Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

1. Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.

Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення.

2. Незалежно від наявності Типової номенклатури кожна державна нотаріальна контора і кожний приватний нотаріус повинні мати індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ).

Для визначення строків зберігання документів, зазначених у розділах "01 — Адміністративно-господарська діяльність" і "03 — Архів" Типової номенклатури, використано Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб , із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (далі - Перелік типових документів).

Документи, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів та пов’язані з вчиненням нотаріальних дій, включаються до розділу "02 — Вчинення нотаріальних дій" Типової номенклатури. Строки зберігання таких документів встановлюються Міністерством юстиції України за погодженням з Державною архівною службою України.

3. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність у поточному році, складають номенклатуру справ з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.

З Типової номенклатури в номенклатуру справ переносяться справи, реєстри, книги, журнали тощо. Не допускається включення до номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.

При складанні номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури справ і не можуть бути скорочені.

4. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів.

5. Строк зберігання "До ліквідації" означає, що документи безстроково зберігаються в державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса, а у разі ліквідації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до державних нотаріальних архівів.

6. При складанні номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені у графі "Примітка" Типової номенклатури.

Форма номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі Типової номенклатури.

7. При заповненні граф номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

Наприклад: 01-15, де 01 - найменування напряму діяльності, 15 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

З метою врегулювання особливостей формування окремих категорій справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів при вчиненні нотаріальних дій, розділ 02 "Вчинення нотаріальних дій" Типової номенклатури може містити 2 (дві) категорії справ, що мають однакові індекси у цифровій формі. Одна справа має індекс, який складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи (наприклад, 02-01, 02-03, 02-13), а друга справа має такий самий індекс, який додатково доповнюється позначкою "п" (наприклад, 02-01-п, 02-03-п, 02-13-п).

Позначка "п" означає, що до таких справ групуються додаткові документи, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія (підпункт 11.1.2 пункту 11.1, підпункт 11.2.2 пункту 11.2 розділу ХI цих Правил), та які не увійшли до першої категорії справ.

У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі справ повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.

Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу.

Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається поаркушно. Документи тривалого строку зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається самостійний заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ.

Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється, і зазначається уточнений строк зберігання.

Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення під одним індексом.

Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася в минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року.

У четвертій графі вказуються строки зберігання кожної справи.

У п'ятій графі робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи тощо.

8. У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.

Примірник номенклатури справ контори, приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається конторою, приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не пізніше 01 квітня наступного за звітним діловодного року.

9. Номенклатура справ погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом і ЕК територіального органу Міністерства юстиції один раз на п'ять років.

Номенклатура справ складається у двох примірниках (перший примірник номенклатури залишається у відповідній справі контори, приватного нотаріуса, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву). Номенклатура справ щороку, не пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на один діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.