Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат", з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами та належної організації передачі документів нотаріального діловодства на тимчасове зберігання до державних нотаріальних архівів НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила ведення нотаріального діловодства, що додаються.

2. Визнати такими, що втратили чинність, наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2002 № 63/5 "Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09.07.2002 за № 569/6857 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 15.07.2003 № 87/5 "Про затвердження Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.07.2003 за № 598/7919 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016 (зі змінами).

3. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.):

3.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2011.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

1.1. Ці Правила встановлюють порядок ведення нотаріального діловодства в конторах (далі - контора), нотаріальних архівах (далі - нотаріальний архів), приватними нотаріусами.

Нотаріальне діловодство - діяльність контор, нотаріальних архівів, приватних нотаріусів зі створення, обліку та зберігання документів на різних носіях (паперових та електронних) у процесі здійснення нотаріальної діяльності.

1.2. Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою.

1.3. Використані в цих Правилах основні терміни застосовуються у значеннях, наведених у ДСТУ 2732:2023 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".

2.1. Організаційно-розпорядчі документи конторою, нотаріальним архівом, приватним нотаріусом ведуться з дотриманням вимог Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства), та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, ДСТУ 4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (далі — ДСТУ 4163:2020).

2.2. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

2.3. Нотаріальне діловодство регулюється Законом України "Про нотаріат" (далі - Закон), цими Правилами.

Невід'ємною складовою нотаріального діловодства є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

2.4. Нотаріальне діловодство включає:

складання, оформлення, реєстрацію, облік, зберігання, видачу нотаріальних документів та їх копій;

реєстрацію (якщо передбачено), зберігання, облік, видачу документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх копій;

складання, оформлення, реєстрацію, облік, виконання і зберігання документів з витребування і надання відомостей та (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв’язку з наданням правової допомоги;

ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій у паперовій та/або у визначеній Законом електронній формі, книг, журналів реєстрації (обліку);

тимчасове зберігання нотаріальних документів та документів, на підставі яких вчинялись нотаріальні дії, у конторі, у приватного нотаріуса та їх підготовку для передавання на зберігання до нотаріального архіву;

тимчасове зберігання заповітів та довіреностей, посвідчених особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати (далі — документи, що надійшли для тимчасового зберігання) та їх підготовку для передавання на зберігання до нотаріального архіву;

складання, реєстрацію, зберігання та видачу довідок та інших документів, що містять відомості про вчинені нотаріальні дії тощо;

розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій у строки, визначені законодавством;

використання, зберігання, обіг та звітність щодо спеціальних бланків нотаріальних документів.

3.1. Відповідальними за ведення нотаріального діловодства та архіву у конторі, нотаріальному архіві є завідувачі.

Завідувач контори, нотаріального архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ.

В односкладовій конторі відповідальним за ведення нотаріального діловодства та архіву є завідувач контори.

Державні нотаріуси багатоскладової контори, нотаріального архіву є відповідальними за додержання порядку ведення та заповнення, зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, а також за нотаріальні документи, що перебувають у їх провадженні.

3.2. У разі втрати документів нотаріального діловодства особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства та архіву, повинна негайно доповісти завідувачу контори, нотаріального архіву, який у свою чергу повідомляє відповідний територіальний орган Міністерства юстиції для вжиття необхідних заходів.

3.3. Відповідальним за ведення нотаріального діловодства та архіву нотаріуса при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності є нотаріус.

Приватний нотаріус може покласти ведення нотаріального діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, про що нотаріусом видається відповідний наказ.

3.4. У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно повідомити відповідний територіальний орган Міністерства юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

4.1. При звільненні або переході на іншу роботу державного нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення нотаріального діловодства та архіву в конторі, справи і документи нотаріального діловодства передаються визначеній у встановленому порядку особі.

4.2. Для приймання-передавання документів нотаріального діловодства контори наказом завідувача контори призначається комісія у складі трьох осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання (додаток 1).

Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства підписується членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи нотаріального діловодства, і затверджується завідувачем контори.

