Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

Для заповнення графи 6 Реєстру в разі звільнення платника від сплати державного мита може бути використано штамп з текстом "Від сплати державного мита звільнено на підставі п. ____ ст. ____ Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито".

6.15. У разі відсутності необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів та свідоцтв, або поєднувати декілька форм.

6.16. У разі виявлення нотаріусом у тексті нотаріального документа, який створений ним у результаті вчинення нотаріальної дії, технічної помилки, яка не змінює змісту документа та не впливає на права особи(іб), щодо якої(их) було вчинено нотаріальну дію (описка, друкарська або граматична помилка), нотаріус може виправити таку помилку.

Помилка у тексті нотаріального документа виправляється у всіх примірниках такого документа одночасно.

Виправлення помилки повинно відповідати відомостям, що містяться в документах, які були подані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії, або отримані безпосередньо з єдиних та державних реєстрів.

Виправлення технічної помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні.

При цьому всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене.

7.1. Про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.

Кожний нотаріус веде один реєстр для реєстрації нотаріальних дій (далі - Реєстр), нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього року. Заведення та ведення нотаріусом одночасно більше ніж одного Реєстру забороняється. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році.

Реєстри, які не використовувалися нотаріусом у попередньому році, можуть використовуватися нотаріусом у наступному році після їх перереєстрації територіальним органом Міністерства юстиції у порядку, передбаченому пунктами 7.6, 7.7 цього розділу.

У разі закінчення Реєстру нотаріус може використовувати новий Реєстр, зареєстрований в територіальному органі Міністерства юстиції в установленому порядку.

Титульна сторінка Реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог цих Правил.

7.2. У разі відсутності державного нотаріуса контори (відпустка, хвороба, відрядження тощо) та покладення обов'язків щодо вчинення нотаріальних дій на державного нотаріуса іншої контори нотаріус, що заміщує, веде Реєстр контори, в якій він здійснює заміщення. Реєстр ведеться з дотриманням вимог, установлених цими Правилами.

Державний нотаріус, що заміщує іншого державного нотаріуса, вчиняє нотаріальні дії від свого імені, використовує спеціальні бланки нотаріальних документів, отримані ним особисто, та прикладає свою особисту печатку. Усі нотаріальні дії, учинені державним нотаріусом, який заміщує, підлягають реєстрації ним у Реєстрі з відміткою про їх вчинення в порядку заміщення у посвідчувальному написі на оформлених ним документах.

7.3. Реєстр, який ведеться державним нотаріусом при заміщенні, може використовуватись протягом одного діловодного року. Після закінчення строку виконання нотаріусом обов'язків щодо заміщення Реєстр закривається підсумковим записом, про що робиться запис у графах 1-7 Реєстру та проставляється відмітка в графі 10 журналу обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (далі - Журнал), який ведеться територіальними органами Міністерства юстиції згідно з додатком 26.

Місцем вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення є контора, де працює нотаріус, якого заміщують.

7.4. Після припинення повноважень державним нотаріусом, який заміщує, складається акт приймання-передавання, в якому зазначаються кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв'язку із заміщенням і повернутих державному нотаріусу, якого заміщують, відомості про зміни у складі та обсязі фонду, причини такої зміни.

Реєстр та напрацьовані документи зберігаються в конторі за місцем заміщення.

7.5. Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у Реєстрі засвідчується підписом начальника територіального органу Міністерства юстиції або уповноваженої посадової особи. Підпис начальника територіального органу Міністерства юстиції або уповноваженої посадової особи скріплюється печаткою відповідного територіального органу Міністерства юстиції.

7.6. Кожному Реєстру територіальним органом Міністерства юстиції присвоюється реєстраційний номер, який складається із шестизначної цифри та зазначається у кутовому штампі відповідного територіального органу Міністерства юстиції, що проставляється у верхньому правому куті наступної за титульною сторінки Реєстру, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою територіального органу Міністерства юстиції.

Наприклад: запис у Журналі розпочинається з номера 000001, наступний номер - 000002.

7.7. Уповноваженою посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції у Журналі зазначаються прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) нотаріуса, яким отримано Реєстр (при отриманні Реєстру завідувачем контори - для кого отримано Реєстр), дата реєстрації Реєстру, порядкові номери, під якими почато та закінчено запис нотаріальних дій у Реєстрі, підпис про отримання Реєстру, дата закінчення Реєстру тощо.

