Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства

Відповідно до пункту 2 розділу II "Прикінцеві положення" Закону України від 14 липня 2020 року № 775-IХ "Про внесення змін до Закону України "Про нотаріат" щодо усунення законодавчих колізій та прогалин", пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,

1. Затвердити Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613 (далі - Зміни), що додаються.

2. Департаменту приватного права (Ференс О.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Номенклатури справ, складені та затверджені державними нотаріальними конторами, приватними нотаріусами на 2021 рік, до внесення Змін підлягають закриттю підсумковими записами з урахуванням необхідності закриття заведених у 2021 році або перехідних справ, які виключені з номенклатури справ. При цьому у підсумковому записі зазначаються лише кількість і категорії фактично заведених у 2021 році або перехідних справ, індекси справ яких виключені Змінами.

Інші заведені у 2021 році або перехідні справи продовжуються діловодством та враховуються при закритті номенклатури справ, складеної на виконання цього наказу.

5. Погодження номенклатур справ державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів з відповідним державним нотаріальним архівом і експертною комісією територіального органу Міністерства юстиції у зв’язку зі Змінами провести до 30 квітня 2021 року.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра з питань державної реєстрації Оніщук О.

1. У Правилах:

1) у розділі III:

у пункті 3.2 слова "начальників Головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - Головне територіальне управління юстиції)" замінити словами "відповідний територіальний орган Міністерства юстиції";

у пункті 3.4 слова "доповісти начальнику" замінити словами "повідомити відповідний";

2) у пункті 4.6 розділу IV слово "начальника" виключити;

3) у розділі VI:

у пункті 6.3 слова та цифри "Реєстр для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 24)," виключити;

пункт 6.4 викласти в такій редакції:

"6.4. Книги та журнали, які ведуться нотаріусом, повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумеровано та скріплено підписом і печаткою завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса.";

4) у розділі VII:

у пункті 7.6 слова "Головним територіальним управлінням юстиції" замінити словами "територіальним органом Міністерства юстиції";

пункт 7.50 виключити;

5) у розділі VIII:

пункт 8.12 викласти в такій редакції:

"8.12. Реєстрація вихідних документів здійснюється у Журналі реєстрації вихідних документів.

На вихідному документі проставляються дата, номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів, і номер справи, у якій буде зберігатися другий примірник цього документа.";

пункт 8.13 викласти в такій редакції:

"8.13. Оригінал вихідного документа надсилається адресатам поштовим відправленням, через кур’єрську службу або передається нарочно (в останньому випадку на другому примірнику документа адресат проставляє відмітку про отримання документа із зазначенням дати отримання та прізвище, ім’я, по батькові).";

6) в абзаці дванадцятому пункту 10.2 розділу Х слова "квартальні плани та" виключити;

7) у тексті Правил слова "управління юстиції" в усіх відмінках і числах замінити словами "територіальний орган Міністерства юстиції" у відповідних відмінках і числах.

2. У додатках до Правил:

1) додатки 6, 8, 9, 14, 15, 16, 18, 22, 24 виключити;

2) у додатку 31 слова "з позначкою "ЕПК" замінити словами "з позначкою "ЕК";

3) у додатку 32:

в індексі справи 01-01 графу 2 викласти в такій редакції:

"Накази Міністерства юстиції України, територіального органу Міністерства юстиції з питань основної діяльності та з кадрових питань, надіслані до відома";

індекси справ 01-02, 01-07, 01-11, 01-26-01-29, 02-17, 02-34-02-37, 02-40, 02-41, 02-47, 03-07 виключити;

в індексах справ 01-05, 02-01-02-06, 02-09-02-15, 02-22, 02-28, 02-45 у графі 4 літери "ЕПК" замінити літерами "ЕК";

в індексі справи 01-20 графу 5 доповнити словом "Перехідний";

в індексі справи 02-07:

у графі 2 слово "(іпотеку)" виключити;

у графі 4 літери "ЕПК" замінити літерами "ЕК";

в індексі справи 02-20 графу 2 викласти в такій редакції:

"Примірники виконавчих написів та копії документів, на підставі яких вони вчинені";

в індексах справ 02-44, 02-46 графу 5 доповнити словом "Перехідна";

після індексу справи 02-49 доповнити новими індексами справ 02-50-02-54 такого змісту:

"

";

у Методичних рекомендаціях щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса:

пункт 6 викласти в такій редакції:

"6. При складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені у графі "Примітка" Типової номенклатури.

Форма номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової номенклатури.";

в абзаці першому пункту 9 слова "управління юстиції" замінити словами "територіального органу Міністерства юстиції";

4) у тексті додатків слова "Головного територіального управління юстиції" в усіх відмінках замінити словами "територіальний орган Міністерства юстиції" у відповідних відмінках.