4.3. При звільненні (у разі смерті) або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів нотаріального діловодства наказом начальника територіального органу Міністерства юстиції призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представник нотаріального архіву.

4.4. Під час приймання-передавання документів нотаріального діловодства перевіряються:

наявність і стан справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ;

наявність печаток і штампів, якими користуються державні нотаріуси;

дотримання порядку зберігання, витрачання та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів;

наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю;

стан і умови зберігання документів.

кількість документів поточного діловодства та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів нотаріального діловодства, що передані до нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів нотаріального діловодства.

4.5. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства при зміні завідувача контори підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи нотаріального діловодства, та затверджується начальником територіального органу Міністерства юстиції (додаток 2).

4.6. У разі виявлення нестачі документів діловодства комісія складає акт (додаток 3) і негайно повідомляє територіальний орган Міністерства юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.

4.7. Якщо контора ліквідовується, всі справи передаються в упорядкованому стані до нотаріального архіву на підставі наказу територіального органу Міністерства юстиції.

Передавання документів контори, що ліквідовується, входить в обов'язки комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.

Контора, розташована на території активних бойових дій та яка є знищеною або до якої відсутній доступ або розташована на тимчасово окупованій Російською Федерацією території України, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій та тимчасової окупації Російською Федерацією, ліквідується без передавання документів діловодства і майна.

Після визначення дати завершення бойових дій або тимчасової окупації Російською Федерацією території України, на якій були розташовані контори, ліквідовані відповідно до абзацу третього цього пункту (далі — контори, ліквідовані у спеціальному порядку), на підставі наказу територіального органу Міністерства юстиції створюється комісія з розшуку документів та майна контор, ліквідованих у спеціальному порядку.

Документи, виявлені комісією з розшуку документів та майна контор, ліквідованих у спеціальному порядку, передаються до нотаріального архіву.

4.8. При звільненні особи, відповідальної за ведення нотаріального діловодства та архіву, приватний нотаріус зобов'язаний перевірити наявність і стан документів.

4.9. У разі заміщення приватного нотаріуса користування його документами та архівом здійснюється в порядку та в межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.

Документи нотаріального діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, для користування на підставі акта приймання-передавання нотаріусу, який заміщує його, що підписується ними (додаток 5).

Після припинення заміщення документи нотаріального діловодства, у тому числі створені нотаріусом, який заміщував (у разі створення), повертаються приватному нотаріусу, якого заміщували, про що складається акт приймання-передавання, у якому зазначаються кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв’язку із заміщенням і повернутих приватному нотаріусу, якого заміщують, відомості про зміни у складі та обсязі фонду, причини такої зміни.

4.10. Приватний нотаріус, нотаріальна діяльність якого припинена (у тому числі у зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов'язаний протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до нотаріального архіву усі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за рішенням територіального органу Міністерства юстиції, але не більше ніж на один місяць.

Справи повинні бути сформовані та передані до нотаріального архіву відповідно до цих Правил.

4.11. Особливості передачі та продовження провадження спадкової справи.

4.11.1. У разі припинення, зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, тимчасового блокування або анулювання доступу нотаріуса до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно за заявою всіх спадкоємців, які прийняли спадщину, спадкова справа може бути передана до іншого(ї) приватного нотаріуса або контори в межах одного нотаріального округу після закінчення встановленого законодавством строку для прийняття спадщини.

Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передається така справа, зобов’язаний(а) прийняти її у провадження.

Прийнятій приватним нотаріусом або конторою до свого провадження незакінченій спадковій справі, заведеній іншим нотаріусом, присвоюється новий номер.

У випадку, коли приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до відповідного нотаріального архіву, передача спадкової справи здійснюється за наказом відповідного територіального органу Міністерства юстиції комісією, створеною для приймання-передавання документів нотаріального діловодства та архіву.

У випадку ліквідації контори до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву контори до відповідного нотаріального архіву передача спадкової справи здійснюється комісією з ліквідації контори.

Нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, у випадках, передбачених цим пунктом, зобов’язаний передати зазначену спадкову справу.

Заява про передачу спадкової справи подається спадкоємцями нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори — комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи — відповідному територіальному органу Міністерства юстиції).

Справжність підпису на заяві спадкоємців про передачу спадкової справи, яка надсилається засобами поштового зв’язку нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори — комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи — відповідному територіальному органу Міністерства юстиції), або подається від імені спадкоємців їх представниками, має бути засвідчена нотаріально.

У нотаріальних округах, де не зареєстрована діяльність приватних нотаріусів та не функціонують контори, спадкова справа передається для ведення приватному нотаріусу або конторі іншого нотаріального округу на підставі наказу відповідного територіального органу Міністерства юстиції.

4.11.2. У разі передачі спадкової справи для ведення іншому приватному нотаріусу або конторі нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, та приватний нотаріус або контора, якому (якій) ця справа передається, складають акт приймання-передавання у двох примірниках з описом документів, наявних у спадковій справі, складеним нотаріусом, який передає спадкову справу (у випадку передачі спадкової справи комісією з ліквідації контори або комісією з приймання-передавання документів діловодства акт приймання-передавання підписується членами відповідної комісії).

У книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) та алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) приватний нотаріус або контора, який (яка) передає спадкову справу (у разі ліквідації контори — голова комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи — голова відповідної комісії територіального органу Міністерства юстиції), проставляє відповідні відмітки про передачу спадкової справи із зазначенням про акт приймання-передавання.

4.11.3. Спадкова справа передається разом із супровідним листом.

4.11.4. Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передано незакінчену спадкову справу, веде її до закінчення та зберігає у своєму архіві.

Передавання закінченої спадкової справи для видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього з подружжя) здійснюється на строк, необхідний для видачі свідоцтв.

На місці переданої закінченої спадкової справи в архіві приватного нотаріуса або контори залишається примірник акта приймання-передавання та копія спадкової справи.

Після видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину спадкова справа повертається до архіву приватного нотаріуса або контори, з якого її було видано. При цьому нотаріус, який видав свідоцтво про право на спадщину, проставляє відповідні відмітки в обліково-довідкових документах (книга обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітна книга обліку спадкових справ).

Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта приймання-передавання здійснюється відповідний запис.

Якщо контора ліквідовується або припиняється нотаріальна діяльність приватного нотаріуса незакінчені спадкові справи можуть бути передані в упорядкованому стані до іншої контори або до приватного(них) нотаріуса (нотаріусів) (за наявності письмової згоди нотаріуса (нотаріусів)) за місцем відкриття спадщини за актом приймання-передавання (додаток 46-1) з обов’язковим письмовим повідомленням територіального органу Міністерства юстиції та нотаріального архіву.

Передача незакінчених спадкових справ в такому випадку здійснюється у строк та порядку, встановлених для передачі справ до нотаріального архіву із реєстрацією зміни місця зберігання спадкової справи у Спадковому реєстрі.

Прийняті незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номера справи за книгою та проводиться зміна номера спадкової справи у Спадковому реєстрі. Попередній номер спадкової справи проставляється у додаткових відомостях реєстру.

Передані незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) та залишаються у приватного нотаріуса або в конторі.

4.11.5. За заявою спадкоємця про завершення спадкування щодо спадщини, другого з подружжя (колишнього з подружжя) про видачу свідоцтва щодо спільного майна подружжя (колишнього подружжя) в межах спадкової справи та/або спадщини, яка була відкрита на окремих територіях України, де органи державної влади тимчасово не здійснюють або здійснюють не в повному обсязі свої повноваження, територіях, на яких ведуться активні бойові дії, або тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях, щодо яких не визначено дату завершення бойових дій або тимчасової окупації, дату відновлення здійснення своїх повноважень органами державної влади у повному обсязі, та щодо якої спадкова справа була зареєстрована у Спадковому реєстрі, але неможливо продовжити провадження внаслідок її знищення або відсутності доступу до місця її зберігання у зв’язку з тимчасовою окупацією чи веденням активних бойових дій, будь-який (будь-яка) приватний нотаріус (контора), до якого (якої) звернувся спадкоємець, другий з подружжя (колишній з подружжя), продовжує провадження такої спадкової справи на підставі відповідної заяви спадкоємця, другого з подружжя (колишнього з подружжя).