7.8. На початку нотаріальної діяльності, наприкінці (у листопаді — грудні) або на початку нового діловодного року кожний нотаріус має право на отримання одночасно двох Реєстрів, зареєстрованих у Журналі, на новий діловодний рік. Реєстри використовуються нотаріусом у суворій послідовності відповідно до реєстраційних номерів.

7.9. У разі звільнення з посади державного нотаріуса або припинення діяльності приватного нотаріуса нотаріус закриває Реєстр підсумковим записом, про що проставляється відмітка в графі 10 Журналу та робиться запис у графах 1-7 Реєстру із зазначенням підстав припинення нотаріальної діяльності, скріплюється підписом уповноваженої посадової особи та печаткою територіального органу Міністерства юстиції, а вільні сторінки Реєстру перекреслюються (прокреслюються).

Такий Реєстр підлягає здачі до нотаріального архіву і не може бути переданий для ведення іншому нотаріусу.

7.10. Працівники територіальних органів Міністерства юстиції, відповідальні за облік Реєстрів, несуть персональну відповідальність за достовірність відомостей, унесених до Журналу.

Начальники територіальних органів Міністерства юстиції несуть персональну відповідальність за належну організацію роботи з реєстрації Реєстрів у Журналі.

7.11. У багатоскладовій конторі кожний нотаріус веде окремий Реєстр. Кожному Реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 тощо, де перша цифра означає індекс Реєстру державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер запису нотаріальної дії у Реєстрі.

7.12. Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій конторі чи приватним нотаріусом, складаються з одного числа, яке відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 тощо).

7.13. Записи в Реєстрі проводяться особисто нотаріусом чи в його присутності працівником контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.

За відсутності нотаріуса на робочому місці Реєстр зберігається у сейфі, використання його іншими особами та внесення записів до Реєстру забороняється.

7.14. Записи в Реєстрі повинні бути повними і скороченню не підлягають, крім загальноприйнятих скорочень.

Наприклад: місто - м., район - р-н, область - обл., селище міського типу - смт, вулиця - вул., будинок - буд., квартира - кв., реєстровий номер - р. № _____, рік народження - р. н.

Використання факсимільного підпису не допускається.

Також можливо використання таких скорочень: приватний нотаріус - ПН, державний нотаріус - ДН, контора - ДНК, міський нотаріальний округ - МНО, районний нотаріальний округ - РНО, посвідчений - посв., виданий - вид., засвідчено - засв.

7.15. Дописки і виправлення, зроблені в Реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою.

7.16. У разі виявлення помилки в нумерації нотаріальних дій у Реєстрі складається акт, який підписується нотаріусом та скріплюється його печаткою (додаток 27).

Акт може бути викладений на останній сторінці Реєстру або за бажанням нотаріуса може бути складений на окремому аркуші, який прикріплюється до Реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату.

При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.

7.17. У Реєстр вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію, тобто після підписання нотаріусом оформлюваного документа та проставлення печатки.

7.18. Номер за Реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 Реєстру.

У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення вірності кількох копій одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї самої особи запис порядкових номерів таких дій у Реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за Реєстром.

Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у Реєстрі може мати вигляд: 28-30.

7.19. При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується.

7.20. При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на кількох примірниках статуту, карток із зразками підпису та відбитком печатки для відкриття рахунку в органі Державної казначейської служби України (далі - Казначейство), рішень про створення юридичних осіб, рішень органу управління юридичної особи, акта приймання-передачі, вважається, що вчиняється одна нотаріальна дія і кожен з примірників матиме один і той самий реєстровий номер або ті самі реєстрові номери (якщо засвідчується справжність підпису декількох осіб).

При одночасному вчиненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідченням справжності підпису перекладача та/або засвідчення вірності письмового перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.

У разі посвідчення правочину від особи, яка не може самостійно підписати документ, з одночасним засвідченням справжності підпису особи, яка розписалася замість учасника правочину, вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, кожній з яких присвоюється окремий реєстровий номер.

7.21. Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 Реєстру, має збігатися з датою, зазначеною у посвідчувальному написі нотаріально оформлюваного документа.

Дата вчинення нотаріальної дії проставляється на початку робочого дня та щоразу повторюється на початку кожної сторінки Реєстру протягом усього робочого дня.

