Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613 (далі - Правила), що додаються.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.):

забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади";

розмістити цей наказ на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

3. У разі наявності в державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, у приватного нотаріуса книг та журналів раніше встановлених форм (додатки 7, 10 - 13, 26, 48 до Правил) допускається використання наявних книг, журналів за умови внесення до них змін відповідно до вимог цього наказу та проставлення відбитка печатки і підпису завідувача державної нотаріальної контори / державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

4. Реєстри для реєстрації нотаріальних дій, виготовлені до набрання чинності цим наказом (додаток 23 до Правил), що наявні в державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, у приватного нотаріуса, використовуються нотаріусами до їх закінчення без внесення змін до форми реєстру відповідно до вимог цього наказу, але із зазначенням відомостей, передбачених цим наказом.

5. Журнал обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій раніше встановленої форми (додаток 26 до Правил) допускається використовувати за умови внесення до нього змін відповідно до вимог цього наказу та проставлення відбитка печатки і підпису посадової особи територіального органу Міністерства юстиції України.

6. Обкладинки спадкових справ, виготовлені до набрання чинності цим наказом (додаток 33 до Правил), використовуються нотаріусами до їх закінчення.

7. Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2025 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Кучерявенка М. П.

 

 

1. У Правилах:

1) у розділі I:

у пункті 1.2 слова "у конторах, нотаріальних архівах та приватними нотаріусами" виключити;

у пункті 1.3 слова "та їх визначення" виключити, цифри "2004" замінити цифрами "2023";

2) у розділі II:

у пункті 2.1:

слова "в засобах масової інформації" замінити словами "у медіа", цифри "14.04.97" замінити словами та цифрами "14 квітня 1997 року", слова та цифри "4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003)" замінити словами та цифрами "4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (далі - ДСТУ 4163:2020)";

слова "(зі змінами)" виключити;

пункт 2.4 після абзацу шостого доповнити новим абзацом сьомим такого змісту:

"тимчасове зберігання заповітів та довіреностей, посвідчених особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати (далі - документи, що надійшли для тимчасового зберігання) та їх підготовку для передавання на зберігання до нотаріального архіву;".

У зв'язку з цим абзаци сьомий - дев'ятий вважати відповідно абзацами восьмим - десятим;

3) в абзаці четвертому пункту 3.1 розділу III слово "знаходяться" замінити словом "перебувають";

4) у розділі IV:

у пункті 4.1 слова ", що знаходяться в нотаріальному діловодстві, передаються особі, яка приймає документи" замінити словами "нотаріального діловодства передаються визначеній у встановленому порядку особі";

в абзаці восьмому пункту 4.4 слова "Крім того, перевіряється кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві," замінити словами "кількість документів поточного діловодства";

пункт 4.7 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Контора, розташована на території активних бойових дій та яка є знищеною або до якої відсутній доступ або розташована на тимчасово окупованій Російською Федерацією території України, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22 грудня 2022 року № 309, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2022 року за № 1668/39004, для яких не визначена дата завершення бойових дій та тимчасової окупації Російською Федерацією, ліквідується без передавання документів діловодства і майна.

Після визначення дати завершення бойових дій або тимчасової окупації Російською Федерацією території України, на якій були розташовані контори, ліквідовані відповідно до абзацу третього цього пункту (далі - контори, ліквідовані у спеціальному порядку), на підставі наказу територіального органу Міністерства юстиції створюється комісія з розшуку документів та майна контор, ліквідованих у спеціальному порядку.

Документи, виявлені комісією з розшуку документів та майна контор, ліквідованих у спеціальному порядку, передаються до нотаріального архіву.";

пункт 4.9 доповнити новим абзацом такого змісту:

"Після припинення заміщення документи нотаріального діловодства, у тому числі створені нотаріусом, який заміщував (у разі створення), повертаються приватному нотаріусу, якого заміщували, про що складається акт приймання-передавання, у якому зазначаються кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв'язку із заміщенням і повернутих приватному нотаріусу, якого заміщують, відомості про зміни у складі та обсязі фонду, причини такої зміни.";

пункт 4.11 викласти в такій редакції:

"4.11. Особливості передачі та продовження провадження спадкової справи.

4.11.1. У разі припинення, зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, тимчасового блокування або анулювання доступу нотаріуса до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно за заявою всіх спадкоємців, які прийняли спадщину, спадкова справа може бути передана до іншого(ї) приватного нотаріуса або контори в межах одного нотаріального округу після закінчення встановленого законодавством строку для прийняття спадщини.

Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передається така справа, зобов'язаний(а) прийняти її у провадження.

Прийнятій приватним нотаріусом або конторою до свого провадження незакінченій спадковій справі, заведеній іншим нотаріусом, присвоюється новий номер.

У випадку, коли приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса до відповідного нотаріального архіву, передача спадкової справи здійснюється за наказом відповідного територіального органу Міністерства юстиції комісією, створеною для приймання-передавання документів нотаріального діловодства та архіву.

У випадку ліквідації контори до передачі всіх документів нотаріального діловодства та архіву контори до відповідного нотаріального архіву передача спадкової справи здійснюється комісією з ліквідації контори.

Нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, у випадках, передбачених цим пунктом, зобов'язаний передати зазначену спадкову справу.

Заява про передачу спадкової справи подається спадкоємцями нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори - комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - відповідному територіальному органу Міністерства юстиції).

Справжність підпису на заяві спадкоємців про передачу спадкової справи, яка надсилається засобами поштового зв'язку нотаріусу, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу (у разі ліквідації контори - комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - відповідному територіальному органу Міністерства юстиції), або подається від імені спадкоємців їх представниками, має бути засвідчена нотаріально.

У нотаріальних округах, де не зареєстрована діяльність приватних нотаріусів та не функціонують контори, спадкова справа передається для ведення приватному нотаріусу або конторі іншого нотаріального округу на підставі наказу відповідного територіального органу Міністерства юстиції.

4.11.2. У разі передачі спадкової справи для ведення іншому приватному нотаріусу або конторі нотаріус, який веде незакінчену спадкову справу або зберігає закінчену спадкову справу, та приватний нотаріус або контора, якому (якій) ця справа передається, складають акт приймання-передавання у двох примірниках з описом документів, наявних у спадковій справі, складеним нотаріусом, який передає спадкову справу (у випадку передачі спадкової справи комісією з ліквідації контори або комісією з приймання-передавання документів діловодства акт приймання-передавання підписується членами відповідної комісії).

У книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) та алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) приватний нотаріус або контора, який (яка) передає спадкову справу (у разі ліквідації контори - голова комісії з ліквідації; у разі якщо приватний нотаріус не може особисто здійснити передачу спадкової справи - голова відповідної комісії територіального органу Міністерства юстиції), проставляє відповідні відмітки про передачу спадкової справи із зазначенням про акт приймання-передавання.

4.11.3. Спадкова справа передається разом із супровідним листом.

4.11.4. Приватний нотаріус або контора, якому (якій) передано незакінчену спадкову справу, веде її до закінчення та зберігає у своєму архіві.

Передавання закінченої спадкової справи для видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього з подружжя) здійснюється на строк, необхідний для видачі свідоцтв.

На місці переданої закінченої спадкової справи в архіві приватного нотаріуса або контори залишається примірник акта приймання-передавання та копія спадкової справи.

Після видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину спадкова справа повертається до архіву приватного нотаріуса або контори, з якого її було видано. При цьому нотаріус, який видав свідоцтво про право на спадщину, проставляє відповідні відмітки в обліково-довідкових документах (книга обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітна книга обліку спадкових справ).

Після повернення спадкової справи у кожному примірнику акта приймання-передавання здійснюється відповідний запис.

Якщо контора ліквідовується або припиняється нотаріальна діяльність приватного нотаріуса незакінчені спадкові справи можуть бути передані в упорядкованому стані до іншої контори або до приватного(них) нотаріуса (нотаріусів) (за наявності письмової згоди нотаріуса (нотаріусів)) за місцем відкриття спадщини за актом приймання-передавання (додаток 46-1) з обов'язковим письмовим повідомленням територіального органу Міністерства юстиції та нотаріального архіву.

Передача незакінчених спадкових справ в такому випадку здійснюється у строк та порядку, встановлених для передачі справ до нотаріального архіву із реєстрацією зміни місця зберігання спадкової справи у Спадковому реєстрі.

Прийняті незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номера справи за книгою та проводиться зміна номера спадкової справи у Спадковому реєстрі. Попередній номер спадкової справи проставляється у додаткових відомостях реєстру.

Передані незакінчені спадкові справи реєструються приватним нотаріусом або конторою в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7) та залишаються у приватного нотаріуса або в конторі.