Справжність підпису на заяві, яка надсилається засобами поштового зв’язку приватному нотаріусу (конторі) або подається від імені спадкоємця його представником, має бути засвідчена нотаріально.

4.11.6. Приватний нотаріус (контора), що продовжує провадження спадкової справи, зазначеної у підпункті 4.11.5 цього пункту:

формує на заміну нову спадкову справу відповідно до пункту 11.3 розділу ХI цих Правил;

реєструє спадкову справу в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номеру спадковій справі за книгою;

реєструє спадкову справу в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7);

реєструє у Спадковому реєстрі зміну місця зберігання спадкової справи, номер спадкової справи, яка заведена на заміну (попередній номер спадкової справи та дата її заведення до заміни зазначається у додаткових відомостях реєстру).

4.11.7. У разі встановлення факту заведення спадкової справи не за місцем відкриття спадщини нотаріус за місцем її відкриття витребовує цю справу для подальшого провадження, крім спадкових справ, заведених у випадках, встановлених абзацами першим, третім, четвертим пункту 21 розділу "Прикінцеві та перехідні положення" Цивільного кодексу України.

Прийнятій приватним нотаріусом або конторою до свого провадження спадковій справі, заведеній іншим нотаріусом, присвоюється новий номер.

У разі заведення спадкових справ різними нотаріусами (за місцем відкриття спадщини та/або не за місцем її відкриття у випадках, встановлених абзацами першим, третім, четвертим пункту 21 розділу "Прикінцеві та перехідні положення" Цивільного кодексу України) спадкова справа витребовується тим нотаріусом, в якого згідно з паперовими носіями спадкову справу заведено раніше.

Передача вказаних спадкових справ здійснюється у порядку, передбаченому підпунктами 4.11.2, 4.11.3 цього пункту.

4.12. У разі неможливості за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса або відмовою приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на територіальний орган Міністерства юстиції, яке в разі потреби залучає до цього поліцейських.

У цьому випадку передачу документів до нотаріального архіву проводить експертна комісія (далі - ЕК) відповідного територіального органу Міністерства юстиції у складі не менше трьох осіб.

5.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, склад реквізитів та порядок їх розташування здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства та ДСТУ 4163:2020.

Службові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву установи, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів склад обов'язкових реквізитів може доповнюватися іншими реквізитами, якщо це вимагає призначення документа або його опрацювання.

5.2. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса. Складання документів на папері довільного формату не допускається.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). Бланки документів мають бути з такими полями: 30 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє та нижнє.

Бланки повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Слід застосовувати такі види бланків документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа); бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа).

Бланк листа, іншого службового або організаційно-розпорядчого документа контори, нотаріального архіву має включати такі реквізити: зображення Державного герба України, назву установи вищого рівня; найменування контори, нотаріального архіву, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) нотаріуса; довідкові дані (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти тощо); дата документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

Бланк листа, іншого службового або організаційно-розпорядчого документа приватного нотаріуса має включати такі реквізити: зображення Державного герба України, приватний нотаріус, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) нотаріуса; нотаріальний округ, довідкові дані (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти тощо); дата документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

Не допускається розміщення на бланках контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса інформаційного матеріалу (рекламний логотип, символи, розпорядок роботи тощо), що є рекламою і не стосується документа.

5.3. Назва контори, нотаріального архіву повинна відповідати назві, зазначеній у положенні про них.

5.4. Назва виду документа має бути зазначена на всіх документах, за винятком листів.

5.5. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017, 02 грудня 2017 року, 02 грудня 2017 р.