7.22. У графі 3 Реєстру зазначаються:

прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

дата народження;

громадянство іншої держави або відсутність громадянства;

задеклароване / зареєстроване місце проживання (перебування) (далі — місце проживання) особи, для якої вчиняється нотаріальна дія;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі — РНОКПП), крім фізичних осіб, які відмовилися від нього та мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта;

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (далі — УНЗР) (за наявності).

Відомості щодо РНОКПП або відмови від нього зазначаються, якщо їх наявність передбачено вчинюваною нотаріальною дією.

Наприклад:

"Іваненко Іван Іванович, 12.06.1980 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, 1234567890, 19910824-02345;

Іваненко Іван Іванович, 12.06.1980 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, відмова".

У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника, яким є фізична особа, у графі 3 Реєстру зазначаються:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

громадянство іншої держави або відсутність громадянства;

дата народження;

місце проживання представника;

РНОКПП, крім фізичних осіб, які відмовилися від нього та мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта;

УНЗР (за наявності);

посада (якщо юридична особа діє через свій орган управління);

реквізити (назва та дата видачі / посвідчення) документа, за яким встановлено повноваження представника.

Наприклад: "Іваненко Іван Іванович, 12.06.1980 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, 1234567890, 19910824-02345, від імені якого діє представник Петренко Петро Петрович, 23.03.1976 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 2, 1234567789, 19910824-02345, на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом. Київського міського нотаріального округу Шевчук І. І. 20.02.2020 за р. № 1234".

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземця чи він є представником при вчиненні нотаріальної дії, зазначаються його ім’я згідно з документом, за яким установлено особу, громадянство та місце постійного проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа, а також якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземця, постійним місцем проживання якого є іноземна держава, або громадянина України, який знятий з реєстрації місця проживання, місце проживання особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, може вказуватися з її слів.

7.23. Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, у графі 3 Реєстру зазначаються її:

повне найменування;

країна резидентства для юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави;

місцезнаходження;

ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (далі — ЄДРПОУ) або ідентифікаційний (реєстраційний, обліковий) номер (код) у країні реєстрації юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави.

Організаційно-правова форма юридичної особи може зазначатись скорочено (наприклад: ТОВ, ПП, ПАТ, ПрАТ).

7.24. При нотаріальному засвідченні справжності підпису посадових осіб юридичної особи на картках із зразками підпису та відбитком печатки для відкриття рахунку в органі Казначейства нотаріус у графі 3 Реєстру записує посади цих осіб із вказівкою повного найменування юридичної особи (при зазначенні наступних посад найменування юридичної особи вказувати не обов’язково), прізвища, власні імена та по батькові (за наявності); дати народження; місця проживання або місця проживання зі слів осіб (у випадках, передбачених абзацом двадцять третім пункту 7.22 цього розділу); громадянство іншої держави або відсутність громадянства; УНЗР (за наявності).

7.25. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, власні імена, по батькові (за наявності); громадянство іншої держави або відсутність громадянства; дати народження, місця проживання або місця проживання зі слів осіб (у випадках, передбачених абзацом двадцять третім пункту 7.22 цього розділу); РНОКПП, крім фізичних осіб, які відмовилися від нього та мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта; УНЗР (за наявності) фізичних осіб, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати правочин, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, причина, з якої відповідна особа не може підписатися власноручно, а також перекладача, сурдоперекладача, свідків.

Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, 12.06.1980 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 26, 1234567890, 19910824-02345, за якого у зв’язку з його хворобою розписався Козак Микола Семенович, 22.03.1975 р. н., м. Київ, вул. Гришка, буд. 2, 1347612874."

7.26. За засвідченням вірності копій документів може звернутись як особа, на ім'я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в Реєстр записується та особа, яка фактично з'явилася до контори, нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.

7.27. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 Реєстру раніше зроблений запис, а обмежитись записом "Він же, вона ж...".

Якщо за вчиненням нотаріальної дії звертається особа, для якої нотаріусом вже вчинялась нотаріальна дія та дані про особу записувалися в цьому Реєстрі, у графі 3 Реєстру нотаріус може зазначити прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) такої особи і (у разі відсутності змін в персональних даних) зробити запис "Див. реєстровий № … від …".

7.28. У графі 4 Реєстру зазначаються назва та реквізити документа, за яким встановлено особу.

Наприклад: "Паспорт МС 135777, вид. Шевченківським РУ ГУ МВС України в м. Києві 22.06.2002";

"Паспорт № 000000001, вид. року, органом 00001".