4.11.5. За заявою спадкоємця про завершення спадкування щодо спадщини, другого з подружжя (колишнього з подружжя) про видачу свідоцтва щодо спільного майна подружжя (колишнього подружжя) в межах спадкової справи та/або спадщини, яка була відкрита на окремих територіях України, де органи державної влади тимчасово не здійснюють або здійснюють не в повному обсязі свої повноваження, територіях, на яких ведуться активні бойові дії, або тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях, щодо яких не визначено дату завершення бойових дій або тимчасової окупації, дату відновлення здійснення своїх повноважень органами державної влади у повному обсязі, та щодо якої спадкова справа була зареєстрована у Спадковому реєстрі, але неможливо продовжити провадження внаслідок її знищення або відсутності доступу до місця її зберігання у зв'язку з тимчасовою окупацією чи веденням активних бойових дій, будь-який (будь-яка) приватний нотаріус (контора), до якого (якої) звернувся спадкоємець, другий з подружжя (колишній з подружжя), продовжує провадження такої спадкової справи на підставі відповідної заяви спадкоємця, другого з подружжя (колишнього з подружжя).

Справжність підпису на заяві, яка надсилається засобами поштового зв'язку приватному нотаріусу (конторі) або подається від імені спадкоємця його представником, має бути засвідчена нотаріально.

4.11.6. Приватний нотаріус (контора), що продовжує провадження спадкової справи, зазначеної у підпункті 4.11.5 цього пункту:

формує на заміну нову спадкову справу відповідно до пункту 11.3 розділу XI цих Правил;

реєструє спадкову справу в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) з присвоєнням нового номеру спадковій справі за книгою;

реєструє спадкову справу в алфавітній книзі обліку спадкових справ (додаток 7);

реєструє у Спадковому реєстрі зміну місця зберігання спадкової справи, номер спадкової справи, яка заведена на заміну (попередній номер спадкової справи та дата її заведення до заміни зазначається у додаткових відомостях реєстру).

4.11.7. У разі встановлення факту заведення спадкової справи не за місцем відкриття спадщини нотаріус за місцем її відкриття витребовує цю справу для подальшого провадження, крім спадкових справ, заведених у випадках, встановлених абзацами першим, третім, четвертим пункту 21 розділу "Прикінцеві та перехідні положення" Цивільного кодексу України.

Прийнятій приватним нотаріусом або конторою до свого провадження спадковій справі, заведеній іншим нотаріусом, присвоюється новий номер.

У разі заведення спадкових справ різними нотаріусами (за місцем відкриття спадщини та/або не за місцем її відкриття у випадках, встановлених абзацами першим, третім, четвертим пункту 21 розділу "Прикінцеві та перехідні положення" Цивільного кодексу України) спадкова справа витребовується тим нотаріусом, в якого згідно з паперовими носіями спадкову справу заведено раніше.

Передача вказаних спадкових справ здійснюється у порядку, передбаченому підпунктами 4.11.2, 4.11.3 цього пункту.";

5) у розділі V:

в абзаці першому пункту 5.1 цифри "-2003" замінити цифрами ":2020";

у пункті 5.2:

в абзаці четвертому слова "ім'я, по батькові" замінити словами "власне ім'я, по батькові (за наявності)";

в абзаці п'ятому після слів "Державного герба України," доповнити словами "приватний нотаріус,", слова "ім'я, по батькові" замінити словами "власне ім'я, по батькові (за наявності)";

в абзаці шостому слова "має відношення до" замінити словом "стосується";

пункт 5.5 викласти в такій редакції:

"5.5. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017, 02 грудня 2017 року, 02 грудня 2017 р.";

пункт 5.8 викласти в такій редакції:

"5.8. До кожного документа, що друкується на папері формату А4 або створюється в електронній формі, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим і ємним, точно відображати зміст документа та відповідати на питання "Про що документ?".

Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п'ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Супровідні листи дозволяється складати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.";

6) у розділі VI:

у пункті 6.2 цифри та слово "6 по 22" замінити цифрами та словом "7 по 21";

абзац перший пункту 6.11 після слів "бланках нотаріальних документів" доповнити словами ", крім викладення текстів нотаріальних документів на білих аркушах паперу у випадках, встановлених законодавством";

абзац перший пункту 6.16 викласти в такій редакції:

"6.16. У разі виявлення нотаріусом у тексті нотаріального документа, який створений ним у результаті вчинення нотаріальної дії, технічної помилки, яка не змінює змісту документа та не впливає на права особи(іб), щодо якої(их) було вчинено нотаріальну дію (описка, друкарська або граматична помилка), нотаріус може виправити таку помилку.";

7) у розділі VII:

в абзаці першому пункту 7.2 слова "по обслуговуванню населення" замінити словами "щодо вчинення нотаріальних дій";

