розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), наказів керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції Управління.

5.24. Готує відповіді на звернення юридичних та фізичних осіб, запитів на публічну інформацію.

5.25. За дорученням керівництва надає копії та витяги з архівних документів та бази даних службової кореспонденції відповідно до зазначених реквізитів (назва, дата та реєстраційний індекс) документів.

5.26. Виконує інші функції, що випливають з покладених на Управління завдань.

6. Управління має право:

6.1. Отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

6.2. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, та скликати наради з питань, віднесених до його компетенції.

6.3. Інформувати керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про випадки порушення встановленого порядку роботи з питань, віднесених до компетенції Управління.

6.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ і організацій (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до компетенції Управління.

6.5. Повертати на доопрацювання структурним підрозділам апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям службові документи, підготовлені з порушенням вимог нормативних актів з питань діловодства.

6.6. Ініціювати проведення нарад, навчань, семінарів з питань, що належать до компетенції Управління.

7. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, Київською міською радою, підприємствами, установами та організаціями.

У частині приймання та передачі кореспонденції, зокрема з грифом "Для службового користування", взаємодіє з відповідними структурними підрозділами Офісу Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

8. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади керівник апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.

На посаду начальника Управління призначається повнолітній громадянин України, який вільно володіє державною мовою та якому присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра, з досвідом роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років.

Начальник Управління володіє знаннями та навичками роботи в системі електронного документообігу АСКОД, необхідними і достатніми для виконання функціональних повноважень.

9. Начальник Управління:

9.1. Здійснює керівництво діяльністю Управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Управління завдань, визначає функції та ступінь відповідальності керівників структурних підрозділів Управління. Контролює роботу структурних підрозділів Управління та забезпечує підвищення кваліфікації працівників.

9.2. Розробляє та здійснює заходи, спрямовані на вдосконалення організації праці працівників Управління.

9.3. Координує в межах компетенції взаємодію Управління із структурними підрозділами Офісу Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, підприємствами, установами та організаціями.

9.4. Готує і подає на затвердження в установленому порядку Положення про Управління, його структуру, положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників, внесення змін до них.

9.5. Працює із службовими документами, яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування". Надає пропозиції щодо захисту інформації з обмеженим доступом.

9.6. Здійснює контроль за зберіганням та використанням печаток з найменуванням Управління (без зображення герба), "Для пакетів" та штампів встановленого зразка.

9.7. Вносить на розгляд Київському міському голові та керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) проекти розпорядчих документів, що належать до компетенції Управління.

9.8. Вносить на розгляд керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції з питань, що належать до компетенції Управління.

9.9. Забезпечує створення в Управлінні належних умов для роботи, оперативність у роботі. Подає згідно із законодавством пропозиції щодо заохочення та накладання стягнень на працівників Управління, контролює стан службової (трудової) та виконавської дисципліни.

9.10. Контролює ведення табеля обліку робочого часу працівників Управління.

9.11. Здійснює адміністрування бази даних службової кореспонденції в інформаційно-телекомунікаційній системі "Єдиний інформаційний простір територіальної громади міста Києва" у межах компетенції.

9.12. Бере в установленому порядку участь у нарадах керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції Управління.

9.13. Виконує інші обов'язки, покладені на нього Київським міським головою та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

10. Працівники Управління призначаються на посади та звільняються з посад керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.

11. Для здійснення функцій, покладених на Управління, начальник та працівники Управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього службового розпорядку апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.

12. Положення про Управління затверджується розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Структура та чисельність Управління затверджуються наказом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

13. Покладення на Управління та його працівників обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.

14. Управління має печатки з найменуванням Управління (без зображення герба), "Для пакетів" та штампи встановленого зразка.

15. Витрати на утримання Управління проводяться за рахунок видатків, передбачених на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).