У графі 4 Реєстру можуть записуватись реквізити документів, що підтверджують повноваження представника юридичної особи.

7.29. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземця чи особи без громадянства, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 Реєстру після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії. У разі коли чинним законодавством України передбачено реєстрацію в паспорті та/або імміграційній картці іноземця чи особи без громадянства, у Реєстрі зазначається термін реєстрації. У разі якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець чи особа без громадянства, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки дату в’їзду такої особи в Україну.

7.30. У разі якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, яка діє на підставі установчого документа, інформація про який відсутня в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР), у графі 4 Реєстру зазначаються реквізити діючого статуту (положення) чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність такої юридичної особи, якщо копії (витяги) таких документів не долучаються до нотаріальної справи.

Наприклад: "Статут, затверджений рішенням загальних зборів учасників (Протокол № 3 від 16.04.2001), зареєстрований Васильківською районною державною адміністрацією Київської обл. 16.04.2001 за № 112".

У разі якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, яка діє на підставі модельного статуту (про що є інформація в ЄДР), у графі 4 Реєстру зазначається: "модельний статут".

Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземної юридичної особи, у графі 4 Реєстру зазначаються реквізити документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у державі її місцезнаходження (код / номер з торговельного, банківського чи судового реєстру, реєстраційного посвідчення місцевого органу влади іноземної держави про реєстрацію юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави, а також статуту (положення) чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи, а також їх консульської легалізації, апостиля, перекладу (у разі необхідності згідно з вимогами законодавства), якщо копії (витяги) таких документів не долучаються до нотаріальної справи.

7.31. Якщо документи, що встановлюють особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, кваліфікацію перекладача, уже записувалися в даному Реєстрі, нотаріус, оглянувши такі документи, може посилатися на відповідний запис, указавши номер за Реєстром та дату запису.

Наприклад: "Див. реєстровий № 1678 від 01.08.2010".

При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: " Те саме...".

У графі 5 Реєстру записується зміст оформлюваного документа.

7.32. При засвідченні вірності копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва документа, ким, коли, на чиє ім'я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника - кому адресується заява та її короткий зміст.

7.33. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації (консульська легалізація або проставлення апостиля), і якщо у справах нотаріуса не залишаються відповідні документи, у графі 5 Реєстру зазначається про факт легалізації, назва установи, яка здійснила цю функцію, дата легалізації та реєстраційний номер.

7.34. У випадках вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення.

7.35. Запис до Реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей.

Наприклад: "Засвідчено вірність 3-х копій на 2-х сторінках витягу за № 11/5/4 із судового реєстру, засвідченого 07.07.2007 Земельним судом міста Берлін, Німеччина, про реєстрацію 12.02.2007 у книзі № 2-37 Компанії "Третє тисячоліття", легалізованої Посольством України в Німеччині (Генеральним консульством) 08.08.2007 за № 543;

Засвідчено вірність копії свідоцтва IVCB № 238451, вид. Печерським від/рацс м. Києва 22.04.2007 про народження 23.02.2007 Комарницького М.Д.;

Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської контори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д.А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20 000 гривень".

7.36. При посвідченні правочинів чи видачі свідоцтв у цій графі вказується вид правочину чи свідоцтва.

Наприклад: "Договір дарування", "Довіреність", "Заповіт", "Свідоцтво про право на спадщину за законом (за заповітом)" тощо.

7.37. Якщо копія документа викладена на двох і більше сторінках, зазначається кількість сторінок копії. Проте коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися.

7.38. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад, засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у Реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників.

Наприклад: "Дві довіреності", "Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна... " (далі - реквізити і зміст документа).

При вчиненні виконавчих написів у графі 5 Реєстру зазначаються найменування, реквізити боржника, період, за який стягується заборгованість, сума стягнутого боргу, а при вчиненні протесту векселя вказуються його назва, номер, сума за векселем, строк платежу, вид протесту, боржник за векселем.

7.39. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами контори чи робочого місця приватного нотаріуса.

Наприклад: "У зв'язку з похилим віком та станом здоров'я довірителя довіреність посвідчено в лікарні № 7 за адресою: м. Київ, вул. Солом'янська, 22 о _____ год. ______ хв. ";

"У зв'язку з особливістю посвідчення договору договір посвідчено у приміщенні "УкрЕксімбанку" за адресою: м. Київ, вул. Горького, 144 о _____ год. ______ хв. ".