в абзаці першому пункту 7.3 слова "по заміщенню" замінити словами "щодо заміщення";

у пункті 7.7 слова "ім'я та по батькові" замінити словами "власне ім'я та по батькові (за наявності)", слова "в отриманні" замінити словами "про отримання";

перше речення пункту 7.8 викласти в такій редакції: "7.8. На початку нотаріальної діяльності, наприкінці (у листопаді - грудні) або на початку нового діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох Реєстрів, зареєстрованих у Журналі, на новий діловодний рік.";

пункти 7.22 - 7.23 викласти в такій редакції:

"7.22. У графі 3 Реєстру зазначаються:

прізвище, власне ім'я та по батькові (за наявності);

дата народження;

громадянство іншої держави або відсутність громадянства;

задеклароване / зареєстроване місце проживання (перебування) (далі - місце проживання) особи, для якої вчиняється нотаріальна дія;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП), крім фізичних осіб, які відмовилися від нього та мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта;

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (далі - УНЗР) (за наявності).

Відомості щодо РНОКПП або відмови від нього зазначаються, якщо їх наявність передбачено вчинюваною нотаріальною дією.

Наприклад:

"Іваненко Іван Іванович, 12.06.80 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, 1234567890, 19910824-02345;

Іваненко Іван Іванович, 12.06.80 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, відмова".

У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника, яким є фізична особа, у графі 3 Реєстру зазначаються:

прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);

громадянство іншої держави або відсутність громадянства;

дата народження;

місце проживання представника;

РНОКПП, крім фізичних осіб, які відмовилися від нього та мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта;

УНЗР (за наявності);

посада (якщо юридична особа діє через свій орган управління);

реквізити (назва та дата видачі / посвідчення) документа, за яким встановлено повноваження представника.

Наприклад: "Іваненко Іван Іванович, 12.06.80 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, 1234567890, 19910824-02345, від імені якого діє представник Петренко Петро Петрович, 23.03.76 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 2, 1234567789, 19910824-02345, на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу Шевчук І. І. 20.02.2020 за р. № 1234".

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземця чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначаються його ім'я згідно з документом, за яким установлено особу, громадянство та місце постійного проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа, а також якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземця, постійним місцем проживання якого є іноземна держава, або громадянина України, який знятий з реєстрації місця проживання, місце проживання особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, може вказуватися з її слів.

7.23. Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, у графі 3 Реєстру зазначаються її:

повне найменування;

країна резидентства для юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави;

місцезнаходження;

ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (далі - ЄДРПОУ) або ідентифікаційний (реєстраційний, обліковий) номер (код) у країні реєстрації юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави.

Організаційно-правова форма юридичної особи може зазначатись скорочено (наприклад: ТОВ, ПП, ПАТ, ПрАТ).";

у пункті 7.24 слова "імена та по батькові, дати народження, місця проживання, реквізитів документів, що підтверджують перебування на посаді" замінити словами та цифрами "власні імена та по батькові (за наявності); дати народження; місця проживання або місця проживання зі слів осіб (у випадках, передбачених абзацом двадцять третім пункту 7.22 цього розділу); громадянство іншої держави або відсутність громадянства; УНЗР (за наявності)";

пункт 7.25 викласти в такій редакції:

"7.25. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, власні імена, по батькові (за наявності); громадянство іншої держави або відсутність громадянства; дати народження, місця проживання або місця проживання зі слів осіб (у випадках, передбачених абзацом двадцять третім пункту 7.22 цього розділу); РНОКПП, крім фізичних осіб, які відмовилися від нього та мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта; УНЗР (за наявності) фізичних осіб, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, причина, з якої відповідна особа не може підписатися власноручно, а також перекладача, сурдоперекладача, свідків.

Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, 12.06.80 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, 1234567890, 19910824-02345, за якого у зв'язку з його хворобою розписався Козак Микола Семенович, 22.03.75 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 2, 1347612874.";

в абзаці другому пункту 7.27 слова "ім'я, по батькові" замінити словами "власне ім'я, по батькові (за наявності)";

пункт 7.30 викласти в такій редакції:

"7.30. У разі якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, яка діє на підставі установчого документа, інформація про який відсутня в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР), у графі 4 Реєстру зазначаються реквізити діючого статуту (положення) чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність такої юридичної особи, якщо копії (витяги) таких документів не долучаються до нотаріальної справи.