5.6. Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера за журналом реєстрації, який доповнюється індексом за номенклатурою. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою.

5.7. При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер і дату документа-запиту.

5.8. До кожного документа, що друкується на папері формату А4 або створюється в електронній формі, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим і ємним, точно відображати зміст документа та відповідати на питання "Про що документ?".

Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Супровідні листи дозволяється складати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

5.9. Текст документа виготовляється за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman, текст повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень та закреслень.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин, у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, розпорядження або прохання.

5.10. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі або фізичній особі згідно з Типовою інструкцією з діловодства.

5.11. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому, та оформлюються згідно з Типовою інструкцією з діловодства.

5.12. Завідувач контори, нотаріального архіву, приватний нотаріус мають право видавати накази з адміністративно-господарських питань, приватний нотаріус - також з кадрових питань.

Видані завідувачем контори, завідувачем нотаріального архіву, приватним нотаріусом у межах своєї компетенції накази оформлюються на бланку формату А4 і реєструються в книзі наказів.

5.13. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформлюються на підставі записів, зроблених під час засідань. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.

6.1. Складання та оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

6.2. Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії, конторою, приватним нотаріусом, заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою справ згідно з додатками (додатки з 7 по 21).

6.3. Реєстр для реєстрації нотаріальних дій (додаток 23), а також інші книги і журнали ведуться відповідно до форм, установлених цими Правилами.

6.4. Книги та журнали, які ведуться нотаріусом, повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумеровано та скріплено підписом і печаткою завідувача контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

6.5. Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки тільки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком.

6.6. На документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі зазначається номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Дата запису в реєстрі повинна відповідати даті вчинення нотаріальної дії.

6.7. Оформлення документа включає його підписання. Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою.

Відбиток печатки проставляється так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці.

6.8. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, передбаченої чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до Пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов'язковим.

На копіях (фотокопіях) документів, що залишаються у справах нотаріусів, проставляються відмітка "згідно з оригіналом", дата та підпис нотаріуса.

6.9. Документи, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні відповідати вимогам, встановленим статтею 47 Закону.

6.10. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва за формами, установленими цими Правилами (додаток 25).

6.11. Тексти нотаріальних документів у встановлених Законом випадках викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів, крім викладення текстів нотаріальних документів на білих аркушах паперу у випадках, встановлених законодавством.

Тексти нотаріальних документів виготовляються за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. Рекомендовано викладати такі тексти з дотриманням наступних полів: 30 мм - ліве; 15 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє. Під час підготовки документа рекомендовано використовувати шрифти розміром не менше 10 друкарських пунктів.

Тексти нотаріальних документів, які викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів, не повинні накладатися на QR-код та серію і номер спеціального бланка нотаріального документа.

Текст нотаріально оформлюваного документа та посвідчувальний напис можуть бути викладені як на лицьовому, так і на зворотному боці спеціального бланка нотаріального документа.

Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа або на окремому аркуші (спеціальному бланку нотаріального документа), то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина посвідчувального напису, починаючи з міста (селища, району), де знаходиться контора, нотаріальний архів, в якій (якому) працює державний нотаріус, або розташоване робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік або на окремий аркуш (спеціальний бланк нотаріального документа) переноситься найменування міста (села, селища, району).

Наприклад: "місто" і далі на звороті або окремому аркуші документа - "Черкаси".

6.12. Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, грамотно, без підчисток. Дописки чи виправлення, зроблені у тексті посвідчувального напису, застерігаються нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису і скріплюються його підписом і печаткою із зазначенням дати.

6.13. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа, якщо нотаріальна дія вчинялась на спеціальному бланку нотаріального документа.

У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш із продовженням посвідчувального напису скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності. Аркуші повинні бути пронумеровані, кількість їх скріплена підписом нотаріуса і його печаткою.

6.14. Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись штампи з текстом відповідного напису.

Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами "копія", "копія з копії", "дублікат, що має силу оригіналу", "згідно з оригіналом" тощо.