7.40. Документи, що не належать до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності та дієздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні правочинів і нотаріальному засвідченні справжності підпису на картках із зразками підпису та відбитком печатки для відкриття рахунку в органі Казначейства), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в Реєстрі у графах 3-4 Реєстру.

У графі 5 Реєстру можуть зазначатися інші дані щодо змісту вчиненої нотаріальної дії, які нотаріус вважає доцільними для складання звітів та найбільш повного ведення Реєстру (зокрема, наприклад: сума договору, вид майна тощо).

7.41. У графі 5 Реєстру записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії.

7.42. При скасуванні довіреності, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсними правочину чи іншої нотаріальної дії в Реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії нотаріусом робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, договір про розірвання договору, рішення суду тощо. Така відмітка може розміщуватися у графах 1-5 Реєстру та скріплюється підписом нотаріуса.

7.43. У графі 6 Реєстру зазначається сума стягнутого державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи отриманої плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).

Ця графа заповнюється нотаріусом після надання особою, для якої вчиняється нотаріальна дія, квитанції про сплату державного мита або після внесення оплати за вчинення нотаріальної дії і до проставлення цією особою підпису в графі 7 Реєстру.

7.44. При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 Реєстру робиться відмітка про звільнення від державного мита та підставу, наприклад:

"Від сплати державного мита звільнено, п. 14 ст. 4 Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито".

Якщо одночасно вчиняється декілька нотаріальних дій за участю одних і тих самих осіб, нотаріус може посилатися на такий запис із зазначенням реєстрового номера та дати вчиненої нотаріальної дії.

7.45. Усі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 Реєстру (у тому числі перекладачі), особи, що підписувалися на документі на прохання фізичних осіб, які у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не могли підписатися власноруч, підписуються у графі 7 Реєстру із зазначенням прізвищ.

8.1. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів є фіксацією факту створення або надходження до контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах та книгах.

8.2. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні, внутрішні документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення, крім тих, що мають довідковий характер та не пов’язані з вчиненням нотаріальних дій або виконанням обов’язків нотаріуса, визначених законодавством (інформація, надіслана до відома, рекламні та комерційні пропозиції, запрошення, журнали та інші друковані видання, квартальні звіти, форми статистичної звітності тощо).

8.3. Реєстрація кореспонденції (документів) здійснюється в:

журналі реєстрації вхідних документів (додаток 19);

журналі реєстрації вихідних документів (додаток 20);

книзі реєстрації наказів з кадрових питань (додаток 17);

книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (додаток 21).

8.4. Реєстрація вхідних документів.

8.4.1. Реєстрація вхідних документів здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, лише після проведення попереднього розгляду документа.

У разі надходження документа у паперовій формі перевіряються:

адреса на конверті;

наявність документів і додатків до них, за винятком тих конвертів, що мають напис "особисто";

реквізити документа, обов’язковість яких передбачена законодавством.

У разі надходження документа в електронній формі перевіряються:

адреса отримувача;

наявність додатків до електронного документа;

кваліфікований електронний підпис підписувача та/або кваліфікована електронна печатка установи, наявність яких на ньому передбачена законодавством;

кваліфікована електронна позначка часу, наявність якої на ньому передбачена законодавством.

8.4.2. У разі надходження документа в електронній формі, підписаного кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або з накладеною кваліфікованою електронною печаткою, приватний нотаріус, завідувач контори / нотаріального архіву, особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства та архіву, проводить перевірку такого підпису та/або печатки за допомогою електронного інформаційного ресурсу центрального засвідчувального органу.

Перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням вимог статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

8.4.3. За результатами попереднього розгляду отриманий документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли:

документ надійшов не за адресою;

заявлена наявність документів не відповідає фактичній;

документ оформлений без дотримання вимог, встановлених законодавством;

відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка установи, наявність якої на ньому передбачена законодавством;

на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є заявленим підписувачем документа, або особою, що виконує його обов’язки;

пов’язані з електронним документом кваліфіковані електронні підписи та/або кваліфіковані електронні печатки неможливо перевірити з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";

відсутня кваліфікована електронна позначка часу, наявність якої на ньому передбачена законодавством;

візуальна форма документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

Також не підлягають реєстрації:

заяви, подані нотаріусу особисто для вчинення нотаріальної дії, в тому числі заяви, справжність підпису на яких засвідчено цим же нотаріусом безпосередньо перед вчиненням нотаріальної дії;

заяви, що подаються під час роботи з єдиними та державними реєстрами при виконанні нотаріусами інших делегованих державою повноважень, відмінних від вчинення нотаріальних дій.