Наприклад: "Статут, затверджений рішенням загальних зборів учасників (Протокол № 3 від 16.04.2001), зареєстрований Васильківською районною державною адміністрацією Київської обл. 16.04.2001 за № 112".

У разі якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, яка діє на підставі модельного статуту (про що є інформація в ЄДР), у графі 4 Реєстру зазначається: "модельний статут".

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземної юридичної особи, у графі 4 Реєстру зазначаються реквізити документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у державі її місцезнаходження (код / номер з торговельного, банківського чи судового реєстру, реєстраційного посвідчення місцевого органу влади іноземної держави про реєстрацію юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави, а також статуту (положення) чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи, а також їх консульської легалізації, апостиля, перекладу (у разі необхідності згідно з вимогами законодавства), якщо копії (витяги) таких документів не долучаються до нотаріальної справи.";

8) розділ VIII викласти в такій редакції:

8.1. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів є фіксацією факту створення або надходження до контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах та книгах.

8.2. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні, внутрішні документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення, крім тих, що мають довідковий характер та не пов'язані з вчиненням нотаріальних дій або виконанням обов'язків нотаріуса, визначених законодавством (інформація, надіслана до відома, рекламні та комерційні пропозиції, запрошення, журнали та інші друковані видання, квартальні звіти, форми статистичної звітності тощо).

8.3. Реєстрація кореспонденції (документів) здійснюється в:

журналі реєстрації вхідних документів (додаток 19);

журналі реєстрації вихідних документів (додаток 20);

книзі реєстрації наказів з кадрових питань (додаток 17);

книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (додаток 21).

8.4. Реєстрація вхідних документів.

8.4.1. Реєстрація вхідних документів здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, лише після проведення попереднього розгляду документа.

У разі надходження документа у паперовій формі перевіряються:

адреса на конверті;

наявність документів і додатків до них, за винятком тих конвертів, що мають напис "особисто";

реквізити документа, обов'язковість яких передбачена законодавством.

У разі надходження документа в електронній формі перевіряються:

адреса отримувача;

наявність додатків до електронного документа;

кваліфікований електронний підпис підписувача та/або кваліфікована електронна печатка установи, наявність яких на ньому передбачена законодавством;

кваліфікована електронна позначка часу, наявність якої на ньому передбачена законодавством.

8.4.2. У разі надходження документа в електронній формі, підписаного кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або з накладеною кваліфікованою електронною печаткою, приватний нотаріус, завідувач контори / нотаріального архіву, особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства та архіву, проводить перевірку такого підпису та/або печатки за допомогою електронного інформаційного ресурсу центрального засвідчувального органу.

Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням вимог статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

8.4.3. За результатами попереднього розгляду отриманий документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

документ надійшов не за адресою;

заявлена наявність документів не відповідає фактичній;

документ оформлений без дотримання вимог, встановлених законодавством;

відсутній пов'язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов'язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена законодавством;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є заявленим підписувачем документа, або особою, що виконує його обов'язки;

пов'язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або кваліфіковані електронні печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";

відсутня кваліфікована електронна позначка часу, наявність якої на ньому передбачена законодавством;

візуальна форма документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

Також не підлягають реєстрації:

заяви, подані нотаріусу особисто для вчинення нотаріальної дії, в тому числі заяви, справжність підпису на яких засвідчено цим же нотаріусом безпосередньо перед вчиненням нотаріальної дії;

заяви, що подаються під час роботи з єдиними та державними реєстрами при виконанні нотаріусами інших делегованих державою повноважень, відмінних від вчинення нотаріальних дій.

8.4.4. Кореспонденція, що надійшла в паперовій формі, надіслана не за адресою, повертається відправнику або пересилається за належністю.

У разі пошкодження кореспонденції, що надійшла в паперовій формі, у тому числі конверта, і неможливості її використання або відсутності в конверті документа або додатків до нього складається акт про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта) (додаток 29) у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий - залишається у конторі, нотаріальному архіві, приватного нотаріуса.

8.4.5. Вхідний документ, що надійшов технічними засобами електронних комунікацій, засобами поштового зв'язку, доставлений кур'єром або нарочно на адресу контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса, приймається приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, який (яка) проводить його попередній розгляд і реєструє в день надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 16 години.

8.4.6. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 30).

У штампі вказуються найменування контори, нотаріального архіву або назва нотаріального округу, прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс (порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи за номенклатурою справ).

Документ, що надійшов технічними засобами електронних комунікацій та підлягає реєстрації, роздруковується на папері з проставленням напису у верхньому полі документа "Отримано в електронній формі".

8.4.7. Конверти, якими доставлено вхідні документи, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

8.5. Реєстрація вихідної кореспонденції.

8.5.1. Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, в день її підписання.

8.5.2. На вихідному документі проставляються дата, номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів (додаток 20), і номер справи, у якій буде зберігатися другий примірник цього документа.

8.5.3. У разі створення документа в електронній формі нотаріус накладає кваліфікований електронний підпис згідно із законодавством.

8.5.4. Оригінал вихідного документа надсилається адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, технічних засобів електронних комунікацій, доставляється кур'єрською службою або передається нарочно (у такому випадку на другому примірнику документа адресат проставляє відмітку про отримання документа із зазначенням дати отримання та прізвища, власного імені, по батькові (за наявності)).

8.6. Реєстрація внутрішніх документів.

8.6.1. Реєстрація внутрішніх документів (наказів з кадрових або адміністративно-господарських питань) здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, в день підписання наказів шляхом проставлення на них дати та номера, що відповідає порядковому номеру за книгою реєстрації наказів з кадрових питань (додаток 17) або книгою реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (додаток 21) відповідно.

8.6.2. Реєстрація внутрішніх документів (заяв працівників тощо) здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, в день їх надходження шляхом проставлення у правому нижньому куті першої сторінки дати та реєстраційного номера, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вхідних документів (додаток 19).";

9) у розділі X:

в абзаці п'ятому пункту 10.2 слова "мають відношення до" замінити словом "стосуються";

доповнити новим пунктом 10.3 такого змісту:

"10.3. Формування справ документів, що надійшли для тимчасового зберігання до контори, приватного нотаріуса, передбачає групування цих документів у такому порядку: першим підшивається примірник документа, що надійшов, за ним супровідний лист, яким надіслано документ до контори або до приватного нотаріуса, заява про державну реєстрацію заповіту в Спадковому реєстрі або довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей, витяг про реєстрацію в Спадковому реєстрі / Єдиному реєстрі довіреностей.";

10) розділ XI викласти в такій редакції:

11.1. Формування справ при посвідченні договорів

У зв'язку з нотаріальним посвідченням договорів відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32) формуються дві категорії справ (наприклад, 02-01 та 02-01-п; 02-10 та 02-10-п; 02-50 та 02-50-п):

11.1.1. Справи нотаріально посвідчених договорів, до яких включаються:

примірник нотаріально посвідченого договору;

документи, що посвідчують право власності, інші речові права на нерухоме майно, об'єкт незавершеного будівництва або майбутній об'єкт нерухомості та/або факт державної реєстрації таких прав;

документи, що підтверджують право власності, інші речові права на рухоме майно, яке є предметом договору, та/або факт державної реєстрації такого майна або прав на нього (у разі коли рухоме майно та/або права на нього підлягають державній реєстрації);

заяви про сімейний стан та правовий режим майна, заяви та інші документи, що підтверджують належність майна, у тому числі грошових коштів, на праві особистої приватної власності;

шлюбний договір;

довіреність;

інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, що підтверджують дозвіл / згоду на вчинення правочину (дозвіл органу опіки та піклування, згода другого з подружжя (колишнього з подружжя), користувача, іпотекодержателя тощо), відмову від вчинення правочину (заява про відмову від реалізації переважного права тощо);

11.1.2. Справи документів, на підставі яких нотаріально посвідчувалися договори, до яких включається решта документів, на підставі яких договори нотаріально посвідчено (копії документів, за якими встановлюються особи, які звертаються за вчиненням нотаріальної дії; копії документів, які підтверджують цивільну правоздатність та дієздатність юридичних осіб; копія платіжного документа (платіжна інструкція, квитанція тощо) про сплату обов'язкових платежів; витяги, інформаційні довідки з єдиних та державних реєстрів, інформаційно-комунікаційних систем держателем яких є Міністерство юстиції, та інших інформаційно-комунікаційних систем (реєстрів, кадастрів, баз даних тощо) державних органів та установ тощо).

У разі якщо документи, зазначені у цьому пункті, підлягають поверненню після вчинення нотаріальної дії, до нотаріальної справи долучаються їх копії.