8.4.4. Кореспонденція, що надійшла в паперовій формі, надіслана не за адресою, повертається відправнику або пересилається за належністю.

У разі пошкодження кореспонденції, що надійшла в паперовій формі, у тому числі конверта, і неможливості її використання або відсутності в конверті документа або додатків до нього складається акт про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта) (додаток 29) у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий — залишається у конторі, нотаріальному архіві, приватного нотаріуса.

8.4.5. Вхідний документ, що надійшов технічними засобами електронних комунікацій, засобами поштового зв’язку, доставлений кур’єром або нарочно на адресу контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса, приймається приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, який (яка) проводить його попередній розгляд і реєструє в день надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 16 години.

8.4.6. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 30).

У штампі вказуються найменування контори, нотаріального архіву або назва нотаріального округу, прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс (порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи за номенклатурою справ).

Документ, що надійшов технічними засобами електронних комунікацій та підлягає реєстрації, роздруковується на папері з проставленням напису у верхньому полі документа "Отримано в електронній формі".

8.4.7. Конверти, якими доставлено вхідні документи, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

8.5. Реєстрація вихідної кореспонденції.

8.5.1. Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, в день її підписання.

8.5.2. На вихідному документі проставляються дата, номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів (додаток 20), і номер справи, у якій буде зберігатися другий примірник цього документа.

8.5.3. У разі створення документа в електронній формі нотаріус накладає кваліфікований електронний підпис згідно із законодавством.

8.5.4. Оригінал вихідного документа надсилається адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, технічних засобів електронних комунікацій, доставляється кур’єрською службою або передається нарочно (у такому випадку на другому примірнику документа адресат проставляє відмітку про отримання документа із зазначенням дати отримання та прізвища, власного імені, по батькові (за наявності)).

8.6. Реєстрація внутрішніх документів.

8.6.1. Реєстрація внутрішніх документів (наказів з кадрових або адміністративно-господарських питань) здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, в день підписання наказів шляхом проставлення на них дати та номера, що відповідає порядковому номеру за книгою реєстрації наказів з кадрових питань (додаток 17) або книгою реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (додаток 21) відповідно.

8.6.2. Реєстрація внутрішніх документів (заяв працівників тощо) здійснюється приватним нотаріусом, завідувачем контори / нотаріального архіву, особою, відповідальною за ведення нотаріального діловодства та архіву, в день їх надходження шляхом проставлення у правому нижньому куті першої сторінки дати та реєстраційного номера, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вхідних документів (додаток 19).

9.1. Завідувач контори, нотаріального архіву, приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції України, територіального органу Міністерства юстиції, інших державних органів, та зобов'язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.

9.2. При розгляді документів, звернень тощо завідувач контори, нотаріального архіву, приватний нотаріус зобов'язані дотримуватись установлених чинним законодавством строків виконання таких документів.

10.1. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ контори, приватного нотаріуса (додаток 31), складеної на підставі Типової номенклатури справ контори та приватного нотаріуса (далі - Типова номенклатура) (додаток 32).

Формування справ контори здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства та архіву.

Формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства та архіву.

10.2. Справи формуються у такому порядку:

у справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії або витяги з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

до справ включаються документи лише одного діловодного року;

групувати у справи одночасно документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється;

не допускається включення до справ документів, які не стосуються справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;

не допускається підшивати разом накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань; накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання;

листування групується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом;

документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження;

нотаріальні документи (за винятком документів, пов'язаних з оформленням спадкових справ) підшиваються у справи в такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса, за ним - документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений;

звіти формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання;

у разі повторного звернення протягом одного діловодного року юридичної особи за вчиненням правочину, копії документів, на підставі яких проведено перевірку її правоздатності та дієздатності, повноважень представника можуть не долучатися до справи, а на примірнику правочину робиться посилання на реєстровий номер та дату правочину, біля якого вони зберігаються. До справи долучаються тільки копії тих документів (витяги з них), які зазнали змін;