11.2. Формування справ при видачі свідоцтв

У зв'язку з видачею свідоцтв, крім свідоцтв про право на спадщину, відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32) формуються 2 категорії справ (наприклад, 02-27 та 02-27-п; 02-51 та 02-51-п):

11.2.1. Справи свідоцтв, до яких включаються:

примірник свідоцтва;

документи, що посвідчують право власності, інші речові права на нерухоме майно, об'єкт незавершеного будівництва або майбутній об'єкт нерухомості та/або факт державної реєстрації таких прав;

документи, що підтверджують право власності, інші речові права на рухоме майно, та/або факт державної реєстрації такого майна або прав на нього (у разі коли рухоме майно та/або права на нього підлягають державній реєстрації);

акт про проведені електронні торги, акт про реалізацію предмета іпотеки, протокол про проведення аукціону, акт про придбання майна на аукціоні, інший документ, що підтверджує результати торгів (аукціону), у тому числі якщо вони не відбулися (за наявності);

заяви подружжя щодо видачі свідоцтв про частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя);

11.2.2. Справи документів, на підставі яких видано свідоцтва, до яких включається решта документів, на підставі яких видано свідоцтва (копії документів, за якими встановлюються особи, які звертаються за вчиненням нотаріальної дії; копії документів, які підтверджують цивільну правоздатність та дієздатність юридичних осіб; копія платіжного документа (платіжна інструкція, квитанція тощо) про сплату обов'язкових платежів; витяги, інформаційні довідки з єдиних та державних реєстрів, інформаційно-комунікаційних систем держателем яких є Міністерство юстиції, та інших інформаційно-комунікаційних систем (реєстрів, кадастрів, баз даних тощо) державних органів та установ тощо).

У разі якщо документи, зазначені у цьому пункті, підлягають поверненню після вчинення нотаріальної дії, до нотаріальної справи долучаються їх копії.

11.3. Формування спадкових справ

11.3.1. У книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10) реєструються і формуються у спадкові справи:

заяви, що свідчать про волевиявлення щодо спадкового та/або спільного майна:

про прийняття спадщини;

про відмову від прийняття спадщини;

про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про відмову від прийняття спадщини;

про видачу свідоцтва про право на спадщину;

про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя (колишнього подружжя) у разі смерті одного з подружжя (колишнього подружжя);

про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці заходи;

про відкриття спадщини та укладання договору на управління спадщиною;

спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі);

виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень;

відказоодержувача про відмову від заповідального відказування;

спадкоємця про завершення спадкування, другого з подружжя (колишнього з подружжя) про видачу свідоцтва щодо спільного майна подружжя (колишнього подружжя) в межах спадкової справи та/або спадщини, яка була відкрита на окремих територіях України, де органи державної влади тимчасово не здійснюють або здійснюють не в повному обсязі свої повноваження, територіях, на яких ведуться активні бойові дії, або тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях, щодо яких не визначено дату завершення бойових дій або тимчасової окупації, дату відновлення здійснення своїх повноважень органами державної влади у повному обсязі, та щодо якої спадкова справа була зареєстрована у Спадковому реєстрі, але неможливо продовжити провадження внаслідок її знищення або відсутності доступу до місця її зберігання у зв'язку з тимчасовою окупацією чи веденням активних бойових дій;

вимоги кредиторів (якщо вони надійшли до видачі свідоцтва про право на спадщину).

11.3.2. Формування спадкової справи передбачає групування документів, на підставі яких було відкрито спадкову справу, видано свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на спільне майно подружжя (колишнього подружжя) або винесено постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії (видачі свідоцтва).

У спадкову справу формуються також архівні примірники посвідчених нотаріусом під час ведення спадкової справи договорів про поділ спадщини, зміну черговості та розміру часток у спадщині.

Формування спадкової справи здійснюється державним чи приватним нотаріусом, у провадженні якого знаходиться справа.

У спадкову справу вміщуються тільки оригінали документів, а у випадках, передбачених законодавством, - копії з документів, оформлені та засвідчені в установленому порядку.

Не допускається включення до спадкової справи документів, які не стосуються справи, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проєктів (робочих варіантів) документів.

11.3.3. Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 10), та зазначеного через дріб року, у якому вона заведена, наприклад № 1/2024.

11.3.4. При оформленні спадкової справи після її закінчення на обкладинці справи (додаток 33) проставляється індекс, передбачений номенклатурою справ.

На обкладинці додатково вказується, наприклад:

"Спадкова справа № 25/2009

щодо спадщини померлої 12 січня 2009 року

Войтової Галини Олексіївни

почато: 15 березня 2009 року

закінчено: 03 лютого 2010 року".

11.3.5. Кожна спадкова справа є окремою справою, має внутрішній опис, засвідчувальний напис (із зазначенням індексу справи та номера спадкової справи), нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.

11.3.6. Спадкова справа вважається закінченою за датою видачі останнього свідоцтва про право на спадщину, якщо на підставі поданих заяв про видачу свідоцтва про право на спадщину було видано відповідні свідоцтва всім спадкоємцям, які закликалися до спадкування, та на все майно, заявлене такими спадкоємцями. Усі інші заяви, подані після закінчення спадкової справи, вважаються такими, що подані додатково.

Після видачі свідоцтва про право на спадщину, на додаток до раніше виданого свідоцтва, дата закінчення спадкової справи не змінюється.

Якщо спадкоємець помер, оголошений померлим до видачі свідоцтва про право на спадщину або таке свідоцтво не підлягає видачі з інших причин (наприклад, питання щодо спадкування майна вирішено в судовому порядку), спадкова справа вважається закінченою з дати отримання нотаріусом свідоцтва про смерть, рішення суду тощо.

Спадкова справа може бути закінчена за заявою спадкоємця про відмову отримувати свідоцтво про право на спадщину, крім випадків коли у справі наявні відомості про майно та/або майнові права, які обтяжені, та/або нерухоме майно та інше майно, яке та/або права на яке підлягає державній реєстрації, а також у разі винесення нотаріусом постанови про відмову у вчиненні нотаріальної дії.

Закінчення спадкової справи у таких випадках не позбавляє спадкоємця права звернутися до нотаріуса і отримати свідоцтво.

11.3.7. У спадкову справу документи підшиваються у хронологічному порядку за датами їх надходження, виконання, підписання, видачі тощо не пізніше трьох місяців після закінчення спадкової справи.

11.3.8. Закінчені спадкові справи за один діловодний рік вміщуються у коробку, архівні папки і формуються в справи.

Кількість нарядів картонних коробок, архівних папок за один діловодний рік визначається конторою чи приватним нотаріусом самостійно з урахуванням кількості закінчених спадкових справ.

На обкладинках нарядів картонних коробок, архівних папок вказується порядковий номер тому та зазначаються крайні дати завершення спадкових справ - найранішої справи і найпізнішої справи та кількість спадкових справ, вміщених у коробку. Число, місяць і рік позначаються арабськими цифрами.

Картонні коробки, архівні папки нумеруються валовою нумерацією в межах опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 35).

Закінчені спадкові справи не прошиваються між собою. При цьому внутрішній опис (додаток 34) складається окремо до кожної картонної коробки, архівної папки на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери справ, індекс справ за номенклатурою контори чи приватного нотаріуса, прізвища, власні імена, по батькові (за наявності) спадкодавців, заголовки документів, де зазначаються кожна спадкова справа, її номер, а також про дату заведення спадкової справи та про дату її закінчення, номери аркушів спадкової справи та примітки.

11.3.9. У разі зміни складу документів спадкових справ (доповнення спадкової справи новими документами тощо) відповідальний за архів працівник у конторі чи приватний нотаріус перевіряє правильність унесення змін до внутрішніх описів (додатки 34, 36) та наявність складених нових засвідчувальних написів до спадкової справи і документів обліково-довідкового характеру (книги обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітної книги обліку спадкових справ).

11.3.10. До опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 35) включаються коробки, архівні папки із закінченими спадковими справами.

11.3.11. У разі надходження додаткової заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину на нововиявлене спадкове майно за спадковою справою до справи долучаються заяви спадкоємців, документи, що підтверджують належність спадкодавцю спадкового майна, та інші документи, необхідні для видачі свідоцтва про право на спадщину. Долучені документи нумеруються наступними порядковими номерами після останньої сторінки спадкової справи.";

11) у розділі XII:

у підпункті 12.2.1 пункту 12.2 слова "імена, по батькові" замінити словами "власні імена, по батькові (за наявності)";

пункти 12.3 - 12.4 викласти в такій редакції:

"12.3. З метою обліку кількості аркушів у спадковій справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці спадкової справи робиться засвідчувальний напис на спеціально вшитому аркуші згідно з додатком 38. Доклеювання засвідчувального напису не допускається.

У засвідчувальному написі зазначаються індекс справи, номер спадкової справи та цифрами і словами кількість аркушів у спадковій справі та окремо через знак "+" (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису.

У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, зруйновані, залиті чорнилом), довідки - замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів.

У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) - назва документа, у графі 2 - присвоєні аркушам номери.

12.4. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після долучення (вилучення) документа повторно прошивається. Долучений документ нумерується тим самим порядковим номером, що й остання сторінка документа. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом, за винятком формування спадкових справ.